Conhecimento é poder:como melhorar a confiabilidade dos ativos com um centro de conhecimento digital

Esta postagem é parte de uma série que detalha os benefícios da transformação digital na manutenção e como as instalações podem adotar novas tecnologias para melhorar a confiabilidade e o gerenciamento de ativos. Confira os outros artigos desta série:

• Manutenção da liga principal:como cortar custos e aumentar a receita com tecnologia de manutenção digital
• Tempo é dinheiro:dicas para usar software de manutenção para economizar tempo e gastar com mais eficiência
• Liberte-se de quebras:7 maneiras de reduzir o tempo de inatividade atualizando sua tecnologia de manutenção

Índice

1. Introdução:por que o conhecimento é poder no mundo da manutenção
2. 8 elementos-chave de um centro de conhecimento digital para equipes de manutenção
3. O panorama:por que tudo isso é importante para a confiabilidade dos ativos
4. 7 benefícios reais da criação de um centro de conhecimento digital
5. Um guia passo a passo para a criação de um centro de conhecimento digital com CMMS da Fiix

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O conhecimento é um recurso poderoso para profissionais de manutenção. Passar anos trabalhando no mesmo equipamento geralmente significa que um técnico sabe quando algo está errado e qual é o problema apenas por ouvir, observar ou sentir uma máquina. Mas essa informação se torna muito menos poderosa quando termina com aquele técnico.

Quando as informações de ativos residem exclusivamente com uma pessoa, isso pode levar a tempo de inatividade extra, custos de estoque mais altos, auditorias malsucedidas e acidentes. Em suma, a falta de conhecimento centralizado pode ser uma grande chave para qualquer equipe de manutenção.

A troca de caneta, papel e planilhas por uma solução de manutenção digital pode fazer maravilhas para o seu programa de manutenção. Em vez de ter que rastrear o único cara que sabe quando um equipamento foi trabalhado pela última vez (ou vasculhar intermináveis ​​pilhas de papel ou procurar informações presas em um único computador), ter tudo em uma plataforma digital acessível a qualquer pessoa, em a qualquer momento, pode tornar as coisas mais fáceis, rápidas e econômicas. Este hub centralizado estabelecerá uma base para uma melhor comunicação, reparos mais rápidos, planejamento aprimorado, trabalho mais seguro e maior confiabilidade dos ativos.

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Elementos-chave de um centro de conhecimento digital

Que tipo de informação você deve considerar ao construir um hub de conhecimento para sua operação de manutenção? Aqui estão alguns recursos cruciais para incluir:

1. Vídeos:adicione vídeos ao perfil de uma máquina, como um vídeo de instruções sobre como consertar um problema específico.
2. Manuais e esquemas:Imagens e documentos também podem ser adicionados ao perfil do equipamento. Isso pode incluir manuais, SOPs, diagramas explodidos e muito mais.
3. Listas de verificação:as listas de verificação de manutenção podem ser adicionadas a qualquer ativo por técnicos com experiência nessa máquina específica.
4. Ordens de serviço:um centro de conhecimento digital completo incluiria a opção de ter todas as ordens de serviço em um local de fácil acesso, priorizar as ordens de serviço e classificá-las com base no status.
5. Status e notas do ativo:certifique-se de que os técnicos possam indicar se um ativo está online ou offline e fazer anotações explicando o status das máquinas.
6. Alertas e anúncios:envie alertas e anúncios a todos ou a técnicos selecionados, incluindo políticas atualizadas, legislação, requisitos de auditoria, etc.
7. Listas de estoque:uma lista de estoque centralizada significa que as peças podem ser classificadas e rastreadas e os formulários de pedido podem ser criados facilmente.
8. Relatórios de acidentes:relatórios de acidentes podem ser criados, armazenados e disponibilizados para qualquer pessoa ver, ao mesmo tempo que são organizados em um só lugar para fácil recuperação.

O quadro geral:por que tudo isso é importante para a confiabilidade dos ativos

Manter todas essas pequenas informações em um só lugar pode ser importante para os resultados financeiros de uma instalação, registro de segurança, práticas de sustentabilidade e muito mais. Com todo esse conhecimento em um só lugar, os gerentes podem reunir dados, rastrear tendências, criar relatórios e tomar melhores decisões sobre a confiabilidade dos ativos como um todo - todas etapas importantes no caminho para a manutenção preventiva. Este é um grande fator no controle de custos e no aumento da produtividade a longo prazo.

Em vez de rastrear o único cara que sabe quando uma peça do equipamento foi reformada pela última vez. . . ter tudo em uma plataforma digital pode tornar as coisas mais fáceis, rápidas e econômicas.

Benefícios do mundo real de um centro de conhecimento

Então, como a criação de uma fonte de informações centralizada realmente ajuda no seu dia-a-dia? Descrevemos alguns grandes benefícios de construir um centro de conhecimento com sua solução de manutenção:

Reduza o tempo de reparo

Vídeos, manuais, esquemas, listas de verificação e alertas e notas de ativos reduzem o tempo necessário para reparar um ativo avariado. Isso economiza custos, reduz o consumo de energia, sucata e retrabalho.

Facilite as auditorias

Ter todos os dados em um só lugar facilita a formulação de relatórios e a sinalização de problemas, tornando as auditorias menos estressantes. As listas de verificação podem padronizar processos, o que torna as auditorias mais suaves. Relatórios de acidentes, cronogramas de treinamento e alertas sobre nova legislação e normas também podem ser amplamente compartilhados, tornando todos cientes e responsáveis ​​por essas partes muitas vezes cruciais para a aprovação em uma auditoria.

Reduzir atrasos

Ter recursos para ajudar no processo de reparo (ou seja, vídeos, manuais, etc.) pode tornar os reparos mais rápidos. Ser capaz de priorizar ordens de serviço e classificá-las pela experiência necessária para concluir cada tarefa torna mais fácil direcionar um projeto e enviar a pessoa certa para o trabalho. Uma lista de estoque acessível e bem organizada ajudará a reduzir o tempo de espera pelas peças necessárias.

Melhore a comunicação

Listas de verificação padronizadas significam menos falhas de comunicação. A capacidade de anexar notas a ativos que qualquer pessoa pode ver elimina a necessidade de classificar papéis e ter longas conversas. Alertas e notificações significam que a comunicação entre gerentes e técnicos é mais transparente, a prestação de contas é mais fácil e o tempo de resposta mais rápido.

Implementar padronização

As listas de verificação ajudam a padronizar os processos de reparo nas instalações, o que melhora a qualidade dos dados obtidos em todas as áreas. A capacidade de enviar alertas para toda a empresa também garante que todos estejam cientes dos padrões e procedimentos e que eles sejam seguidos por todos.

Com todo esse conhecimento em um só lugar, os gerentes podem reunir dados, rastrear tendências, criar relatórios e tomar melhores decisões.

Controle de custos

Vídeos, manuais e esquemas podem ajudar a controlar os custos com tempo de inatividade e reduzir os custos de estoque. O inventário pode ser rastreado melhor, o que significa que os custos de manutenção podem ser controlados de forma mais eficaz, pois as peças redundantes são eliminadas e as peças excedentes são devolvidas. Otimizar a confiabilidade dos ativos com a ajuda de um hub de conhecimento também significa mais tempo de atividade, maior receita e menos reparos caros.

Reduzir acidentes

As listas de verificação padronizam o processo de verificação e reparo com base no histórico de um ativo, levando a menos acidentes. Alertas e anúncios sobre novas políticas de segurança também podem reduzir o número de acidentes. Os relatórios de acidentes ajudam os técnicos a conhecer os perigos potenciais de determinados ativos, tornando-os mais seguros e permitindo que os gerentes rastreiem os acidentes como uma tendência para criar melhores processos e padrões.

Um guia passo a passo para criar um centro de conhecimento com Fiix

Etapa 1 - Criar e aplicar convenções de nomenclatura

As convenções de nomenclatura adequadas fornecem um processo simplificado para localizar informações. Embora demorado, o estabelecimento de convenções de nomenclatura para ativos, peças, documentos etc. vale o esforço porque ajudam as equipes a encontrar os dados de que precisam com mais eficiência. Os técnicos podem identificar e localizar ativos, rastrear inventário, localizar documentos e esquemas e criar relatórios em um piscar de olhos. Esses elementos ajudam a reduzir o tempo de inatividade e os custos de mão de obra.

Ao criar uma estratégia de convenção de nomenclatura, certifique-se de incluir lacunas em seu método de identificação para que possa inserir novos registros, use terminologia consistente, use letras e números e garanta que as convenções de nomenclatura se apliquem em todo o software para cada módulo.

Etapa 2 - Reúna e atribua a documentação eletrônica

A próxima etapa é coletar toda a documentação disponível, incluindo manuais, esquemas, listas de verificação, SOPs, etc., e atribuí-los a ativos, tarefas e módulos usando a guia de arquivos. Ter esses recursos disponíveis no CMMS permite que todos os membros da equipe acessem as informações remotamente, sem esforço e rapidamente. Ter esses documentos em uma biblioteca online pode levar a economia de tempo, redução do tempo de inatividade, um ambiente de trabalho mais seguro e consistência. Além disso, você nunca mais terá que se preocupar em perder ou danificar ativos físicos!

Por exemplo, um gerente de manutenção pode anexar a um determinado ativo um link para um vídeo explicando os SOPs, bem como um diagrama explodido. Isso pode ajudar os técnicos a fornecer manutenção ao ativo de maneira correta e eficiente, sem ter que procurar no escritório um manual ou seu telefone para um vídeo. Como não se perde tempo em encontrar meticulosamente os recursos certos, os técnicos podem se concentrar mais em permanecer seguros e melhorar a confiabilidade dos ativos.

Etapa 3 - Criar e otimizar o processo de ordem de serviço

As ordens de serviço são o próximo elemento a enfrentar ao construir um centro de conhecimento no CMMS de Fiix. Uma vez que o processo de criação de ordens de serviço é estabelecido, é importante utilizar o módulo de análise de causa raiz (RCA) para otimizar as ordens de serviço, centralizando o conhecimento.

O módulo RCA permite que técnicos e gerentes de manutenção observem o problema, a causa e a ação de cada ordem de serviço. Ter todas essas informações em um só lugar permite que a equipe execute métricas ao longo do tempo e veja com que frequência um problema específico foi devido a uma causa específica e qual ação foi mais eficaz. Isso permite que os gerentes de manutenção planejem uma manutenção preventiva eficaz e ajuda os técnicos a resolver problemas de maneira mais rápida e fácil.

Otimizar o processo de ordem de serviço traz todos os tipos de benefícios importantes para uma instalação. Ele aumenta a confiabilidade dos ativos, reduz o tempo de inatividade, corta os custos de energia, torna as auditorias mais fáceis e melhora as pendências.

Etapa 4 - Faça uso dos módulos de calendário e agendamento

Usar o recurso de agendamento é crucial para usar o conhecimento centralizado em benefício de suas instalações. Os módulos de calendário e programação no CMMS da Fiix permitem que os gerentes de manutenção programem a manutenção preventiva e os reparos nos ativos quando houver o menor impacto na produção. Ser capaz de visualizar e adicionar tempo de inatividade programado para uma peça do equipamento no calendário do software ajuda a preencher as lacunas de comunicação e construir uma estratégia de manutenção preventiva mais eficaz que se concentra em aumentar a confiabilidade do ativo.

Etapa 5 - Colete e rastreie registros de saúde e segurança

Ter todos os registros de saúde e segurança em um só lugar pode não apenas tornar o local de trabalho mais seguro, mas também tornar as tarefas de manutenção mais fáceis e reduzir custos.

Colete todas as certificações da equipe, módulos de treinamento e documentos de segurança em um só lugar, tornando-os pesquisáveis ​​e acessíveis. Isso ajuda os gerentes a rastrear os requisitos da equipe e possíveis deficiências, mantém os técnicos seguros e corta os prêmios de seguro. Preencher o módulo de saúde e segurança com registros de trabalho detalhados ajudará quando ocorrer um acidente e a instalação for investigada. Ter um registro pode mitigar multas. O módulo também permite aos usuários tirar fotos e arquivá-las no software. Essas fotos, juntamente com registros detalhados, destacam melhorias e processos de trabalho para auditores de saúde e segurança.

Por último, ter esses registros de saúde e segurança armazenados no módulo ajuda os gerentes de manutenção a avaliar rapidamente quais técnicos têm as habilidades necessárias para determinadas tarefas e atribuir esses indivíduos às ordens de serviço adequadas. Isso economiza tempo e cria um sistema mais eficiente para lidar com o tempo de inatividade, estabelecendo uma estratégia de manutenção preventiva sustentável e melhorando a confiabilidade dos ativos.

Etapa 6 - Configurar e manter um banco de dados de peças e suprimentos

A capacidade de rastrear todas as peças e suprimentos em um só lugar na plataforma digital da Fiix pode ser um processo complicado, mas uma vez dominado, pode ser uma das ferramentas mais úteis que os gerentes de manutenção têm para economizar tempo e dinheiro.

Ter todas as informações de estoque em um local central é fundamental para rastrear quantas peças estão em estoque, calcular a frequência de giro, registrar as contagens de ciclo e determinar a localização das peças necessárias.

Ter um banco de dados de peças e suprimentos bem mantido pode ter um grande impacto de curto e longo prazo na produtividade, nos custos e na confiabilidade dos ativos. Ele permite decisões de compra mais inteligentes, orçamentos mais precisos, tempos de reparo mais curtos, programação de manutenção preventiva mais eficiente e muito mais.

Etapa 7 - Criar relatórios, analisar, repetir

O jogo final da criação de qualquer hub de conhecimento é coletar todos os dados relevantes em um só lugar, criar relatórios de manutenção e analisar os relatórios para estabelecer processos e métodos mais eficientes. A função de relatório CMMS da Fiix permite aos usuários agregar dados em relatórios significativos e tirar conclusões para fornecer soluções impactantes.

Por exemplo, um relatório pode ser criado sobre o tempo médio para reparar um único ativo ou grupo de ativos. Isso permite que os usuários identifiquem problemas e desafios persistentes com esses ativos e criem uma estratégia para otimizar as tarefas de manutenção preventiva, reduzindo o tempo médio de reparo.



Saiba mais sobre como usar ferramentas de manutenção digital para construir um centro de conhecimento e coletar todas as informações importantes de suas instalações em um só lugar:

• Nove razões para usar um CMMS multi-site
• Software de manutenção vs. planilhas de manutenção
• Quanto tempo está custando a entrada de dados?