O que é CAFM? Software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador explicado

A gestão de instalações dá muito trabalho. O software CAFM está aqui para ajudar, permitindo que as empresas transfiram as tarefas de gerenciamento de instalações para a esfera digital.

Embora pareça sofisticado, esta introdução certamente não respondeu a muitas de suas perguntas.

O que exatamente os sistemas CAFM cobrem? Quais são seus principais recursos e benefícios? Como eles se comparam a outros softwares de FM, como CMMS, IWMS e ERP?

Todas essas são boas perguntas e não podem ser respondidas em alguns parágrafos.

Vamos começar.

O que é CAFM?

CAFM significa Gerenciamento de Instalações Assistido por Computador. Quando explicado dessa forma, é muito mais fácil entender o que o software CAFM pretende fazer - ajuda a otimizar o gerenciamento de instalações, mantendo todas as informações relevantes em um só lugar.

A tecnologia CAFM combina administração de negócios, ciência comportamental, arquitetura e conceitos de engenharia para melhorar a funcionalidade organizacional. Ajuda os gerentes das instalações a rastrear, gerenciar e relatar as operações de negócios do dia-a-dia em suas instalações.

Embora o CAFM tenha muitas facetas diferentes, é útil imaginá-lo como uma instalação comercial abrangente ou uma ferramenta de gerenciamento de edifícios.

Não se preocupe se você ainda não entendeu o que o software CAFM realmente faz. Para obter uma imagem completa, você precisa examinar os principais recursos (que abordaremos posteriormente neste artigo).

Quem precisa de um sistema CAFM?

Bem, qualquer pessoa que precise administrar uma instalação complexa e tenha a sensação de que as coisas estão escapando de suas mãos.

Reclamações constantes, montanhas de papelada, nenhuma maneira de avaliar os custos operacionais e outras informações críticas, perdas operacionais devido a processos ineficientes, quebras de equipamento ou espaço insuficiente e utilização de ativos - esses são apenas alguns dos problemas que o CAFM está tentando resolver.

O gerenciamento de instalações auxiliado por computador é útil para montar o quebra-cabeça de finanças, RH, gerenciamento e questões físicas logísticas.

As empresas estão até começando a contratar administradores CAFM devido à sua ampla usabilidade. Eles cuidam dos detalhes do procedimento para que os gerentes das instalações possam manter o foco no quadro geral e planejar de acordo.

Principais recursos do software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador

Diferentes sistemas CAFM fornecem funcionalidades diferentes. Dito isso, os principais recursos que discutimos abaixo devem ser encontrados em qualquer solução CAFM melhor.

Planejamento e gerenciamento de espaço

Os sistemas CAFM integrados fornecem uma imagem completa de como suas instalações estão sendo usadas. Eles fazem isso oferecendo uma maneira conveniente de armazenar informações de ativos, plantas baixas, localização de equipamentos e muito mais.

A maioria dessas ferramentas é construída para otimizar o planejamento e gerenciamento de espaço. Eles podem prescrever os melhores layouts com base no espaço alocado. Alguns chegam a mapear como os equipamentos devem ser utilizados para otimizar processos.

Gerenciamento de manutenção

O CAFM permite agendar operações de manutenção em vários intervalos de tempo ou com base no desempenho do equipamento diretamente no software. Essas verificações de manutenção preventiva mantêm os custos muito mais baixos do que os reparos de emergência ou (pior) substituições custariam. Além disso, o software permite que você gerencie seus ativos durante todo o seu ciclo de vida.

Se você planeja executar estratégias de manutenção mais avançadas, como manutenção preditiva, ou precisa de uma visão mais detalhada das operações de manutenção, sua melhor aposta é utilizar um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS).

Administração física do edifício

O software CAFM tem a capacidade de se conectar a unidades HVAC, iluminação, sistemas de bloqueio e outros equipamentos em seus edifícios. Esses recursos permitem que os gerentes das instalações liguem e desliguem os equipamentos sem necessariamente estarem presentes. A maioria dos sistemas CAFM também monitoram as leituras do medidor e alertam quando um equipamento precisa de supervisão.

Reservas de espaço

O software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador permite que você alugue partes das instalações para clientes. Os gestores, ao cobrar pela utilização de cada espaço de suas instalações, geram receita extra para suas organizações. O CAFM pode otimizar o espaço de suas instalações para usos comerciais também. O software permite que cada gerente de propriedade navegue pelo leasing e gestão imobiliária:

• Gerenciando arrendamentos de longo prazo
• Rastreamento de status de contrato
• Aluguel de espaços de instalações
• Monitorando as necessidades dos locatários

Rastreamento de incidente / evento

As soluções CAFM também podem atuar como bancos de dados para rastrear e armazenar relatórios de incidentes. Sempre que um problema de segurança é relatado em suas instalações, você pode adicioná-lo aos relatórios e recuperá-lo a qualquer momento no futuro. Isso ajuda os gerentes a se prepararem para auditorias e inspeções.

Análise de desempenho de energia

O software CAFM ajuda a rastrear o uso de energia e o desempenho, monitorando os dados da conta de serviços públicos. Esses dados incluem fontes energéticas e não energéticas. O CAFM compara isso com as instalações concorrentes do mesmo tamanho para avaliar melhor sua pegada ambiental.

Essas percepções ajudam a avaliar se seus projetos de sustentabilidade estão sendo bem implementados. Eles também permitem que cada gerente determine se outros projetos de sustentabilidade precisam ou não ser implementados para melhorar o desempenho e gerenciar custos redutíveis.

Benefícios de usar o software CAFM

Embora você possa inferir a maioria deles de tudo o que abordamos até agora, aqui está um esboço rápido dos benefícios que você pode obter ao utilizar o software CAFM.

Vida útil prolongada dos ativos

O CAFM oferece alguns recursos básicos de gerenciamento de manutenção que o ajudarão a manter seus ativos físicos (equipamentos, móveis, infraestrutura ...) em boas condições. Isso também pode levar a um aumento perceptível no desempenho, na utilização e na vida útil dos ativos.

Maior segurança

Equipamentos devidamente atendidos que são tratados têm exponencialmente menos probabilidade de quebrar ou apresentar mau funcionamento. Somente em 2019, a OSHA relatou cerca de 3.500 acidentes fatais no local de trabalho que foram causados ​​por um perigo ou violação de segurança.

Os sistemas CAFM ajudam os gerentes de instalações e edifícios a rastrear todos os tipos de incidentes de segurança, que podem, mas não precisam estar relacionados ao mau funcionamento do equipamento. Os registros de segurança podem ser usados ​​como uma linha de base para implementar novos ou melhorar os procedimentos de segurança existentes e fazer outras alterações necessárias.

Todos os dados das instalações em um só lugar

Conforme você continua usando um sistema CAFM, seus dados continuam sendo coletados e armazenados em uma plataforma centralizada. São dados sobre todos os seus equipamentos e ativos físicos, edifícios e espaço, projetos de capital e muito mais.

Você pode configurar painéis personalizados para mostrar os dados e controlar os principais indicadores de desempenho. Você pode gerar relatórios de forma rápida e fácil para insights precisos e aprofundados. Com isso à sua disposição, é muito mais fácil otimizar seus recursos internos.

Economia de custos

O software CAFM não é apenas extremamente funcional, mas também tem enormes poderes de redução de custos:

• Menos equipamentos quebrados =menos dinheiro gasto em reparos e compra de equipamentos de reposição
• Espaços mais bem organizados =melhor espaço e utilização de ativos, sem perder dinheiro em espaços não utilizados
• Controle de seus hábitos de consumo de energia =mais dinheiro no bolso para outras despesas.

CAFM, IWMS, CMMS ou EAM:qual é para você?

O mundo do gerenciamento de instalações está cheio de siglas. Para quem está começando como gerente de instalações, pode ser muito confuso. Mesmo os gerentes experientes podem precisar se atualizar em seu jogo de acrônimos.

via GIPHY

Existem diversos fornecedores de software de manutenção por aí. A confusão surge devido à considerável sobreposição entre os recursos que eles oferecem.

É por isso que nos responsabilizamos por responder a uma pergunta bastante razoável:Qual é a diferença entre IWMS, CMMS, CAFM e EAM?

IWMS

Um sistema integrado de gestão do local de trabalho (IWMS) é uma plataforma de software projetada para administrar e otimizar os recursos do local de trabalho, incluindo imóveis, infraestrutura e instalações.

A maneira mais fácil de descrever o IWMS é que ele geralmente oferece tudo o que você pode encontrar em um software CAFM e muito mais. Um CAFM com esteróides, se preferir.

Além dos recursos do CAFM listados acima, o IWMS também pode incluir:

• recursos flexíveis de gerenciamento de imóveis e leasing
• recursos de gerenciamento de projetos
• recursos de gestão ambiental
• recursos de gerenciamento de sala de correio
• recursos de gerenciamento de visitantes

CMMS

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é uma plataforma digital centralizada que pode ser usada para automatizar, agilizar e simplificar todas as suas operações de manutenção. Ele faz isso mantendo todas as informações relevantes sobre seus recursos de manutenção (mão de obra, ativos, estoque) em um só lugar.

O software CMMS é usado para:

• Gerenciar solicitações de trabalho
• Programe e monitore todo o trabalho de manutenção
• Rastreie o estoque de peças de reposição e preveja as necessidades futuras de estoque
• Gerencie ativos de maneira eficaz
• Gerenciar contratos e fornecedores de manutenção
• Rastreie e gerencie os custos de manutenção associados a ativos, peças, empreiteiros, fornecedores, etc.
• Rastreie e relate todos os aspectos do trabalho de manutenção

O CMMS pode ser usado por qualquer organização que deseja cuidar proativamente de seus ativos físicos. É crucial para organizações que possuem ativos complexos e estão em extrema necessidade de minimizar falhas inesperadas de equipamentos.

Software EAM / ERP

O gerenciamento de ativos corporativos é usado por organizações orientadas à produção para planejar, otimizar, executar e rastrear todas as atividades de manutenção com as prioridades, habilidades, materiais, ferramentas e custos associados. E o software EAM foi projetado para apoiar essa ideia.

Comparação de recursos frente a frente

Use esta tabela como uma diretriz, não como uma regra escrita em pedra. O objetivo da tabela é representar o que você pode encontrar em um software comum. Isso não significa que você não possa encontrar uma solução CMMS robusta que ofereça recursos específicos para o software CAFM e vice-versa.



Antes de qualquer tipo de compra, primeiro você precisa examinar suas necessidades organizacionais. Quais são seus desafios no momento? O que o software deve ser capaz de resolver? Qual é o seu orçamento?

Quando você sabe disso, precisa pesquisar um pouco. Faça a lista dos fornecedores, cruzando os recursos disponíveis com as suas necessidades. Depois disso, faça uma demonstração ou teste para ter alguma experiência prática. A maioria dos carros tem quatro rodas, mas eles não são iguais. É a única maneira de testar se o software é amigável.

Há algum tempo, escrevemos um guia sobre como revisar e escolher um software de manutenção. Para qualquer pessoa interessada, esse guia descreve o processo acima com muito mais detalhes.

Um falso dilema

Um falso dilema é uma falácia lógica que diz que você tem que escolher entre duas opções, quando na verdade você tem mais. Não fuja ainda, não estamos começando uma aula de filosofia, tudo isso fará sentido em um minuto.

Muitos gerentes de instalações podem cair nesta armadilha, pensando em como suas únicas duas opções são comprar uma dessas soluções de software ou simplesmente não usar nenhuma. Isso simplesmente não é o caso.

Embora deva haver uma pequena sobreposição, na maioria das vezes, a escolha ideal é optar por uma combinação.

Por exemplo, muitas soluções ERP e CAFM têm funcionalidades muito limitadas para gerenciar o trabalho de manutenção. Nesse cenário, uma organização pode integrar um CMMS com sua solução ERP / CAFM para oferecer suporte abrangente para todas as suas atividades de gerenciamento de manutenção.

Por exemplo, o Limble CMMS pode ser integrado ao SAP para formar uma solução abrangente de gerenciamento de instalações para grandes e pequenos fabricantes.

Em última análise, tudo depende das necessidades específicas de sua organização.

Gestão de instalações na nova era

O gerenciamento de instalações para os dias modernos agora é responsável por mais do que apenas o espaço de trabalho. É sobre a utilização de ativos, segurança física e cibernética, bem-estar dos funcionários, consumo de recursos e gestão de risco.

Seu trabalho e seu conhecimento como gerente de instalações são fundamentais para o futuro de suas instalações. Use CAFM, CMMS e outros recursos disponíveis para oferecer suporte ao seu trabalho diário e fornecer o melhor serviço possível.