Gerenciamento de ativos fixos 101:Como maximizar o valor dos ativos fixos

As empresas usam diferentes tipos de ativos para criar valor - de maquinários complexos e produtos digitais a dinheiro em caixa. Dentre eles, o ativo imobilizado é aquele que apresenta os maiores impactos financeiros e operacionais de longo prazo.

O gerenciamento eficaz de ativos fixos é fundamental para aumentar a eficiência, reduzir custos operacionais e impulsionar a lucratividade. Fique conosco por alguns minutos para aprender as melhores práticas e evitar erros comuns de gerenciamento de ativos fixos.

O que são ativos fixos?

Os ativos fixos geralmente têm um longo ciclo de vida dos ativos. Investopedia oferece uma ótima definição:

“Um ativo fixo é uma peça tangível de propriedade ou equipamento de longo prazo que uma empresa possui e usa em suas operações para gerar receita. Não se espera que os ativos fixos sejam consumidos ou convertidos em dinheiro dentro de um ano. Os ativos fixos geralmente aparecem no balanço patrimonial como imobilizado (imobilizado). Eles também são chamados de ativos de capital. ”

Em uma fábrica de automóveis, vários ativos são usados ​​para montar o veículo. As matérias-primas incluem diferentes metais e vários outros componentes. Eles têm uma vida útil limitada nas instalações de fabricação, pois são consumidos com bastante rapidez. Por isso, as matérias-primas são classificadas no ativo circulante e não no imobilizado.

Por outro lado, os braços robóticos usados ​​na montagem de carros, o terreno no qual a fábrica foi construída e a estrutura da fábrica construída em cima de tudo isso têm uma longa vida útil esperada. Portanto, podemos classificá-los como ativos fixos.

O que é gerenciamento de ativos fixos?

Ativos fixos são adquiridos com um grande dispêndio de capital. Aumentar a vida útil de tais ativos faz parte do planejamento financeiro prudente. Gerenciamento de ativos fixos (frequentemente abreviado como FAM) é a disciplina que rastreia, gerencia, monitora e mantém os ativos fixos.

Anteriormente, o gerenciamento de ativos fixos dependia da manutenção de registros físicos e registros em papel. Isso era complicado, demorado e sujeito a erros. Hoje, várias ferramentas de software são usadas para agilizar o rastreamento de ativos e o trabalho de manutenção.

Os principais objetivos da gestão de ativos fixos são:

• Acompanhamento de ativos fixos . Usado na contabilidade financeira para manter os registros de ativos e o balanço patrimonial atualizados. Isso é muito importante para orçamentos, previsões e cálculos de depreciação de ativos.
• Detecção e prevenção de roubo . Ativos fixos são caros, portanto, o roubo costuma ser uma preocupação viável. É um dos motivos pelos quais as soluções de gerenciamento de ativos fixos oferecem recursos específicos de rastreamento de ativos para monitorar a localização dos ativos.
• Manter ótimas condições de trabalho por meio de programações de manutenção proativa . Uma parte importante da gestão de ativos fixos é manter os ativos em boas condições operacionais. A manutenção regular é necessária para evitar falhas inesperadas que encurtam a vida útil do ativo e induzem problemas operacionais.
• Aumentando o tempo de atividade da máquina . Evitar falhas na máquina com ações proativas reduz o tempo de inatividade da máquina e melhora a disponibilidade e a confiabilidade da máquina.
• Melhorando as taxas de utilização de ativos . O monitoramento regular de ativos alerta o gerenciamento de subutilização da máquina e problemas de desempenho. Dessa forma, ações corretivas iniciais podem ser tomadas para aumentar as taxas de utilização de ativos e OEE.
• Estendendo a vida útil do ativo . O monitoramento e a manutenção constantes ajudam a manter os ativos em boa forma. Evitar quebras de máquinas e outros incidentes catastróficos aumentará a vida útil dos ativos fixos.

Cuidar bem de ativos caros leva a uma menor rotação de ativos e a uma necessidade menos frequente de despesas de capital. É difícil dizer não a isso.

Desafios FAM comuns

A gestão de ativos fixos deve superar certos obstáculos para ser eficaz. Desafios comuns na flor da planta incluem:

• Erros manuais (como erros de entrada de dados) podem dificultar o monitoramento e o rastreamento preciso das informações de ativos.
• O fluxo de informações deve passar por vários departamentos. Isso pode desacelerar significativamente a tomada de decisões.
• Ameaças de segurança cibernética representam um risco para qualquer sistema digital. A infraestrutura crítica sofreu recentemente ataques regulares de segurança cibernética. É vital seguir os melhores procedimentos de segurança de dados e usar fornecedores de software confiáveis.
• Coletar dados e gerar relatórios acionáveis ​​pode ser um desafio se a organização estiver gerenciando ativos usando vários aplicativos ou contando com planilhas e registros em papel.
• Gerenciar o estoque de um grande número de ativos é tudo menos simples. Embora não seja uma parte essencial do gerenciamento de ativos fixos, o rastreamento de estoque costuma ser auxiliar no rastreamento de ativos fixos.
• O rastreamento de um grande número de ativos em uma grande organização gera grandes volumes de dados. Armazenar, gerenciar e analisar "big data" requer gerenciamento de dados adequado.

Aqui estão algumas boas notícias. Todos esses problemas potenciais podem ser evitados implementando o software certo e seguindo as práticas recomendadas.

Práticas recomendadas de gerenciamento de ativos fixos

Para obter o máximo valor dos ativos fixos, você deve seguir as melhores práticas do setor. Eles ajudarão a atingir os objetivos principais com menos resistência.

1) Definir os limites do projeto

Uma empresa industrial pode ter um grande número de ativos fixos. Cada um deles pode ser rastreado e monitorado por meio de vários parâmetros diferentes. Manter cada ponto de dados em conta pode se tornar contraproducente devido ao grande volume de dados gerados.

Para evitá-lo, o escopo do projeto de gerenciamento de ativos fixos deve ser definido antes da fase de planejamento. Planos ilimitados acabarão sendo projetos intermináveis ​​com enormes estouros de custo, realizando muito pouco.

2) Configure a cadeia de comando

Mesmo com o uso de software, alguém precisa estar no comando. A responsabilidade de rastreamento e monitoramento deve ser atribuída com métricas mensuráveis ​​e bem definidas.

O gerente de operações / ativos responsável pelo gerenciamento de ativos fixos seleciona os ativos que devem ser rastreados. Naturalmente, com base na estrutura organizacional, haverá outro pessoal para apoiar e executar os planos e programas de manutenção de ativos.

A divisão de responsabilidades entre os diferentes membros da equipe e departamentos deve ser estabelecida com uma cadeia de comando bem definida.

3) Implementar marcação e rastreamento adequados

O rastreamento de ativos é uma das principais funções do gerenciamento de ativos fixos. Cada organização terá desafios específicos que precisam ser enfrentados.

Considere uma operação comercial em que os ativos fixos precisam ser transportados com frequência para locais remotos. Esses locais podem não ter cobertura de rede para enviar informações de rastreamento. Os gerentes de frotas freqüentemente recorrem a equipamentos de rastreamento GPS para manter a visibilidade dos ativos em áreas remotas.

Além do GPS, o rastreamento de localização e identificação de ativos podem ser feitos via Bluetooth, RFID e etiquetas de ativos (códigos de barras; códigos QR).

A implementação, sem uma metodologia de rastreamento adequada, é uma perda de esforço, tempo e capital.

4) Elimine ativos fantasmas

Ativos que se tornaram inutilizáveis ​​ou nem mesmo existem fisicamente, mas ainda estão listados no registro de ativos, são chamados de ativos fantasmas.

Manter ativos fantasmas nos livros tem implicações financeiras negativas. Impostos de propriedade, prêmios de seguro, etc., terão de ser pagos se ainda estiverem registrados nos livros. Eles distorcem o valor da empresa nas demonstrações financeiras.

As empresas devem ocasionalmente realizar auditorias físicas de seus ativos para encontrar e eliminar ativos fantasmas.

5) Implementar software de gerenciamento de ativos fixos

As ferramentas digitais tornam o gerenciamento de ativos fixos muito mais fácil. No entanto, a compra de software capaz também é um investimento de longo prazo. Não pode ser abandonado por capricho. A seleção do software deve ser feita com base em uma análise cuidadosa das necessidades e do orçamento da organização.

Principais considerações que desempenham um papel na escolha do processo de seleção de software:

• O custo do software (e hardware ao qual ele se conecta) deve caber no orçamento operacional e oferecer um modelo de pagamento adequado (que pode variar de pagamentos únicos a assinaturas mensais / anuais).
• Fornecedores de software que oferecem forte suporte técnico e ao cliente são sempre uma escolha mais segura.
• A funcionalidade da solução selecionada deve corresponder aos seus requisitos específicos.
• Procure um fornecedor que garanta atualizações regulares e patches de segurança.
• Pergunte sobre as opções de implementação. A maioria dos fornecedores oferece soluções baseadas em nuvem, mas alguns também estão abertos para instalações no local.

Um sistema de gerenciamento de ativos fixos pode ajudar a automatizar partes significativas de seus fluxos de trabalho de gerenciamento de ativos fixos. A automação reduz o número de pessoal necessário para gerenciar ativos físicos e diminui as despesas gerais associadas.

6) Dicas e práticas adicionais

Além das práticas mencionadas na seção anterior, existem outras práticas FAM vantajosas a serem consideradas:

• Aproveite ao máximo a depreciação financeira para reduzir impostos e prêmios de seguro.
• Cumpra todos os regulamentos necessários, incluindo regulamentos de segurança de dados.
• Evite o uso de planilhas para marcar e rastrear. É um exercício cheio de erros que faz mais mal do que bem.
• A compra e aquisição de novos ativos fixos devem ser feitas após considerar o momento mais vantajoso de uma perspectiva financeira.

Acertar todas essas coisas será imensamente útil para o gerenciamento de ativos corporativos (EAM) geral e o gerenciamento de inventário de ativos.

Use o CMMS como seu software de gerenciamento de ativos fixos

As soluções modernas de CMMS podem cobrir todas as suas necessidades de gerenciamento de ativos fixos. Eles permitem que você:

• crie e atualize facilmente seu registro de ativos
• conecte-se a rastreadores GPS e use Bluetooth e códigos de barras para facilitar várias opções de rastreamento de ativos
• conecte-se ao equipamento de monitoramento de condição para rastrear a condição e o desempenho do equipamento em tempo real
• agendar e coordenar todos os trabalhos de manutenção e reparo e recursos (ferramentas, peças, mão de obra) para manter os ativos em ótimas condições de funcionamento
• rastreie uma grande quantidade de dados de ativos para gerar relatórios acionáveis ​​e controlar os custos relacionados aos ativos

Como cereja no topo, soluções CMMS como Limble também pode ser integrado com soluções populares de ERP e SAP. Pode ser um requisito importante para empresas que desejam garantir um fluxo de dados desobstruído em todos os departamentos.

Gerenciamento de ativos fixos no piloto automático

Os ativos fixos têm uma longa expectativa de vida e geralmente exigem grandes despesas de capital. É necessária uma gestão eficiente dos ativos para tirar o máximo proveito de seus ativos fixos.

Hoje, o gerenciamento de ativos fixos é facilitado com a ajuda de soluções de software escalonáveis.

Ainda assim, as organizações devem implementar e seguir as melhores práticas de gerenciamento de ativos fixos. É a única maneira de garantir operações comerciais regulares, minimizar custos operacionais, reduzir o tempo de inatividade do equipamento e melhorar a produtividade geral dos negócios.