Como Documentação Atualizada Minimiza Não Conformidades na Produção

Qualquer não conformidade ocorrida durante uma das etapas de produção penaliza a empresa em vários aspectos. Erros de fabricação e desvios das especificações desperdiçam tempo, dinheiro e energia. Além disso, se produtos não conformes chegam ao cliente, é inegável que a imagem da empresa será afetada. Combater não conformidades é, portanto, essencial para esta e isso requer, em particular, manter a documentação industrial atualizada.

Documentos atualizados para prevenir erros e não conformidades

Documentos industriais são vitais, porque é com base neles que as várias operações são realizadas na empresa. Toda ação a ser realizada no processo é documentada, todo dado obtido por sensores de máquinas é registrado, toda informação importante é registrada para garantir rastreabilidade.

As instruções de trabalho são exibidas com destaque na pirâmide documental, constituindo, junto com os registros de qualidade, a base da referida pirâmide de uma forma que reflete a realidade operacional no campo. Estes procedimentos operacionais são escritos e explicados de forma clara e precisa, pois codificam precisamente as operações a serem realizadas e são, portanto, elementos-chave da cadeia de valor.

Instruções de trabalho, bem como documentação técnica, processos e procedimentos, não são fixos. Quando melhorias são necessárias para melhorar qualidade e desempenho de produção, estes documentos devem ser atualizados com isso em mente. Em outras palavras, uma nova versão atualizada do suporte é produzida e a antiga não deve mais servir de referência para operadores, caso contrário há alto risco de não conformidade.

Uma documentação constantemente atualizada é, portanto, um dos principais meios de prevenir desvios de padrões e expectativas.

Atualizar os suportes para reagir eficazmente em caso de discrepâncias

Se atualizar materiais de referência reduz a probabilidade de não conformidade, também oferece a oportunidade de reagir eficazmente se ela ocorrer.

Novamente, isso envolve modificar documentos existentes adicionando erros encontrados durante operações de controle e auditoria, ou até defeitos descobertos após a entrega. Claro, nunca é bom para uma empresa ter seu produto sofrendo de não conformidade nas mãos do cliente, mas ela também deve saber como retificar a situação uma vez ocorrido o incidente, seja externamente (após a venda do produto) ou internamente, durante uma das etapas de fabricação do produto. Para isso, baseia suas ações corretivas em procedimentos específicos que detalham o procedimento a ser seguido em caso de detecção de não conformidade. Neste caso também, os procedimentos em questão devem ser constante e imperativamente atualizados se as ações curativas a serem tomadas devem ser verdadeiramente eficazes.

Em resumo, a documentação industrial atualizada é útil à empresa tanto em termos de prevenção quanto de correção. Ela garante a qualidade de produção e serviço oferecidos aos clientes reduzindo o risco de não conformidade.

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