5 Estratégias Comprovadas para Reduzir Custos de Manutenção Efetivamente

Atenção! Sua instalação tem um vazamento sério que deve ser reparado imediatamente.

Ok, talvez não seja um vazamento de cano ou produtos químicos, mas é provável que seu departamento de manutenção já tenha experimentado esse vazamento antes. O vazamento sério que queremos dizer é o do seu orçamento de manutenção. Ele frequentemente aparece como um reparo reativo, uma peça de reposição perdida, ou o tempo gasto tendo que criar aquele relatório de manutenção.

Práticas ineficientes como essas vazam recursos valiosos do seu departamento de manutenção; custando mais dinheiro e usando o tempo menos eficientemente. Se você ainda usa planilhas, seu negócio pode estar perdendo dinheiro sem você saber e, portanto, usar Software CMMS em vez de planilhas pode ajudar a otimizar seu negócio.

Falhas e reparos estão fadados a ocorrer de tempos em tempos. No entanto, altos níveis de manutenção reativa podem ser um sinal de sua equipe trabalhando duro para correr atrás em vez de planejar adequadamente. Isso frequentemente desperdiça tempo de várias maneiras que nem sempre são óbvias.

Mas em vez de focar apenas no problema, é importante encontrar soluções. Aqui estão cinco maneiras pelas quais seu departamento de manutenção está perdendo dinheiro e como resolver.

1. Eficiência Energética Melhorada nas Instalações

O prédio comercial médio gasta aproximadamente 19% a mais do que o necessário em eletricidade e gás. É fácil pensar em certos custos como inevitáveis, mas na realidade, técnicas simples de manutenção podem fazer enormes diferenças no consumo de energia — e no custo.

Um estudo do Laboratório Nacional do Noroeste do Pacífico descobriu que prédios comerciais poderiam reduzir seus custos de aquecimento e resfriamento em 38%, através de modificações simples em seus sistemas HVAC de telhado.

Outros fatores como má manutenção ou uso de equipamentos desatualizados podem aumentar ainda mais o custo de manter HVAC e aquecimento de água. Outros fatores que podem prejudicar a eficiência energética incluem isolamento inadequado, vedação ruim e eletrodomésticos velhos ou inadequadamente servidos.

Originalmente, algumas empresas tentariam resolver isso com reduções em horas de trabalho, em vez de usar o tempo alocado para melhorar a eficiência do trabalho.

Com software CMMS, defina cronogramas de tarefas de rotina e manutenção preventiva, como manutenção de aquecedores e revedação de janelas. Dessa forma, as instalações recebem automaticamente ordens de serviço e lembretes. Isso pode ajudar a fazer escolhas mais estratégicas. Você poderá organizar seus projetos de economia de energia ao longo do tempo, enquanto controla gastos de M&R.

Outro uso em software de gestão de manutenção é definir suas tarefas sazonais, incluindo instalações em aquecedores de água ou troca de filtros de ar. Isso ajuda a encaixar essas tarefas no cronograma existente dos seus trabalhadores — e no seu orçamento.

2. Processos Padronizados de Gestão de Ordens de Serviço

Uma organização depende fortemente de suas pessoas e ter procedimentos claros ajuda a equipe a concluir o trabalho com sucesso. Mas, à medida que seu negócio cresce, você ou seu gestor podem não saber sempre o que cada um está designado a fazer a cada dia.

Sem um procedimento de manutenção padronizado, alguns funcionários podem usar métodos ineficientes que desperdiçam tempo e recursos em ordens de serviço.

Mais importante, a falta de padronização pode introduzir lacunas no trabalho, riscos de trabalho e irregularidades em seus procedimentos de manutenção. Isso pode levar a qualidade inconsistente do trabalho, diminuição da vida útil dos ativos, ou introduzir lesões relacionadas ao trabalho.

O que acontece se alguns do seu departamento de manutenção pularem uma etapa ao concluir uma inspeção ou reparar uma máquina? E se montarem coisas incorretamente, ou deixarem de verificar um medidor regularmente?

Software de gestão de manutenção permite distribuir as ferramentas para as melhores práticas de manutenção por toda a sua organização. Você pode padronizar modelos de trabalho para procedimentos de manutenção preventiva e reparo usando ordens de serviço detalhadas.

O Hippo CMMS enviará ordens de serviço automatizadas para cada funcionário de manutenção com base na data ou frequência.

Acompanhe e verifique se todos concluíram suas tarefas designadas sem passar por numerosos arquivos e planilhas.

Com software de gestão de ordens de serviço sob demanda, você pode ordenar ordens de serviço e ver quais foram concluídas.

Relatórios de manutenção definidos reúnem todas as informações, usando gráficos amigáveis que medem produtividade, custos, horas extras, data de conclusão e outras métricas-chave para dar a você uma visão mais profunda do seu histórico de manutenção e detectar áreas problemáticas que precisam de atenção.

3. Gestão de Tempo

O Journal Inspectioneering publicou um estudo de 2015 revelando que organizações que não agendam ou planejam manutenção adequadamente, gastaram apenas 35% do tempo em trabalho de manutenção — isso é 2 horas e 48 minutos em um turno de 8 horas! O resto do tempo é usado (e às vezes desperdiçado) em outros lugares — 33% gasto em atrasos de trabalho, tempo de deslocamento e horas ajustadas, 17% encontrando recursos adequados (ferramentas, manuais, etc.), e 15% em pausas autorizadas e tempo pessoal. Quando cronogramas de trabalho de manutenção são menos estruturados, a manutenção reativa consome uma quantidade surpreendente de tempo.

Por Matt Midas na GenesisSolutions. Este artigo aparece na edição de Março/Abril 2015 do Inspectioneering Journal

Bom planejamento e agendamento podem aumentar a produtividade para 65%, significando que seus trabalhadores gastarão 5 horas e 12 minutos por turno em trabalho de manutenção. Não apenas isso ajuda a reduzir custos de mão de obra, mas com bom planejamento, sua organização pode:

• Reduzir acúmulos de manutenção
• Antecipar e evitar futuras falhas de equipamentos
• Aumentar tempo de atividade dos ativos
• Melhorar gestão de ativos e peças de reposição
• Tomar decisões mais inteligentes de reparo e compra de ativos

Sistema de manutenção de ativos e equipamentos salva registros do histórico de reparos de todos os equipamentos junto com leituras de medidores, e melhora a gestão de peças de reposição vinculando peças associadas a ativos.

Não apenas isso torna reparos mais rápidos e eficientes, mas também permite aprender com falhas de equipamentos. Se uma peça quebra, você poderá notar sinais de alerta e agendar manutenção preventiva em outras máquinas.

Elimine a busca por peças e informações. A gestão de peças de reposição e gestão de ordens de serviço do Hippo garantem que trabalhadores tenham todas as ferramentas e informações para reduzir o tempo gasto em reparos. Você também poderá agendar trabalhos em uma ordem mais lógica. Ordens de serviço que envolvem as mesmas ferramentas, serviços ou o mesmo tipo de equipamento podem ser organizadas por local ou categoria de trabalho para reduzir o tempo que os trabalhadores gastam andando de um lado para o outro pela sua instalação.

4. Seleção Melhorada de Fornecedores e Prestadores para Manutenção de Instalações

Você pode ter um sistema atual para selecionar o fornecedor mais custo-efetivo. Mas às vezes, o processo pode ser bastante difícil. Seleção do fornecedor certo frequentemente envolve pesar vários fatores, incluindo confiabilidade, tempo de entrega, descontos por volume e qualidade das peças. No caso de prestadores, também existem estruturas de preços, garantias e históricos a considerar — para um ativo crítico para a missão, pode valer a pena contratar alguém em quem você confia, mesmo que seja a uma taxa mais alta.

E se você é um departamento de manutenção reativa, a falta de previsão pode aumentar ainda mais seus gastos com fornecedores e prestadores. Se você ficar sem uma peça essencial, ou experimentar uma falha crítica de ativo, pode ficar preso com qualquer fornecedor disponível em curto prazo, mesmo que forneçam serviço de menor qualidade.

Usando relatórios de manutenção, você pode revisar e comparar fornecedores frente a frente. Com cada fornecedor, analise histórico detalhado de peças, entrega e preços para ver quem oferece o melhor negócio geral. Com todas as suas informações dispostas com gráficos e tabelas, você reduzirá seu tempo folheando páginas de dados para tomar a decisão mais econômica. Funcionalidade de relatórios de estoque predefinidos alertará você quando peças estiverem baixas, para que você sempre possa pedir reposições com tempo de sobra.

Relatórios CMMS também permitem comparar prestadores e trabalhadores. Você pode analisar horas registradas, tempo gasto para concluir ordens de serviço, taxas de conclusão e outros dados essenciais. Torna simples escolher o prestador mais custo-efetivo, atribuir a melhor equipe a tarefas de manutenção específicas, ou até decidir quais trabalhos fazem sentido terceirizar.

Sistemas de Gestão de Recursos e Fornecedores simplificam ainda mais o trabalho com fornecedores, permitindo enviar ordens de serviço diretamente a eles, usando o mesmo sistema que você usa para trabalhadores internos. Você pode selecioná-los por categoria de ordem de serviço, atribuir ordens de serviço detalhadas, e encaminhar um e-mail com detalhes listando o que eles precisam para fazer o trabalho. Custos, tempo de resposta e outras métricas podem então ser registrados após a conclusão da ordem de serviço. Você pode então revisar o desempenho do fornecedor e atribuir contratos futuros baseados no desempenho sem manutenção de registros demorada.

5. Gestão de Estoque Desorganizada

Suas instalações frequentemente exigem muito espaço para armazenar estoque, peças de reposição e equipamentos usados nas operações principais do negócio. Gestão de estoque envolve rastrear níveis precisos de itens de estoque ou peças de reposição para reparos.

Se a informação não é precisa, você pode se encontrar com excesso nos níveis de estoque, oportunidades perdidas de economizar em reordens de estoque ou falta de peças de reposição para reparos de equipamentos.

Ter um Software de Gestão de Estoque intuitivo torna a gestão de peças de reposição mais inteligente. Rastreie peças por localização da instalação, modelo de equipamento, número de inventário, categoria de trabalho, ou por fornecedor. Isso significa que você poderá entender rapidamente o estoque em toda a sua organização, e eliminar peças e equipamentos redundantes.

Um sistema de gestão de estoque ajuda com transferências de peças entre instalações; defina limites mínimos e máximos para evitar excesso ou falta de estoque.

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Economize dinheiro trabalhando de forma mais inteligente, não mais difícil

Organizações não podem mais se dar ao luxo de pensar em seu departamento de manutenção como uma equipe reativa para consertar coisas com custos de Software CMMS mostrando o ROI necessário.

Negócios agora projetaram programas de manutenção em mente que tornam a operação de manutenção mais eficiente e confiável.

Ao aprender a organizar efetivamente seus esforços, gerenciar ativos, equipamentos e peças, e priorizar trabalho, você gastará menos tempo fazendo reparos de emergência, e mais tempo construindo um software de gestão de instalações.

Software CMMS reduz custos de manutenção e tornou-se o elemento mais comum no sucesso da manutenção de instalações.