Auditoria do programa de gerenciamento de manutenção em 5 etapas:um guia claro e eficaz

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Você fez uma auditoria de todas as suas atividades de manutenção no último ano?

Não me olhe assim. Eu sei que parece um tanto tedioso! 🙁

No entanto, tem vários benefícios. Pode ajudá-lo a identificar áreas problemáticas e possibilidades de melhoria. Além disso, descubra onde você está indo muito bem em seu programa de gerenciamento de manutenção!

As operações de manutenção mudarão com o tempo. Para esclarecer a adição ou retirada de equipamentos, mudança de pessoal de manutenção, mudança de fornecedores, mudança de operações e assim por diante. Com isso, novas ineficiências poderão ser introduzidas ou novas oportunidades de melhorias poderão surgir. Podemos encontrar esse tipo de coisa com uma auditoria periódica do programa de manutenção.

O que fazer na auditoria do programa de gerenciamento de manutenção?

1. Coletar informações sobre todas as ordens de serviço realizadas no ano passado

Se você tiver um software de gerenciamento de manutenção, isso não será difícil de fazer. O software deve ser capaz de fornecer uma variedade de relatórios de análise para períodos específicos. Você poderá exportar todas as ordens de serviço relevantes para fazer mais análises com outras ferramentas. Por exemplo, com o software FastMaint CMMS, exporte dados para um arquivo delimitado por vírgulas. Em seguida, abra-o com um software de planilha como o Microsoft Excel e faça análises e gráficos mais complexos.

2. Separe a manutenção não planejada da manutenção planejada/preventiva

Agrupe todo o trabalho de manutenção realizado em dois grupos ou categorias. As categorias são a) manutenção não planejada ou de avaria e b) manutenção planejada ou preventiva. Você analisará esses dois tipos diferentes de dados separadamente.

3. Revise ordens de serviço não planejadas em busca de problemas

Nas ordens de serviço não planejadas, procure equipamentos que pareçam falhar com frequência ou que exijam muita manutenção não planejada. Isso pode ser um sinal de que o equipamento precisa ser substituído. Ou a manutenção não está sendo feita corretamente. Os problemas parecem ocorrer com mais frequência depois que determinados membros da equipe de manutenção fazem a manutenção?

Isso pode ser um sinal de trabalho de manutenção realizado incorretamente. Eles podem estar pulando etapas de trabalho! Ou não tem treinamento ou experiência para identificar possíveis problemas que causarão problemas futuros.

Ordens de serviço sinalizadas como ordens de serviço problemáticas são outra pista. Eles podem estar demorando muito para serem concluídos. Ou os técnicos de manutenção estão encontrando problemas adicionais que causam atrasos na conclusão.

Outra causa pode ser peças sobressalentes defeituosas. Os fornecedores podem estar enviando peças de baixa qualidade que falham precocemente. Isso resultará em muita manutenção não planejada!

4. Revise as ordens de serviço de manutenção planejada/preventiva em busca de problemas

Nas ordens de serviço planejadas (manutenção preventiva), encontram-se equipamentos que parecem consumir mais tempo e dinheiro. Você poderá substituir o equipamento por um equipamento mais novo que precise de menos manutenção preventiva. Tenha uma ideia de quanto esse equipamento está custando para você manter. Veja se alternativas mais baratas estão disponíveis. Além disso, verifique se alguma manutenção preventiva é um exagero. Veja se você está fazendo mais do que o necessário analisando as recomendações do fabricante.

5. Verifique o uso de peças de manutenção

Seu software de manutenção deve ser capaz de fornecer relatórios das peças usadas ao longo do ano. Veja se você consegue identificar possíveis lotes de peças ruins ou fornecedores que fornecem peças de baixa qualidade. Se você identificar peças ruins, poderá identificar equipamentos que podem precisar de manutenção antecipada porque a manutenção foi feita com peças ruins de um lote ruim. Você também pode abandonar fornecedores que tendem a vender peças de baixa qualidade.

Os custos de peças sobressalentes são uma grande parte da maioria dos orçamentos de manutenção! Um melhor gerenciamento de peças pode ajudar a economizar muito dinheiro. Além disso, você terá menos quebras por causa de peças defeituosas.

O que você deve aprender com a auditoria

No final da sua auditoria você deverá ter uma boa ideia das possíveis áreas problemáticas, onde você pode melhorar e onde está indo bem. Esse tipo de informação se torna mais valioso à medida que você repete essas auditorias. Você pode ver se está tendo um desempenho melhor a cada ano.

Embora as revisões em períodos mais curtos, por ex. trimestrais ou semestrais também são úteis, uma auditoria anual pode ajudar a suavizar as flutuações de desempenho causadas por mudanças sazonais.

Exemplos de mudanças sazonais são equipamentos funcionando com carga máxima para satisfazer a demanda nos feriados ou problemas de HVAC no início do inverno ou verão. Isso pode causar picos de manutenção que podem dificultar a comparação do desempenho com o trimestre anterior.
Referência rápida de auditoria do programa de gerenciamento de manutenção

Um bom software de gerenciamento de manutenção é essencial!

Em última análise, para produzir resultados úteis, você precisa coletar muitos dados para análise. É aqui que um bom software de gerenciamento de CMMS/manutenção pode ajudar. Certifique-se de ter um software CMMS capaz de coletar e devolver todos esses dados.

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