Alinhando operações e manutenção:a fórmula comprovada para reduzir o tempo de inatividade e os custos

Quando a operação e a manutenção ocorrem em silos, o custo é alto e o processo torna-se caótico. Considere este exemplo real de um fabricante de alimentos.

A planta depende de uma laminadora que rola enormes bolas de massa. Para mantê-la limpa, a equipe de produção lava a máquina diariamente com água. Infelizmente, a água obstrui a massa e danifica a laminadora, obrigando a reparos de emergência frequentes.

Se você reconhece esse cenário, está em boa companhia. Operações e manutenção desalinhadas ocorrem rotineiramente, impulsionadas por objetivos e processos divergentes. O resultado? Confusão, frustração e jogos de culpa que prejudicam tanto os resultados financeiros como o bem-estar da força de trabalho.

Neste artigo, mostraremos como quebrar esse ciclo e alinhar operações e manutenção, abordando:

• Métricas para compartilhar
• Como aumentar a colaboração
• Dicas para construir processos conjuntos

Por que o alinhamento entre operações e manutenção é essencial

Qualquer fabricante que trabalhe para reduzir o desperdício está liderando o grupo ou prestes a ficar para trás. Na verdade, os fabricantes desperdiçam 20% de cada dólar gasto.

O desperdício se manifesta na produção, conforme ilustrado por essas estatísticas alarmantes de automation.com :

• Grandes instalações industriais perdem mais de 323 horas de produção por ano para tempo de inatividade não planejado
• O custo médio anual do tempo de inatividade é de US$ 532.000 por hora ou US$ 172 milhões por planta
• O custo do tempo de inatividade para os fabricantes Fortune500 equivale a 8% da receita anual

Indústria	Tempo de inatividade não planejado (horas/mês)	Custo por hora de inatividade
Automotivo	29	US$ 1.343.400
FMCG/CPG	25	US$ 23.600
Indústria Pesada	23	US$ 187.500
Petróleo e Gás	32	US$ 220.000

Além do impacto financeiro, a manutenção reativa e as compras emergenciais impõem um custo mental e físico às equipes.

Melhorar a relação entre operações e manutenção é fundamental para reduzir o tempo de inatividade na sua origem.

Quando a manutenção e as operações estão alinhadas, permite que o negócio identifique problemas nas operações, permitindo que os líderes tomem decisões informadas sobre como corrigi-los com os recursos apropriados. Transforma jogos de adivinhação e jogos de culpa em um esforço unificado.

- Jason Afara, engenheiro de soluções sênior da Fiix

Onde alinhar os processos de operações e manutenção

Planejamento do tempo de inatividade programado

A manutenção eficaz mantém o equipamento funcionando com tempo de inatividade mínimo, mas as cotas de produção muitas vezes veem qualquer interrupção como uma ameaça.

“Lutávamos nas operações apenas para conseguir um pouco de manutenção em uma máquina”, lembra Jason de sua época como gerente de manutenção.

Para criar um plano ganha-ganha, as equipes podem:

1. Use dados para comparar o impacto da manutenção programada com o impacto da falha.
2. Desenvolva processos compartilhados que reduzam o tempo de inatividade programado.

Ambas as equipes devem compreender como suas ações afetam o desempenho do equipamento. De acordo com Charles Rogers, consultor sênior de implementação da Fiix com mais de 33 anos de experiência, “os departamentos de manutenção geralmente falham porque não têm dados para respaldar suas solicitações”.

Determine em conjunto as consequências aceitáveis do risco e da falha. Compartilhe informações sobre modos de falha comuns, frequência esperada, tempos de reparo e custos. Compare isso com o cronograma, a duração e o custo da manutenção preventiva. Quantificar a diferença esclarece que a manutenção frequente e planeada é a escolha mais inteligente.

Use este modelo FMEA para calcular o risco de falha e priorizar a manutenção.

Os processos compartilhados permitem que os operadores detectem pequenas falhas e que os técnicos respondam rapidamente. Os exemplos incluem:

• Reuniões regulares de liderança para discutir cronogramas de produção e manutenção preventiva, especificações de máquinas ou outras atualizações.
• Revisões trimestrais entre equipes que abrangem sucessos, desafios, soluções e análise de causa raiz.
• Um fluxo de trabalho de solicitação de trabalho que permite que os operadores identifiquem problemas rapidamente e permite que os técnicos priorizem e respondam com o mínimo de interrupção.

Criando trabalho compartilhado e responsabilidades claras

Alinhar operações com manutenção é um princípio fundamental da Manutenção Produtiva Total (TPM). Para uma introdução concisa sobre TPM, consulte esta visão geral .

Envolver os operadores nos processos de manutenção é uma das formas mais eficazes de lançar um programa TPM. Considere o fluxo de trabalho abaixo:

12 maneiras de usar ordens de serviço para iniciar seu programa TPM.

O sucesso depende de responsabilidades profissionais claras. Quando as funções são explícitas, as equipes podem:

• Forneça o treinamento e os materiais certos para as pessoas certas.
• Crie cronogramas e orçamentos precisos.
• Teste, otimize e expanda novos processos.
• Identifique dados errados e descubra sua causa raiz.

Comece definindo um tipo de manutenção para os operadores. Isso permite acompanhar a carga de trabalho atribuída às operações e criar modelos de ordens de serviço que as orientem nas mudanças de escopo.

Construindo cronogramas de trabalho realistas

Cronogramas precisos capacitam ambas as equipes a definir cronogramas, orçamentos e metas realistas, reduzindo a frustração e promovendo o respeito.

Garanta que os cronogramas reflitam a realidade:

1. Revisar registros de manutenção de equipamentos para ajustar tarefas que são frequentemente ultrapassadas.
2. Analisar dados de ordens de serviço para identificar trabalhos de manutenção preventiva que muitas vezes precisam de acompanhamento e levar isso em consideração em briefings.
3. Contabilização do tempo fora do uso da chave:recuperação de peças, procedimentos de segurança e testes pós-reparo.

Os prazos realistas ainda podem entrar em conflito, mas abrem um diálogo construtivo sobre o que pode ser alcançado dentro do tempo disponível. Ao decidir qual manutenção sacrificar para a produção, pergunte:

Cinco maneiras de construir um relacionamento forte entre operações e manutenção

Crie vários canais de comunicação

Agendas lotadas muitas vezes silenciam a comunicação. Estabeleça canais formais para manter o fluxo de informações:

• Reuniões de equipe:sessões regulares que dão voz a todos e mantêm os planos visíveis.
• Canais de atualização:de quadros brancos a portais digitais que rastreiam o status das solicitações de trabalho.
• Avaliações por pares:feedback anônimo entre equipes para descobrir oportunidades de melhoria.

Os principais tópicos de discussão incluem:

• Atualizações da máquina:alterações nas especificações, possíveis problemas, riscos de segurança ou atualizações de SOP.
• Cronogramas:trabalhos futuros, riscos, conflitos e necessidades de recursos.
• Relatórios:metas, progresso, tendências preocupantes ou sucessos.
• Roadblocks e soluções:grandes desafios e soluções colaborativas.
• Planejamento de longo prazo:gerenciamento de orçamento, cumprimento de metas e desenvolvimento de habilidades.

Regras básicas para uma comunicação eficaz:

• Concentre-se nas soluções, não na culpa.
• Priorize o sucesso coletivo em vez das vitórias departamentais.
• Feche o ciclo de feedback:aja de acordo com as sugestões e mantenha todos informados.
• Valorize a consistência e ao mesmo tempo seja flexível para emergências.
• Prepare agendas para cada reunião para maximizar o tempo.

Defina as mesmas metas

Quando as operações e a manutenção partilham uma definição comum de sucesso, o atrito diminui. Mesmo que as abordagens sejam diferentes, o objetivo permanece o mesmo.

“Na pior das hipóteses, esses departamentos são irmãos que estão constantemente brigando”, diz Jason. “Na melhor das hipóteses, eles celebram juntos e colaboram para corrigir o rumo quando as metas falham.”

As métricas que ambas as equipes podem possuir incluem:

1. Inicializações limpas após a manutenção e rendimento/bom na primeira passagem:meça a eficiência e o desperdício.
2. Custo total por unidade de produção:responsabilidade conjunta pela redução de custos e melhoria da qualidade.
3. Tempo gasto no suporte à produção/manutenção:acompanhe a alocação de recursos e as necessidades de contratação.
4. Tempo de inatividade não planejado (últimos 90 dias):meça a eficácia da manutenção preventiva.
5. Tempo médio para detecção e reparo:todos contribuem para a detecção precoce de falhas e a rápida resolução.

Use este modelo para criar metas compartilhadas entre operações e manutenção.

Integrar Sistemas de Produção e Manutenção

Quando as operações veem a manutenção apenas como uma fonte de falhas, o relacionamento é prejudicado. A integração dos sistemas utilizados para produção e manutenção dá a ambas as equipes visibilidade do trabalho uma da outra, destacando os impactos positivos e promovendo a colaboração.

A equipe de manutenção de Ryan Robinson exemplifica isso. Como gerente de loja de um produtor atacadista de árvores, Ryan conectou sensores de diversas máquinas a um CMMS. Os dados resultantes permitiram otimizar os intervalos de manutenção e aumentar a eficiência da produção.

Como sabemos como o equipamento é usado diariamente, podemos prever as necessidades de manutenção de amanhã e do dia seguinte e identificar antecipadamente os tempos de inatividade. Essa abordagem proativa nos poupou tempo de inatividade e custos significativos.

-Ryan Robinson

Leia a a história de Ryan para ver os resultados em ação.

Equipes de manutenção de classe mundial estão alinhadas com as operações

As operações e a manutenção são o coração de qualquer organização com muitos ativos e metas de produção ambiciosas. Uma parceria saudável e formal – compartilhando métricas, sistemas e cronogramas – fornece a visibilidade e a agilidade necessárias para superar desafios. Juntos, eles proporcionam ganhos para todos os envolvidos.