A automação acabará com a função de assistente administrativo?

A função de assistente administrativo tem sido um marco nas empresas por muitas décadas. Mesmo as menores empresas consideram adequado empregar algum tipo de assistente administrativo ou recepcionista para cuidar das tarefas diárias. É seu trabalho responder a e-mails, agendar reuniões, atender chamadas e assim por diante.

O benefício de contratar alguém assim é que eles cuidam de muitas coisas nos bastidores, liberando seu tempo para se concentrar em tarefas mais importantes.

Este trabalho também tem sido benéfico para os funcionários, pois geralmente representa uma carreira de nível básico. Em essência, você não precisa de nenhuma qualificação para se tornar um assistente administrativo, mas isso coloca seu pé na escada em uma grande empresa.

No entanto, nos últimos tempos, um novo jogador entrou no jogo de administração. O conceito de automação explodiu em escritórios e empresas em todo o mundo, oferecendo uma alternativa à abordagem tradicional. Em vez de um assistente administrativo realizar muitos trabalhos, um software faz tudo para você.

Isso nos leva ao principal ponto de discussão desta peça:a automação trará o fim da função de assistente administrativo? Para responder a essa pergunta, precisamos discutir o que é automação administrativa, as possibilidades que ela tem, junto com os prós e contras.

O que é automação administrativa?

Em termos simples, refere-se a qualquer tipo de tecnologia usada para automatizar uma tarefa administrativa. Claro, a automação é o ato de fazer as coisas automaticamente, com pouca ou nenhuma entrada do seu lado.

Normalmente, você só precisa instalar o software e definir os parâmetros, e o software faz o resto. A ideia é que você não precise verificar constantemente as coisas e concluir as tarefas à medida que elas chegam. Tudo é feito para você por vários softwares de automação.

Além disso, a automação geralmente recorre a outras tecnologias – como inteligência artificial e aprendizado de máquina. Todas essas coisas se fundem para fornecer a melhor funcionalidade. Como você verá na seção a seguir, a IA e o aprendizado de máquina são usados ​​para ajudar a automatizar várias tarefas no mundo dos negócios.

Quais são as possibilidades de automação administrativa?

Este é um ponto-chave, pois você precisa saber o que é capaz de automação no domínio administrativo. Quais tarefas você já pode concluir usando um software diferente? Isso ajuda muito a dizer se você pode substituir realisticamente um assistente de administração por algum software!

Automação de e-mail

Uma das formas mais comuns de automação administrativa está relacionada aos e-mails. Em essência, você pode baixar software ou plug-ins que respondem a e-mails para você. Quando alguém lhe envia uma mensagem, recebe uma resposta instantânea agradecendo a mensagem, dizendo que você responderá adequadamente no devido tempo.

Em alguns casos, a tecnologia é inteligente o suficiente para digitar uma resposta genuína – principalmente se alguém fizer uma pergunta. O software pode ser programado para reconhecer certas perguntas e retransmitir as respostas corretas. Não é refinado no momento, mas há muito potencial para o futuro.

Da mesma forma, você pode enviar e-mails automaticamente quando alguém comprou algo de você ou se inscreveu em uma lista de e-mails. Novamente, eles são gerados sem exigir que você digite nada. Em anos passados, um assistente administrativo pode receber notificações de vendas e enviar o e-mail manualmente.

Criação de fatura

Criar faturas nunca é divertido, mas precisa ser feito se você quiser receber o pagamento. Mais uma vez, a automação entra em jogo para tornar a vida mais fácil.

Você pode usar um software que cria instantaneamente faturas para você enviar para outras pessoas. Você pode escolher uma fatura de amostra e gerar a que mais gosta. Isso evita que você escreva e redija manualmente uma fatura para cada transação.

Da mesma forma, você pode usar um software que gera e envia faturas com o clique de um botão. Ele lida com uma das tarefas mais demoradas do seu negócio, liberando mais tempo para se concentrar no que mais importa.

Pagamentos automáticos

Se você tem funcionários, eles devem ser pagos todos os meses. Novamente, você pode usar um assistente de administração para lidar com seu software de pagamento e enviar tudo. Mas a automação permite que você configure um sistema em que todos recebam seus salários em uma data específica a cada mês.

Você não precisa fazer nada – a menos que precise fazer alterações nos pagamentos. Tudo acontece nos bastidores, para que você não precise lidar com todas as dificuldades financeiras.

Além disso, você pode configurar um sistema semelhante para pagar quaisquer contas. Em vez de se preocupar em pagar as coisas em dia, você tem um sistema onde o dinheiro é retirado automaticamente em uma data específica. Isso torna sua vida dez vezes mais fácil!

Agendar compromissos

É aqui que as coisas ficam muito interessantes. Anteriormente, era necessário um assistente administrativo para ajudá-lo a criar um agendamento. Se você precisasse agendar uma reunião, diria ao seu assistente para anotá-lo em seu diário. Eles ligavam para você ou falavam com você quando você estava com as coisas. Agora, tudo isso pode ser feito com um assistente virtual em seu smartphone.

AI como Siri pode ouvir suas demandas e fazer ajustes automaticamente em seu calendário. Por exemplo, você pode falar com seu telefone e pedir para agendar uma reunião para sexta-feira às 12h. Em um instante, esta reunião será adicionada ao seu calendário.

Este é um exemplo perfeito de IA e automação trabalhando juntos. A inteligência artificial processa o que você está dizendo e segue automaticamente o comando.

Com toda a honestidade, existem muitas outras maneiras de usar a automação no mundo da administração. Infelizmente, não podemos passar por todos eles ou você ficará aqui o dia todo! Em vez disso, use esses exemplos para abrir o apetite.

Quais são os benefícios da automação administrativa?

O benefício claro da automação administrativa é que ela economiza tempo e dinheiro. Quando as coisas são feitas automaticamente, você não precisa se preocupar com um assistente demorando muito para cumprir uma tarefa. Se você precisa que algo aconteça, isso acontece sempre que você ordena. Do ponto de vista financeiro, a automação é muito mais acessível.

Custa muito dinheiro contratar um empregado e pagar-lhe o salário. Sem falar nos benefícios que eles também recebem. Com a automação administrativa, você basicamente paga pelo software de que precisa. Claro, pode ser um pagamento mensal, mas é improvável que você gaste US $ 20.000 por ano com isso!

Há também o argumento de que a automação remove o erro humano. Afinal, todo mundo comete erros de vez em quando.

Isso pode ser um erro de ortografia em um e-mail, um erro de cálculo ao enviar uma fatura e assim por diante. Parecem problemas menores, mas podem ter grandes consequências. Quando algo é automatizado, não se desviará de um caminho definido.

Você o programou para fazer a mesma tarefa repetidamente, então ele fará isso sem erros. No geral, a automação pode ajudar as pequenas empresas a operar em maior escala. Você tem os mesmos recursos de uma empresa com uma frota de assistentes administrativos, mas sem gastar muito dinheiro.

Quais são as desvantagens da automação administrativa?

Você não encontrará muitas desvantagens, mas há uma que surge de tempos em tempos. O que acontece se o software travar? Algumas pessoas consideram necessário manter um assistente administrativo como supervisor de todo o software em uso.

Eles garantem que tudo esteja funcionando como deveria, ao mesmo tempo em que abordam algumas coisas com as quais a automação não pode lidar.

Por exemplo, você pode automatizar chamadas telefônicas? É possível, mas as pessoas não respondem bem a uma voz robótica. Ou, e se alguém visitar suas instalações para conhecê-lo pessoalmente? Se você não tem um assistente administrativo, quem vai deixá-los entrar e mostrar para onde ir?

Novamente, você pode argumentar que existe uma maneira fácil de contornar esse problema com um escritório virtual. Um escritório virtual fornece um endereço comercial, mas você trabalha principalmente em casa.

Então, você pode usar o escritório se tiver reuniões, concedendo acesso ao pessoal que trabalha no prédio. Não é uma forma de automação, mas é uma forma de contornar o problema pessoal de não ter assistentes administrativos. Para ser honesto, esses são os dois principais problemas relacionados à automação administrativa no momento. Ainda há coisas que ele não pode fazer, e sempre há a preocupação de as coisas travarem e causarem problemas.

A automação do administrador destruirá a função de assistente administrativo?

Para concluir, vamos olhar para a pergunta original. Você acha que a função de assistente administrativo se tornará obsoleta nos próximos anos?

Certamente parece que esse pode ser o caso. Francamente, depende dos recursos que a automação administrativa pode oferecer. No momento, você pode encontrar um software que faz muitas coisas que um assistente pode fazer.

No entanto, ainda faltam algumas coisas. Se a tecnologia conseguir preencher essas lacunas, não haverá necessidade de assistentes administrativos no futuro.

Além disso, muitos proprietários de pequenas empresas podem lidar com as coisas sem um assistente agora. Como? Bem, eles automatizam o maior número possível de tarefas e depois assumem os outros.

Você pode ver isso cada vez mais no mundo dos negócios também – não apenas os proprietários de empresas assumindo tarefas administrativas, mas outras pessoas na empresa. Quando combinado com a automação, elimina a necessidade de um assistente administrativo no local de trabalho.

Foto de Christina Morillo do Pexels