A Automação Acabará com o Cargo de Assistente Administrativo? Insights e Tendências Futuras

O cargo de assistente administrativo tem sido um pilar das empresas por muitas décadas. Até as menores empresas consideram adequado empregar algum tipo de assistente administrativo ou recepcionista para cuidar das tarefas diárias. É trabalho deles responder e-mails, agendar reuniões, atender chamadas, e assim por diante.

O benefício de contratar alguém assim é que eles cuidam de muitas coisas nos bastidores, liberando seu tempo para focar em tarefas mais importantes.

Este cargo também tem sido benéfico para funcionários, pois geralmente representa uma carreira de nível de entrada. Em essência, você não precisa de qualificações para se tornar um assistente administrativo, mas isso coloca seu pé na escada em uma grande empresa.

No entanto, nos últimos tempos, um novo jogador entrou no jogo administrativo. O conceito de automação irrompeu em escritórios e empresas ao redor do mundo, oferecendo uma alternativa à abordagem tradicional. Em vez de um assistente administrativo realizando muitos trabalhos, um software faz tudo para você.

Isso nos traz ao principal ponto de discussão desta peça: a automação trará o fim do cargo de assistente administrativo? Para responder a esta pergunta, precisamos discutir o que é automação administrativa, as possibilidades que ela tem, junto com os prós e contras.

O que é automação administrativa?

Em termos simples, refere-se a qualquer tipo de tecnologia usada para automatizar uma tarefa administrativa. Claro, automação é o ato de fazer coisas automaticamente, com pouca ou nenhuma intervenção sua.

Normalmente, você só precisa instalar o software e definir parâmetros, e o software faz o resto. A ideia é que você não precise verificar constantemente as coisas e completar tarefas à medida que chegam. Tudo é feito para você por vários softwares de automação.

Além disso, a automação geralmente recorre a outras tecnologias – como inteligência artificial e machine learning. Todas essas coisas se fundem para fornecer a melhor funcionalidade. Como você verá na seção seguinte, IA e machine learning são usados para ajudar a automatizar várias tarefas no mundo dos negócios.

Quais são as possibilidades da automação administrativa?

Este é um ponto-chave, pois você precisa saber o que é capaz com automação no âmbito administrativo. Quais tarefas você já pode completar usando diferentes softwares? Isso ajuda muito a dizer se você pode realisticamente substituir um assistente administrativo por algum software!

Automação de e-mail

Uma das formas mais comuns de automação administrativa relaciona-se a e-mails. Em essência, você pode baixar software ou plug-ins que respondem e-mails para você. Quando alguém envia uma mensagem, recebe uma resposta instantânea agradecendo a mensagem, dizendo que você responderá adequadamente no devido tempo.

Em alguns casos, a tecnologia é inteligente o suficiente para digitar uma resposta genuína – particularmente se alguém faz uma pergunta. O software pode ser programado para reconhecer certas perguntas e transmitir as respostas corretas. Não está refinado agora, mas há muito potencial para o futuro.

Da mesma forma, você pode enviar e-mails automaticamente quando alguém compra algo de você ou se inscreve em uma lista de mala direta. Novamente, estes são gerados sem exigir que você digite nada. Em anos passados, um assistente administrativo poderia receber notificações de vendas e enviar o e-mail manualmente.

Criação de faturas

Criar faturas nunca é divertido, mas precisa ser feito se você quer ser pago. Novamente, a automação entra em cena para facilitar a vida.

Você pode usar software que cria instantaneamente faturas para enviar a outras pessoas. Você pode escolher um modelo de fatura, então gerar a que mais gosta. Isso poupa você de escrever e elaborar manualmente uma fatura para cada transação.

Da mesma forma, você poderia usar software que gera e envia faturas com um clique. Ele lida com uma das tarefas mais demoradas do seu negócio, liberando mais tempo para focar no que mais importa.

Pagamentos automáticos

Se você tem funcionários, eles devem ser pagos todo mês. Novamente, você pode usar um assistente administrativo para lidar com seu software de pagamento e enviar tudo. Mas a automação permite configurar um sistema onde todos recebem seus salários enviados em uma data específica a cada mês.

Você não precisa fazer nada – a menos que precise fazer alterações nos pagamentos. Tudo acontece nos bastidores, então você não precisa lidar com todas as dificuldades financeiras.

Além disso, você pode configurar um sistema semelhante para pagar contas. Em vez de se preocupar em pagar coisas no prazo, você tem um sistema onde o dinheiro é automaticamente debitado em uma data específica. Torna sua vida dez vezes mais fácil!

Agendamento de compromissos

É aqui que as coisas ficam muito interessantes. Anteriormente, um assistente administrativo era necessário para ajudar a criar uma agenda. Se você precisasse agendar uma reunião, diria ao seu assistente para anotar na sua agenda. Eles ligariam para você ou falariam com você quando você tivesse coisas agendadas. Agora, tudo isso pode ser feito com um assistente virtual no seu smartphone.

IA como Siri pode ouvir suas demandas e fazer ajustes automáticos no seu calendário. Por exemplo, você pode falar com seu telefone e dizer para agendar uma reunião para sexta-feira às 12h. Em um instante, esta reunião será adicionada ao seu calendário.

Este é um exemplo perfeito de IA e automação trabalhando juntas. A inteligência artificial processa o que você está dizendo e segue o comando automaticamente.

Para ser honesto, existem muitas outras maneiras de usar automação no mundo administrativo. Infelizmente, não podemos passar por todas ou você ficaria aqui o dia todo! Em vez disso, use estes exemplos para aguçar seu apetite.

Quais são os benefícios da automação administrativa?

O benefício claro da automação administrativa é que economiza tempo e dinheiro. Quando as coisas são feitas automaticamente, você não precisa se preocupar com um assistente levando eras para cumprir uma tarefa. Se você precisa que algo aconteça, acontece quando você ordena. Do ponto de vista financeiro, a automação é muito mais acessível.

Custa muito dinheiro contratar um funcionário e pagar seu salário. Sem mencionar os benefícios que também recebem. Com automação administrativa, você basicamente paga apenas pelo software que precisa. Claro, pode ser um pagamento mensal, mas é improvável que você gaste $20.000 por ano com isso!

Também há o argumento de que a automação remove erro humano. Afinal, todos cometem erros de vez em quando.

Isso pode ser um erro de ortografia em um e-mail, um erro de cálculo ao enviar uma fatura, e assim por diante. Parecem problemas menores, mas podem ter consequências maiores. Quando algo é automatizado, não se desvia de um caminho definido.

Você o programou para fazer a mesma tarefa repetidamente, então ele fará isso sem erros. No geral, a automação pode ajudar pequenas empresas a operar em uma escala maior. Você tem as mesmas capacidades de uma empresa com uma frota de assistentes administrativos, mas sem gastar muito dinheiro.

Quais são as desvantagens da automação administrativa?

Você não encontrará muitas desvantagens, mas há uma que surge de vez em quando. O que acontece se o software travar? Algumas pessoas consideram necessário manter um assistente administrativo como supervisor de todo o software em uso.

Eles garantem que tudo está funcionando como deveria, enquanto também lidam com algumas coisas que a automação não consegue resolver.

Por exemplo, você pode automatizar chamadas telefônicas? É possível, mas as pessoas não respondem bem a uma voz robótica. Ou, e se alguém visitar suas instalações para encontrá-lo pessoalmente? Se você não tem assistente administrativo, quem vai deixá-los entrar e mostrar onde ir?

Novamente, você pode argumentar que há uma maneira fácil de contornar este problema com um escritório virtual. Um escritório virtual dá a você um endereço comercial, mas você trabalha principalmente de casa.

Então, você pode usar o escritório se tiver reuniões, concedendo acesso à equipe que trabalha no prédio. Não é uma forma de automação, mas é uma maneira de contornar o problema pessoal de não ter assistentes administrativos. Para ser honesto, esses são os dois principais problemas relacionados à automação administrativa agora. Ainda há coisas que ela não pode fazer, e sempre há a preocupação de coisas travando e causando problemas.

A automação administrativa destruirá o cargo de assistente administrativo?

Para concluir, vamos olhar para a pergunta original. Você acha que o cargo de assistente administrativo se tornará obsoleto nos próximos anos?

Certamente parece que este pode ser o caso. Francamente, depende das capacidades que a automação administrativa pode oferecer. Agora, você pode encontrar software que faz muitas coisas que um assistente pode fazer.

No entanto, ainda faltam algumas coisas. Se a tecnologia conseguir preencher essas lacunas, não haverá necessidade de assistentes administrativos no futuro.

Além disso, muitos donos de pequenas empresas podem lidar com as coisas sem um assistente agora. Como? Bem, eles automatizam o máximo de tarefas possível, depois assumem as outras eles mesmos.

Você pode ver isso cada vez mais no mundo dos negócios também – não apenas donos de empresas assumindo tarefas administrativas, mas outras pessoas na empresa. Quando combinado com automação, isso nega a necessidade de um assistente administrativo no local de trabalho.

Foto por Christina Morillo do Pexels