Profissionais de Lean Six Sigma Devem Dominar RPA para Excelência Contínua de Processos

Humanos são propensos a exaustão e erros quando submetidos a trabalho monótono.

A automação de tais tarefas libertará os funcionários da rotina de tarefas repetitivas e eles poderão lidar com responsabilidades mais criativas e estratégicas em seu tempo recuperado.

RPA torna isso possível. Organizações estão tentando implementar RPA agressivamente em seus escritórios centrais e de back-office.

O que é RPA?

AssistEdge RPA é um software que usa Inteligência Artificial (IA) para automatizar parcial ou totalmente tarefas realizadas por humanos. A maioria dessas tarefas é baseada em regras e repetitiva. RPA é uma tecnologia amigável ao usuário.

Por exemplo, pode coletar informações de e-mails e criar planilhas Excel a partir delas. Pode fazer cálculos e enviar tais relatórios para você todos os dias.

RPA é capaz de imitar humanos para realizar processos complexos. Pode funcionar 24/7 e oferece alta taxa de precisão. Alguns casos onde RPA pode ser usado são onboarding de fornecedores ou funcionários, processamento de folha de pagamento, etc.

No entanto, ferramentas RPA não podem projetar um bom processo ou fluxo de trabalho. Soluções RPA são fúteis nestes casos.

Existem alguns riscos se a tecnologia RPA for implementada sem planejamento adequado. Precisamos de LSS para otimização do processo para evitar tais armadilhas.

O que é Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma é um método para melhorar o desempenho do processo eliminando etapas ou atividades desnecessárias neste processo.

Também reduz o tempo entre tarefas, o que garante ciclos aumentados do processo ocorrendo dentro do mesmo intervalo de tempo. O método LSS visa proporcionar uma melhor experiência ao cliente melhorando a qualidade.

Combinação de RPA e LSS

Uma das causas mais comuns de falha de projetos RPA é a automação de processos falhos. Automatizar um processo quebrado não dará o resultado desejado porque também está automatizando problemas de processo existentes.

Automatizar processos falhos é desperdício de tempo e recursos. Pode conter etapas ou atividades desnecessárias. Pode não funcionar de todo. Retrocesso e ajustes causam mais atrasos.

Portanto, redesenho de processo é um passo obrigatório antes da implementação de RPA. LSS pode otimizar o processo para alcançar excelência de processo e tornar soluções RPA eficientes.

LSS remove desperdício e reduz variação para tornar um processo enxuto e ágil.

Seguem os oito tipos de desperdício que devem ser eliminados para o funcionamento eficiente da tecnologia RPA:

1. Defeitos
Quando o processo não funciona, retificar erros e refazê-los consome tempo. Automação com processo defeituoso não tem valor.

2. Superprodução
Processos são feitos conforme necessidade. Quando feitos em excesso, é desperdício de tempo e recursos. Por exemplo, gerar um relatório que o cliente não solicitou é desperdício de tempo e recursos.

3. Espera
Um processo pode travar devido a processo anterior incompleto, falta de certas informações ou problemas de autorização. Tal espera causa longos tempos de espera e mais atrasos. Processos devem ser redesenhados antes da implementação de RPA.

4. Não utilização de talento
Desperdício de potencial humano é enorme perda para a organização. Quando funcionários não podem dar feedback e recomendações à gestão sobre melhoria de processos, atrasos não são parados. Sub-reconhecimento de funcionários também é desperdício.

5. Transporte
Ter entendimento claro e implementar design de fluxo de trabalho eficiente pode eliminar movimento redundante de ida e volta em um processo. Otimização de recursos e fluxos de trabalho é importante.

6. Inventário
Ter banco de dados centralizado é necessário para evitar acúmulo desnecessário de estoque, recursos não utilizados em armazenamento, etc.

7. Movimento
Layouts de loja ineficientes que precisam de intervenção física, movimento extra para alcançar recursos, produtos ou ferramentas é desperdício de tempo quando podem ser organizados de forma a economizar tempo.

8. Processamento extra
Processamento desnecessário não adiciona valor adicional a um processo, mas consome tempo e recursos.

Estes nomes de desperdício formam um acróstico DOWNTIME.

Nem todos os processos são candidatos para automação RPA. Após remoção de desperdícios, processos são estabilizados por LSS.

LSS tornará processos mais adequados como candidatos para soluções RPA. LSS também libera recursos de licenciamento e hardware, aumenta robustez e reduz erros.

• Processos simples e complexos são identificados.
• Processos com mais repetição são identificados.
• Automação é implantada pós-LSS através de ferramentas de software RPA para processos.
• Aumenta eficiência e entrega ROI máximo (Retorno sobre Investimento) para a iniciativa de automação RPA.
• Processos usados regularmente devem ser analisados periodicamente para verificar se há espaço para melhoria.

Conhecimento extensivo de tecnologia é necessário para lançar um projeto RPA em nível de tecla. Entender tecnologia RPA e LSS pode ajudar na reengenharia dos processos conforme necessário.

Todos os processos devem ser padronizados, otimizados e bem documentados. Documentação adequada e correta ajuda a equipe de desenvolvimento a produzir resultado ótimo.

Conclusão

RPA não é a solução completa para todos os tipos de insuficiência humana. Mas boa engenharia de processo e esforços humanos são necessários no back-end junto com ferramentas RPA.

Praticantes de LSS adquirindo conhecimento em RPA levam seu conjunto de habilidades ao próximo nível. Organizações estão adotando tecnologia RPA para se manter à frente na competição e proporcionar experiência do cliente perfeita.