Como a automação empresarial facilita o gerenciamento de equipes remotas

O trabalho remoto é uma moda passageira ou o novo normal? Muitos debateram essa questão antes da pandemia do novo coronavírus (COVID-19) de 2019, mas nos últimos meses, a resposta se tornou cada vez mais clara:o trabalho remoto veio para ficar.

De acordo com um comunicado de imprensa do Gartner, Inc. após sua pesquisa com líderes de recursos humanos (RH), “41% dos funcionários provavelmente trabalharão remotamente pelo menos parte do tempo” após a pandemia.

Foi comprovado que o trabalho remoto economiza milhões de dólares para as empresas. E 65% dos funcionários são mais produtivos trabalhando em casa, de acordo com uma pesquisa de 2020 da FlexJobs.

Além disso, em muitos países, o trabalho remoto continua sendo necessário, pois o COVID-19 continua desempenhando um papel importante no “novo normal”. Em junho de 2020, um epidemiologista da Universidade da Califórnia, Berkley, até se referiu a trabalhar em um escritório de tijolo e argamassa na época como “a coisa mais perigosa que fazemos”.

Essa combinação de necessidades, benefícios e tendências da força de trabalho cria um forte argumento para envolver o trabalho remoto em suas operações regulares no futuro.

Para fazer isso, no entanto, você precisará trabalhar além das medidas provisórias e soluções de curto prazo que provavelmente teve que empregar em sua mudança inicial para o trabalho remoto.

Mesmo que sua empresa abandone o trabalho disperso no futuro, você precisa de uma estrutura operacional estratégica e sustentável que atenda aos desafios de gerenciar uma força de trabalho moderna.

Ao contrário das empresas menores, os sistemas legados e as demandas de conformidade que as empresas enfrentam dificultam a adaptação rápida das operações. O risco de silos de comunicação e as pressões sobre os departamentos de tecnologia da informação (TI) complicam ainda mais as coisas. Juntos, esses fatores criam barreiras para uma força de trabalho remota sustentável.

Tecnologias de automação como Robotic Process Automation (RPA) e inteligência artificial (AI) têm uma capacidade única de preencher a lacuna entre mudanças de curto prazo na força de trabalho e soluções de longo prazo para modernizar sistemas e operações legados.

É por isso que empresas experientes estão aproveitando a tecnologia de automação para enfrentar os desafios de gerenciar equipes remotas agora e obter benefícios em escala amanhã.

RPA torna os sistemas legados acessíveis a trabalhadores remotos

Os trabalhadores remotos contam com ferramentas flexíveis e de fácil acesso para realizar bem seu trabalho. Mas os sistemas legados foram projetados para um padrão diferente de trabalho e não se integram naturalmente à pilha de tecnologia moderna que possibilita o trabalho remoto. Na verdade, 23% dos trabalhadores remotos classificam lidar com sistemas legados entre suas cinco principais frustrações.

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No entanto, as empresas dependem de sistemas legados para fazer grande parte de seu trabalho principal. E isso geralmente ocorre porque esses sistemas estão tão profundamente integrados aos negócios que os custos e os riscos potenciais da modernização parecem muito altos.

Um executivo de banco até comparou a substituição de sistemas legados a “mudança de motores em um Boeing 747 durante o voo”. Isso se deve a alguns motivos principais:

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  Sistemas legados alimentam seus negócios — você não pode simplesmente encerrar as operações enquanto se moderniza.
  
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  Sistemas legados acumulam muitas dívidas técnicas através de anos de isenções e soluções paliativas
  
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  Sistemas legados realizam funções personalizadas e exigem treinamento especializado que é complicado de duplicar.
  
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  A substituição do sistema legado muitas vezes leva anos para ser realizada .
  

Esses fatores tornam muito mais difícil para as empresas sustentar o trabalho remoto de longo prazo, porque suas operações principais devem primeiro ser desembaraçadas e refeitas caso a caso.

Sem ferramentas de automação, é quase impossível para as empresas conectar seus sistemas legados com as ferramentas e fluxos de trabalho necessários para dar suporte ao trabalho remoto e flexível.

Mergulhe mais fundo: Por que o RPA é uma tecnologia ideal para integrar sistemas legados

Uma pesquisa da NetMotion de 2019 identificou que, mais do que tudo, os funcionários remotos “querem acesso rápido e fácil a todos os dados de que precisam para realizar seus trabalhos, usando aplicativos responsivos e compatíveis com dispositivos móveis em dispositivos confiáveis”.

Quando o desempenho do software é inferior, isso prejudica a produtividade, e os sistemas legados certamente tornam mais difícil para as novas ferramentas funcionarem conforme o esperado.

A RPA preenche a lacuna entre a tecnologia moderna e a legada. O resultado para os trabalhadores remotos é que eles têm a flexibilidade de que precisam. Ao mesmo tempo, as empresas têm segurança e estabilidade para dar suporte às operações principais.

O RPA imita os fluxos de trabalho humanos, o que facilita a integração com todos os softwares. Compare isso com a tecnologia de interface de programação de aplicativos (API) que requer compatibilidade específica para funcionar.

Leitura recomendada: Integração de RPA x API:como escolher suas tecnologias de automação

Com a estrutura escalonável e de baixo código oferecida pela RPA, as empresas podem adaptar rapidamente a tecnologia legada para atender às necessidades de suas equipes remotas e, ao mesmo tempo, dar suporte à modernização de longo prazo. Foi o que aconteceu com uma organização federal, cujo trabalho envolveu importantes sistemas de monitoramento que foram bloqueados de trabalhadores remotos por sua infraestrutura de segurança.

Em vez de comprometer a segurança ou privar os funcionários de uma ferramenta crucial, a organização implementou rapidamente robôs de software que fazem capturas de tela da ferramenta de monitoramento e as enviam aos funcionários por meio do Microsoft Teams, para que funcionários remotos possam realizar seus trabalhos normalmente. Ao adicionar RPA à equação, essa organização conseguiu integrar rapidamente seu sistema legado a uma pilha de tecnologia moderna e amigável ao controle remoto.

Para saber mais sobre como o RPA funciona e o que ele pode oferecer à sua empresa, leia nosso Visão geral do RPA para o C-Suite .

A automação oferece suporte aos departamentos de TI no gerenciamento de equipes remotas

A mudança repentina para o trabalho remoto adicionou muita pressão à equipe de operações, principalmente os departamentos de TI que precisavam manter a segurança e, ao mesmo tempo, ajudar os trabalhadores remotos a se adaptarem em nível tecnológico. A força de trabalho remota continuará a sobrecarregar os principais recursos de TI, distraindo a TI da transformação digital crítica e das iniciativas de segurança, a menos que a estrutura de suporte correta seja implementada a longo prazo.

“Estamos vendo um aumento na demanda por serviços de TI, incluindo um aumento de 2x no volume geral de tíquetes de suporte de TI ”, disse Bhavin Shah, fundador e CEO da Moveworks, durante uma cúpula de liderança do diretor de informações (CIO) abordando a pandemia.

“Estamos vendo uma demanda maior por automação, para usar IA [inteligência artificial] e aprendizado de máquina para resolver problemas de suporte.”

Com essa pressão, não é de admirar que melhorar as operações de TI e o desempenho do sistema seja uma das principais preocupações dos CIOs este ano, de acordo com uma pesquisa do IDG patrocinada pela revista CIO.

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Os CIOs precisam de uma solução econômica que possa ser implementada e dimensionada rapidamente para ter sucesso no gerenciamento de equipes remotas a longo prazo, evitando as ramificações de uma segurança fraca. A automação fornece essa solução, aliviando a carga diária de suporte técnico e auxiliando os profissionais de TI em trabalhos mais complexos.

Os casos de uso de RPA em TI são muitos e variados, mas quando se trata de trabalho remoto especificamente, o RPA faz uma grande diferença na capacidade de uma empresa de dar suporte ao trabalho remoto em escala. Uma companhia de seguros implantou robôs de software para automatizar todo o processo de configuração para trabalhadores remotos, desde o registro de equipamentos até a configuração de redes privadas virtuais (VPNs) e o gerenciamento de dados logísticos.

Outros departamentos de TI aproveitam a automação do contact center com inteligência artificial para responder rapidamente aos tíquetes de suporte para manter seus funcionários remotos produtivos. Em vez de buscar informações em vários aplicativos e repetir tarefas para vários funcionários, os profissionais de TI podem criar fluxos de trabalho inteligentes que agregam dados, automatizam processos padrão e envolvem um humano somente quando há uma exceção que precisa ser abordada.

O UiPath Automation Cloud fornece uma ferramenta centralizada e externa que enfatiza a segurança e, ao mesmo tempo, é acessível o suficiente para oferecer suporte a todos os tipos de acordos de trabalho remoto.

Ao automatizar o trabalho repetitivo e demorado, os departamentos de TI podem criar a capacidade necessária para liderar as iniciativas de transformação digital. As iniciativas que fazem ou quebram as organizações em nossos ambientes de negócios em rápida mudança.

Os fluxos de trabalho automatizados protegem as equipes dos silos de comunicação

Os silos de comunicação prejudicarão a produtividade, a colaboração e a conformidade de qualquer equipe. De acordo com a ClearCompany, “86% dos funcionários e executivos citam falta de colaboração ou comunicação ineficaz para falhas no local de trabalho”. Quando se trata de gerenciar equipes remotas, no entanto, as lacunas na comunicação que poderiam ser compensadas pessoalmente se tornam mais problemáticas.

Esse efeito de silo ocorre quando departamentos e equipes não têm comunicação, visibilidade e colaboração suficientes. O que leva a processos ineficientes, atrasos e iniciativas duplicadas. Pior ainda, os silos da empresa geralmente fazem com que as equipes percam de vista o cliente, prejudicando a experiência do cliente.

A automatização dos processos de front-office e back-office simplifica o fluxo de dados em sua organização e evita a formação de silos, mesmo quando os funcionários estão remotos. A automação faz isso:

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  Fornecendo acesso unificado aos dados . Quando as informações estão espalhadas pelos vários sistemas usados ​​por vendas, marketing, suporte e TI, os funcionários não conseguem trabalhar com eficiência. Os robôs de software permitem que os funcionários de sua organização acessem todos os dados de que precisam para trabalhar melhor, mais rápido e de forma mais inteligente com apenas um clique do mouse.
  
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  Criando processos consistentes em toda a organização . Os silos se formam facilmente quando várias equipes e departamentos têm suas próprias ferramentas e fluxos de trabalho. A tecnologia de mineração de processos permite que você descubra ineficiências operacionais e crie processos consistentes em toda a sua organização, sem grandes interrupções para suas equipes.
  
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  Liberar o tempo dos funcionários para melhorar a colaboração . Os funcionários sobrecarregados com tarefas repetitivas têm menos tempo e energia para se concentrar no trabalho estratégico e colaborativo. Não é de admirar que um estudo encomendado pela Forrester Consulting em nome da UiPath descobriu que “66% [dos entrevistados] disseram que o RPA reestrutura o trabalho existente, permitindo que os funcionários tenham mais interações humanas”.
  

Os funcionários que têm as ferramentas e as informações necessárias para se envolver melhor com seu trabalho (e entre si) são funcionários que permanecem produtivos e proporcionam aos clientes uma experiência de alto valor.

A automação permite que você desenvolva esse tipo de força de trabalho e elimine silos, aumentando a consistência, a transparência e a acessibilidade dos dados.

Facilite o gerenciamento remoto de equipes com automação

O trabalho remoto está aqui para ficar para muitas organizações empresariais (especialmente depois de terem visto os benefícios do trabalho remoto em seus resultados).

Sistemas legados, silos de comunicação e carga de TI criam obstáculos para as empresas que gerenciam equipes remotas. Ao implementar a automação nessas áreas rapidamente, você pode contornar os efeitos negativos desses obstáculos e melhorar não apenas sua força de trabalho remota, mas também seus resultados.

A plataforma UiPath simplifica a automatização de processos, aumenta o trabalho especializado e descobre oportunidades para melhorar a eficiência. Com o UiPath, as empresas podem projetar e implementar soluções de automação rapidamente em uma estrutura escalável.

Saiba mais sobre como a plataforma UiPath é aproveitada pelas empresas para migrar para o trabalho remoto no novo normal. Ou, se você estiver pronto para começar a usar a automação para ajudar a gerenciar funcionários remotos, confira nosso pacote gratuito de assistentes de robôs prontos que executam várias tarefas úteis para os funcionários. Todos são rápidos e fáceis para os funcionários começarem a usar.