Automação empresarial: simplificando a gestão de equipes remotas

O trabalho remoto é uma moda passageira ou o novo normal? Muitos debatiam essa questão antes da pandemia do novo coronavírus (COVID-19) de 2019, mas nos últimos meses a resposta tornou-se cada vez mais clara: o trabalho remoto veio para ficar.

Segundo comunicado da Gartner, Inc. após pesquisa com líderes de recursos humanos (RH), 41% dos funcionários provavelmente trabalharão remotamente pelo menos parte do tempo após a pandemia.

O trabalho remoto já provou economizar milhões de dólares para empresas. E 65% dos funcionários são mais produtivos trabalhando de casa, segundo pesquisa de 2020 da FlexJobs.

Além disso, em muitos países o trabalho remoto permanece necessário, pois a COVID-19 continua a desempenhar papel importante no "novo normal". Em junho de 2020, um epidemiologista da Universidade da Califórnia, Berkeley, referiu-se a trabalhar em escritório físico naquela época como "a coisa mais perigosa que fazemos".

Esta combinação de necessidade, benefícios e tendências da força de trabalho cria um forte caso para envolver o trabalho remoto em suas operações regulares daqui para frente.

Para fazer isso, no entanto, você precisará ir além das medidas paliativas e soluções de curto prazo que provavelmente teve que empregar na mudança inicial para o trabalho remoto.

Mesmo que sua empresa mude para longe do trabalho disperso no futuro, você precisa de um framework operacional estratégico e sustentável que aborde os desafios de gerenciar uma força de trabalho moderna.

Diferente de empresas menores, os sistemas legados e demandas de conformidade enfrentados por grandes empresas dificultam a adaptação rápida das operações. O risco de silos de comunicação e a tensão sobre departamentos de tecnologia da informação (TI) complicam ainda mais. Juntos, esses fatores criam barreiras para uma força de trabalho remota sustentável.

Tecnologias de automação como Automação de Processos Robóticos (RPA) e inteligência artificial (IA) têm capacidade única de preencher a lacuna entre mudanças de força de trabalho de curto prazo e soluções de longo prazo para modernizar sistemas legados e operações.

É por isso que empresas visionárias estão aproveitando tecnologia de automação para enfrentar os desafios de gerenciar equipes remotas agora — e obter benefícios em escala amanhã.

RPA torna sistemas legados acessíveis a trabalhadores remotos

Trabalhadores remotos dependem de ferramentas flexíveis e facilmente acessíveis para fazer seu trabalho bem. Mas sistemas legados foram projetados para um padrão de trabalho diferente e não se integram naturalmente com a pilha tecnológica moderna que torna o trabalho remoto possível. Na verdade, 23% dos trabalhadores remotos classificam lidar com sistemas legados entre suas cinco principais frustrações.

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No entanto, empresas dependem de sistemas legados para fazer grande parte de seu trabalho central. E isso geralmente ocorre porque esses sistemas estão tão profundamente integrados ao negócio que os custos e riscos potenciais de modernização parecem altos demais.

Um executivo de banco chegou a comparar a substituição de sistemas legados a "trocar motores de um Boeing 747 em voo". Isso se deve a alguns motivos principais:

• Sistemas legados alimentam seu negócio — você não pode simplesmente desligar operações enquanto moderniza.
• Sistemas legados acumulam muita dívida técnica ao longo de anos de isenções e soluções paliativas.
• Sistemas legados executam funções personalizadas e exigem treinamento especializado que é complicado de duplicar.
• A substituição de sistemas legados frequentemente leva anos para ser concluída.

Esses fatores tornam muito mais difícil para empresas sustentar trabalho remoto de longo prazo, porque suas operações centrais devem primeiro ser desembaraçadas e refeitas caso a caso.

Sem ferramentas de automação, é quase impossível para empresas conectar seus sistemas legados com as ferramentas e fluxos de trabalho necessários para suportar trabalho remoto flexível.

Leitura recomendada: Por que RPA é uma tecnologia ideal para integrar sistemas legados

Uma pesquisa de 2019 da NetMotion identificou que, acima de tudo, funcionários remotos "querem acesso rápido e fácil a todos os dados de que precisam para fazer seu trabalho, usando aplicativos responsivos e mobile-friendly em dispositivos confiáveis".

Quando o software tem baixo desempenho, a produtividade sofre, e sistemas legados certamente tornam mais difícil para novas ferramentas funcionarem como pretendido.

O RPA preenche a lacuna entre tecnologia moderna e legada. O resultado para trabalhadores remotos é que eles têm a flexibilidade de que precisam. Ao mesmo tempo, empresas têm a segurança e estabilidade para suportar operações centrais.

O RPA imita fluxos de trabalho humanos, o que cria fácil integração com todo software. Compare isso à tecnologia de interface de programação de aplicativos (API) que requer compatibilidade específica para funcionar.

Leitura recomendada: RPA vs Integração API: Como escolher suas tecnologias de automação

Com o framework de baixo código e escalável oferecido pelo RPA, empresas podem adaptar rapidamente tecnologia legada para atender às necessidades de suas equipes remotas e suportar modernização de longo prazo ao mesmo tempo. Isso aconteceu com uma organização federal, cujo trabalho envolvia sistemas importantes de monitoramento que eram bloqueados para trabalhadores remotos por sua infraestrutura de segurança.

Em vez de comprometer a segurança ou privar funcionários de uma ferramenta crucial, a organização implementou rapidamente robôs de software que tiram capturas de tela da ferramenta de monitoramento e as enviam aos funcionários via Microsoft Teams, para que funcionários remotos pudessem realizar seus trabalhos como de costume. Ao adicionar RPA à equação, esta organização conseguiu integrar rapidamente seu sistema legado com uma pilha tecnológica moderna e amigável ao trabalho remoto.

Para saber mais sobre como RPA funciona e o que pode oferecer ao seu negócio, leia nossa Visão geral de RPA para a C-Suite.

Automação apoia departamentos de TI na gestão de equipes remotas

A mudança repentina para trabalho remoto adicionou muita pressão à equipe de operações, particularmente departamentos de TI que tiveram que manter segurança enquanto também ajudavam trabalhadores recém-remotos a se adaptarem tecnologicamente. A força de trabalho remota continuará a sobrecarregar recursos-chave de TI — distraindo TI de iniciativas críticas de transformação digital e segurança, a menos que o framework de suporte certo seja implementado para o longo prazo.

"Estamos vendo aumento na demanda por serviços de TI, incluindo aumento de 2x no volume geral de tickets de suporte de TI," disse Bhavin Shah, fundador e CEO da Moveworks, durante cúpula de liderança de CIOs abordando a pandemia.

"Estamos vendo maior demanda por automação, para usar IA [inteligência artificial] e machine learning para resolver problemas de suporte."

Com essa pressão, não é surpresa que melhorar operações de TI e desempenho de sistemas seja uma das principais preocupações para CIOs este ano, segundo pesquisa da IDG patrocinada pela revista CIO.

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CIOs precisam de uma solução custo-efetiva que possa ser implementada e escalada rapidamente para ter sucesso no gerenciamento de equipes remotas a longo prazo, evitando também as consequências de segurança fraca. A automação fornece esta solução aliviando a carga diária de suporte técnico e auxiliando profissionais de TI em trabalhos mais complexos.

Os casos de uso para RPA em TI são muitos e variados, mas quando se trata de trabalho remoto especificamente, o RPA faz grande diferença na capacidade de uma empresa suportar trabalho remoto em escala. Uma empresa de seguros implantou robôs de software para automatizar todo o processo de configuração para trabalhadores recém-remotos — desde registro de equipamentos até configuração de redes privadas virtuais (VPNs) e gerenciamento de dados logísticos.

Outros departamentos de TI utilizam automação de contact center com IA para responder rapidamente a tickets de suporte e manter trabalhadores remotos produtivos. Em vez de perseguir informações por vários aplicativos e repetir tarefas para múltiplos funcionários, profissionais de TI podem criar fluxos de trabalho inteligentes que agregam dados, automatizam processos padrão e envolvem um humano apenas quando há uma exceção que precisa ser tratada.

O UiPath Automation Cloud fornece uma ferramenta centralizada, off-premises, que enfatiza segurança enquanto também é acessível o suficiente para suportar todo tipo de arranjo de trabalho remoto.

Ao automatizar trabalho repetitivo e demorado, departamentos de TI podem criar a capacidade necessária para liderar iniciativas de transformação digital. As iniciativas que fazem ou quebram organizações em nossos ambientes de negócios em rápida mudança.

Fluxos de trabalho automatizados protegem equipes de silos de comunicação

Silos de comunicação prejudicam a produtividade, colaboração e conformidade de qualquer equipe. Segundo a ClearCompany, "86% dos funcionários e executivos citam falta de colaboração ou comunicação ineficaz para falhas no local de trabalho". Quando se trata de gerenciar equipes remotas, lacunas na comunicação que poderiam ser compensadas pessoalmente tornam-se mais problemáticas.

Este efeito silo ocorre quando departamentos e equipes não têm comunicação, visibilidade e colaboração suficientes. O que leva a processos ineficientes, atrasos e iniciativas duplicadas. Pior, silos empresariais frequentemente fazem equipes perderem de vista o cliente, prejudicando a experiência do cliente.

Automatizar processos de front-office e back-office simplifica o fluxo de dados pela organização e previne a formação de silos, mesmo quando funcionários são remotos. A automação faz isso por:

• Fornecer acesso unificado a dados. Quando informações estão espalhadas pelos vários sistemas usados por vendas, marketing, suporte e TI, funcionários não podem trabalhar eficientemente. Robôs de software permitem que funcionários em toda a organização acessem todos os dados de que precisam para trabalhar melhor, mais rápido e de forma mais inteligente com apenas um clique.
• Criar processos consistentes em toda a organização. Silos formam-se facilmente quando várias equipes e departamentos têm suas próprias ferramentas e fluxos de trabalho. Tecnologia de mineração de processos permite descobrir ineficiências operacionais e criar processos consistentes em toda a organização — sem grandes interrupções para suas equipes.
• Liberar tempo dos funcionários para melhorar a colaboração. Funcionários sobrecarregados com tarefas repetitivas têm menos tempo e energia para focar em trabalho estratégico e colaborativo. Não é surpresa que um estudo encomendado conduzido pela Forrester Consulting em nome da UiPath descobriu que "66% [dos respondentes] disseram que RPA reestrutura trabalho existente, permitindo que funcionários tenham mais interações humanas".

Funcionários que têm as ferramentas e informações necessárias para se engajar melhor com seu trabalho (e uns com os outros) são funcionários que permanecem produtivos e fornecem aos clientes uma experiência de alto valor.

A automação capacita você a desenvolver esse tipo de força de trabalho e quebrar silos aumentando consistência, transparência e acessibilidade de dados.

Torne a gestão de equipes remotas mais fácil com automação

O trabalho remoto veio para ficar para muitas organizações empresariais (especialmente após verem os benefícios do trabalho remoto em seus resultados financeiros).

Sistemas legados, silos de comunicação e carga de TI criam obstáculos para empresas gerenciando equipes remotas. Ao implementar automação nestas áreas rapidamente, você pode contornar os efeitos negativos desses obstáculos e melhorar não apenas sua força de trabalho remota, mas também seus resultados financeiros.

A Plataforma UiPath torna simples automatizar processos, aumentar trabalho especializado e descobrir oportunidades para melhorar eficiência. Com a UiPath, empresas podem projetar e implementar soluções de automação rapidamente dentro de um framework escalável.

Saiba mais sobre como a Plataforma UiPath é aproveitada por empresas para pivotar para trabalho remoto no novo normal. Ou, se você está pronto para começar a usar automação para ajudar a gerenciar funcionários remotos, confira nosso pacote gratuito de assistentes robóticos prontos que realizam várias tarefas úteis para funcionários. Todos são rápidos e fáceis para funcionários começarem a usar.