Revelando o potencial de gerenciamento de valor agregado

O gerenciamento de valor agregado (EVM), que envolve a comparação de orçamentos planejados com o custo real e o trabalho realizado, tem sido uma técnica central de gerenciamento de projetos por mais de meio século. Combinando medidas de escopo, tempo e custo do projeto, ganhou destaque após o programa nuclear Polaris da Marinha dos EUA, que desencadeou uma grande melhoria na contabilidade de custos do projeto usada nos contratos do Departamento de Defesa dos EUA.

Filiais de serviço e empreiteiros militares agora usam um ou mais métodos altamente sofisticados para desenvolver um plano de projeto, atribuir métricas de valor ao trabalho programado e definir regras para quantificar o trabalho concluído e anexá-lo a eventos de liquidez ou pagamentos. Como o EVM é uma ferramenta eficaz para gerenciar projetos corporativos, algumas organizações implementaram um programa EVM para impulsionar a eficiência interna e a responsabilidade. Outros participantes de uma cadeia de suprimentos do DoD podem ser contratualmente obrigados a realizar relatórios de EVM.

Como os requisitos de relatório podem ser específicos para cada agência, ramo de serviço ou contrato, o software corporativo se torna essencial para ajudar as empresas a implementar práticas EVM adequadas às suas circunstâncias - mesmo se estiverem trabalhando para várias entidades governamentais.

Garantir a continuidade do gerenciamento do projeto

Os programas EVM variam de processos internos diretos para entrega de projetos dentro do prazo e do orçamento, até arranjos complexos de vários anos para engenharia de sistemas ou manutenção do ciclo de vida. Uma empresa deve considerar o quão críticos para os negócios são os elementos mais granulares de gerenciamento de projetos e contabilidade de custos. Nem todas as empresas exigem o mesmo nível de orçamento e previsão rigorosos ou coleta de custos e progresso.

O gerenciamento de projetos é uma ferramenta para ajudar as organizações a gerenciar suas operações. Se um cronograma detalhado de despesas não for necessário, o gerenciamento básico do projeto sem orçamento e previsão funcionará. Embora existam áreas cinzentas, existem alguns pontos de parada distintos ao longo deste continuum:

Soluções com foco em defesa. Algumas soluções de software corporativo são projetadas especificamente com os requisitos de EVM do contratante de defesa em mente, onde os usuários podem criar orçamentos controlados e previsões contínuas ou Estimativas para Concluir (ETCs). Os valores projetados podem ser baseados em materiais necessários para entregar itens finais a um cliente, horas de recursos planejadas e entradas manuais.

Os valores previstos podem ser planejados linearmente ao longo da duração do projeto, espalhados por qualquer número de curvas geométricas ou inseridos manualmente em períodos específicos. O software pode coletar custos precisos de esforços de apoio, como engenharia ou gerenciamento de projeto, e custos de produção de compras e manufatura em relação aos elementos específicos da estrutura analítica do trabalho (WBS). Além disso, cada elemento PEP pode recuperar o progresso à medida que o trabalho é concluído.

Configurado corretamente, o ERP do projeto pode automatizar as métricas do EVM com o mínimo de intervenção humana, fornecendo às organizações uma ideia de como estão se saindo em relação ao seu orçamento, sem nenhum esforço além de realizar funções normais no software, como compras e cobrança de tempo.

Software de gerenciamento de projetos. O software de gerenciamento de projeto independente tem seus prós e contras para EVM. Ele permite que as empresas meçam o desempenho de custos e cronograma e fornece ferramentas para analisar e apresentar dados de desempenho em relação ao orçamento e ao cronograma. A desvantagem, no entanto, é que esses dados residem em um silo separado do software de planejamento de recursos empresariais (ERP), que é o sistema corporativo de registro onde as transações de negócios ocorrem e são agrupadas em relatórios centrais para tomadores de decisão sênior.

Projeto ERP. O software ERP pode ter se desenvolvido na esfera da manufatura repetitiva, mas alguns produtos ERP mudaram para modelos de negócios mais centrados em projetos. O ERP de projeto atende às necessidades de ambientes como manufatura sob encomenda, pesquisa e desenvolvimento, projetos de infraestrutura de fábrica e construção ou desenvolvimento de novos produtos. É suportado por outras funcionalidades do ERP, como planejamento, cobrança e programação de custos. Essa solução integrada tem um nível maior de sofisticação e oferece mais benefícios do que um software de gerenciamento de projeto independente.

Os produtos de ERP de projeto permitem que você gerencie com eficácia um projeto durante seu ciclo de vida, desenvolva pacotes de trabalho flexíveis ou WBS, crie orçamentos (incluindo horas / custos / receitas planejados), colete diversos valores de custo / hora / receita, cronograma e atividades de controle e forneça suporte serviços como engenharia e administração, entre muitos outros recursos.

Mas o ERP do projeto tem limitações. Muitas dessas soluções irão calendarizar os custos uniformemente ao longo da duração do projeto, a menos que sejam especificamente configuradas para um desempenho diferente. Uma empresa não deve presumir que, só porque seu fornecedor de ERP oferece recursos de EVM, ela licenciou aquela parte do software ou que atende a todas as suas necessidades. Se for necessário um cronograma de despesas com calendário e ferramentas para calcular e planejar as peças a serem construídas nos momentos corretos, ele deve fazer perguntas difíceis para garantir que está recebendo esses benefícios.

Esteja ciente dos requisitos específicos

Mesmo entre os contratados do governo federal, muitas empresas podem não precisar desse nível de sofisticação, envolvendo um planejamento rigoroso em que despesas e receitas estão intimamente ligadas a meses específicos. Atualmente, é comum que as empresas usem software autônomo, como o Microsoft Project, para gerenciar as informações do projeto. Alguns não usam software de projeto específico e, em vez disso, rastreiam os resultados em planilhas. Esse método carece de sofisticação, mas essas empresas podem simplesmente gerenciar projetos de clientes ou atividades de gerenciamento de programas usando uma solução de ERP de projeto menos complexa.

As empresas com maiores requisitos podem precisar dos recursos de previsão de uma solução EVM ERP, que lhes permite agendar, orçamentar e fazer novas previsões. Isso forneceria controle de revisão além de uma visão clara do orçamento com calendário.

Evite deslizamentos de seleção comuns

Freqüentemente, erros ocorrem quando as equipes executivas definem seus requisitos de software EVM e quando avaliam e, por fim, implementam soluções. A primeira é que suposições erradas são feitas. As empresas costumam fazer suposições com base em como acham que o software deve funcionar. Por exemplo, eles presumem que estão recebendo uma programação de custos programada, quando talvez não. Mesmo que o software tenha a capacidade de calcular o custo e o cronograma para que as peças sejam construídas nos momentos certos, ele não garante que os custos projetados estarão nos períodos corretos ou nos valores corretos para esses períodos. As empresas precisam levar em consideração esse requisito em seu escopo. Só porque um módulo de gerenciamento de projetos planeja uma atividade, não presuma que ele orçará o custo no período desejado.

As empresas também devem garantir que entendam os fundamentos do EVM e como o software os aborda. Muitos têm opiniões específicas e exclusivas sobre os requisitos de EVM e é útil revisitar o material de origem que rege esses requisitos. É possível que o software possa atender aos requisitos de maneira eficaz de uma maneira diferente das práticas atuais. Esteja ciente disso ao avaliar as ofertas.

Em terceiro lugar, é importante considerar a receita do investimento como resultado da automação dos processos EVM. Um sistema EVM pode eliminar o trabalho sem valor agregado ao longo da duração de um projeto ERP. Depois que uma WBS é configurada no software, é simples copiar esse modelo e inserir demandas para novos projetos. Isso permite que você dê um passo para trás e deixe o resto da funcionalidade do ERP e do planejamento seguir seu caminho, coletando informações em projetos por meio de outros recursos do aplicativo. Essa abordagem direta para usar projetos de ERP tem o potencial de fornecer benefícios significativos sem investir em uma configuração mais complexa.

Conheça seus objetivos e expectativas

É que as empresas essenciais entendem quantos detalhes são necessários por trás do EVM, e pesam seus requisitos e necessidades atuais. Não há um único software que atenda a todos os objetivos da empresa, mas uma solução sofisticada pode chegar perto. O que as empresas devem considerar, entretanto, é quanto tempo, energia e investimento serão necessários para atender às suas expectativas.

Christopher Cummings é um analista de aplicativos da IFS para a América do Norte.