Sourcing estratégico:cinco etapas para proteger os melhores fornecedores

Embora tradicionalmente o objetivo do sourcing seja identificar e premiar um fornecedor que melhor atenda aos requisitos do negócio e seja o mais econômico, em 2020, o jogo mudou drasticamente. Como as empresas tiveram que enfrentar desafios sem precedentes da cadeia de abastecimento e demanda, elas tiveram que renovar rapidamente suas cadeias de abastecimento para atender às necessidades de hoje e dos próximos seis meses.

A necessidade de tornar o sourcing mais estratégico e responsivo às necessidades da organização nunca foi tão vital. Conforme as organizações reequipam suas cadeias de suprimentos para 2021, elas têm a oportunidade de revisitar seu sourcing para colocar em prática a estrutura e a organização para gerar os melhores resultados, seguindo estas cinco etapas principais para o sucesso do sourcing estratégico.

Avalie, colete dados e crie uma estratégia. A primeira etapa começa com uma avaliação disciplinada e organizada de suas necessidades de sourcing. Isso consiste nos seguintes processos:

• Solidificando relacionamentos com fornecedores . Certifique-se de ter os relacionamentos certos com os fornecedores com os quais trabalha, para que você esteja ciente e possa se preparar adequadamente para quaisquer grandes projetos futuros - como novos desenvolvimentos ou planos de crescimento.
• Análise de gastos . Conclua uma análise detalhada de quanto exatamente sua organização gasta em quê, onde é gasto e identifique as áreas onde os gastos precisam ser melhorados.
• Validação do projeto . Determine se você precisa obter um novo fornecedor para a categoria que pretende fornecer, ou se é algo que você pode renegociar.
• Coleta de dados . Reúna os requisitos e os dados iniciais de que você precisa, como:
  • Contratos existentes com fornecedores - incluindo termos e condições
  • Declaração de trabalho
  • Análise do mercado de abastecimento
  • Dados de gastos de sua análise de gastos
• Estratégia do projeto . Em seguida, produza sua estratégia de projeto detalhando o escopo e a escala do projeto pretendido, bem como os tipos de fornecedores a serem selecionados. Você também deseja incluir informações sobre como evitar riscos.

Determine o modelo de engajamento certo. Um elemento-chave do desenvolvimento de sua estratégia está na seleção de eventos de sourcing apropriados, como um eAuction ou um RFQ detalhado. Ambos oferecem vantagens, mas as várias considerações devem ser avaliadas com cuidado para determinar a abordagem certa para o seu negócio.

1. Iniciativas de gastos de baixa complexidade e alto valor . Para categorias que contêm itens de alto valor e são relativamente simples de negociar, um eAuction ou um RFX é apropriado. Você precisará avaliar:Vale a pena arriscar levar este evento de sourcing para uma configuração de eAuction? Você pode conseguir um preço melhor, mas corre o risco de alienar um fornecedor que poderia ser mais confiável, por um custo mais alto. Um exemplo poderia ser hardware de computador em massa para uma organização, como notebooks, pelos próximos 3-6 meses.
2. Iniciativas de alta complexidade e alto valor . Para processos de compra complexos, como a compra de nichos ou itens especializados, itens que são cruciais para o seu negócio, ou um projeto de longo prazo, como reformar um novo prédio, você deseja desenvolver um bom relacionamento com um fornecedor em potencial. Portanto, isso significa que você provavelmente gastará mais tempo construindo esse relacionamento com um número menor de fornecedores confiáveis, em combinação com uma RFI ou RFP on-line que pode ser acomodada por qualquer sistema de fornecimento de primeira linha.
3. Iniciativas de baixa complexidade e baixo valor . Você será capaz de obter ganhos rápidos para o seu negócio com esses tipos de fornecedores. Você pode fazer isso colocando alguns dos produtos ou serviços solicitados em massa para o eAuction. Qualquer coisa de baixo valor e simples de adquirir, como material de papelaria ou itens básicos usados ​​em seu negócio, pode ser enviado para o eAuction, onde os fornecedores irão licitar uns contra os outros em um ambiente controlado para ganhar o contrato.
4. Iniciativas de alta complexidade e baixo valor . É melhor usar um RFX para esses tipos de itens; com um processo de compra complicado, é demorado e ineficiente executar um eAuction. Por exemplo, você pode ter itens de pequeno valor, como uma pequena conexão para um produto que você produz, mas é vital que a conexão seja feita com a especificação certa e você possa garantir a entrega.

Em seguida, você precisará enviar solicitações de propostas (RFPs) para informar os fornecedores selecionados sobre o início de um processo de sourcing. Você provavelmente terá que lidar com várias consultas de fornecedores em potencial, então certifique-se de explicar exatamente o que deseja deles. Você então receberá respostas de fornecedores detalhando propostas para avaliação.

Faça uma lista de fornecedores para levá-los à próxima fase de negociações, onde você executará sua atividade de Sourcing. Certifique-se de ter o seguinte:

• Resumos de todas as respostas de RFP
• Lista detalhada de todos os fornecedores
• Cópias da avaliação de viabilidade do fornecedor
• Planos detalhados de negociação

Pesquise e premie seu fornecedor. Ao pesquisar fornecedores para prêmios em potencial, certifique-se de avaliar o seguinte:

• Habilidades de comunicação . Como tem sido a comunicação com seu fornecedor até agora? Eles estão dispostos e são capazes de responder às suas perguntas? Isso é feito por telefone, e-mail ou por meio de um portal da web? Se você estiver tendo dificuldade em entrar em contato com o fornecedor durante o processo de licitação, pode ser um mau sinal.
• Operações do fornecedor . Verifique se o fornecedor escolhido pode atender às suas necessidades a curto prazo e além. Recomendamos começar com estes pontos:
• Finanças . O fornecedor escolhido é financeiramente estável / lucrativo? Quanta dívida eles carregam? Se a situação financeira deles não parecer boa, talvez considere oferecer um contrato de curto prazo como um teste.
• Infraestrutura . Interrogue seu fornecedor para identificar a forma como sua organização está configurada e se eles têm os sistemas em funcionamento para suportar os volumes de bens / serviços de que você pode precisar. Visite suas instalações, se apropriado, para testemunhar suas operações em primeira mão.
• Cadeia de suprimentos . A cadeia de suprimentos deles é robusta para sustentá-los se as circunstâncias mudarem para pior? Se você precisasse aumentar o volume de um item, a cadeia de suprimentos de seus fornecedores seria capaz de acomodar isso? Investigue se eles são capazes de acomodar os requisitos de curto prazo, como condições climáticas fora de época ou circunstâncias atenuantes.
• Ética . Peça aos fornecedores uma cópia da declaração de Responsabilidade Social Corporativa ou Diretrizes de Ética aplicáveis ​​para garantir que estejam de acordo com seus requisitos de negócios.
• Clientes . O seu fornecedor tem um grande relacionamento com outro cliente? Em caso afirmativo, isso pode ajudá-lo a entender se eles confiam demais em um cliente, o que pode interromper o nível de serviço que você recebe.
• Planos para desastres . Você estará integrando fornecedores em sua cadeia de abastecimento e precisa garantir que eles possam continuar a entregar se o pior acontecer. Se eles não compartilham esses planos, questione o porquê e reconsidere sua viabilidade.
• Competência . Avalie as capacidades do fornecedor em relação aos seus requisitos. Converse com gerentes de conta ou outras pessoas do fornecedor em questão. Faça perguntas investigativas sobre suas capacidades de entrega em circunstâncias extraordinárias, como em condições climáticas extremas ou escassez de matéria-prima. Por fim, fale com os clientes - você pode descobrir algo que seu fornecedor não está compartilhando.
• Custo . Isso é para garantir transparência no cálculo de custos. Pergunte ao seu fornecedor:
  • Qual é o custo total do produto / serviço?
  • Esse custo inclui itens como manutenção, atualizações de serviço, pedidos excepcionais (se aplicável)?
  • Os custos de entrega estão incluídos?
  • Que tipo de margem eles estão criando?

Depois de revisar todos os itens acima, se um vencedor claro não for aparente, você pode considerar a reabertura do processo de RFP para uma pequena seleção de fornecedores para encorajá-los a melhorar suas ofertas. Se você realizou um evento de sourcing RFX e é apropriado, você pode considerar a execução de um eAuction contra os poucos fornecedores finais, para obter um negócio melhor.

Depois de selecionado, você deve notificar o fornecedor e as partes interessadas internas por meio de um "Documento de Compromisso Go", informando o seguinte:

• Propostas de prêmios
• Estimativas de benefícios financeiros
• Planos de implementação
• Planos de transição
• critérios e metas de KPI
• Avaliação e mitigação de riscos (ou seja, medidas de conformidade)
• Considerações do contrato (ou seja, desenvolvimento de SLA / termos de pagamento / melhoria ano a ano)
• Comunicação com a alta administração
• Plano de comunicação para as principais partes interessadas

Implementação do contrato. Você precisará trabalhar com seu novo fornecedor para elaborar um plano de comunicação para implementar os novos produtos que você selecionou para o seu negócio. Os riscos potenciais do relacionamento devem ser identificados e então mitigados com medidas de conformidade suficientes. Esses arranjos são então formalizados por meio de um contrato assinado. No passado, esse era um processo extremamente demorado que envolvia a preparação de resmas de papelada, mas hoje a tecnologia pode gerar automaticamente contratos com base em informações pré-preparadas conectadas ao sistema de antemão e da RFP enviada anteriormente para garantir a precisão das informações do fornecedor.

Os indicadores-chave de desempenho e os objetivos devem ser definidos e monitorados para responsabilizar os fornecedores. Finalmente, você está pronto para transferir a propriedade do fornecedor para as pessoas certas em sua organização, com pontos de verificação acordados para entrega de nível de serviço e desempenho em relação aos níveis de serviço e KPIs acordados.

Configuração e monitoramento da fatura. Assim que o fornecedor estiver integrado, um processo de faturamento deve ser configurado. Qualquer novo acordo com o fornecedor cria a oportunidade de defender a automação de faturas, especialmente se o novo contrato gerar altos volumes de faturas.

O monitoramento contínuo e o rastreamento do desempenho do fornecedor devem incluir:

• Recebimento de entregas de mercadorias em tempo hábil
• Produtos de alta qualidade
• Excelente atendimento ao cliente
• A fatura correta para a quantia certa e os produtos certos
• Com que rapidez o fornecedor se comunica com você
• Disponibilidade de estoque

Finalmente, você deve rastrear o valor da economia que você fez com o novo fornecedor para relatar para a empresa como um todo como essas medidas de redução de custos possibilitadas pela aquisição beneficiaram os resultados financeiros.

Comprar para uma empresa é um processo complexo, mesmo nos melhores momentos. Garantir que um processo sólido esteja firmemente implantado permitirá que sua organização navegue com destreza pelas mudanças de mercado, escassez de suprimentos e necessidades em evolução de forma contínua.

Shannon Kreps é vice-presidente de marketing de produto da Medius, um fornecedor global de software de origem para pagamento baseado em nuvem.