Dominando a Gestão do Ciclo de Vida de Contratos: 5 Passos Comprovados para uma Implementação Perfeita

O interesse em software de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) está crescendo após as disrupções sem precedentes do ano passado, que expuseram o quão crítico o acesso em tempo real a dados de contratos deve responder efetivamente a riscos e oportunidades emergentes.

Segundo uma pesquisa recente da Forrester, "CLM passou universalmente de um nice-to-have para um critical-to-have em um mundo pós-COVID". Isso não é surpreendente, considerando estimativas da World Commerce & Contracting de que gestão ineficiente de contratos custa às empresas mais de 9% da receita anual total.

Contratos são a base de todo relacionamento comercial. Um sistema eficaz de gestão de contratos pode ajudar empresas a reduzir custos e acelerar o tempo de colocação no mercado, tudo enquanto garante conformidade e minimiza risco. No entanto, como com toda tecnologia, existem decisões-chave que determinarão o valor que uma organização obtém ao implantar um sistema CLM.

A seguir, cinco passos que uma empresa deve tomar para garantir uma implementação CLM bem-sucedida.

Estabeleça a Base

Costuma-se dizer que "uma falha em planejar é um plano para falhar". Qualquer implantação de tecnologia bem-sucedida começa com planejamento cuidadoso e uma compreensão clara do impacto que a nova solução terá no negócio. Como contratos representam múltiplas partes interessadas em geografias diferentes, de aquisições e vendas a jurídico e TI, uma organização precisa ser cuidadosa sobre quem está incluído no processo de seleção, implementação e escala do CLM. Cada divisão dentro da organização tem uma perspectiva diferente sobre CLM. Quanto mais adesão uma organização tem inicialmente no processo, mais provável é que invista na escolha certa e mais fácil será escalar futuras capacidades de gestão de contratos à medida que a empresa cresce e as necessidades de negócios evoluem.

Empresas também precisam entender processos de contratos atuais para antecipar como um sistema CLM impactará fluxos de trabalho antes de investir nele. Avaliar contratação em toda a organização ajudará a descobrir fluxos de trabalho de contratação ineficientes que um sistema CLM pode resolver rapidamente. Por outro lado, também revela áreas onde processos de contratação são altamente complexos ou de baixo volume. É aconselhável esperar até que a solução seja escalada para abordar essas áreas.

Organizações podem então começar a definir como o sucesso se parece e estabelecer metas para melhorias que as partes interessadas desejam ver. Benchmarking de indicadores-chave de desempenho (KPIs) como tempo de resposta de contratos, e relatar melhorias em áreas-chave de gestão de contratos, ajuda a construir confiança no sistema. Além disso, criar portões de etapa realistas com marcos discretos para a jornada CLM ajuda a manter equipes de implementação no caminho certo, e garante que todas as partes estejam alinhadas com o progresso.

Selecione a Tecnologia Certa

Como em qualquer compra de tecnologia, as organizações devem considerar um sistema CLM um investimento. Isso significa que deve oferecer capacidades que atendam às necessidades imediatas de uma empresa, enquanto também inclui tecnologias avançadas como inteligência artificial e blockchain para garantir que o sistema possa atender aos requisitos de crescimento e futuros da empresa.

Mas é mais do que apenas a tecnologia em si; as organizações devem procurar um provedor CLM que possa servir como um conselheiro e parceiro de confiança. Mesmo o melhor software serve a pouco valor se for muito difícil de usar, ou não entregar os resultados necessários para garantir a confiança das partes interessadas. Escolher um parceiro CLM experiente com um histórico comprovado de implementações rápidas e bem-sucedidas pode ajudar as empresas a alcançar um retorno rápido sobre o investimento.

Contratação é a última fronteira que as organizações estão enfrentando em sua jornada de transformação digital. Como tal, é vital que as empresas avaliem e procurem um provedor CLM que continue a investir em sua oferta, e que essas tecnologias se integrem perfeitamente com sistemas empresariais existentes em toda a organização para otimizar operações e acelerar negócios.

Invista em Treinamento

Não importa o quão avançada seja uma ferramenta de tecnologia, ou quão revolucionário será seu impacto no negócio, se ninguém a usa. Isso deve permanecer em primeiro plano quando as empresas começarem a lançar um novo sistema CLM. Felizmente, existem numerosas opções para treinar equipe de forma eficaz e eficiente.

Primeiro e acima de tudo está o provedor CLM. Especialistas na funcionalidade de seus produtos estão mais bem equipados para oferecer aos usuários o treinamento presencial necessário e guias de usuário que garantirão adoção suave. Procure um parceiro de tecnologia que ofereça programas "treine-o-treinador" que ajudem a preparar funcionários selecionados em áreas de função central com conhecimento profundo do produto. Estes "super usuários" podem ajudar colegas a obter o máximo da tecnologia. Além disso, se estiver usando um parceiro de serviço para implementação, confie em seus treinadores certificados para ajudar a colocar a equipe em funcionamento.

Além disso, ferramentas de adoção digital que fornecem orientação contextualizada e personalizada no aplicativo estão ganhando popularidade com empresas que buscam acelerar o treinamento e melhorar o onboarding e produtividade do usuário final. Funcionários podem aprender o software enquanto completam tarefas diárias únicas para seus vários papéis em toda a organização.

Implemente uma Estratégia de Dois Pontos

O tempo é tudo quando se trata de implantar tecnologia em toda a organização. Garanta que não haja outras implementações de tecnologia acontecendo em outros lugares na organização que possam distrair funcionários de aprender o sistema CLM, que também pode incluir novos fluxos de trabalho.

Portanto, começar um lançamento de funções de contratação simples em todo o negócio permite que funcionários se familiarizem com o novo sistema sem serem sobrecarregados por recursos e funções complexas logo de cara. Esta implementação simplificada ajudará a construir confiança e adesão entre partes interessadas e funcionários.

Simultaneamente, para aqueles "super usuários" selecionados identificados anteriormente no processo de implementação, compartilhe as capacidades completas, pois isso ajuda a criar uma equipe central de campeões CLM que podem evangelizar o sistema para outros. Eles também servem como especialistas internos do sistema que podem ajudar a garantir adoção e identificar oportunidades de melhoria.

Relate Seu Sucesso

Uma vez que a implementação foi lançada, é vital olhar como a organização está performando contra suas metas. Seja uma empresa que escolha começar com um projeto onde pode garantir uma vitória rápida, ou decida enfrentar um problema que era problemático em toda a organização, demonstrar progresso incremental ajudará a gerar momentum para o sistema CLM.

Por exemplo, uma empresa multinacional de serviços de TI implementou CLM para ajudar a melhorar a forma como compromissos de contratação são capturados e monitorados para otimizar a linha de base. A empresa melhorou a conformidade de contratos simplificando e automatizando a gestão de compromissos de acordos de nível de serviço e declaração de trabalho. Como resultado, a empresa reduziu seu tempo de ciclo de contrato anterior de duas semanas em 50% a 60%, permitindo acelerar o tempo de colocação no mercado.

Qualquer que seja a meta, as organizações devem trabalhar com seu provedor CLM para não apenas fazer benchmark dos KPIs iniciais identificados no processo de planejamento, mas também criar relatórios de 30, 60 e 90 dias para documentar como esses KPIs mudaram desde que o sistema foi implantado. À medida que esses benchmarks evoluem, é imperativo continuar a mostrar o sucesso da implementação, para que as partes interessadas continuem a ver o valor do investimento.

Para empresas considerando um sistema CLM como parte de sua jornada de transformação digital, o momento é agora. A Gartner estima que negociações de contratos se tornarão 30% mais rápidas até 2023 devido a avanços em tecnologia de gestão de contratos.

Embora implantar nova tecnologia possa ser assustador, o valor que uma organização realiza depende de cinco coisas-chave:

• Planejamento cuidadoso para garantir que todas as partes interessadas estejam envolvidas e o sucesso seja mensurável,
• Escolher o parceiro de tecnologia certo,
• Investir em treinamento e cultivar campeões internos,
• Uma abordagem de dois pontos para implementação, e
• Uma maneira clara de relatar performance contra KPIs.

É importante lembrar de ser realista sobre tempo e expectativas ao implementar um sistema CLM. Se uma empresa seguir esses passos centrais, será capaz de demonstrar valor inicial para o projeto e garantir adesão de partes interessadas-chave que pagarão dividendos por anos vindouros.

Bernadette Bulacan é vice-presidente e evangelista líder na Icertis.