Work-From-Home alterou as aquisições de TI para o bem

A pandemia COVID-19 traz uma ordem de trabalho remota para cumprir os requisitos de distanciamento social. As mudanças provocadas pela pandemia vieram para ficar e se manifestarão em um novo normal no mundo pós-pandêmico.

A função de compras esteve no centro das atenções durante esta crise. As empresas olham para suas equipes de compras para criar resiliência em suas cadeias de suprimentos e melhorar a colaboração com funcionários e outras partes interessadas.

As indústrias de TI foram afetadas significativamente durante a pandemia. Os custos de gastos das indústrias de TI cresceram a uma taxa composta de crescimento anual de cerca de 4,323% em 2020, conforme a força de trabalho global mudou para a ordem de trabalho remota durante a noite.

A função de compras nas indústrias de TI é predominantemente indireta e é responsável pela aquisição de suprimentos necessários para as operações do dia-a-dia.

O papel da função de compras nas indústrias de TI foi ainda mais aprimorado devido à ordem de trabalho remota comprada pela pandemia. Uma vez responsável por garantir que todos os escritórios estejam bem equipados para realizar as operações diárias, a equipe de compras é responsável por apoiar os clientes internos da organização e permitir que trabalhem em casa.

Mudanças de longo prazo

Já se passou mais de um ano desde que as empresas de TI mudaram completamente para o modelo de trabalho remoto. Desde então, as equipes de compras dessas empresas superaram muitos dos impactos negativos que o trabalho remoto teve nas compras. Os efeitos de curto prazo incluem a extensão do processo de aquisição e atrasos no processamento de cada pedido de compra e solicitação de compra.

No entanto, as mudanças de longo prazo que as empresas de TI adotaram para lidar com as complexidades causadas pelo trabalho remoto vieram para ficar, algumas das quais são:

Mudança de categoria. A ordem de trabalho remota causou uma mudança significativa de categoria para a equipe de compras, desde a compra de suprimentos de escritório até o recebimento de solicitações de funcionários remotamente.

As práticas de aquisição tradicionais não estão equipadas para lidar com este desafio complexo de fornecer remotamente os suprimentos necessários aos funcionários. Por exemplo, no mundo pré-pandêmico, se um funcionário relatar um defeito em seu laptop para o departamento de TI, o departamento de TI encaminha um pedido de demanda ao departamento de compras para os suprimentos necessários para consertar o laptop, a equipe de compras verifica a disponibilidade no estoque e emite um pedido de compra para o ponto de contato dos fornecedores.

O computador é consertado em dois dias ou menos. Após a ordem de serviço remota, o mesmo problema com o laptop se torna um problema complexo.

Por exemplo, após o pedido de trabalho em casa, a equipe de aquisição da Microsoft teve que reimaginar a função de aquisição indireta que era feita manualmente para lidar com o aumento significativo no volume de solicitações de funcionários de 168.000 pessoas.

Para resolver esse problema, a Microsoft usa uma função de aquisição automatizada para configurar escritórios domésticos para seus funcionários, lidando com 70% de todas as solicitações de funcionários em 20 países diferentes.

Repriorização de gastos. Globalmente, as empresas estão sofrendo de demanda reduzida, mesmo após o pico da pandemia, por causa de suas prioridades de investimento. Suas implicações incluirão menos liquidez para empresas que podem exigir a solução ideal por meio de práticas eficazes de gestão de fluxo de caixa.

As equipes de aquisição devem reimaginar suas funções de aquisição para permitir a repriorização de gastos, investindo em tecnologias como recursos de documentos e assinaturas digitais. Eles estão enfrentando um aumento nos desafios, especificamente em preservar o fluxo de caixa, lidar com as mudanças nas funções da cadeia de suprimentos e previsão de demanda imprevisível.

Mesmo depois que a pandemia diminuir, a demanda provavelmente permanecerá reprimida e as empresas podem ter que enfrentar a falta de liquidez. Portanto, a priorização responsável dos investimentos na digitalização das funções de aquisição, como o tratamento de faturas, permite a facilitação em situações como uma pandemia.

O objetivo principal das equipes de compras de empresas de TI nos próximos meses será aumentar a produtividade dos funcionários com automação e tecnologia aumentadas. A equipe de compras deve otimizar o capital de giro e a liquidez, ao mesmo tempo que adota o orçamento baseado em zero.

Automação. A ordem de trabalho remota da pandemia acelerou a adoção de soluções de compras automatizadas que já estavam sendo consideradas pelos líderes de compras. A digitalização é um facilitador essencial da comunicação e colaboração entre as diferentes funções de uma organização, à medida que o trabalho em casa se torna o novo normal.

O processamento manual de centenas de solicitações de suprimentos de funcionários é praticamente impossível com a ordem de trabalho remota. Uma solução de aquisição automatizada pode melhorar a visibilidade dos dados e permitir maior agilidade na organização e em todas as redes de fornecimento estendidas.

Departamentos de compras de alto desempenho são provavelmente os primeiros a adotar a automação de compras. De acordo com a Deloitte, os CPOs de melhor desempenho têm 18 vezes mais probabilidade de usar soluções de aquisição em nuvem e 10 vezes mais probabilidade de ter adotado soluções de automação de processos robóticos (RPA).

As equipes de aquisição podem usar soluções de aquisição em nuvem para construir uma solução ponta a ponta que receberia a solicitação do funcionário, combinaria com o estoque de itens disponíveis e geraria e aprovaria automaticamente um pedido de compra.

A automação de aquisições também pode ser usada para desenvolver um sistema de suporte que ajudaria os funcionários e fornecedores que trabalham remotamente para melhorar a satisfação dos funcionários, o que desempenhará um papel crítico no aumento da produtividade durante a ordem de trabalho remota. Além disso, as nuvens de automação ajudam os gerentes a gerenciar fornecedores de maneira conveniente e eliminar fraudes.

Mudanças no processo

À medida que a ordem de trabalho remota se torna o novo normal, os riscos de segurança cibernética aumentaram significativamente para as empresas de TI.

As empresas devem determinar as funções críticas que devem permanecer no local. A política e os processos de aquisição devem ser reinventados para oferecer suporte às novas estruturas operacionais das empresas de TI. As equipes de aquisição devem aproveitar as ferramentas de automação para fazer as mudanças necessárias no processo, de modo que facilitem o trabalho no local e possibilitem que outros funcionários trabalhem em suas casas.

As políticas de compras devem ser reestruturadas para serem mais centradas no ser humano, já que o compromisso com o bem-estar coletivo pode ajudar a construir resiliência na cadeia de suprimentos da empresa e, assim, ajudar os funcionários a trabalhar remotamente, para garantir a continuidade dos negócios de maneira geral.

A função de aquisição automatizada, anteriormente usada para equipar os escritórios domésticos dos funcionários, agora também pode ser usada para mobilizar estruturas de suporte para os funcionários e garantir a resiliência do ecossistema, fornecendo aos fornecedores acesso à mesma estrutura de suporte.

Mohammed Kafil é consultor de compras da Kissflow Procurement Cloud.