Dominando Instruções de Trabalho: 5 Práticas Comprovadas para Orientações Claras e Eficazes

Toda organização depende de documentação eficiente e de qualidade para trabalhar, avançar e alcançar a melhoria contínua. Na indústria, documentos essenciais são de diversas naturezas, e entre eles as instruções de trabalho são verdadeiros repositórios para todos os atores da empresa: trabalhadores, novos funcionários, supervisores, gestão e tomadores de decisão.

Mas como garantir que as instruções que criamos sejam eficientes e usadas? Como escrevê-las? Aqui estão 5 melhores práticas para alcançar instruções de trabalho eficazes…

1. Mantenha a simplicidade!

Simplicidade e eficiência costumam andar juntas no mundo industrial. Em suma, implica aliviar o documento de qualquer informação supérflua, de qualquer dado que sobrecarregue o suporte e risque induzir o usuário à confusão ou erro.

Também requer uma estrutura minimalista padronizada no processo de criação, incluindo apenas os elementos das instruções de trabalho e a integração de referências necessárias.

2. Escreva documentos claros e precisos

Clareza e precisão. São as duas palavras-chave para melhorar e otimizar eficiência, tempo e reduzir possibilidade de erros. Você deve descrever as operações e o procedimento de trabalho por meio de visuais claros e precisos para eliminar quaisquer interpretações que o leitor possa ter, guiando-o verdadeiramente na realização de sua missão em seu posto.

Isso também permite esclarecer e simplificar as ligações entre postos em todos os aspectos: postos concernidos, tempo esperado em cada posto, ordem de intervenção, condições de ligação, meios de transferência. Em suma, clareza e precisão facilitam o procedimento de trabalho.

3. Elimine o papel!

Contar com suportes confiáveis, práticos e fáceis de atualizar é vital para os membros da empresa. O objetivo é reduzir ou eliminar erros, mau funcionamento e defeitos, especialmente por documentos deixados em versões antigas sem revisão. Fica claro: o formato papel clássico não satisfaz mais esse tipo de requisito. Mídias digitais são favorecidas há anos, por vários motivos: centralização da informação com acesso mais fácil, especialmente em telas móveis (tablets, smartphones…) e, principalmente, por questão de segurança.

Adotar a desmaterialização / papel atualizado para a criação de instruções de trabalho atende aos mesmos requisitos regulatórios e à mesma lógica de digitalização dos ambientes de trabalho, que caracteriza a Indústria 4.0.

4. Tornar as instruções de trabalho um dos pilares do sistema de qualidade da empresa

O SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) definido pela norma ISO 9001 foca no desenvolvimento, manutenção e tipos de manutenção para documentação de qualidade eficaz. As instruções de trabalho são componentes essenciais da documentação de qualidade. A norma citada simboliza isso na forma de uma pirâmide documental, no topo da qual está o manual da qualidade. Por isso, as instruções de trabalho tornam-se pilares da capacidade da organização de atingir seus objetivos qualitativos mensuráveis e garantir eficiências.

5. Coloque-se no lugar do usuário

Ao criar uma instrução de trabalho, parece óbvio pensar na pessoa que a visualizará e implantará. Somente colocando-se no lugar do usuário, mas também envolvendo-o no desenvolvimento e levando em conta suas observações de campo, é possível escrever um documento configurável sobre o assunto o mais próximo possível da realidade.

6. (Bônus) Use um software de instruções de trabalho digitais

Uma forma adequada de escrever instruções de trabalho eficazes é usar um software dedicado. O Picomto é um software de instruções de trabalho digitais que permite criar instruções visuais e interativas. Não hesite em contatar nosso especialista para saber mais sobre nossa solução.