Por que o Software CMMS é Essencial para o Sucesso de Pequenas Empresas

Software CMMS para Pequenas Empresas

Segundo o Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA), em 2016 havia 28,8 milhões de pequenas empresas representando 99,7% de todas as empresas dos EUA. Essas empresas empregavam 56,8 milhões de pessoas, representando 48% de todos os funcionários dos EUA em um amplo espectro de setores industriais, de serviços e corporativos (Perfil de Pequenas Empresas dos EUA, 2016). Pequenas empresas formam uma parte vital do cenário econômico e, segundo essas estatísticas, definitivamente são uma força econômica a ser considerada.

Então, o que constitui uma pequena empresa e quais desafios elas enfrentam? Para começar, pequenas empresas variam em tamanho, estrutura e vendas. A Administração de Pequenas Empresas dos EUA define padrões para pequenas empresas, mas, em geral, a agência atribui $35,5 milhões em vendas e 1500 funcionários como limites para inclusão nesta categoria. Como exemplos, pequenas empresas cobrem a gama de operações, incluindo negócios de operador único e operações de "pai e mãe" em uma ponta, até Startups, ONGs e até operações de médio e grande porte na outra ponta. Junto com a diversidade em tamanho e escopo dentro do setor de pequenas empresas, vêm vários desafios; muitos dos quais são semelhantes aos enfrentados por grandes entidades empresariais. Estes incluem aumento da competição no mercado, demandas econômicas e mudanças na tecnologia. Para pequenas empresas com ativos múltiplos e complexos, requisitos de inspeção, preocupações de segurança e múltiplos sites, ter uma abordagem de gestão de manutenção que acompanhe essas demandas é imperativo. Por essas razões, pequenas empresas se juntaram às suas contrapartes de grandes empresas na busca por formas de melhorar sua estratégia de manutenção.

Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) como Solução para Gestão de Manutenção

Até recentemente, empresas de todos os tamanhos dependiam principalmente de abordagens de "lápis e papel" ou planilha para gestão de manutenção. Embora úteis em seu tempo, um número crescente de proprietários de empresas agora descobre que essas abordagens ficaram aquém de seus objetivos de manutenção, particularmente quando se trata dos custos adicionais associados a tempo, recursos e alocação de equipe. Com o objetivo de funcionar melhor, mais rápido, mais inteligente e mais enxuto, as empresas são motivadas a encontrar formas de melhorar a eficiência operacional reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, por fim, alcançando um maior retorno sobre investimento (ROI). Com essas limitações e metas em primeiro plano, proprietários de empresas estão cada vez mais recorrendo ao Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) como sua solução de gestão de manutenção.

Para aqueles considerando sistemas de gestão de manutenção automatizados como alternativa a manuais, é importante notar que CMMS tornaram-se a solução preferida de gestão de manutenção para empresas representando uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos. Esses softwares de gestão de manutenção sofisticados e robustos utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Eles têm a capacidade de monitorar níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e, o mais importante, podem determinar instantaneamente quais ativos da empresa requerem manutenção preventiva de rotina. CMMS oferecem aos proprietários de pequenas empresas um software de gestão de instalações eficiente que, ao longo do tempo, oferece benefícios como maior eficiência organizacional, maior vida útil dos equipamentos, melhor gestão de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros.

Benefícios do CMMS para Pequenas Empresas

Um benefício-chave de sistemas de gestão de manutenção é sua personalização. Isso significa que os softwares de manutenção CMMS podem atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, com diferentes números de ativos, usuários, sites e requisitos de manutenção preventiva. Sistemas automatizados também têm a capacidade de se ajustar às necessidades cambiantes das organizações à medida que crescem e se reformulam. Utilizar um software de manutenção CMMS significa que o sistema se adapta à organização e não a organização se adaptando ao sistema. A seguir, uma lista de outros recursos adequados para pequenas empresas:

Software Baseado em Nuvem — Muitos softwares CMMS oferecem implantação baseada em nuvem, o que significa que são acessados através do servidor do fornecedor, com toda manutenção e upgrades fornecidos remotamente. Não há necessidade de suporte de sistema interno ou software de segurança adicional. Sistemas baseados em nuvem tiram o trabalho, preocupação e custos adicionais de manutenção e upgrades.

Capacidades de Acesso de Usuário — CMMS tornam possível atribuir diferentes níveis de acesso ao sistema para usuários baseados em segurança, descrições de função ou outras considerações. Enquanto gestores de manutenção podem ter acesso abrangente ao sistema, técnicos de manutenção podem ter acesso limitado a áreas específicas do sistema.

Acesso Móvel e Portabilidade — Um dos recursos mais atraentes do software de manutenção CMMS é o acesso via dispositivos móveis, que permite que técnicos de manutenção criem ordens de serviço, verifiquem níveis de estoque, peçam peças ou gerem relatórios, etc., enquanto estão em campo. Poder acessar um painel CMMS de qualquer dispositivo com conexão à Internet é uma enorme economia de tempo, pois reduz atrasos de tempo desnecessários quando se tem que depender de computadores baseados em escritório para completar essas tarefas.

Capacidades de Captura de Imagem — Ter acessibilidade via dispositivos móveis também possibilita que a equipe de manutenção capture imagens via leitura de código de barras e fotos. Esses recursos integrados do CMMS são capazes de identificar com precisão equipamentos precisando de reparo e capturar uma imagem escaneada do código de barras de uma peça precisando de substituição. Ambos os recursos reduzem atrasos frequentemente custosos associados a erros cometidos em relação a um equipamento sendo atendido ou uma peça sendo pedida.

Acesso a Desenhos Arquitetônicos — Também conhecidos como plantas, desenhos arquitetônicos são uma representação de um projeto arquitetônico como vistas de planta e/ou elevação de um edifício ou estrutura. Muitos CMMS tornam possível acessá-los a partir do painel do sistema, fornecendo outra forma de identificar a localização exata de equipamentos, bem como quaisquer colocações elétricas e hidráulicas que possam impactar seu funcionamento.

Suporte CMMS — Softwares de manutenção CMMS são apenas tão bons quanto sua implementação e uso. Durante a fase de implementação de um sistema automatizado, todos os dados críticos sobre inventário, ativos e usuários são inseridos junto com configuração de cronogramas de manutenção preventiva. Fornecedores de CMMS oferecem aos clientes escolha de auditorias presenciais ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação. Além desses suportes, muitas empresas de CMMS incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos de onboarding e contínuos para auxiliar usuários no uso do sistema ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, chat e gravações de webinar, bem como suporte telefônico.

Conclusão

Pequenas empresas são uma parte vital da economia. Como tal, são desafiadas a encontrar as formas mais eficazes de alcançar eficiências operacionais e de manutenção. CMMS são projetados para atender às diversas necessidades de todas as empresas agora e à medida que continuam a crescer e evoluir no futuro.