O guia definitivo para gerenciamento de manutenção

Muitos gerentes de instalações buscaram novas práticas de gerenciamento de manutenção nos últimos anos em um esforço para reduzir os custos operacionais. As estimativas da indústria mostram que os custos de manutenção podem representar 15-40% dos custos totais de produção. Isso faz sentido, uma vez que o equipamento é frequentemente operado continuamente ou por intervalos extremamente longos para maximizar a produtividade. As empresas que não conseguem maximizar a vida útil do equipamento podem achar um desafio executar uma operação lucrativa.

Neste guia, exploraremos o tópico de gerenciamento de manutenção em detalhes. Como uma função cada vez mais importante, a manutenção é uma prioridade de negócios de longo alcance com um número significativo de considerações. Este post se concentrará no que é gerenciamento de manutenção, por que é importante e como uma empresa pode desenvolver funções, responsabilidades e práticas para otimizar o desempenho dos ativos.

Você vai aprender:

• O que é gerenciamento de manutenção?
• Por que o gerenciamento de manutenção é importante?
• O papel do gerenciamento de manutenção
• Tipos de gerenciamento de manutenção
• Qualidades de um bom gerente de manutenção
• Recursos adicionais de gerenciamento de manutenção

O que é gerenciamento de manutenção?

O gerenciamento de manutenção é uma disciplina que adiciona estrutura a todas as atividades envolvidas no planejamento, programação, conclusão e acompanhamento do trabalho de manutenção. O escopo do gerenciamento de manutenção vai muito além de simplesmente trabalhar com equipamentos e requer a criação de um conjunto abrangente de processos e controles. Para rastrear adequadamente as ordens de serviço de manutenção e atividades relacionadas, é necessário implementar uma combinação de ferramentas de hardware e software.

O uso de códigos de barras de ativos combinados com scanners pode melhorar drasticamente a eficiência de um armazém, instalação ou ambiente de escritório. Para otimizar sua abordagem geral, muitas empresas investem em um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) para centralizar toda a sua operação. Um tipo semelhante de software, conhecido como plataformas Enterprise Asset Management (EAM), geralmente possui alguns recursos semelhantes que podem ser usados ​​para rastrear atividades de manutenção.

Por que o gerenciamento de manutenção é importante?

Quando implementado corretamente, um programa de gerenciamento de manutenção pode trazer diversos benefícios para uma operação. Dado que muitos locais de negócios incluem centenas ou mesmo milhares de ativos, é crucial que qualquer sistema de gerenciamento de manutenção permaneça organizado e atualizado. A seguir estão apenas algumas das muitas maneiras pelas quais o gerenciamento de manutenção agrega valor.

• Eficiência ideal . Demonstrar controle sobre a manutenção do equipamento torna mais fácil adotar uma abordagem proativa para seu trabalho de manutenção, em vez de se concentrar apenas em reparos e emergências. O gerenciamento de manutenção fornece a uma equipe visibilidade completa de toda a operação a partir de uma plataforma de software centralizada. Isso não apenas economiza tempo, mas facilita muito a identificação rápida de problemas e a realização das melhorias necessárias.
• Tempo de inatividade reduzido . Assim como o gerenciamento de ativos, o gerenciamento de manutenção também deve considerar todo o ciclo de vida do produto de um ativo. Compreender como a idade de um ativo ou componente pode afetar o desempenho facilita a tomada de decisões informadas sobre atualizações do sistema. Além disso, usar uma combinação de diferentes técnicas de manutenção também pode melhorar o tempo de atividade do equipamento, identificando uma configuração ideal para cada ferramenta.
• Custos Controlados . Reparos inesperados podem custar um tempo significativo e resultar em atrasos na produção e outras interrupções. Gerenciar as atividades de manutenção de forma organizada facilita o controle de custos, incluindo horas extras, peças de reposição e mão de obra. O planejamento aprimorado também pode ser usado para otimizar os níveis de estoque de estoque e maximizar o espaço de armazenamento.
• Segurança aprimorada . Além das diretrizes para práticas de trabalho aceitáveis ​​estabelecidas pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional dos EUA, a maioria das empresas também deve estar atenta a vários outros regulamentos estaduais e federais. O gerenciamento de manutenção ajuda centralizando as informações de garantia e serviço que podem ser necessárias durante auditorias e outras revisões regulatórias. Equipamentos com manutenção adequada também ajudam a garantir a segurança do operador.
• Melhor tomada de decisão . Deixar de tomar decisões adequadas em relação à manutenção e conservação do equipamento pode levar a falhas e incidentes de segurança. Equipamentos industriais de tamanho considerável e sistemas complexos podem apresentar um desafio especial quando se trata de planejamento do ciclo de vida dos ativos. Um dos grandes benefícios que os sistemas de gerenciamento de manutenção oferecem é um conjunto abrangente de ferramentas de relatórios. O acesso a dados de qualidade pode melhorar significativamente o processo de tomada de decisão para gerenciamento de ativos e manutenção.

O papel do gerenciamento de manutenção

Quando muitas pessoas pensam na palavra “manutenção”, imaginam trabalhar com equipamentos e realizar atividades de serviço. Este tipo de trabalho é, sem dúvida, uma função central da gestão da manutenção, mas várias outras atividades devem ser integradas para criar um sistema verdadeiramente eficaz. Conforme mencionado anteriormente, as plataformas de software CMMS e EAM são uma excelente maneira de conectar vários fluxos de trabalho diferentes em uma única solução. Ao definir o papel do gerenciamento de manutenção em uma organização, as seguintes áreas-chave devem ser incluídas.

• Gerenciamento de ativos . Uma área central de sobreposição entre as plataformas CMMS e EAM é a funcionalidade de gerenciamento de ativos. Antes que o trabalho possa ser agendado adequadamente, é necessário ter um banco de dados preciso de ativos devidamente marcados e rastreados. Para algumas empresas, simplesmente fazer uma avaliação completa de seus ativos pode levar a várias melhorias de custo ao identificar equipamentos antigos ou subutilizados para remoção.
• Gerenciamento de estoque . O estoque pode ser gerenciado para matérias-primas, produtos acabados, embalagens, equipamentos e peças. A maioria das empresas que trabalham com produtos deve manter um depósito organizado e obter contagens precisas de ciclos de estoque. Essas ferramentas são benéficas para o gerenciamento de manutenção para controlar os estoques de peças de reposição e outros ativos necessários para realizar o trabalho de manutenção.
• Gerenciamento de ordens de serviço de manutenção . Uma das funções centrais do software de gerenciamento de manutenção é organizar o processamento das ordens de serviço. Isso é especialmente importante para empresas com uma grande equipe de serviço de campo que trabalha com equipamentos em locais remotos. Ter um sistema centralizado para agendamento, atribuição e conclusão de tarefas de manutenção mantém toda a equipe alinhada e reduz erros e tempo de inatividade.
• Gerenciamento de instalações . Prédios de todos os tipos requerem uma grande manutenção para garantir que o ambiente seja adequado para funcionários e visitantes. Equipamentos como unidades de HVAC, chillers e data centers devem ser mantidos e verificados com frequência para garantir uma condição operacional adequada. O gerenciamento de manutenção é um recurso essencial para os gerentes de instalações verificarem se os planos de manutenção e serviços programados estão alinhados com o uso esperado.
• Métricas e relatórios . Gerentes experientes entendem a importância de revisar dados de qualidade para melhorar o processo de tomada de decisão. Isso não é exceção quando se trata de gerenciamento de ativos e manutenção. A revisão dos dados de manutenção pode ajudar a obter um orçamento mais equilibrado e aumentar a transparência entre os departamentos. Melhores dados de equipamentos também tornam as projeções de custos mais precisas e dão à empresa a capacidade de revisar muitos aspectos de uma operação ao mesmo tempo. Custos associados a despesas gerais de fábrica, custos de instalações e recursos de manutenção são apenas alguns dos muitos pontos de dados que podem ser considerados.

Como você pode ver, o gerenciamento de manutenção requer que várias funções essenciais trabalhem juntas para formar um sistema coeso. Embora as funções específicas possam ser atribuídas a diferentes departamentos com base na estrutura e nos objetivos de cada organização, os processos de trabalho geralmente são muito semelhantes. Para que um programa de gestão de manutenção seja eficaz, deve haver alinhamento e transparência entre todos os recursos envolvidos.

Tipos de gerenciamento de manutenção

As atividades de manutenção assumem muitas formas, e as empresas de todos os setores continuam inovando e encontrando novas maneiras de melhorar o desempenho dos equipamentos. Vários tipos de manutenção podem ser usados ​​simultaneamente para fornecer a quantidade ideal de serviço para uma ferramenta específica em muitos casos. Vale ressaltar também que nem todos os equipamentos são adequados para cada tipo de manutenção. Vários fatores devem ser considerados, e vamos analisá-los nesta seção.

• Manutenção reativa . Como o nome sugere, a manutenção reativa refere-se à manutenção realizada quando há um indicador perceptível de que o serviço é necessário. Isso pode ser determinado a partir de uma inspeção visual ou outros indicadores diretos. As atividades de manutenção reativa são geralmente gerenciadas com um plano de inspeção ou auditoria periódica. Essa forma de manutenção pode ser especialmente útil ao fazer a manutenção de peças com uma vida útil difícil de prever com base no uso ou em outros fatores conhecidos. A manutenção reativa também se refere a qualquer trabalho de emergência ou reparos necessários no caso de uma interrupção não planejada.
• Manutenção proativa . Uma abordagem proativa de manutenção requer algum planejamento prévio para identificar possíveis pontos de falha. Isso pode ser feito usando vários fatores, como tempo ou horário de funcionamento, que indicam que o serviço deve ser realizado. Embora a manutenção proativa possa parecer uma abordagem desejável, também é fácil supercompensar e realizar trabalho extra que não é realmente necessário para manter as condições operacionais ideais. Portanto, ainda é imperativo inspecionar os sistemas completamente e usar vários pontos de dados para melhorar um plano de serviço ao longo do tempo. Tanto a manutenção preventiva quanto a preditiva são formas de manutenção proativa.
• Manutenção preventiva (com base no tempo) . A manutenção preventiva envolve o uso de gatilhos baseados em tempo para agendamento e execução de serviços. O cronograma exato para cada equipamento é frequentemente determinado com base em vários fatores, como a quantidade esperada de uso e o desgaste potencial do sistema. O monitoramento da vida útil esperada dos consumíveis também é muito importante na manutenção preventiva. É desejável substituir as peças antes que elas falhem, mas não tão rapidamente a ponto de perder tempo de operação adicional.
• Manutenção preditiva (com base na condição) . Um dos tipos mais recentes de manutenção é chamado de manutenção preditiva, também conhecida como manutenção baseada em condições. Como um método desafiador de controle de operações de equipamentos, a manutenção preditiva requer o uso de sensores e outros dispositivos de monitoramento em linha para coletar dados em tempo real. Esses dados podem ser usados ​​para definir parâmetros operacionais que determinam quando as atividades de serviço devem ocorrer. Dado o investimento potencial em componentes de software e hardware necessários, a manutenção preditiva é mais adequada para equipamentos e sistemas caros que são particularmente propensos a falhas altamente disruptivas.

Um dos benefícios significativos do gerenciamento de manutenção e do uso de um CMMS é a capacidade de rastrear todas as atividades e manter um histórico de serviço detalhado para cada ativo. Isso não apenas facilita a seleção dos tipos apropriados de manutenção, mas também fornece uma plataforma para revisão e melhoria. Nenhum sistema ou abordagem é perfeito, e uma abordagem iterativa envolvendo melhoria contínua é sempre uma boa ideia quando se trata de manutenção.

Qualidades de um bom gerente de manutenção

Um gerente de manutenção desempenha um papel vital entre um diretor de manutenção ou outro executivo de alto nível e os supervisores e técnicos que realizam a maior parte do trabalho de serviço. Este trabalho requer uma combinação única de habilidades técnicas e perspicácia de negócios para ver o quadro geral e, ao mesmo tempo, abordar questões e necessidades do dia-a-dia. Para entender melhor essa posição essencial, vamos dar uma olhada nos requisitos do trabalho e nas habilidades desejadas de um bom gerente de manutenção.

Dadas as complexidades das atividades de trabalho de manutenção que ocorrem em muitas empresas, as responsabilidades do trabalho de um gerente de manutenção podem abranger um escopo amplo. Algumas das áreas de foco significativas incluem:

• Gerenciando todo o trabalho relacionado à manutenção
• Coordenar o trabalho de acordo com as diretrizes regulatórias
• Manter um inventário apropriado de peças sobressalentes
• Gerenciando técnicos de serviço e outros funcionários
• Implementação de um programa de manutenção abrangente
• Relatórios sobre a eficácia das atividades de manutenção
• Identificando maneiras de melhorar a produtividade dos ativos
• Garantir treinamento adequado para a equipe

Um gerente de manutenção pode usar muitos chapéus, e existem algumas semelhanças definitivas com as responsabilidades de um gerente de instalações ou gerente de ativos. Como posição de liderança, muitas habilidades técnicas e sociais também são desejadas em um gerente de manutenção. Alguns dos mais comuns são:

• Uma capacidade demonstrada de liderar outras pessoas
• Dar alta prioridade ao gerenciamento do tempo
• A capacidade de dinamizar e adaptar
• Fortes habilidades de comunicação interpessoal
• Excelentes habilidades de resolução de problemas
• Um forte compromisso com o trabalho em equipe
• Conhecimento fundamental de equipamentos relevantes

Um gerente de manutenção deve racionalizar as metas de desempenho de uma empresa com as realidades das capacidades dos equipamentos. Em indústrias altamente especializadas que atendem a um grande número de clientes, como aeroespacial e saúde, os riscos são ainda maiores. Esta é a principal razão pela qual é necessário um bom equilíbrio entre soft skills e conhecimento técnico para ser um gestor de manutenção eficaz. Conforme descrito acima, é somente com uma estreita colaboração entre vários departamentos que as empresas podem criar um programa robusto de gerenciamento de manutenção. O trabalho de manutenção nunca deve ocorrer no vácuo, e é vital que os gerentes solicitem feedback de técnicos, operadores e outros funcionários que interagem com o equipamento.

O gerenciamento de manutenção tornou-se uma prioridade para muitas empresas como uma maneira eficiente de integrar várias funções separadas em uma única estrutura de gerenciamento de ativos e manutenção. Os Sistemas Computadorizados de Gerenciamento de Manutenção criaram plataformas flexíveis que podem ser integradas com scanners e etiquetas de ativos para gerenciamento de instalações para criar processos automatizados de ordens de serviço de manutenção. O futuro do gerenciamento de manutenção será impulsionado por avanços na tecnologia combinados com a capacidade de inovar e desenvolver processos de trabalho novos e aprimorados.

Leituras adicionais sobre gerenciamento de manutenção

Para obter mais informações sobre o planejamento de gerenciamento de manutenção, visite os seguintes recursos:

• As 5 principais diretrizes para gerenciamento de manutenção que você deve usar (MaintenanceCare)
• 4 maneiras pelas quais as refinarias de petróleo podem reduzir os custos indiretos de fabricação de equipamentos por meio do gerenciamento de manutenção (Camcode)
• Guia de gerenciamento de manutenção moderno (dude Solutions)
• Um guia rápido para CMMS (Real Asset Management)
• Principais sistemas de software CMMS:os 47 melhores programas de software para simplificar, centralizar e gerenciar atividades de rastreamento e manutenção de ativos (Camcode)
• O melhor guia para software de gerenciamento de manutenção de ativos (simPRO)
• O melhor guia de compra de etiquetas de código de barras (Camcode)
• Operações e Manutenção de Instalações – Uma Visão Geral (Guia de Projeto de Todo o Edifício)
• A importância do gerenciamento de manutenção de frota e como escolher a solução certa (Samsara)
• Guia do gerente para manutenção preventiva de edifícios (Taylor &Francis Group)