Documentar conhecimento na empresa

A documentação do conhecimento é um conceito muitas vezes pouco compreendido pelas empresas. No entanto, a transmissão do conhecimento é essencial para o seu desenvolvimento económico. Garante a continuidade do serviço independentemente das circunstâncias. Essa continuidade não pode existir sem uma documentação efetiva do conhecimento.

Ferramentas para transmissão de conhecimento na empresa

O Sistema de Gestão da Qualidade

A transmissão do conhecimento dentro da empresa corresponde a uma lógica de continuidade. A atividade deve continuar, não importa o quê. Para isso, o conhecimento da empresa deve ser documentado e acessível .

Na maioria das vezes, a espinha dorsal da transferência de conhecimento na empresa é o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). O SGQ documenta o conhecimento através de procedimentos. De acordo com a Norma ISO 9000, um procedimento é “uma forma específica de realizar uma atividade ou processo”. Em resumo, um procedimento documenta a conclusão de uma tarefa.

Graças ao Sistema de Gestão da Qualidade, a empresa registra parte de seu know-how.

No entanto, o SGQ é apenas um componente da transferência de conhecimento. Deve ser integrado a um processo mais amplo de documentação do conhecimento:Gestão do Conhecimento.

Gestão do Conhecimento

A Gestão do Conhecimento (GC) consiste em identificar e documentar o conhecimento dentro da empresa. Seja a integração de um novo funcionário, a preparação da saída de um funcionário experiente, a conservação de dados relacionados a um projeto, etc.
No entanto, o GC faz a triagem de dados importantes e secundários. Para isso, opera de acordo com o círculo virtuoso do conhecimento, que se articula da seguinte forma:

• Identifique conhecimento útil.
• Preserve e aprimore-os.
• Compartilhe conhecimento.
• Atualize.

A Gestão do Conhecimento é, portanto, um processo de documentação do conhecimento contínuo. No entanto, para ser óptima, a transmissão de know-how na empresa não deve descurar os “parâmetros” humanos.

O homem e a transmissão do conhecimento

O know-how

A documentação do conhecimento na empresa responde a um problema simples:o saber fazer não é torná-lo conhecido. De fato, não é incomum que um técnico muito bom não saiba transmitir seus conhecimentos. Da mesma forma, sintetizar e tornar informações complexas acessíveis a um grande número de pessoas não é uma questão simples. A documentação do conhecimento permite fazer a ponte entre o saber fazer e o saber. Identifica, analisa e torna o conhecimento “digerível”. Em suma, facilita a transferência de conhecimento dentro da empresa.

Conhecimento explícito e tácito

Este conceito foi introduzido pelo acadêmico japonês Ikujiro Nonaka. Ela define conhecimento explícito como “qualquer coisa que possa ser facilmente expressa e codificada”. Em suma, tudo o que é identificado nos procedimentos de uma empresa. O conhecimento tácito ou “intangível”, por outro lado, é muito difícil de documentar. Corresponde a um savoir-être adquirido por um indivíduo ao longo de sua carreira e em determinadas situações. Por exemplo, um torneiro que, enquanto nada indica, detectará ao “ruído” que há um problema em sua máquina. O conhecimento tácito é a questão mais crítica na transmissão do conhecimento na empresa. Não usa funções cognitivas e, portanto, é muito difícil de documentar.

A transmissão de conhecimento na empresa requer documentação . Por meio do círculo virtuoso do conhecimento, o conhecimento pode ser identificado, valorizado, transmitido e atualizado. No entanto, o desafio de transferir know-how dentro da empresa continua sendo o conhecimento tácito. Novos objetos conectados, tablets e outros aplicativos podem ajudar a enfrentar esse desafio.

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