9 etapas para uma equipe de manutenção de alto desempenho

Cada gerente de engenharia, manutenção e confiabilidade enfrenta as mesmas pressões diárias em torno do tempo de atividade, produção, orçamento, habilidades, pessoas e conformidade. Os dias de um gerente de manutenção apenas sendo responsável pela manutenção já se foram. O gerente de departamento agora precisa ser o líder de uma unidade de mini-negócios.

Empresas com equipes de manutenção que demoram a se adaptar a essa nova forma de trabalhar encontram-se com custos de produção crescentes e lucratividade cada vez menor. Essas organizações operando de forma amplamente reativa terão alta rotatividade da equipe de manutenção, e não é incomum que o gerente de manutenção receba ligações noturnas, muitas horas de trabalho e a sensação de nunca fazer nenhum progresso.

Ironicamente, também é verdade que não importa o quão experiente seja o líder de departamento, a melhoria só pode ser feita por meio da transformação da equipe de manutenção em uma equipe de alto desempenho.

Equipe de alto desempenho

“Um grupo de indivíduos interdependentes, estáveis ​​e com funções definidas que compartilham responsabilidades, confiança mútua e valores, enquanto têm uma liderança forte e um foco claro em um objetivo comum” - Wikipedia

Entre as pesquisas sobre equipes de alto desempenho, existem alguns traços comuns:

As 9 etapas

Existem centenas, senão milhares de sugestões, métodos, ferramentas e sistemas diferentes que são comercializados como a chave mágica para melhorar a confiabilidade e eficácia do equipamento. Embora a maioria dessas ferramentas agregue valor quando implementada corretamente, o verdadeiro potencial de qualquer melhoria muitas vezes não é realizado, pois o ambiente no qual a iniciativa é introduzida rejeita a mudança na primeira oportunidade.

Qualquer nova ideia apresentada a uma força de trabalho não engajada, sem sistemas para manter o processo e sem suporte de negócios para medir o impacto, acabará falhando. No entanto, quando você sabe como envolver sua equipe em um propósito comum, sistematizar todos os processos e etapas que são necessários e realizar o trabalho certo no momento certo, então você terá todas as ferramentas necessárias para mover rapidamente seu departamento para a manutenção excelência.

Abaixo está um processo de nove etapas que você pode usar para criar uma equipe de manutenção de alto desempenho que será capaz de liderar a melhoria contínua e aumentar a lucratividade em sua organização.

Envolva

Com apenas 34 por cento dos trabalhadores dos EUA ativamente engajados em seu trabalho, há claramente uma oportunidade de aproveitar melhor a motivação de nosso pessoal. Felizmente, é um processo simples (mas nem sempre fácil) reverter essas estatísticas em sua equipe. Use as técnicas abaixo para melhorar o engajamento, reduzir a rotatividade e transformar o moral.

1. Estabeleça um objetivo comum

Muitas vezes a visão da empresa (para onde vamos), missão (como chegaremos lá) e valores (como nos comportaremos no caminho) são produzidos e afixados em uma área de recepção e rapidamente esquecidos. Esses artefatos da cultura da empresa precisam ser a base da linguagem usada no negócio e devem ser inspiradores o suficiente para envolver e motivar todos os funcionários.



Geralmente, está além do escopo da equipe de manutenção desenvolver e socializar a visão, a missão e os valores mais amplos. No entanto, o que pode ser feito para servir ao mesmo propósito é o desenvolvimento do propósito e dos padrões do departamento de manutenção.

Embora um propósito e padrões definidos estabeleçam uma avaliação quantitativa da direção departamental, isso também deve ser apoiado por um roteiro qualitativo. Com a maioria das equipes de manutenção formadas por pensadores analíticos do cérebro esquerdo, esse roteiro qualitativo fornecerá a ponte entre a visão do departamento e as táticas reais a serem usadas para alcançá-lo. É esse roteiro que pode ser usado para articular como será o futuro do ponto de vista de números mensuráveis ​​e também pode incluir metas como aumentar o tempo de atividade e reduzir a rotatividade.

2. Medir o desempenho, rastrear e melhorar, confiar e rastrear

Normalmente, a reclamação que ouço quando levanto a discussão sobre medidas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) é que "já temos muitos". Freqüentemente, os trabalhadores estão corretos. O problema está na maneira como alguns gerentes usam indevidamente as medidas de desempenho. Em vez de escolher medidas que estão sob o controle do trabalhador e que podem ser usadas para impulsionar a melhoria em direção aos objetivos estratégicos da empresa, o gerente usa a estrutura de KPI como uma ferramenta de relatório para rastrear ações que são um requisito do trabalho, em vez de uma medida de melhoria .

A definição de KPIs significativos que cada trabalhador pode possuir e assumir a responsabilidade deve ser um processo estruturado e considerado, em vez de uma lista de requisitos da função.

3. O maior agrupamento

A reunião diária é a ferramenta mais importante que o gerente de departamento possui para manter o foco no propósito comum e nas metas táticas da equipe. Quando eu assisto a huddles pela primeira vez, geralmente vejo uma reunião em que o gerente está conduzindo uma discussão unilateral, onde os membros da equipe se afastam e não contribuem, ou pior ainda, onde toda a discussão gira em torno do desempenho empresarial de alto nível medidas.

Por outro lado, “o maior amontoado” é uma reunião de 10 minutos da equipe de manutenção que, como um amontoado em qualquer equipe esportiva, fortalece o vínculo dos companheiros e também prepara a equipe para o sucesso na próxima jogada. Um agrupamento bem executado é a base para todos os dias de sucesso em qualquer departamento de manutenção.

Systemize

Para manter o ímpeto de uma equipe altamente engajada e motivada, é importante criar rapidamente os sistemas e a estrutura de que o departamento precisará para entregar resultados rápidos e significativos e impacto nos negócios. Um dos maiores obstáculos para a criação de uma equipe de manutenção de alto desempenho é a inconsistência em como o trabalho é preparado para os comerciantes e como o trabalho que está sendo feito é comunicado ao resto da empresa.

4. CMMS e gerenciamento de informações

A escolha e o uso de um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) eficaz é um aspecto importante do sucesso da equipe. No entanto, também é possível que grandes equipes operem sem nenhum sistema informatizado. O importante é que a equipe entenda quais informações são necessárias e como podem ser coletadas, organizadas e utilizadas. Em sua essência, a maioria dos softwares de manutenção é projetada apenas para formatar e cuspir as informações que foram colocadas nele (informações de baixa qualidade, instruções inúteis para fora).

5. Táticas de manutenção

Embora uma grande proporção do trabalho da equipe de manutenção de alto desempenho seja gasta em atividades de melhoria, também é necessário que a equipe desenvolva, implemente e dê suporte a um programa de manutenção preventiva eficaz.

Para os inexperientes, um programa de manutenção preventiva pode ser visto como a solução mágica para consertar uma planta não confiável. A verdade é muito diferente, entretanto. Na maioria das fábricas não confiáveis, a causa real das falhas é bem conhecida, e o desenvolvimento de mais inspeções e serviços fará pouco para acelerar a correção dos problemas.

A tática de manutenção correta a ser usada varia de empresa para empresa e de máquina para máquina, e deve incluir cuidados básicos do operador, manutenção com base no tempo, monitoramento com base na condição e até mesmo abordagens de operação até a falha.

6. Planejamento

O planejamento de manutenção e o papel do planejador de manutenção são freqüentemente mal compreendidos. Esse mal-entendido faz com que o trabalho seja empurrado para os trabalhadores da linha de frente antes de estar pronto para ser iniciado. Um comerciante que recebe uma ordem de serviço quando faltam peças ou o trabalho não é totalmente compreendido, rapidamente se desconecta do processo e da visão da equipe.

O planejamento do trabalho de manutenção pode ser visto como o quê e como o que precisa ser feito. Em equipes verdadeiramente eficientes, o processo de planejamento é responsável por pegar um trabalho identificado (seja um defeito, melhoria ou trabalho planejado) e levar esse trabalho ao ponto em que possa ser concluído. Este processo inclui a definição do escopo do trabalho e a identificação dos recursos, ferramentas, materiais e até mesmo licenças e procedimentos necessários.

Ação

Com uma equipe altamente engajada a bordo e sistemas implantados para garantir que o trabalho certo seja feito da maneira certa, a peça final do quebra-cabeça é tomar uma ação diária consistente para causar um impacto massivo nos negócios para que os membros da equipe de manutenção sejam vistos como os líderes de melhoria de negócios e os modelos de como um departamento deve ser executado.

7. Programação de trabalho

De longe, o maior erro com a programação de trabalho é quando o trabalho é entregue aos negócios da linha de frente para ser concluído no momento de sua escolha. Pior ainda é a necessidade de cada operação se comunicar com as operações para encontrar o melhor momento para realizar as tarefas.

Se o planejamento define o quê e como é um trabalho, então o agendamento tem muito a ver com quem e quando. Muito parecido com uma linha de produção, o planejador de manutenção deve trabalhar duro para colocar os trabalhos no estágio de pronto para agendar. A partir daqui, é responsabilidade do planejador de manutenção encontrar o tempo e a pessoa apropriados para concluir o trabalho.

Um planejador de trabalho eficaz não é apenas um especialista em conciliar vários compromissos e prioridades, mas também um negociador astuto, capaz de encontrar janelas de manutenção e oportunidades onde os outros não conseguem ver a lacuna.

8. Conclua o Trabalho

Quando o trabalho é bem planejado, programado de maneira adequada e passado para uma equipe de profissionais altamente engajada que entende por que está fazendo o que é solicitado, a conclusão do trabalho deve ser um processo simples. Isso, é claro, só é verdadeiro quando há apenas um trabalho a ser concluído por vez. A realidade das organizações modernas é muito diferente. Com prioridades concorrentes, eventos inesperados e a pressão de paradas de manutenção de alta intensidade, é uma arte fazer mais a cada semana.

Para manter uma alta taxa de conclusão de trabalho, a abordagem tradicional de trabalhar mais e mais rápido e microgerenciar simplesmente não será suficiente. Em vez disso, dentro da equipe de manutenção de alto desempenho, cada operação, supervisor e gerente entende a função que devem desempenhar e como podem apoiar uns aos outros para o melhor resultado.

9. Acelerar a melhoria

A equipe de manutenção de alto desempenho deve ser capaz de operar em um nível excepcional todos os dias, independentemente dos desafios enfrentados. Isso só pode ser feito se houver uma mentalidade e uma atitude diferentes daquelas que costumam existir na maioria das outras organizações. A mentalidade necessária é a de melhoria contínua, onde a equipe vê cada desafio como uma oportunidade e busca sempre encontrar uma forma de fazer hoje melhor do que ontem.

É claro que a criação de uma cultura de melhoria contínua leva tempo e deve ser sustentada por uma equipe engajada que trabalha com sistemas estruturados e suporte ao negócio para agir todos os dias.

Este artigo foi publicado anteriormente na Reliable Plant 2019 Conference Proceedings.