Escolhendo o CMMS Certo: Um Guia Simples de 3 Passos

Provavelmente é seguro assumir que, se você encontrou este artigo, está mais do que provavelmente pensando em uma alternativa à sua abordagem atual de gestão de manutenção. Felizmente, você está em boa companhia, porque há um número crescente de empresas de todos os tamanhos e em todos os setores industriais que também buscam encontrar formas mais eficientes de gerenciar suas operações e, por sua vez, melhorar sua linha de base. Aumento da competição no mercado, demandas econômicas e mudanças tecnológicas são os principais motivadores para fazer a mudança. Proprietários de empresas também estão percebendo que suas abordagens tradicionais de lápis e papel para rastrear operações de negócios são limitadas em atender às demandas atuais. A solução para um número crescente de empresas é o software de Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS).

O que é um CMMS?

Para aqueles não familiarizados com sistemas de gestão de manutenção, software CMMS é altamente sofisticado e utiliza milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. São adequados a empresas de uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos, incluindo manufatura, mineração, saúde e hospitalidade, para citar alguns. Em termos de funcionalidade, esses sistemas oferecem às empresas a capacidade de monitorar níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva.
A indústria de software CMMS se esforça para permanecer no topo da tecnologia e mudanças do setor, evoluindo continuamente e sendo mais responsiva às necessidades em constante mudança de seus clientes. Inovações recentes em software de gestão de manutenção incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade via dispositivos móveis e funcionalidade sem papel que aumentam ainda mais a facilidade de uso. De todas as suas capacidades, a manutenção preventiva é a função que tem maior apelo para a maioria das empresas, pois é totalmente automatizada e não depende mais de gestores de manutenção para programar verificações de manutenção contínuas. Usado como projetado, software CMMS oferece às empresas uma oportunidade de maior eficiência e produtividade com excelente retorno sobre investimento (ROI) e uma linha de base aumentada.
Para aqueles que começaram a explorar o mundo da gestão automatizada de instalações usando software de gestão de instalações, a tarefa pode parecer um pouco assustadora; não apenas pelo número de fornecedores, mas também pelas diferentes opções e formatos disponíveis para compradores potenciais. Como você já pode ter descoberto, há muito escrito sobre seleção do sistema de software CMMS certo para seu negócio. Aqui, espero simplificar o processo consolidando em três passos fáceis grande parte da informação disponível. Isso ajudará a agilizar como abordar sua busca e então guiá-lo na tomada de decisões informadas.

Determine os requisitos de funcionalidades do CMMS

Um ponto de partida importante na seleção de um Software CMMS é ser claro sobre o que você precisa em um software de gestão de manutenção e como planeja utilizá-lo. Para fazer essa determinação, é melhor reunir uma equipe de funcionários de manutenção para discutir os desafios associados à abordagem de manutenção atualmente em vigor e o que é necessário para superá-los. Por exemplo, algumas empresas lutam com a gestão de ordens de serviço. Nesses casos, ter um sistema de software CMMS automatizado que permita acessar o sistema usando dispositivos móveis será benéfico. Para empresas em rápido crescimento, é importante selecionar um sistema que acomode o potencial de crescimento da empresa, respondendo a necessidades de negócios crescentes e em mudança. Finalmente, considere os recursos e capacidades de sua empresa. Isso é especialmente importante ao escolher entre formatos de software CMMS baseados em nuvem e on-site. Se sua empresa não tem um técnico interno que possa manter o sistema, seria melhor selecionar um sistema amigável ao usuário e livre de manutenção baseado em nuvem. Como o sucesso do software CMMS depende de uso apropriado e regular, selecionar um sistema fácil de usar motivará a equipe de manutenção a adotá-lo. Para garantir que a solução escolhida será adequada para seu negócio, crie uma lista de funcionalidades que você procura com base em suas necessidades e capacidades.

Determine o que você está disposto a gastar

Comprar um sistema de software CMMS é um grande investimento em termos de tempo, dinheiro e recursos. Existe uma ampla gama de pacotes oferecendo uma variedade de funcionalidades e suportes. Preste atenção ao que fornecedores incluem em seu preço base, pois pacotes de preço mais baixo frequentemente não incluem suporte técnico contínuo. Embora formatos de software CMMS on-site venham com uma etiqueta de preço inicial mais alta, formatos baseados em nuvem exigem taxas de assinatura anuais. Como tempo é dinheiro, considere o custo de implementar o software CMMS internamente versus ter o fornecedor realizar uma auditoria. Pese cuidadosamente o custo geral do software CMMS, incluindo custo de suporte técnico interno para sistemas on-site e quaisquer custos de opções add-on para todos os tipos de formato e pacotes de sistema.

Considere necessidades futuras e expansão

Como a mudança para um CMMS pretende ser um compromisso de longo prazo, considerar o que está por vir é vital. Assim como mudanças no setor, tecnologia e clima econômico motivaram proprietários de empresas a substituir suas operações de gestão baseadas em planilhas com software CMMS automatizado, olhar para o futuro em termos de potencial de crescimento da empresa e mudança é importante ao fazer sua escolha de sistema. Embora seja impossível prever o futuro, o histórico de crescimento de uma empresa, bem como tendências do setor, podem oferecer uma dica do que pode ser esperado. As questões-chave são personalização e potencial de expansão. Ter um sistema de software CMMS robusto e reflexivo significa que ele pode acomodar mudança quando e se ela acontecer.

A decisão de comprar um CMMS é grande e não deve ser tomada levianamente. Leve seu tempo e faça sua pesquisa. Converse com vários fornecedores e faça perguntas. Certifique-se de que as necessidades, capacidades e orçamento de sua empresa correspondam ao produto que você está considerando.