Seleção do software CMMS em três etapas simples

Provavelmente, é seguro supor que, se você encontrou este artigo, provavelmente está pensando em uma alternativa à sua abordagem atual de gerenciamento de manutenção. Felizmente, você está em boa companhia porque há um número crescente de empresas de todos os tamanhos e em todos os setores da indústria que também estão procurando maneiras mais eficientes de gerenciar suas operações e, por sua vez, melhorar seus resultados. O aumento da concorrência no mercado, as demandas econômicas e as mudanças tecnológicas são os principais motivadores para fazer uma mudança. Os proprietários de empresas também estão percebendo que suas abordagens tradicionais de lápis e papel para rastrear operações comerciais são limitadas para atender às demandas atuais. A solução para um número crescente de empresas é o software Computerized Maintenance Management System (CMMS).

O que é um CMMS?

Para aqueles que não estão familiarizados com sistemas de gerenciamento de manutenção, o software CMMS é altamente sofisticado e utiliza milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Eles são adequados para empresas que abrangem uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos, incluindo manufatura, mineração, saúde e hospitalidade, para citar alguns. Em termos de funcionalidade, esses sistemas oferecem às empresas a capacidade de monitorar os níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva.
A indústria de software CMMS se esforça para permanecer no topo das mudanças tecnológicas e do setor, evoluindo continuamente e sendo mais responsiva às necessidades em constante mudança de seus clientes. As inovações recentes no software de gerenciamento de manutenção incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade de dispositivos móveis e funcionalidade sem papel que aumenta ainda mais a facilidade de uso. De todos os seus recursos, a manutenção preventiva é a função que mais atrai a maioria das empresas porque é totalmente automatizada e não depende mais dos gerentes de manutenção para agendar verificações de manutenção contínuas. Usado como foi projetado, o software CMMS oferece às empresas uma oportunidade de maior eficiência e produtividade com um excelente retorno sobre o investimento (ROI) e um aumento nos resultados.
Para aqueles que começaram a explorar o mundo do gerenciamento automatizado de instalações usando software de gerenciamento de instalações, a tarefa pode parecer um pouco assustadora; não apenas pelo número de fornecedores existentes, mas também pelas diferentes opções e formatos disponíveis para potenciais compradores. Como você já deve ter descoberto, há muito escrito sobre como selecionar o sistema de software CMMS certo para o seu negócio. Aqui espero simplificar o processo, consolidando em três etapas fáceis muitas das informações que estão por aí. Isso ajudará a simplificar como abordar sua pesquisa e, em seguida, orientá-lo na tomada de decisões informadas.

Determinar os requisitos de recursos do CMMS

Um ponto de partida importante na seleção de um software CMMS é ter clareza sobre o que você precisa em um software de gerenciamento de manutenção e como planeja utilizá-lo. Para fazer essa determinação, é melhor reunir uma equipe de manutenção para discutir os desafios associados à abordagem de manutenção atualmente em vigor e o que é necessário para superá-los. Por exemplo, algumas empresas lutam com o gerenciamento de ordens de serviço. Nesses casos, será vantajoso ter um sistema de software CMMS automatizado que possibilite acessar o sistema usando dispositivos móveis. Para negócios em rápido crescimento, é importante selecionar um sistema que acomode o potencial de crescimento de uma empresa, respondendo às necessidades de negócios crescentes e mutáveis. Por fim, considere os recursos e capacidades da sua empresa. Isso é especialmente importante ao escolher entre formatos de software CMMS baseados em nuvem e no local. Se a sua empresa não tiver um técnico interno que possa manter o sistema, seria melhor selecionar um sistema baseado em nuvem fácil de usar e livre de manutenção. Como o sucesso do software CMMS depende do uso adequado e regular, a seleção de um sistema fácil de usar motivará a equipe de manutenção a adotá-lo. Para garantir que a solução escolhida seja adequada para o seu negócio, crie uma lista de recursos que você está procurando com base em suas necessidades e capacidades.

Determine o que você está preparado para gastar

A compra de um sistema de software CMMS é um grande investimento em termos de tempo, dinheiro e recursos. Há uma ampla gama de pacotes que oferecem uma variedade de recursos e suportes. Preste atenção ao que os fornecedores estão incluindo em seu preço base, pois geralmente os pacotes com preços mais baixos não incluem suporte técnico contínuo. Enquanto os formatos de software CMMS no local vêm com um preço inicial mais alto, os formatos baseados em nuvem exigem taxas de assinatura anuais. Como tempo é dinheiro, considere o custo de implementação do software CMMS internamente em vez de ter o fornecedor realizando uma auditoria. Pese cuidadosamente o custo total do software CMMS, incluindo o custo do suporte técnico interno para sistemas no local e quaisquer outros custos de opções adicionais para todos os tipos e pacotes de formatos de sistema.

Considere as necessidades e expansão futuras

Como a mudança para um CMMS deve ser um compromisso de longo prazo, é vital considerar o que está por vir. Assim como as mudanças na indústria, a tecnologia e o clima econômico motivaram os empresários a substituir seu gerenciamento de operações baseado em planilhas por software CMMS automatizado, olhar para o futuro em termos de potencial de crescimento e mudança da empresa é importante ao fazer sua escolha em um sistema. Embora seja impossível prever o futuro, o histórico de crescimento de uma empresa, bem como as tendências do setor, podem oferecer uma dica sobre o que pode ser esperado. As questões-chave são a possibilidade de personalização e expansão. Ter um sistema de software CMMS robusto e reflexivo significa que ele pode acomodar mudanças quando e se elas acontecerem.

A decisão de comprar um CMMS é grande e não deve ser tomada de ânimo leve. Tome seu tempo e faça sua pesquisa. Converse com vários fornecedores e tire suas dúvidas. Certifique-se de que as necessidades, capacidades e orçamento da sua empresa correspondam ao produto que você está considerando.