Usabilidade como um critério de seleção de EAM

Após décadas de desenvolvimento contínuo, os aplicativos para toda a empresa passaram a oferecer uma funcionalidade muito abrangente. Com orçamento e recursos organizacionais suficientes, um fabricante de médio a grande porte pode provavelmente encontrar software corporativo que inclua funcionalidade para praticamente qualquer processo de negócios com o qual possa estar envolvido.

Mas, quer estejamos falando sobre a área ampla e abrangente de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou o mundo mais focado de gerenciamento de ativos corporativos (EAM), embora a funcionalidade possa estar disponível para atender a várias necessidades, o que tem faltado é a devida atenção à usabilidade. Alguns fornecedores de software corporativo estão começando a prestar atenção à usabilidade em relação ao ERP, mas é igualmente importante na área de EAM. Em um aplicativo EAM, pode haver funcionalidade para permitir que os técnicos recuperem e insiram dados e que os executivos avaliem a integridade dos ativos, mas se essas tarefas forem difíceis ou demoradas, esse sistema EAM esgotará recursos empresariais valiosos em vez de contribuir com valor empresarial.

Neste artigo, examinaremos os diferentes problemas de usabilidade que os fabricantes encontram com o software EAM, como esses problemas drenam os recursos da empresa e as características e recursos específicos do EAM que podem levar a uma usabilidade aprimorada.

Sistemas díspares
De longe, os problemas de usabilidade mais comuns encontrados no EAM são causados ​​pela falta de aplicativos totalmente integrados.

O que vejo com frequência nos departamentos de manutenção de manufatura e nas organizações de reparo e revisão (MRO) é que os técnicos usam uma solução de um ponto para gerenciar suas ordens de serviço, programação e planejamento, e um sistema totalmente diferente para gerenciar seu estoque e, potencialmente, outro sistema para controlar sua compra. Ainda, outros sistemas são usados ​​para gerenciar recursos humanos e para rastrear as credenciais e disponibilidade de pessoas capazes de realizar tipos específicos de trabalho. Técnicos, gerentes e executivos que trabalham em dois ou três sistemas diferentes são então forçados a aprender dois ou três fluxos de processo e esquemas de navegação completamente exclusivos. Isso torna os sistemas menos intuitivos, aumenta a quantidade de treinamento necessário e evita que os usuários tenham tempo e inclinação para explorar e aproveitar totalmente a funcionalidade de ponta e mais avançada que seus vários pacotes de software podem oferecer. Quem tem tempo para se tornar um usuário avançado não de apenas um, mas de dois, três ou mais pacotes de software? Isso esgota o tempo profissional de técnicos e executivos e também garante que eles não perceberão o valor total ou a capacidade de qualquer um dos sistemas nos quais confiam, porque simplesmente não têm largura de banda para fazê-lo.

A usabilidade é ainda mais reduzida quando uma coleção de soluções pontuais é usada para EAM por causa da quantidade potencialmente enorme de reentrada de dados e retrabalho necessários para manter vários sistemas atualizados. Quase inevitavelmente haverá algum nível de entrada dupla, se, por exemplo, em uma ordem de serviço, usei uma peça que realmente precisa ser emitida por um segundo sistema.

Em algumas outras situações, os fabricantes podem estar executando sistemas caseiros que, à medida que foram desenvolvidos, expandidos e adicionados internamente ao longo dos anos, se tornaram cada vez mais complexos e complicados. O software empacotado pode, da mesma forma, crescer em complexidade com o tempo e sofrer com o design abaixo do ideal, apresentando desafios de usabilidade. Alguns pacotes de software usados ​​para EAM, na verdade, consistem em soluções pontuais agrupadas que foram adquiridas pelo fornecedor de forma integrada ponto a ponto. Claro, isso pode eliminar algum retrabalho, mas ainda apresenta os desafios de usabilidade descritos acima.

Por que a usabilidade é importante durante a seleção
Os técnicos de manutenção são inteligentes o suficiente para descobrir os sistemas EAM bizantinos e confusos que podem ser forçados a usar, e certamente não queremos desacreditar a capacidade intelectual das pessoas que estão usando esses sistemas. Afinal, eles são pessoas talentosas com habilidade para consertar sistemas complexos. Mas as empresas de manufatura que empregam esses técnicos não os contrataram como operadores de computador, mas sim para usar suas habilidades para manter os sistemas de produção funcionando e para manter o equipamento de capital operacional para o uso pretendido. O técnico não é contratado para atender às necessidades do sistema EAM, mas sim o sistema EAM está lá para ajudar o técnico a realizar seu trabalho da forma mais eficiente possível e, portanto, precisa ser selecionado porque é a ferramenta certa para esse trabalho .

Isso significa que uma consideração principal na seleção de EAM deve ser garantir que os técnicos não precisem gastar uma quantidade excessiva de tempo navegando pelo sistema - seja para encontrar e acessar as informações necessárias para realizar seus trabalhos ou para inserir informações no sistema em o curso do relatório sobre o trabalho que eles concluíram. É essencial que um comitê de seleção considere o número de pressionamentos de teclas ou cliques que eles precisam executar para obter informações para dentro ou para fora do sistema.

Também é importante considerar a quantidade de conhecimento específico do sistema necessário para executar essas tarefas. Quanto treinamento é necessário para entender os fundamentos de como o sistema EAM funciona? Afinal, a maneira como as coisas são reparadas não mudou fundamentalmente nos últimos 100 anos. Algo está quebrado e nós consertamos. A complexidade dos ativos de capital e componentes nos quais estamos trabalhando aumentou com o tempo, e as inovações mais recentes nos permitem reunir dados que nos permitem prever quando algo está prestes a quebrar para que possamos substituí-lo proativamente. A EAM apoia este processo garantindo que somos notificados de que algo está errado, obtendo uma descrição do problema, dando-nos as informações necessárias para fazer os reparos e definindo quais foram esses reparos, incluindo o tempo gasto e os materiais e ferramentas usados. Essas informações precisam estar visíveis para outras pessoas na organização responsáveis ​​por finanças, estoques de manutenção, programação de pessoal e outras disciplinas relacionadas, incluindo operações de manufatura. Um sistema EAM precisa ser muito intuitivo e facilmente compreendido por qualquer pessoa que esteja intimamente familiarizada e experiente com esses processos centrais.

Mas nos muitos departamentos de manutenção que visitei ou trabalhei ao longo dos anos, tenho visto os mesmos problemas de usabilidade subótimos repetidamente que geralmente reduzem o turno de oito horas de um técnico para apenas cinco horas. O que tenho visto é o técnico ou planejador forçado a trabalhar em um ou vários sistemas cada vez que um evento de manutenção surge, e seja uma atividade de manutenção planejada ou uma atividade de manutenção iminente, esses sistemas subótimos drenam tempo e energia e demoram para baixo do reparo. Após a conclusão do trabalho, os técnicos precisam reservar um tempo adicional para inserir dados sobre o reparo no sistema, o que diminui o tempo de resposta para a próxima ordem de serviço que precisa ser executada.

Uma referência padrão para disponibilidade de mão de obra em um turno de oito horas é cerca de seis horas de tempo produtivo. Se parte dessas seis horas de tempo produtivo for para entrada no computador, realmente não há como atingir esse benchmark. Você cortou essas seis horas e agora está potencialmente 5,5 ou mesmo cinco horas em um turno. Isso é uma perda produtiva de quase 17%! A produtividade dos técnicos e planejadores de manutenção caiu porque eles estão gastando mais tempo trabalhando como operadores de computador, o que, obviamente, não é o que eles foram contratados para fazer.

Em um sistema EAM subótimo, normalmente é difícil automatizar a captura de dados usando ferramentas como RFID ou leitura de código de barras em dispositivos portáteis. Isso significa que os técnicos precisam fazer anotações longas em blocos que mantêm no bolso do macacão e inserir manualmente esses dados no final do turno. Essa desconexão entre o trabalho e a entrada de dados cria a oportunidade para erro humano e, por padrão, força os técnicos a registrar seu trabalho duas vezes - uma vez em seu bloco de notas e uma vez em um sistema EAM ou CMMS. Gerenciamento de trabalho, estoque, recursos humanos e outras funções separados, no mínimo, tornam muito mais caro resolver esse problema, pois os desafios de integração de sistemas se tornam consideráveis.

Figura 1. O software EAM precisa agilizar o processo de entrada de dados no trabalho executado. Aqui está a tela Quick Report In Work do IFS Applications.

Como avaliar a usabilidade durante a seleção do software Obviamente, o requisito básico para a usabilidade do software EAM é um conjunto integrado que inclui as várias disciplinas e funcionalidades que os planejadores, técnicos e executivos precisam abordar. A funcionalidade mais completa que diferencia o EAM de gerenciamento de trabalho simples ou sistemas de gerenciamento de manutenção computadorizados (CMMS) inclui:

• Gerenciamento de estoque e cadeia de suprimentos para organizar as peças e materiais necessários para manter o ativo.
• Funcionalidade de recursos humanos para garantir a disponibilidade de trabalhadores qualificados para realizar o trabalho necessário.
• Funcionalidade financeira para que todo o custo de manutenção e operação do ativo possa ser analisado e o ciclo de vida do ativo possa ser gerenciado estrategicamente.
• Integração com as operações de manufatura para que a programação de modo que a programação da manutenção e da produção possa se encaixar perfeitamente.
• Às vezes, integração com CRM para que as tarefas de manutenção possam ser agendadas para permitir pedidos urgentes de clientes ou outras necessidades.

Uma vez que todas essas funções estão alojadas em um ambiente corporativo unificado, de preferência desenvolvido como parte de um pacote EAM completo, menos tempo é gasto no aprendizado de diferentes sistemas com diferentes esquemas de navegação. Menos tempo é gasto para inserir dados novamente. E a natureza unificada da funcionalidade torna mais fácil e significativamente mais acessível automatizar a captura de dados, eliminando muito do tempo que os técnicos gastam trabalhando no sistema EAM. Se eles puderem usar um dispositivo portátil simples para capturar dados sobre peças e materiais usados ​​à medida que os usam, e talvez até mesmo registrar seu tempo e fazer outras anotações que são inseridas diretamente no sistema sem fio, o trabalho sem valor agregado é automaticamente eliminado e o sistema EAM torna-se mais fácil de usar em uma ordem de magnitude.

Sistemas integrados e automação podem permitir que os técnicos gastem menos tempo usando o sistema EAM. Mas quando técnicos, planejadores, gerentes e executivos precisam usar o sistema EAM, eles acharão muito mais fácil se esse sistema espelhar a funcionalidade do computador com a qual eles já estão familiarizados. Quase qualquer sistema EAM exigirá que os usuários finais passem por pelo menos algum nível mínimo de treinamento. Mas se a navegação geral, a aparência e o comportamento de um aplicativo corporativo podem pegar emprestados conceitos-chave das convenções de navegação na web, menos treinamento será necessário e os usuários se sentirão mais rapidamente confortáveis ​​em seu domínio do ambiente de software EAM.

É claro que mesmo a web não era o mais amigável dos lugares antes dos motores de busca baseados em texto, como o Google e o Alta-Vista. Antes da pesquisa, a web era um lugar onde, para encontrar algo, você já tinha que saber onde estava. Essa é uma das razões pelas quais tantos sites da década de 1990 apresentavam páginas de “links”. Na maioria das organizações, um sistema EAM ou ERP funciona da mesma maneira. Existem telas específicas que os usuários devem conhecer e navegar para consultar e encontrar vários dados. Pode até haver páginas de “links” nas quais as pessoas podem armazenar links para as telas que usam com mais frequência.

A usabilidade é aprimorada quando as pesquisas se tornam intuitivas, muito parecidas com as do Google hoje, em que você apenas insere uma string de pesquisa em um único mecanismo de pesquisa centralizado e o sistema EAM encontra todos os diferentes lugares em que essa string ocorre. Isso significa que você não precisa encontrar o lugar certo no aplicativo para conduzir sua pesquisa, definir vários parâmetros e, com sorte, obter as informações de que precisa. Em vez disso, você pode inserir um número de requisição, nome do cliente, número da fatura ou nome do fornecedor e obter imediatamente as informações apropriadas. As ferramentas de pesquisa incorporadas avançadas permitem que você especifique ainda mais o tipo de dados que gostaria de encontrar para fornecer resultados mais direcionados.

Um sistema EAM que oferece um mecanismo de pesquisa poderoso como um recurso incorporado oferece um alto grau de usabilidade. A outra maneira de fornecer um recurso de pesquisa totalmente funcional é adicionando complexidade e custo com software de pesquisa corporativa complementar.

Figura 2. Acima estão os resultados de uma pesquisa de aplicativo corporativo IFS incorporado por “Wet End”. E abaixo, estão os resultados da pesquisa para ordens de serviço e tarefas para um funcionário específico que trabalha no IFS Applications.

Figura 3.

Localizar bits específicos de informação em um grande sistema EAM é uma tarefa de usabilidade que deve ser levada em consideração. Mas entender grandes blocos de dados é outra. Esteja você inserindo todos os dados manualmente ou tenha a captura automática de dados alimentando informações sobre falhas diretamente em um sistema EAM, compreender grandes quantidades de dados de ativos é outro desafio de usabilidade. Um sistema EAM com usabilidade aprimorada fornecerá aos gerentes e executivos maneiras inteligentes de organizar e visualizar dados de ativos para suporte à decisão.

Os mapas de árvore são uma ferramenta útil para gerenciamento por exceção porque permitem, em uma rápida olhada, a separação dos poucos elementos críticos que requerem atenção dos muitos elementos que não requerem. Os executivos em um ambiente com muitos ativos geralmente gerenciam por exceção. Quando os ativos estão sendo executados dentro dos parâmetros normais, eles não requerem atenção. Mas quando as operações se desviam desses parâmetros, um executivo ou gerente deve saber e ser capaz de determinar rapidamente quais medidas corretivas precisam ser tomadas.

Figura 4. Neste mapa em árvore do IFS Applications, o número de falhas é representado por tamanho e criticidade por cor. Os usuários podem detalhar os grandes quadrados vermelhos para encontrar as razões por trás dos problemas.

Figura 5. Em alguns casos, um gerente ou executivo pode receber muito mais informações em uma única tela, mas pode fazer uma busca detalhada para revelar mais detalhes sobre itens críticos. Aqui está um exemplo de uma tela tão abrangente no IFS Applications.

Figura 6. Esta tela no IFS Applications fornece uma visão simples e compreensível das paradas de produção codificadas por motivo.

Conclusão
Selecionar o software EAM com base na usabilidade pode ser relativamente simples se nos lembrarmos de nossos pontos principais acima.

• O EAM precisa oferecer todas as funcionalidades essenciais necessárias para dar suporte ao ativo em um sistema único e unificado. Isso elimina o retrabalho, evita que os usuários sejam forçados a aprender vários sistemas e torna mais fácil adicionar a captura automatizada de dados, reduzindo ainda mais o tempo gasto no sistema.
• A navegação semelhante à da web e a poderosa pesquisa incorporada são necessárias para reduzir a quantidade de treinamento necessária. É mais fácil reconhecer do que lembrar, portanto, se os usuários puderem entender intuitivamente como usar o sistema EAM com base em suas experiências com a Web, a usabilidade aumentará imensamente.

Sobre o autor:
O analista de negócios sênior da IFS North America Mike Auer tem mais de 25 anos de experiência nas indústrias aeroespacial, geração de energia e manufatura de alta velocidade, com especialização na implementação de processos de manutenção preditiva / preventiva. Antes de ingressar na IFS, ele ocupou os cargos de manutenção industrial, engenharia e outros na Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace e outras grandes corporações. Ele é graduado em administração de empresas pela Universidade da Geórgia.

As ferramentas EAM contêm uma enorme quantidade de dados. O software EAM que apresenta opções inteligentes para visualização desses dados será mais utilizável por executivos e gerentes que buscam dados de desempenho de ativos em tempo real para suporte à decisão.