Usabilidade: Critério-Chave na Seleção de Software de Gestão de Ativos Empresariais

Nas últimas décadas, aplicações empresariais evoluíram para oferecer funcionalidade notavelmente abrangente. Com orçamentos e recursos adequados, fabricantes de médio a grande porte agora podem encontrar soluções empresariais que cobrem quase todos os processos de negócios que precisam gerenciar.

No entanto, seja no amplo domínio de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou no domínio mais focado de gestão de ativos empresariais (EAM), funcionalidade sozinha não garante mais valor. Usabilidade frequentemente recebe atenção insuficiente. Mesmo que um sistema EAM permita que técnicos recuperem e insiram dados ou que executivos monitorem saúde de ativos, uma interface desajeitada pode drenar recursos em vez de agregar valor.

Este artigo explora desafios comuns de usabilidade que fabricantes enfrentam com software EAM, o impacto na produtividade e os recursos que podem transformar um sistema EAM em um verdadeiro habilitador de produtividade.

Sistemas Díspares: O Problema de Usabilidade Mais Comum

Em muitos departamentos de manutenção de manufatura e organizações MRO, técnicos usam uma solução de ponto de venda para ordens de serviço, agendamento e planejamento, um sistema diferente para inventário e outro para compras. Plataformas separadas também podem gerenciar recursos humanos e credenciais de funcionários. Técnicos, planejadores e executivos devem navegar por múltiplos fluxos de processo e esquemas de navegação únicos.

Esta fragmentação aumenta o tempo de treinamento, reduz a intuição e desencoraja usuários de explorar recursos avançados. O resultado é um dreno no tempo profissional e uma falha em realizar o valor total de qualquer sistema individual.

Além disso, um ecossistema fragmentado força reentrada de dados. Por exemplo, uma ordem de serviço pode exigir peças emitidas através de um segundo sistema, necessitando entrada duplicada de dados e aumentando o risco de erros.

Alguns fabricantes dependem de soluções caseiras legadas que crescem em complexidade com o tempo. Similarmente, software EAM empacotado pode se tornar convoluto, especialmente quando fornecedores integram múltiplas soluções pontuais de forma ponto a ponto. Mesmo assim, desafios de usabilidade persistem.

Por Que Usabilidade Importa na Seleção

Técnicos de manutenção são solucionadores de problemas qualificados, não operadores de computador. Seu papel principal é manter sistemas de produção funcionando e manter equipamentos de capital. Um sistema EAM deve, portanto, ser a ferramenta que os permite realizar seus trabalhos de forma mais eficiente, não uma barreira.

Considerações-chave incluem:

• O número de teclas ou cliques necessários para recuperar ou inserir informações.
• A quantidade de conhecimento específico do sistema necessário para operação básica.
• A integração de captura automatizada de dados (ex: RFID, leitura de código de barras) para eliminar entrada manual de dados.

Em muitos ambientes, a janela produtiva de um técnico em um turno de oito horas é de cerca de seis horas. Tempo gasto em entrada de dados pode erodir esta janela em 17% ou mais, reduzindo a produtividade geral.

Avaliando Usabilidade na Seleção de Software

Soluções EAM eficazes devem fornecer um conjunto unificado que abranja:

• Gestão de inventário e cadeia de suprimentos para garantir peças necessárias.
• Funcionalidade de recursos humanos para verificar disponibilidade de mão de obra qualificada.
• Capacidades financeiras para análise de custo de ciclo de vida completo.
• Integração com operações de manufatura para alinhar cronogramas de manutenção e produção.
• Integração opcional de CRM para manutenção urgente orientada por cliente.

Quando todas essas funções coexistem em um único ambiente, usuários gastam menos tempo aprendendo múltiplos sistemas, evitam entrada redundante de dados e podem automatizar captura de dados mais facilmente. Dispositivos portáteis que capturam uso de peças, tempo e notas diretamente no sistema eliminam trabalho sem valor agregado.

Além disso, um sistema que espelha navegação web familiar — menus intuitivos, layouts previsíveis e ajuda contextual — reduz tempo de treinamento e acelera domínio. Ferramentas de busca poderosas e embutidas que permitem aos usuários encontrar informações em todo o sistema com uma única consulta — muito como uma busca no Google — aumentam significativamente a usabilidade.

As figuras abaixo ilustram como busca embutida e visualização avançada podem agilizar acesso a dados e tomada de decisão no IFS Applications.

Figura 1. Tela Quick Report In Work do IFS Applications demonstra entrada de dados simplificada.

Figura 2. Resultados de busca embutida para "Wet End" e para ordens de serviço atribuídas a um funcionário específico.

Figura 3. Resultados de busca destacando ordens de serviço e tarefas relevantes.

Grandes volumes de dados de ativos requerem organização e visualização inteligentes. Mapas de árvore e painéis abrangentes permitem que executivos realizem gestão por exceção — identificando rapidamente questões críticas e aprofundando para detalhes.

Figura 4. Um mapa de árvore do IFS Applications onde tamanho da falha e criticidade são visualizados.

Figura 5. Tela executiva consolidada com capacidades de drill-down.

Figura 6. Visão clara de paradas de produção codificadas por motivo.

Conclusão

Escolher um sistema EAM baseado em usabilidade é direto quando você mantém estes princípios fundamentais em mente:

• Opte por um conjunto unificado que cubra todas as funções essenciais — inventário, RH, finanças, operações e CRM opcional — para eliminar retrabalho e agilizar captura de dados.
• Selecione um sistema com navegação estilo web e mecanismo de busca embutido poderoso para reduzir tempo de treinamento e acelerar adoção.
• Garanta que a plataforma ofereça ferramentas de visualização avançadas para transformar dados brutos em insights acionáveis para gerentes e executivos.

Sobre o autor:
Mike Auer é analista sênior de negócios na IFS North America com mais de 25 anos de experiência em aeroespacial, geração de energia e manufatura de alta velocidade. Ele se especializa em implementar processos de manutenção preditiva e preventiva. Antes da IFS, Mike ocupou cargos em manutenção industrial e engenharia na Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace e outras grandes corporações. Obteve diploma em gestão de negócios pela Universidade da Geórgia.

Ferramentas EAM geram vastas quantidades de dados. Software que apresenta opções de visualização inteligentes torna mais fácil para executivos e gerentes acessarem dados de desempenho de ativos em tempo real e tomarem decisões informadas.