Dominar os fundamentos:Ordens de serviço de manutenção

As ordens de serviço são o motor de sua operação de manutenção. Eles impulsionam sua equipe e movem o trabalho do ponto A para o ponto B. Mas existem milhões de motores no mundo, de insucessos enferrujados a parafusos de alta potência. Este artigo é sobre como dominar a ordem de serviço de manutenção para que sua operação funcione tão bem quanto um carro esportivo de luxo.

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Índice

1. O que é uma ordem de serviço?
2. Qual é o processo de ordem de serviço
3. O que deve estar em uma ordem de serviço
4. Gerenciamento de ordens de serviço de manutenção
5. O resultado final

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que fornece todas as informações sobre uma tarefa de manutenção e descreve um processo para concluir essa tarefa. As ordens de serviço podem incluir detalhes sobre quem autorizou o trabalho, o escopo, a quem é atribuído e o que é esperado.

As ordens de serviço são o motor de sua operação de manutenção. Eles capacitam sua equipe e movem o trabalho do ponto A para o ponto B.

As ordens de serviço são cruciais para a operação de manutenção de uma organização. Eles ajudam a todos, desde gerentes de manutenção a técnicos, a organizar, atribuir, priorizar, rastrear e concluir as tarefas principais. Quando bem feitas, as ordens de serviço permitem que você capture informações, compartilhe-as e use-as para realizar o trabalho da maneira mais eficiente possível.

Embora uma ordem de serviço e uma solicitação de serviço pareçam semelhantes, elas têm algumas diferenças importantes. Uma solicitação de trabalho é usada por funcionários que não são da manutenção para alertar a equipe de manutenção sobre uma tarefa. Por exemplo, um operador de máquina pode enviar uma solicitação de trabalho quando o equipamento quebra. A solicitação de trabalho é revisada por um gerente de manutenção, que adiciona informações extras, agenda a tarefa e a atribui a um técnico. A solicitação de serviço agora é uma ordem de serviço.

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O processo de ordem de serviço

Cada ordem de serviço de manutenção tem um ciclo de vida com três fases principais - criação, conclusão e registro. Essas fases podem ser divididas em várias etapas. Compreender cada etapa e ter um processo de ordem de serviço sólido garante que as tarefas não travem em uma fase e se transformem em pedidos pendentes.

Etapa 1:a tarefa é identificada

As tarefas de manutenção se dividem em dois grupos, manutenção planejada e manutenção não planejada. A manutenção planejada abrange todas as tarefas que você conhece com antecedência, como inspeções de rotina, e a manutenção não planejada inclui todas as tarefas que você não pode prever, como uma pane inesperada.

Etapa 2:A solicitação de manutenção é criada

Os detalhes do trabalho são reunidos e enviados para a equipe de manutenção para ação posterior. Por exemplo, quando uma máquina quebra, um operador cria uma solicitação de trabalho e a envia para manutenção. Se uma tarefa for planejada, uma ordem de serviço será criada e acionada no momento adequado.

Etapa 3:a ordem de serviço é priorizada e programada

Alguns trabalhos são mais sensíveis ao tempo do que outros. Uma lâmpada queimada não precisa ser consertada imediatamente, mas uma correia transportadora quebrada pode. É por isso que você precisa priorizar cada ordem de serviço que chega à sua mesa.

Depois de priorizar, é hora de agendar. As ordens de serviço podem ser programadas com base em um prazo definido, gatilhos de manutenção planejada ou blocos de tempo dedicados. Definir um prazo mantém todos responsáveis ​​e informados para que nada seja perdido.

Etapa 4:O trabalho é atribuído e concluído

É hora de transformar essas palavras em uma página em ação. A ordem de serviço é atribuída a um técnico, que conclui a tarefa. Isso pode ser uma verificação de cinco minutos do equipamento ou pode ser um trabalho de reparo complexo que leva vários dias.

Etapa 5:a ordem de serviço é fechada e documentada

Assim que todos os termos da ordem de serviço forem concluídos, ela pode ser fechada. Os gerentes podem precisar assinar a ordem de serviço para requisitos de conformidade. Uma vez fechada, a ordem de serviço é arquivada. Um registro de ordem de serviço devidamente organizado é crucial para construir históricos de ativos, revisar soluções anteriores, preparar-se para auditorias e muito mais.

Etapa 6:A ordem de serviço é analisada e / ou retrabalhada

As ordens de serviço fechadas contêm informações valiosas. Eles podem fornecer informações sobre seus processos e sistemas que podem ser usados ​​para ajustar sua operação. Ter um registro de ordens de serviço também permite que os técnicos identifiquem rapidamente quaisquer etapas perdidas ou soluções alternativas se um problema surgir novamente.

O que deve estar em uma ordem de serviço?

As ordens de serviço são como qualquer outra coisa que sua instalação produz - devem ser bem executadas e sem defeitos. Se uma parte do processo estiver desativada, pode afetar toda a linha. Então, quais informações constituem uma ótima ordem de serviço?

• Ativo :Que tipo de equipamento precisa funcionar?
• Descrição do problema :Qual é o problema? O que você ouviu, viu, cheirou ou sentiu no momento do fracasso ou no início dele?
• Âmbito do trabalho :Qual trabalho é necessário para fazer o trabalho? Quais habilidades são necessárias?
• Peças e ferramentas necessárias :Existem peças que precisam ser substituídas ou ferramentas especiais que precisam ser usadas?
• Notas de saúde e segurança :Quais procedimentos e equipamentos de segurança são necessários? Ocorreu algum acidente ou quase acidente durante o trabalho em uma questão ou recurso semelhante?
• Data solicitada :Quando a ordem de serviço foi criada e enviada?
• Nome / departamento / contato do solicitante :Quem criou e enviou a ordem de serviço?
• Data de conclusão prevista :Quando esta ordem de serviço deve ser concluída?
• Data de conclusão real :Quando a ordem de serviço foi concluída e fechada?
• Horário de trabalho previsto :Quantas horas deve demorar para concluir a ordem de serviço?
• Horas reais de trabalho :Quantas horas demorou para concluir a ordem de serviço?
• Lista de verificação de tarefas :Existe um guia passo a passo para concluir o trabalho necessário?
• Prioridade :Quão importante é esta ordem de serviço? Alto, médio ou baixo?
• Atribuído a :Quem fará o trabalho? É necessário mais de uma pessoa? É necessário um contratado externo?
• Documentos associados :Existem recursos que podem ajudar a ordem de serviço a ser concluída com mais eficiência, como SOPs, manuais, diagramas, vídeos, histórico de ativos, ordens de compra ou imagens?
• Notas :Existem outras observações que podem ser úteis para concluir a ordem de serviço ou revisar a ordem de serviço após seu fechamento, como a frequência de um problema, técnicas de solução de problemas ou a solução alcançada?

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Gerenciamento de ordens de serviço de manutenção

Simplesmente criar uma ótima ordem de serviço não garante o sucesso. Essa ordem de serviço também deve ser gerenciada adequadamente. Um sistema sólido para gerenciar o ciclo de vida de uma ordem de serviço garante que ela seja passada sem problemas de uma etapa para a próxima. Isso ajuda a evitar todos os tipos de problemas, como falta de responsabilidade, altos custos, aumento do tempo de inatividade e acumulação excessiva. Vejamos os prós e os contras de alguns sistemas de gerenciamento de ordens de serviço e como eles se saem.

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Caneta e papel

As ordens de serviço são gerenciadas com papel e caneta desde o dia em que foram inventadas. As ordens de serviço escritas são econômicas e familiares. O papel é uma ferramenta que todos se sentem confortáveis ​​em usar. Quase não exige treinamento, os custos iniciais são bastante baixos e há um registro de papel para quando você precisar verificar o trabalho anterior.

No entanto, este sistema possui algumas falhas graves. Os arquivos de papel são facilmente arquivados de forma incorreta, perdidos ou danificados. Eles são pesados ​​e demoram para localizar, recuperar e classificar. É mais provável que informações imprecisas cheguem a uma ordem de serviço, pois os detalhes costumam ser registrados após um incidente. O tempo de resposta às solicitações de trabalho também é mais lento. Esses fatores, combinados, tornam o trabalho menos eficiente e podem custar muito dinheiro no futuro.

Alguns trabalhos são mais sensíveis ao tempo do que outros. Uma lâmpada queimada não precisa ser consertada imediatamente, mas uma correia transportadora quebrada pode. É por isso que você precisa priorizar cada ordem de serviço que chega à sua mesa.

Quadros brancos

Os quadros brancos são outro velho recurso para os departamentos de manutenção. O custo dos materiais não estica muito o orçamento e é certamente fácil ter todas as ordens de serviço disponíveis para visualizar e atualizar em um lugar central.

Assim como a caneta e o papel, os quadros brancos têm algumas limitações severas. Manter registros é uma grande dor de cabeça e é extremamente difícil extrair informações de quaisquer registros que você realmente consegue obter. Isso torna quase impossível criar históricos de ativos, preparar-se para auditorias e construir relatórios de ordens de serviço. O processo de gerenciamento de ordens de serviço também fica paralisado, pois os operadores e técnicos precisam ir a um local central para enviar ou visualizar as solicitações de serviço.

Planilhas Excel

As planilhas do Excel são um avanço em relação à caneta, papel e quadro branco. Ele torna os registros digitais, portanto, os arquivos são menos propensos a serem danificados ou perdidos. Também é mais fácil pesquisar informações e criar relatórios usando essas informações.

Mas, embora as planilhas aumentem um pouco o padrão, existem alguns fatores que as tornam uma base instável para o gerenciamento de ordens de serviço de manutenção. Algumas planilhas são bloqueadas em computadores únicos, o que torna difícil ver informações atualizadas sobre uma ordem de serviço. Mesmo que sejam baseadas na nuvem, as planilhas não têm a capacidade de acionar ordens de serviço automaticamente, o que torna a manutenção preventiva extremamente difícil de ser realizada. A entrada de dados e a criação de relatórios requerem longos períodos em um computador e know-how. Também há uma capacidade limitada de rastrear o andamento das ordens de serviço, o que deixa você um passo atrás.

Software CMMS

Uma das maiores vantagens dos sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS) é o uso de tecnologia móvel e em nuvem. Este tipo de software de ordem de serviço de manutenção permite que todos na manutenção criem, rastreiem, concluam e analisem tarefas em tempo real, de qualquer lugar - seja na cena de uma pane ou em uma praia no Havaí. Os técnicos podem levar ordens de serviço, históricos de ativos, documentos e imagens aonde quer que vão. Eles também são notificados sobre novas ordens de serviço assim que são enviadas ou acionadas. Os relatórios exploram os dados nas ordens de serviço de manutenção quanto a custo, eficiência e outras métricas. Para quem está fora da manutenção, enviar uma solicitação de trabalho por meio de um CMMS pode dar a eles um maior senso de propriedade sobre esse trabalho. Eles podem rastrear o status de suas solicitações e isso elimina ordens de serviço duplicadas. Esta é uma forma importante de aumentar o TPM em suas instalações e reduz a necessidade de obter atualizações ou esclarecimentos sobre a tarefa.

Embora o software CMMS seja o caminho do futuro, ele vem com preços iniciais mais caros, requer treinamento e cultura excepcionais para tornar o sistema bem-sucedido e muitas vezes necessita de técnicas de manutenção mais avançadas. Embora o software CMMS venha com suas falhas, os benefícios de longo prazo do sistema mais do que compensam quaisquer deficiências iniciais.

O resultado final

As ordens de serviço são um pilar de grande manutenção. Quando gerenciados de maneira adequada, eles fornecem à sua equipe a estabilidade e a estrutura de que ela precisa para ser eficiente. Uma ordem de serviço de manutenção e um processo de ordem de serviço bem elaborados tornam mais fácil estabelecer um programa de manutenção preventiva e reagir à manutenção não planejada. As funções são definidas, os fluxos de trabalho são mais suaves, as tarefas são rastreadas e as informações são bem documentadas. Escolher as ferramentas e sistemas certos para gerenciar ordens de serviço é a peça final crucial do quebra-cabeça. Quando tudo se junta, sua operação pode dominar os fundamentos da manutenção e buscar novas maneiras de crescer e ter sucesso.