Como um Programa de Ordens de Serviço Aumenta a Eficiência e a Rentabilidade

Dois dos maiores desafios que as empresas enfrentam hoje são acompanhar a concorrência e, ao mesmo tempo, lidar com margens operacionais cada vez mais apertadas. Exigências de mercado, mudanças nas tendências do setor e tecnologias em evolução colocam pressão adicional sobre os proprietários de negócios para se manterem à frente. Como há todas as razões para acreditar que esses e talvez outros fatores de estresse continuarão, é importante que as empresas abordem questões sobre as quais têm controle. Uma forma é concentrar-se no lado operacional, garantindo que seus departamentos de manutenção funcionem com máxima eficiência.

Nos últimos anos, um número crescente de empresas, grandes e pequenas, de uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos, tomaram medidas nessa direção. Elas o fizeram trocando abordagens de "lápis e papel" ou planilhas para gerenciamento de manutenção por Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS). CMMSs são sistemas automatizados de manutenção poderosos e repletos de funções que fornecem aos gerentes de manutenção a opção de receber uma visão geral da operação de uma instalação ou o status de um equipamento individual. Entre outras coisas, esses sistemas também são capazes de gerenciar ordens de serviço de maneiras impossíveis com abordagens manuais tradicionais. Aqui, discutirei alguns dos recursos e benefícios de incorporar o software de ordens de serviço CMMS no departamento de gerenciamento de manutenção de uma empresa.

Processamento de ordens de serviço em tempo real

A abordagem tradicional para gerenciar ordens de serviço geralmente envolve escrever uma ordem de serviço em papel, que é então colocada em uma mesa ou na caixa de entrada de um técnico de manutenção. Ela permanecerá lá até ser vista. Como a equipe de manutenção está ocupada com outros trabalhos, isso pode significar horas ou até dias até que seja recuperada. Durante esse intervalo, os técnicos podem nem estar cientes de sua urgência, localização e se peças são necessárias para resolver o problema. Isso equivale a tempo vital perdido que pode resultar em interrupções nos ciclos de produção. Isso, por sua vez, afeta os resultados financeiros da empresa. Programas automatizados de ordens de serviço transmitem ordens em tempo real; ou seja, são recebidas instantaneamente. Como as ordens de serviço são enviadas pelo software CMMS, todas as informações relevantes sobre um reparo são identificadas. Isso inclui o local do reparo, o tipo de reparo, sua prioridade, bem como uma lista de peças necessárias, se houver.

Gerencie ordens de serviço em qualquer lugar

Uma inovação recente em CMMSs é a incorporação do aplicativo de ordens de serviço. Com acesso móvel, a equipe de manutenção pode utilizar todos os recursos do software por meio de um aplicativo em smartphone ou tablet de onde quer que esteja. Requerendo apenas serviços celulares ou Wi-Fi, o sistema de ordens de serviço pode ser utilizado para resolver problemas de manutenção sem a necessidade de retornar a uma estação de computador na instalação. Isso significa que as ordens de serviço podem ser iniciadas sem atrasos desnecessários.

Acesse documentos importantes: imagens, manuais e desenhos

Um problema enfrentado por empresas com grande número de ativos é acompanhá-los. Em termos de gerenciamento de manutenção, quando um equipamento precisa de manutenção, ser capaz de identificá-lo com precisão é vital. Em uma grande instalação, erros ocorrem frequentemente ao localizar o ativo e a situação do problema ou ao solicitar peças de reposição. CMMSs remediam esses problemas das seguintes maneiras:

• Tornando possível o upload de plantas da instalação no sistema, de modo que, quando um equipamento que precisa de manutenção é identificado, sua localização exata dentro da instalação pode ser marcada na ordem de serviço.
• Permitindo tirar uma foto da peça defeituosa em um equipamento, que também pode ser adicionada à ordem de serviço.
• Incorporando recursos de leitura de código de barras que tornam a solicitação de peças de reposição rápida, fácil e precisa. Não há mais atrasos causados por transposição incorreta de números de série ou pela necessidade de procurá-los.

Ferramentas simples de busca e relatórios

A beleza do software automatizado de gerenciamento de manutenção (também conhecido como software de gerenciamento de instalações) é que, uma vez que todos os dados dos ativos foram inseridos no sistema, criar ordens de serviço requer pouco mais do que um clique do mouse ou um toque em um dispositivo móvel. As operações de ordens de serviço são acessíveis a partir da área de trabalho do CMMS usando menus suspensos intuitivos e fáceis de usar. Os usuários não precisam de habilidades técnicas para gerenciar ordens de serviço do início ao fim. Usando um sistema de ordens de serviço, a equipe de manutenção pode criar uma ordem de serviço, identificar sua localização, solicitar peças, acompanhar o status da ordem de serviço e criar relatórios quando o reparo é concluído. Essas tarefas são todas realizadas com o CMMS. Abordagens tradicionais de gerenciamento de manutenção não possuem essas capacidades de balcão único e em tempo real.

Calendário de Agendamento de Ordens de Serviço do Software CMMS da Hippo

Os benefícios obtidos pela implementação de um sistema de ordens de serviço através de CMMSs formam apenas uma parte do que o software oferece às empresas. Como os departamentos de manutenção são essenciais para manter os ciclos de produção funcionando como deveriam, ter as melhores ferramentas para que isso aconteça é fundamental. Em geral, sistemas automatizados oferecem aos proprietários de negócios uma solução de gerenciamento de manutenção que, quando utilizada conforme projetado, garantirá a operação segura de uma instalação, melhorará sua qualidade de produção e adicionará meses, senão anos, à vida útil de seus equipamentos. Juntos, isso se traduz em operações empresariais aprimoradas que, por sua vez, impactam positivamente seu resultado final.