Quanto tempo está custando para você inserir os dados?

É 2018, mas muitas organizações ainda dependem de um sistema de ordens de serviço em papel. No entanto, conversamos com gerentes de manutenção regularmente e muitas das organizações que possuem um CMMS totalmente funcional ainda contam com um sistema híbrido e semiautomático que envolve o CMMS e as impressões em papel. Este processo parece familiar ?:

1. O gerente de manutenção acessa o CMMS
2. O gerente de manutenção imprime ordens de serviço e distribui as cópias impressas para a equipe de manutenção
3. Técnicos concluem o trabalho
4. O gerente de manutenção recebe as ordens de serviço concluídas, insere-as no CMMS e fecha as ordens de serviço.

Quanto tempo é desperdiçado pelo gerente de manutenção executando as tarefas de entrada de dados? Normalmente, isso equivale a cerca de uma hora por dia ou 250 horas por ano. Como gerente de manutenção, você tem coisas melhores a fazer do que imprimir ordens de serviço, entregar papéis e digitar notas de conclusão escritas nessas impressões de ordens de serviço. Alguns podem argumentar que é uma boa maneira de validar o trabalho de alguém, mas, independentemente se eles preencherem os detalhes em papel ou digitalmente no CMMS, você ainda precisa confiar que eles concluíram o trabalho que assinaram.

Aqui está um exemplo típico para uma equipe de 6 técnicos e 3 ordens de serviço por dia:

Neste exemplo, este método híbrido custa ao gerente de manutenção 20 horas do seu tempo por mês. Vamos lá, vocês não são funcionários de entrada de dados! Este tempo seria mais bem gasto entregando valor real à sua organização, otimizando os cronogramas de manutenção, analisando as ordens de serviço anteriores para tendências e simplificando a função de manutenção para oferecer melhor confiabilidade ao mesmo ou a um custo menor.

Como isso é possível?

Simples. Dê a seus técnicos uma conta no CMMS para que eles possam inserir dados da ordem de serviço em tempo real enquanto concluem os reparos em terminais em suas instalações ou usando seus tablets ou smartphones. Todos os dias, eles simplesmente trabalham em sua lista de ordens de serviço atribuídas em seu CMMS e assinam o trabalho digitalmente no CMMS. Para 6 técnicos, a liberação de 20 horas equivale a US $ 114 adicionais por mês - certamente um dinheiro bem gasto.