5 Práticas Culturais Essenciais para Impulsionar o Sucesso da Automação na Empresa

Assim como qualquer nova tecnologia, a automação pode causar certo medo em sua organização. Os robôs de software vão tomar empregos? A automação aumentará o desemprego? O que o futuro reserva?

A pesquisa é otimista.

O Fórum Econômico Mundial mostra que a automação criará 60 milhões de novos empregos líquidos. Esses novos empregos, assim como os existentes, se beneficiarão da disponibilidade de robôs de software que podem lidar com tarefas repetitivas, libertando os humanos para fazer trabalho mais criativo.

Além disso, um relatório global da Deloitte sobre Automação de Processos Robóticos (RPA) descobriu que 50% do trabalho mundano é adequado para automação, o que tornará o trabalho mais fácil para milhões de funcionários.

No entanto, fatos por si só não aliviarão os medos. O sucesso com a automação depende de mostrar aos funcionários como a automação tornará suas vidas mais fáceis e capacitar os funcionários a abraçar um futuro assistido por robôs de software. Desafios são inevitáveis, mas uma forte cultura corporativa e a crença sustentada de sua força de trabalho são o que permitirão que você perdure.

Neste artigo, exploramos cinco melhores práticas culturais que prepararão sua organização para o sucesso.

1. Mude a mentalidade

Por mais entusiasmados que seus campeões de RPA possam estar com a automação, e por mais entusiasmados que seus líderes de nível C possam estar com seus benefícios, os funcionários podem reagir com medo.

Os funcionários podem se preocupar em ser substituídos por robôs e, a longo prazo, não ter ou adquirir as habilidades certas para prosperar no futuro do trabalho. Contrário a essa suposição, a Unidade de Inteligência do The Economist relata que 79% dos CEOs acreditam que a automação é mais eficaz quando complementa humanos, não quando os substitui.

A automação é aumento, não substituição

Mudar para essa mentalidade requer que as empresas acoplem suas implantações de tecnologia a um programa de gestão de mudança empático e centrado no ser humano.

Empatize com o perigo que a mudança pode parecer representar. Robôs podem fazer coisas que humanos não podem, então seu programa de gestão de mudança deve mostrar aos funcionários como essa disrupção melhorará suas vidas profissionais.

Demonstre uma mentalidade alternativa que se concentra em atingir metas através da colaboração robô-humano. Capacite os funcionários a enfrentar essas mudanças e apreciar a oportunidade de contribuir para a transformação. Robôs de software estão lá para tornar a vida mais fácil para seus funcionários, mas a participação deles depende da capacidade de ver isso.

À medida que a RPA torna sua organização mais flexível, seus funcionários também terão espaço para trabalhar em problemas de ordem superior enquanto os robôs completam trabalho repetitivo e tedioso. As vantagens dessa capacidade liberada florescem quando os funcionários se concentram nos resultados que podem alcançar com robôs.

A Max Healthcare, por exemplo, uma das maiores redes hospitalares do Norte da Índia, lutava para processar manualmente grandes volumes de transações de pacientes. Após adotar a Plataforma UiPath Enterprise RPA, a rede conseguiu não apenas simplificar esses processos, mas também acelerar a jornada de transformação digital.

Uma vez que mudaram de resolver o problema de processos lentos e ineficientes, a Max Healthcare pôde ver que os robôs criaram soluções que não eram humanamente possíveis antes. A capacidade de reconciliar suas fontes de dados permitiu à rede estimar quando as tarefas seriam concluídas e que suporte seria necessário, levando a um planejamento muito mais preciso.

Um processo de gestão de mudança centrado no ser humano enfatizou os benefícios tangíveis dessa transformação. Os funcionários da Max Healthcare não apenas fizeram mais, mas também puderam planejar mais adiante.

Quando você comunica sobre mudanças futuras, volte ao objetivo final. Sua organização não está adotando uma ferramenta — você está tratando pontos de dor reais.

2. Engaje a liderança

A quantidade de engajamento que os líderes da sua organização têm com a automação desempenha um papel fundamental no cultivo de uma mentalidade "automation first".

Quando a automação surge pela primeira vez, um líder de RPA do lado do negócio normalmente assume a automação. Eles projetarão uma prova de conceito (POC) e envolverão diferentes funcionários conforme necessário.

À medida que a automação amadurece e a RPA escala além do piloto, as unidades de negócio e TI compartilharão a propriedade. Essa transição é necessária para padronizar o processo de design, teste e distribuição de robôs de software.

A próxima fase de crescimento requer o apoio do nível C. Durante os estágios anteriores, a automação fica amplamente presa dentro de cada departamento. Com o nível C a bordo e o progresso em direção à escalabilidade da automação como uma métrica-chave para seu sucesso, eles podem derrubar as barreiras entre departamentos. Uma vez que a automação pode fluir entre departamentos, sua organização pode começar a se transformar.

Quanto melhor a liderança entender a automação e os benefícios que ela oferece, mais eles priorizarão sua aceleração.

Mostre aos executivos de nível C o POC que plantou a RPA em sua organização. Explique os benefícios que criou e demonstre como esses benefícios podem escalar. Um vídeo de demonstração bem produzido é frequentemente a melhor maneira de demonstrar vividamente as melhorias que a RPA oferece e defender como a automação pode economizar dinheiro, reduzir risco, garantir conformidade e promover metas organizacionais.

Com uma mentalidade "automation first", os líderes podem incentivar a adoção da automação em toda a organização.

A liderança é fundamental para quebrar silos

Uma vez que os líderes consideram a automação uma alta prioridade e um meio de promover metas estratégicas, essa priorização pode se espalhar pela organização.

3. Construa uma ponte entre TI e partes interessadas do negócio

A Unidade de Inteligência do The Economist relata que 46% dos CEOs consideram uma melhor prática incluir tanto TI quanto chefes de negócio no início da jornada de automação.

Manter TI e unidades de negócio separadas isola soluções e problemas

Unidades de negócio têm insights úteis sobre seus processos e os problemas que essas unidades estão tentando resolver. Suas perspectivas práticas não são substituíveis. A TI fornece a infraestrutura e procedimentos de governança para tornar soluções de automação viáveis.

Somente juntos, e com o apoio de sua liderança, negócio e TI poderão descobrir oportunidades regularmente e construir implantações de robôs adequadas.

Uma vez que as partes interessadas de negócio e TI estão trabalhando juntas, elas podem construir pipelines, conectar silos e facilitar o design e manutenção de um Centro de Excelência Robótico (CoE) bem-sucedido. Um CoE maduro encorajará e permitirá uma participação mais ampla na transformação organizacional.

Todos são líderes em algum grau, e todos têm uma perspectiva que vale a pena compartilhar. Com robôs disponíveis para todos, cada funcionário estará armado para resolver problemas que antes seriam intratáveis.

Você pode encorajar esse senso de propriedade de várias maneiras, como permitir que funcionários nomeiem os robôs, como a Tarsus Distribution fez com Betsy, o robô de software (e eventualmente Betsy 2, 3 e 4). "Betsy é minha melhor amiga", disse um funcionário da Tarsus a Tim Proome, executivo de cadeia de suprimentos da Tarsus.

Cada funcionário pode ver problemas e perguntar se robôs podem ajudar. Encontrar casos de uso de RPA pode se tornar um esforço de toda a organização. Negócio e TI podem trabalhar juntos para priorizar processos com maior retorno sobre investimento (ROI) e descobrir a implementação.

Quanto mais defensores da automação sua organização tiver, mais você poderá distribuir otimismo em relação a novas formas de trabalhar.

4. Distribua conscientização e incentive entusiasmo

Quanto potencial inexplorado sua força de trabalho não está utilizando? Antes da automação, esta era uma pergunta ociosa — mesmo quando as empresas entendiam seu verdadeiro potencial, lhes faltavam recursos para maximizá-lo.

Com a RPA escalada, você pode finalmente começar a explorar o verdadeiro potencial da sua organização

Esse potencial, no entanto, depende de conscientização e engajamento em toda a organização. Quanto mais você puder promover resultados tangíveis, mais entusiasmo poderá construir.

Para muitos funcionários, ROI e melhorias de produtividade serão muito abstratos para gerar entusiasmo. Em vez disso, descubra e comunique qual benefício cada equipe obterá com a disponibilidade de robôs de software. O objetivo é criar conscientização e, em seguida, mover os funcionários de saber sobre automação para ficarem entusiasmados com ela.

À medida que a conscientização leva ao entusiasmo, benefícios abstratos levam a benefícios tangíveis, e melhorias na organização levam a melhorias na vida diária dos funcionários.

Por exemplo, a Coca-Cola İçecek (CCI), um grande engarrafador da Coca-Cola, construiu conscientização através de um hackathon de RPA que incluiu funcionários de diferentes departamentos. Durante o hackathon, a CCI explicou a tecnologia e seus benefícios. No decorrer de um dia, a CCI conseguiu engajar os funcionários na discussão de seus problemas e, em seguida, colocar um robô de software em funcionamento para resolvê-los.

O abstrato tornou-se tangível, e a curiosidade tornou-se entusiasmo.

Eventualmente, o relacionamento da sua organização com robôs de software se tornará um recurso que vale a pena mencionar em todos os lugares apropriados. Equipes internas de marketing e comunicação podem fazer vídeos de funcionários, parceiros de negócio e clientes compartilhando os benefícios que notaram quando os robôs assumiram os aspectos tediosos de seus trabalhos. Isso aliviará ainda mais quaisquer medos e deixará outros funcionários entusiasmados em usar robôs.

Na era "automation first", até beneficiará você a começar a priorizar a automação no seu recrutamento. Equipes de marketing e integração de funcionários devem priorizar o fato de que trabalharão com robôs. Um dos sinais mais certos de que sua organização se transformou é que você está atraindo funcionários entusiasmados com automação desde seu primeiro dia de emprego.

5. Faça do aprendizado um objetivo contínuo

A Unidade de Inteligência do The Economist descobriu que 88% dos CEOs acreditam que a automação acelerará a realização humana, mas 29,3% citaram a falta de talentos e habilidades relevantes como um dos principais desafios para escalar a automação.

Um sistema de aprendizado contínuo é a única maneira de alcançar e manter a velocidade necessária para atender às necessidades da era "automation first".

Seu primeiro passo para construir um sistema de aprendizado contínuo é documentar novo conhecimento à medida que diferentes pessoas o criam.

Automatizar um processo muitas vezes oferece lições para o próximo. Se você não documentar os passos que deu, incluindo os tropeços, terá que começar do zero a cada vez. Uma boa documentação ajuda sua organização a reduzir trabalho duplicado e aumenta a velocidade de implantações subsequentes de RPA.

Seu CoE pode atuar como um guia que torna essa documentação acionável. O CoE centraliza as melhores práticas que suas equipes aprendem e armazena modelos que suas equipes podem usar para implantar robôs mais rápido.

Suas fontes de conhecimento não se limitam a lições internas.

Se você se juntar à grande e rapidamente crescente Comunidade RPA, pode aprender com desenvolvedores e empresas de RPA ao redor do mundo. Quanto mais você puder encorajar seus funcionários a se engajarem nessas comunidades, mais poderá aproveitar o conhecimento de toda a indústria.

Na UiPath, consideramos a democratização dos robôs uma parte essencial da era "automation first". Oferecemos várias maneiras para aqueles curiosos sobre RPA encontrarem sessões de treinamento gratuitas, resolverem problemas com outros usuários e obterem lições de uma variedade de experiências diferentes. O UiPath Go! oferece um marketplace para automações, e o UiPath Connect! é uma rede onde desenvolvedores podem se conectar.

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A chave para construir um sistema de aprendizado contínuo que dure é criar metas que superem qualquer tecnologia única. À medida que os robôs libertam seus funcionários do trabalho tedioso, sua organização tem a chance de encorajar os funcionários a usar esse tempo para autodesenvolvimento. Quando o fizerem, recompense funcionários que aprendem novas habilidades. Líderes podem dar o exemplo comprometendo-se com o autodesenvolvimento também.

A automação dá aos seus funcionários a chance de escapar do dia a dia e ver o panorama geral, o contexto em que seu trabalho existe e as metas a que contribui. Com essa liberdade, eles podem melhorar a empresa exercendo habilidades previamente subutilizadas ou aprendendo novas habilidades — relacionadas a RPA ou não.

Usando robôs para capacitar humanos

Empresas "automation first" prosperam com o apoio de uma cultura que abraça curiosidade, resolução de problemas e inovação. O desafio geral é demonstrar que a automação coloca o humano de volta dentro do trabalho.

A raiz da alienação no local de trabalho é o trabalho mundano — trabalho que exige que humanos desperdicem suas energias criativas em tarefas repetitivas. Contrário a suposições pessimistas, a adição de robôs humanizará o trabalho ao capacitar humanos.

Uma cultura enraizada nesse princípio é uma cultura que pode se adaptar à era "automation first" e aos desafios ainda não vistos que estão por vir.

Traduzir esses princípios culturais em realidade requer um modelo operacional que aproveite todo o poder da RPA. Em uma próxima postagem, exploraremos cinco melhores práticas operacionais que tornam seu potencial realizável.