Cinco práticas recomendadas culturais para a Automation First Enterprise

Como acontece com qualquer nova tecnologia, a automação pode causar algum medo em sua organização. Os robôs de software aceitarão empregos? A automação aumentará o desemprego? O que o futuro guarda?

A pesquisa é otimista.

O Fórum Econômico Mundial mostra que a automação criará 60 milhões de novos empregos líquidos. Esses novos trabalhos, assim como os existentes, se beneficiarão da disponibilidade de robôs de software que podem lidar com tarefas repetitivas, liberando os humanos para fazer um trabalho mais criativo.

Além disso, um relatório da Deloitte Global sobre Robotic Process Automation (RPA) descobriu que 50% do trabalho mundano é adequado para automação, o que facilitará o trabalho de milhões de funcionários.

No entanto, os fatos não vão acalmar os medos por conta própria. O sucesso com a automação depende de mostrar aos funcionários como a automação tornará suas vidas mais fáceis e capacitar os funcionários a abraçar um futuro assistido por robôs de software. Os desafios são inevitáveis, mas uma forte cultura da empresa e a crença sustentada de sua força de trabalho são o que lhe permitirá durar.

Neste artigo, exploramos cinco melhores práticas culturais que prepararão sua organização para o sucesso.

1. Mude a mentalidade

Por mais empolgados que seus campeões de RPA possam estar com a automação e por mais empolgados que seus líderes de nível C possam estar com seus benefícios, os funcionários podem reagir com medo.

Os funcionários podem se preocupar com a possibilidade de serem substituídos por robôs e, a longo prazo, não terão ou obterão as habilidades certas para prosperar no futuro do trabalho. Contra essa suposição, The Economist Intelligence Unit relata que 79% dos CEOs acreditam que a automação é mais eficaz quando complementa os humanos, não quando os substitui.

Automação é aumento, não substituição

Mudar para essa mentalidade exige que as empresas associem suas implantações de tecnologia a um programa de gerenciamento de mudanças empático e centrado no ser humano.

Empatia com o perigo que a mudança pode parecer representar. Os robôs podem fazer coisas que os humanos não podem fazer, portanto, seu programa de gerenciamento de mudanças precisa mostrar aos funcionários como essa interrupção melhorará suas vidas profissionais.

Demonstrar uma mentalidade alternativa que se concentra em alcançar objetivos por meio da colaboração robô-humano. Capacite os funcionários para enfrentar essas mudanças e aproveite a oportunidade de contribuir para a transformação. Os robôs de software existem para facilitar a vida de seus funcionários, mas a participação deles depende da capacidade de ver isso.

À medida que a RPA torna sua organização mais flexível, seus funcionários também terão espaço para trabalhar em problemas de ordem superior, enquanto os robôs concluem o trabalho repetitivo e tedioso. As vantagens dessa capacidade liberada florescem quando os funcionários se concentram nos resultados que podem alcançar com os robôs.

A Max Healthcare, por exemplo, uma das maiores redes hospitalares do norte da Índia, lutava para processar manualmente grandes volumes de transações de pacientes. Depois de adotar a plataforma UiPath Enterprise RPA, a rede conseguiu não apenas otimizar esses processos, mas também acelerar a jornada de transformação digital.

Uma vez que eles deixaram de resolver o problema de processos lentos e ineficientes, a Max Healthcare pôde ver que os robôs criavam soluções que antes não eram humanamente possíveis. A capacidade de reconciliar suas fontes de dados permitiu que a rede estimasse quando as tarefas seriam executadas e qual suporte seria necessário, levando a um planejamento muito mais preciso.

Um processo de gerenciamento de mudanças centrado no ser humano enfatizou os benefícios tangíveis dessa transformação. Os funcionários da Max Healthcare não apenas fizeram mais, mas também puderam planejar com mais antecedência.

Ao comunicar sobre as próximas mudanças, retorne ao objetivo final. Sua organização não está adotando uma ferramenta – você está tratando de pontos problemáticos reais.

2. Envolva a liderança

A quantidade de envolvimento dos líderes de sua organização com a automação desempenha um papel fundamental no cultivo de uma mentalidade de automação em primeiro lugar.

Quando a automação surge pela primeira vez, um líder de RPA do lado comercial normalmente possui a automação. Eles projetarão uma prova de conceito (POC) e envolverão diferentes funcionários conforme necessário.

À medida que a automação amadurece e o RPA se expande além do piloto, as unidades de negócios e de TI compartilharão a propriedade. Essa transição é necessária para padronizar o processo de projeto, teste e distribuição de robôs de software.

A próxima fase de crescimento requer o apoio do C-suite. Durante os estágios anteriores, a automação está em grande parte presa dentro de cada departamento. Com o C-suite a bordo e o progresso em direção à automação de dimensionamento uma métrica chave para seu sucesso, eles podem quebrar as barreiras entre os departamentos. Uma vez que a automação possa fluir entre os departamentos, sua organização pode começar a se transformar.

Quanto melhor a liderança entender a automação e os benefícios que ela oferece, mais ela priorizará sua aceleração.

Mostre aos executivos C-suite o POC que semeou o RPA em sua organização. Explique os benefícios que ela criou e demonstre como esses benefícios podem ser dimensionados. Um vídeo de demonstração bem produzido geralmente é a melhor maneira de demonstrar vividamente as melhorias que o RPA oferece e mostrar como a automação pode economizar dinheiro, reduzir riscos, garantir conformidade e outras metas organizacionais.

Com uma mentalidade de automação em primeiro lugar, os líderes podem incentivar a adoção da automação em toda a organização.

Liderança é a chave para quebrar silos

Uma vez que os líderes considerem a automação uma alta prioridade e um meio para alcançar objetivos estratégicos, essa priorização pode se espalhar por toda a organização.

3. Crie uma ponte entre as partes interessadas de TI e de negócios

A Economist Intelligence Unit relata que 46% dos CEOs consideram uma prática recomendada incluir a TI e os chefes de negócios no início da jornada de automação.

Manter as unidades de TI e de negócios separadas isola soluções e problemas

As unidades de negócios têm insights úteis sobre seus processos e os problemas que essas unidades estão tentando resolver. Suas perspectivas no terreno não são substituíveis. A TI fornece a infraestrutura e os procedimentos de governança para viabilizar as soluções de automação.

Somente juntos e com o apoio de sua liderança, os negócios e a TI poderão descobrir oportunidades regularmente e construir implantações de robôs adequadas.

Uma vez que as partes interessadas de negócios e TI estejam trabalhando juntas, elas podem construir pipelines, conectar silos e facilitar o projeto e a manutenção de um Centro de Excelência (CoE) robótico bem-sucedido. Um CoE maduro incentivará e possibilitará uma participação mais ampla na transformação organizacional.

Todo mundo é um líder em algum grau, e todo mundo tem uma perspectiva que vale a pena compartilhar. Com robôs disponíveis para todos, cada funcionário estará armado para resolver problemas que antes seriam intratáveis.

Você pode incentivar esse senso de propriedade de várias maneiras, como permitir que os funcionários nomeiem os robôs, como a Tarsus Distribution fez com Betsy, o robô de software (e eventualmente Betsy 2, 3 e 4). “Betsy é minha melhor amiga”, disse um funcionário da Tarsus a Tim Proome, executivo da cadeia de suprimentos de distribuição da Tarsus.

Todo funcionário pode ver problemas e perguntar se os robôs podem ajudar. Encontrar casos de uso de RPA pode se tornar um esforço de toda a organização. Negócios e TI podem trabalhar juntos para priorizar processos com o maior retorno sobre o investimento (ROI) e descobrir a implementação.

Quanto mais defensores da automação sua organização tiver, mais você poderá distribuir otimismo em relação a novas formas de trabalhar.

4. Distribua a conscientização e incentive o entusiasmo

Quanto potencial inexplorado sua força de trabalho não está utilizando? Antes da automação, essa era uma questão ociosa – mesmo quando as empresas entendiam seu verdadeiro potencial, elas não tinham recursos para maximizá-lo.

Com o RPA dimensionado, você pode finalmente começar a explorar o verdadeiro potencial da sua organização

Esse potencial, no entanto, depende da conscientização e do engajamento de toda a organização. Quanto mais você puder promover resultados tangíveis, mais entusiasmo poderá criar.

Para muitos funcionários, as melhorias de ROI e produtividade serão muito abstratas para gerar entusiasmo. Em vez disso, descubra e comunique quais benefícios cada equipe obterá com a disponibilidade de robôs de software. O objetivo é criar conscientização e, em seguida, mover os funcionários do conhecimento sobre a automação para o entusiasmo.

À medida que a conscientização leva ao entusiasmo, os benefícios abstratos levam a benefícios tangíveis, e as melhorias na organização levam a melhorias na vida diária dos funcionários.

Por exemplo, a Coca-Cola İçecek (CCI), uma importante engarrafadora da Coca-Cola, construiu a conscientização por meio de um hackathon de RPA que incluiu funcionários de diferentes departamentos. Durante o hackathon, a CCI explicou a tecnologia e seus benefícios. No decorrer de um dia, a CCI conseguiu envolver os funcionários na discussão de seus problemas e, em seguida, colocar um robô de software em funcionamento para resolvê-los.

O abstrato tornou-se tangível e a curiosidade tornou-se excitação.

Eventualmente, o relacionamento de sua organização com robôs de software se tornará um recurso que merece ser mencionado em todos os lugares apropriados. As equipes internas de marketing e comunicação podem fazer vídeos de funcionários, parceiros de negócios e clientes compartilhando os benefícios que perceberam quando os robôs assumiram os aspectos tediosos de seus trabalhos. Isso aliviará ainda mais os medos e deixará outros funcionários empolgados com o uso de robôs.

Na primeira era da automação, será até benéfico começar a priorizar a automação em seu recrutamento. A equipe de marketing e integração de funcionários deve priorizar o fato de trabalhar com robôs. Um dos sinais mais seguros de que sua organização se transformou é que você está atraindo funcionários entusiasmados com a automação desde o primeiro dia de trabalho.

5. Faça do aprendizado uma meta contínua

A Economist Intelligence Unit descobriram que 88% dos CEOs acreditam que a automação acelerará a realização humana, mas 29,3% citaram a falta de talentos e habilidades relevantes como um dos principais desafios para dimensionar a automação.

Um sistema de aprendizado contínuo é a única maneira de atingir e manter a velocidade necessária para atender às necessidades da primeira era da automação.

Seu primeiro passo para construir um sistema de aprendizado contínuo é documentar o novo conhecimento à medida que pessoas diferentes o criam.

Automatizar um processo geralmente oferece lições para o próximo. Se você não documentar os passos que deu, incluindo os tropeços, terá que recomeçar todas as vezes. Uma boa documentação ajuda sua organização a reduzir o trabalho duplicado e aumenta a velocidade das implantações subsequentes de RPA.

Seu CoE pode atuar como um guia que torna esta documentação acionável. O CoE centraliza as melhores práticas que suas equipes aprendem e armazena modelos que suas equipes podem usar para implantar robôs mais rapidamente.

Suas fontes de conhecimento não se limitam a lições internas.

Se você ingressar na comunidade de RPA grande e em rápido crescimento, poderá aprender com desenvolvedores e empresas de RPA em todo o mundo. Quanto mais você incentivar seus funcionários a se envolverem nessas comunidades, mais você poderá aproveitar o conhecimento de todo o setor.

Na UiPath, consideramos a democratização dos robôs uma parte essencial da primeira era da automação. Oferecemos várias maneiras para que os curiosos sobre RPA encontrem sessões de treinamento gratuitas, solucionem problemas com outros usuários e obtenham lições de uma variedade de experiências diferentes. UiPath Go! oferece um mercado para automações e o UiPath Connect! é uma rede onde os desenvolvedores podem se conectar.

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A chave para construir um sistema de aprendizado contínuo que dure é criar metas que substituem qualquer tecnologia única. À medida que os robôs liberam seus funcionários do trabalho tedioso, sua organização tem a chance de incentivar os funcionários a usar esse tempo para o autodesenvolvimento. Quando o fizerem, recompense os funcionários que aprendem novas habilidades. Os líderes podem dar o exemplo, comprometendo-se também com o autodesenvolvimento.

A automação dá a seus funcionários a chance de escapar do dia-a-dia e ver o quadro geral, o contexto em que seu trabalho existe e os objetivos para os quais contribui. Com essa liberdade, eles podem melhorar a empresa exercitando habilidades anteriormente subutilizadas ou aprendendo novas habilidades – relacionadas a RPA ou não.

Usando robôs para capacitar humanos

As primeiras empresas de automação prosperam com o apoio de uma cultura que abraça a curiosidade, a solução de problemas e a inovação. O grande desafio é demonstrar que a automação coloca o humano de volta no trabalho.

A raiz da alienação no local de trabalho é o trabalho mundano – trabalho que exige que os humanos desperdicem suas energias criativas em tarefas repetitivas. Contrariando suposições pessimistas, a adição de robôs humanizará o trabalho ao capacitar os humanos.

Uma cultura enraizada nesse princípio é uma cultura que pode se adaptar à primeira era da automação e aos desafios ainda não vistos que estão além dela.

Traduzir esses princípios culturais em realidade requer um modelo operacional que aproveite todo o poder da RPA. Em um próximo post, exploraremos cinco melhores práticas operacionais que tornam seu potencial realizável.