Três pilares para dimensionar a automação inteligente:processo, tecnologia, pessoas

Os três pilares da automação inteligente de dimensionamento
Dimensionar a automação inteligente está se mostrando mais difícil do que o previsto, diz Chris Huff, três pilares, envolvendo processo, tecnologia e pessoas são fundamentais.

Até 2020, mais de 70% das empresas terão adotado a automação de processos robóticos (RPA), de acordo com uma pesquisa recente da Deloitte. Essas organizações estão adotando a tecnologia de automação como uma forma de reduzir a pressão sobre sua força de trabalho e, ao mesmo tempo, colher benefícios como maior conformidade, maior produtividade e custos reduzidos. No entanto, apesar do entusiasmo, dimensionar RPA e dimensionar a automação inteligente está se mostrando mais difícil do que o previsto. Na verdade, a Deloitte descobriu que apenas 3% das organizações dizem que escalaram sua força de trabalho digital de RPA.

Como as organizações podem dar esse salto e passar facilmente de uma prova de conceito de RPA viável para um programa de automação inteligente em toda a empresa? É útil pensar primeiro em dimensionar dentro de uma estrutura estruturada que consiste em três pilares – processo, tecnologia e pessoas. Trabalhar os detalhes de cada pilar ajudará as empresas a responder às grandes questões sobre dimensionamento, além de criar uma estratégia viável para replicar seu sucesso inicial com RPA.

Pilar 1:um processo bem definido

O núcleo de cada projeto é um plano, e dimensionar a automação inteligente não é exceção. As etapas a seguir ajudarão você a definir requisitos e descobrir obstáculos ou problemas antecipadamente.

• Etapa 1: Faça uma avaliação do modelo de maturidade. Avalie a prontidão da sua organização para automação de uma perspectiva de tecnologia e processo. É fundamental que sua equipe de TI esteja envolvida desde o início. Eles aconselharão sobre como as tecnologias de automação se encaixam na pilha de TI da sua empresa e como garantir a adesão aos protocolos de segurança. Após a implementação, a equipe de TI será responsável pelo gerenciamento do software – mais um motivo para entrar em contato com eles antecipadamente. Uma prática recomendada é avaliar as áreas de negócios em que você deseja aplicar a automação e otimizar os processos operacionais antes da automação.
• Etapa 2: Crie um mapa de jornada de implementação. O blueprint define o processo de mudança. Nesta etapa, você identificará as áreas de negócios que estão prontas para automação. Você quer começar com “ganhos rápidos” para obter a adesão dos executivos e da força de trabalho mais ampla. Em paralelo, você começará a projetar o escritório do programa Enterprise Automation e o modelo operacional necessário para oferecer suporte ao seu programa em escala.
• Etapa 3: Escalar e inovar. Dimensionar seu programa de automação exigirá consideração e planejamento deliberados de um modelo centralizado, descentralizado ou federado. A maioria dos programas começa centralizado para estabelecer políticas e governança e amadurece em um modelo federado, uma vez que a política está em vigor e as unidades de negócios obtiveram um certo nível de proficiência para projetar e construir suas automações. À medida que você escala, fique de olho na inovação para não perder a oportunidade de adotar tecnologias emergentes que podem ser ideais para suas necessidades de negócios.

Pilar 2:uma plataforma de automação inteligente (IA) escalável com tecnologias fortes

Para escalar, as organizações precisam de um conjunto de tecnologias que apliquem a automação a vários casos de uso. É aqui que a solução típica somente RPA ficará aquém. A maioria das organizações tem operações complexas que abrangem o front e o back office e muitas vezes descobrem que têm dados não estruturados em documentos ou e-mails que devem ser transformados em dados estruturados antes de serem processados ​​pela RPA. Esse recurso é normalmente chamado de Captura Cognitiva e envolve tecnologia que usa Reconhecimento Óptico Inteligente de Caracteres e Aprendizado de Máquina.

O que isso significa é que, para as empresas alcançarem a automação, elas precisarão combinar várias tecnologias, de acordo com o Everest Group. No entanto, como a integração de soluções de vários fornecedores é complicada, uma abordagem de plataforma de automação inteligente é recomendada para minimizar várias aquisições, gerenciamento de fornecedores e unir as tecnologias. Assim, é importante avaliar os fornecedores em termos de seu portfólio completo de tecnologia. Uma plataforma integrada e unificada com uma combinação completa de tecnologias deve ser capaz de processar documentos de forma inteligente enquanto automatiza as atividades de downstream. Além disso, as organizações devem avaliar as plataformas de IA para os seguintes recursos:

• Emulação de aplicativos:gerencie tarefas em aplicativos da Web, arquivos do Excel, PDFs e muito mais sem precisar de um computador desktop.
• Pegada mínima de desktop:implante a automação em tempo de execução sem uma instalação separada.
• Arquitetura flexível:suporte para implantação na nuvem, no local e híbrida e integração simples com aplicativos de terceiros.
• Análise de plataforma agnóstica de fornecedor:analise e meça os resultados da automação para identificar eficiências, conformidade e exposição a riscos.
• Suporte móvel:monitore e gerencie a automação de qualquer local.

Pilar 3:as pessoas certas para liderar o dimensionamento da automação inteligente

No centro da força de trabalho digital estão os funcionários. Um modelo de seis competências é uma prática recomendada projetada para garantir que as organizações capacitem as pessoas certas para dar suporte a um programa de automação. Os níveis de recursos dependerão do tamanho do seu programa de AI, mas deve haver uma reflexão dedicada ao gerenciamento de cada uma das seguintes áreas:

Governança:essa equipe supervisiona o programa geral de automação e garante que os funcionários estejam cientes das próximas mudanças à medida que o dimensionamento ocorre.

Tecnologia:os membros dessa equipe são responsáveis ​​por gerenciar o relacionamento externo com o fornecedor de automação, juntamente com as considerações de tecnologia interna, como requisitos de servidor e infraestrutura.

Ferramentas e treinamento:Os recursos devem ser dedicados à criação de ferramentas e documentos para treinamento e adoção.

• Gerenciamento de mudanças: Mesmo uma mudança positiva pode ser assustadora para os funcionários. As organizações precisam de recursos comprometidos com a gestão da mudança. Este grupo identifica como a automação afetará a força de trabalho e encontra maneiras de manter os funcionários capacitados durante a transição.
• Relatórios: A expansão é impulsionada por um histórico de sucesso comprovado. As metas de desempenho devem ser claramente definidas antecipadamente, para que possam ser rastreadas, medidas e compartilhadas em toda a organização, principalmente com executivos que têm poder de decisão sobre iniciativas de automação.
• Compartilhamento de conhecimento: Para cada caso de uso em que a AI é implementada, há lições a aprender. Um grupo dedicado de indivíduos deve capturar, documentar e compartilhar essas informações, para que possam ser usadas para melhorar a próxima implementação ou iteração.

Replicar resultados de prova de conceito pode ser um desafio para qualquer organização, mas uma abordagem metódica baseada em um processo bem definido, tecnologias fortes e pessoas capacitadas nas funções certas fornece a estrutura certa para promover mudanças e alcançar escala.

Chris Huff é o diretor de estratégia da Kofax. Ele desenvolve e conduz as iniciativas estratégicas da empresa como fornecedor de automação inteligente (IA) e a próxima geração de automação de processos robóticos (RPA).