Escalando Automação Inteligente: Os Três Pilares — Processo, Tecnologia, Pessoas

Escalar automação inteligente está se provando mais difícil do que o previsto, diz Chris Huff; três pilares, envolvendo processo, tecnologia e pessoas, são essenciais.

Até 2020, mais de 70% das empresas terão adotado automação de processos robóticos (RPA), segundo pesquisa recente da Deloitte. Essas organizações estão adotando tecnologia de automação como forma de reduzir pressão sobre sua força de trabalho enquanto também colhem benefícios como conformidade melhorada, maior produtividade e custos reduzidos. No entanto, apesar do entusiasmo, escalar RPA e escalar automação inteligente está se provando mais difícil do que o previsto. Na verdade, Deloitte descobriu que apenas 3% das organizações dizem ter escalado sua força de trabalho digital de RPA.

Como as organizações podem dar esse salto e mover-se suavemente de uma prova de conceito viável de RPA para programa empresarial de automação inteligente? É útil primeiro pensar em escalada dentro de um framework estruturado que consiste em três pilares — processo, tecnologia e pessoas. Trabalhar nos detalhes de cada pilar ajudará as empresas a responder às grandes perguntas sobre escalada enquanto também cria uma estratégia viável para replicar seu sucesso inicial com RPA.

Pilar 1: Um processo bem definido

O núcleo de todo projeto é um plano, e escalar automação inteligente não é exceção. Os seguintes passos ajudarão a definir requisitos e descobrir obstáculos ou problemas cedo.

• Passo 1: Realizar avaliação de modelo de maturidade. Avalie a prontidão da sua organização para automação do ponto de vista de tecnologia e processo. É crítico que sua equipe de TI esteja envolvida desde o início. Eles aconselharão sobre como tecnologias de automação se encaixam na sua pilha de TI empresarial, bem como como garantir aderência a protocolos de segurança. Após implementação, a equipe de TI será responsável por gerenciar o software — mais uma razão para contatá-los cedo. Uma melhor prática é avaliar as áreas de negócio onde você busca aplicar automação e otimizar processos operacionais antes da automação.
• Passo 2: Criar mapa de jornada de implementação. O blueprint define o processo de mudança. Neste passo, você identificará áreas de negócio maduras para automação. Você quer começar com 'vitórias rápidas' para ganhar adesão executiva e da força de trabalho mais ampla. Em paralelo, começará a desenhar seu Escritório de Programa de Automação Empresarial e o modelo operacional necessário para suportar seu programa em escala.
• Passo 3: Escalar e inovar. Escalar seu programa de Automação exigirá consideração e planejamento deliberado de modelo centralizado, descentralizado ou federado. A maioria dos programas começa centralizada para estabelecer política e governança e amadurece em modelo federado uma vez que a política está em vigor e as unidades de negócio ganharam certo nível de proficiência para desenhar e construir suas automações. À medida que escala, fique atento à inovação para não perder a oportunidade de adotar tecnologias emergentes que podem ser ideais para suas necessidades de negócio.

Pilar 2: Uma plataforma de automação inteligente (IA) escalável com tecnologias fortes

Para escalar, organizações precisam de um conjunto de tecnologias que aplique automação a vários casos de uso. É aqui que a típica solução apenas RPA ficará aquém. A maioria das organizações tem operações complexas que abrangem front e back office e frequentemente descobrem que têm dados não estruturados em documentos ou e-mails que devem ser transformados em dados estruturados antes de serem processados por RPA. Essa capacidade é tipicamente chamada de Captura Cognitiva e envolve tecnologia que usa Reconhecimento Óptico de Caracteres Inteligente e Aprendizagem de Máquina.

O que isso significa é que, para as empresas alcançarem automação, precisarão combinar múltiplas tecnologias, segundo o Everest Group. No entanto, como integrar soluções de múltiplos fornecedores é complicado, uma abordagem de plataforma de Automação Inteligente é recomendada para minimizar múltiplas aquisições, gerenciamento de fornecedores e costurar as tecnologias juntas. Assim, é importante avaliar fornecedores em termos de seu portfólio completo de tecnologia. Uma plataforma integrada e unificada com mix completo de tecnologias deve ser capaz de processar documentos inteligentemente enquanto automatiza atividades downstream. Além disso, organizações devem avaliar plataformas IA para as seguintes capacidades:

• Emulação de aplicações: Gerenciar tarefas em aplicações web, arquivos Excel, PDFs e mais sem máquina desktop.
• Pegada mínima de desktop: Implantar automação em tempo de execução sem instalação separada.
• Arquitetura flexível: Suporte para implantação em nuvem, on-premise e híbrida, e integração simples com aplicações de terceiros.
• Análise de plataforma agnóstica de fornecedor: Analisar e medir resultados de automação para identificar eficiências, conformidade e exposição a risco.
• Suporte móvel: Monitorar e gerenciar automação de qualquer local.

Pilar 3: As pessoas certas para liderar a escalada de automação inteligente

No núcleo da Força de Trabalho Digital estão os funcionários. Um modelo de seis competências é uma melhor prática desenhada para garantir que organizações capacitem as pessoas certas para apoiar um programa de automação. Níveis de recursos dependerão do tamanho do seu programa IA, mas deve haver pensamento dedicado para gerenciar cada uma das seguintes áreas:

Governança: Esta equipe supervisiona o programa de automação geral e garante que funcionários estejam cientes de mudanças futuras à medida que a escala ocorre.

Tecnologia: Membros desta equipe são responsáveis por gerenciar o relacionamento externo com o fornecedor de automação, junto com considerações internas de tecnologia, como requisitos de servidor e infraestrutura.

Ferramentas e treinamento: Recursos devem ser dedicados a criar ferramentas e documentos para treinamento e adoção.

• Gestão de mudança: Mesmo mudança positiva pode ser assustadora para funcionários. Organizações precisam de recursos comprometidos com gestão de mudança. Este grupo identifica como a automação impactará a força de trabalho e encontra maneiras de manter funcionários capacitados durante a transição.
• Relatórios: Expansão é impulsionada por histórico comprovado de sucesso. Metas de desempenho devem ser claramente definidas antecipadamente, para que possam ser rastreadas, medidas e compartilhadas pela organização, particularmente com executivos que têm poder de decisão sobre iniciativas de automação.
• Compartilhamento de conhecimento: Para cada caso de uso em que IA é implementada, há lições a aprender. Um grupo dedicado de indivíduos deve capturar, documentar e compartilhar essa informação, para que possa ser usada para melhorar a próxima implementação ou iteração.

Replicar resultados de prova de conceito pode ser desafiador para qualquer organização, mas uma abordagem metódica construída em um processo bem definido, tecnologias fortes e pessoas capacitadas nos papéis certos fornece a estrutura certa para fomentar mudança e alcançar escala.

Chris Huff é o Chief Strategy Officer da Kofax. Ele desenvolve e impulsiona as iniciativas estratégicas da empresa como provedora de automação inteligente (IA) e a próxima geração de automação de processos robóticos (RPA).