Estratégias de automação que reforçaram a resposta à COVID-19 em todos os setores
Esta postagem do blog inclui exemplos reais de clientes da UiPath usando automação para responder a mudanças drásticas na demanda.
Os exemplos estão agrupados por setor e nesta ordem:
1. Setor Público
2. Saúde
3. Serviços Financeiros
4. Seguro
5. Governo
7. Transporte
8. Todas as outras indústrias
Setor público
Geração de ePass de bloqueio para pessoal de serviços essenciais na Índia durante o pico da COVID
A Autoridade Municipal da Cidade na Índia precisava autorizar a movimentação de serviços essenciais e executivos de entrega de vários prestadores de serviços (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, etc.) durante o pico da pandemia de COVID. Em seguida, a Agência Estatal emitiu passes de toque de recolher de acordo com o pessoal designado.
Solução
A Autoridade Municipal trabalhou com a Equipe de Transformação Urbana da EY Índia e a parceira Integra Micro Software Services (P) Ltd para configurar Robôs UiPath para ajudar a gerenciar o trabalho. Os robôs extraíram e-mails nomeados de listas de emissão e geraram automaticamente um toque de recolher com os detalhes necessários em seu modelo obrigatório. Os bots então preencheram um relatório detalhando o número de funcionários para os quais os passes foram emitidos. Isto permitiu às autoridades governamentais rastrear e gerir o número total de pessoas autorizadas a circular nas suas cidades.
Benefícios
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Permitiu a movimentação de pessoal de serviços essenciais em torno do toque de recolher
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Passes processados em massa
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Aliviou equipes estressadas do processamento manual
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Visibilidade para acompanhar o movimento da cidade
Automatização da coleta de dados de pacientes com COVID para governos estaduais
As autoridades estatais realizaram testes vigorosos de COVID em pacientes em grande escala durante o pico da pandemia. Na primeira parte do processo, o pessoal de terra e os profissionais de saúde recolheram dados sobre os pacientes que estavam a ser testados e amostras de testes anteriores. Em seguida, os dados dos pacientes foram diretamente para um repositório centralizado através do portal da Autoridade Nacional. Com o governo do estado a planear aumentar os testes de COVID, a tarefa de recolher os dados do estado do website da Autoridade Nacional e depois adicioná-los à base de dados do governo do estado tornou-se uma tarefa enorme. À medida que a quantidade de testes de pacientes aumentou para mais de 2.000 testes por dia, a tarefa manual de coletar dados diários de pacientes após baixá-los como uma planilha do Microsoft Excel no portal da Autoridade Nacional tornou-se muito demorada.
A equipe das autoridades estaduais queria implementar uma automação rápida na qual os dados dos testes de pacientes da COVID fossem baixados automaticamente do portal da Autoridade Nacional e, em seguida, transferidos do portal do governo estadual para o banco de dados quase em tempo real. Os dados coletados no banco de dados do governo estadual ajudariam o estado a tomar decisões rápidas e em tempo real e a mudar dinamicamente o curso de ação, dependendo dos resultados dos testes do paciente.
Solução
Depois que a automação foi implementada, os dados dos pacientes testados foram baixados do site da Autoridade Nacional na forma de uma planilha Excel. A Autoridade Estadual criou então um formulário on-line da web e uma API preencheu os dados do paciente, que incluía dados de pacientes novos e dados de pacientes antigos que precisavam de atualização. Todos os dados mais recentes do paciente precisavam ser coletados várias vezes por dia. A quantidade de dados dos pacientes foi proporcional ao volume de testes no estado.
A equipe da Auxiliobits Technologies Pvt Ltd criou rapidamente essa automação de processo por meio da qual o robô UiPath baixou os dados do paciente do portal da Autoridade Nacional, depois coletou os registros dos pacientes testados e enviou esses registros de dados do paciente para o respectivo portal do governo estadual por meio de uma API. Isto ajudou as autoridades estatais a fornecer dados atualizados e a obter conhecimentos práticos.
Benefícios
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Atualizações de dados em tempo real
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10.000 registros processados em menos de 10 minutos
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Taxa de erro zero
Automatizando alertas de COVID e monitorando pessoas em quarentena no distrito estadual
Durante o pico da COVID, a Autoridade Distrital realizou uma monitorização vigorosa dos cuidados de saúde das pessoas em quarentena em cada um dos seus distritos. As autoridades fizeram chamadas para pessoas em quarentena e instruíram-nas a seguir os parâmetros de saúde adequados. Para as pessoas em quarentena que relataram sintomas de COVID, foi emitido um alerta imediato à equipe de saúde. Cada equipa de saúde visitou estas pessoas, realizou os exames de saúde necessários e tomou as próximas medidas como parte da resposta à COVID. Esta abrangente “equipe de guerreiros da COVID” fez um esforço tremendo para fornecer respostas essenciais durante esse período.
A equipa das Autoridades Distritais pretendia uma automatização rápida para ajudar neste processo. Idealmente, o alerta para pessoas que comunicam sintomas à equipa do contact center poderia ser enviado à equipa de saúde relevante de forma automatizada o mais cedo possível. Isso poderia ajudar a reduzir os tempos de resposta críticos.
Solução
A Autoridade Distrital criou um formulário online que foi preenchido pela equipa do contact center para cada pessoa em quarentena. Os parâmetros de saúde foram então agrupados automaticamente em uma planilha online. Em vez do processo manual anterior, o UiPath Robot pegou os registros das pessoas sintomáticas e enviou o alerta diretamente para a equipe de saúde.
A equipe da Auxiliobits Technologies Pvt Ltd criou rapidamente essa automação por meio da qual o robô UiPath filtrava e coletava os registros das pessoas sintomáticas e, em seguida, enviava esses registros para a respectiva equipe de saúde por meio de um alerta. Isto ajudou a Autoridade Distrital a responder rapidamente e trouxe agilidade ao processo.
Benefícios
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Atualizações de dados em tempo real
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Rápido e seguro
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Taxa de erro zero
Processamento atempado de centenas de milhares de pedidos de assistência social na Roménia, impulsionados pelo confinamento induzido pela COVID
Em 18 de março de 2020, o governo romeno emitiu uma Portaria Governamental de Emergência que instituiu subsídios de desemprego para apoiar os cidadãos cujos empregos e rendimentos foram afetados pela crise da COVID. A Agência Nacional de Pagamentos e Inspeção Social (ANPIS) geriu o processo de reclamações para seis categorias de beneficiários elegíveis para apoio financeiro. A ANPIS teve de realizar esta actividade urgente através da sua rede de 41 agências distritais, sem qualquer pessoal adicional. Durante os primeiros dez dias de cada mês, os cidadãos afectados podiam apresentar os seus pedidos e a documentação necessária num portal online (aici.gov.ro). Os funcionários da ANPIS tiveram de verificar cada candidatura, criar uma base de dados e enviá-la para outro departamento para pagamento. Na primeira quinzena de maio de 2020, a ANPIS recebeu 110.000 pedidos de apoio financeiro em toda a Roménia.
Solução
A UiPath ofereceu suporte técnico gratuito e robôs de software à ANPIS para uma solução de automação autônoma. Em maio de 2020, 38 agências distritais contaram com o apoio de um software robô que processou quatro das seis categorias de beneficiários. O robô verificou a precisão do aplicativo inteligente de documentos PDF e extraiu os dados corretos para um banco de dados. Em seguida, criou pastas individuais com os documentos comprovativos, que incluíam o nome e o sobrenome de cada candidato. Se a inscrição estivesse incorreta, o robô notificava os candidatos e solicitava documentos adicionais.
Benefícios
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Eliminado o longo trabalho manual na verificação de aplicações
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Reduziu o tempo de processamento de cada aplicativo de cerca de 15 minutos para menos de um minuto
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Os robôs UiPath processaram 100 aplicativos por hora, trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana
Personalização oportuna de um modelo de medicamentos essenciais para a COVID, à medida que centenas de empresas farmacêuticas em toda a União Europeia enfrentavam escassez
A Agência Europeia de Medicamentos (EMA), trabalhando em conjunto com a indústria farmacêutica e os estados membros da União Europeia (UE), lançou a primeira fase do seu sistema de monitorização melhorado em 17 de abril de 2020. Este sistema foi concebido para prevenir e mitigar a escassez de fornecimento de medicamentos essenciais utilizados em unidades de cuidados intensivos (UCI) hospitalares em toda a UE para o tratamento de pacientes com COVID. A sensibilização atempada para a potencial escassez de medicamentos e uma visão ampla do que estava disponível a nível da UE facilitaram uma melhor distribuição e aceleraram as aprovações para o aumento das capacidades de produção para ajudar a salvar vidas. Para ajudar na elaboração de relatórios, a EMA criou inicialmente um modelo a ser preenchido por centenas de empresas que produzem e comercializam medicamentos para UCI no Espaço Económico Europeu/União Europeia.
Solução
A UiPath ofereceu suporte técnico gratuito para uma automação autônoma implantada para três tarefas distintas. Em primeiro lugar, o robô de software garante que cada empresa farmacêutica receba um modelo personalizado, preenchendo previamente o modelo com o subconjunto de medicamentos que serão rastreados na fase atual do projeto, e apenas os medicamentos produzidos ou comercializados pela respetiva empresa. Na etapa seguinte, o robô de software coleta as informações fornecidas pelos pontos de contato únicos à EMA e atualiza um arquivo primário. Além disso, ele coleta notificações de escassez e as carrega em outro arquivo principal.
Benefícios
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Eliminadas tarefas manuais demoradas e propensas a erros, como personalização de modelos e coleta de informações de diversas fontes
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Tempo de atualização reduzido de cerca de 40 dias de trabalho manual para pouco mais de sete horas
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Garantiu a confidencialidade e segregação dos dados, uma vez que as empresas só tiveram acesso a informações relevantes para a sua organização
Os bots ajudaram o Departamento de Saúde do Estado da Índia a coletar dados sobre milhares de cidadãos em quarentena
De acordo com a legislação nacional, o Departamento de Saúde do Estado Indiano precisava atualizar regularmente os dados no Portal Nacional de Saúde de Pessoas em Quarentena da COVID. Isso incluía qualquer viajante que chegasse nos últimos dois a três meses e qualquer contato de primeiro nível de uma pessoa positiva para COVID. A compilação dos dados consumiu muito tempo e exigiu muito esforço manual, considerando o grande número de pessoas em quarentena em cada estado.
Solução
O Departamento de Saúde do Estado está examinando os robôs UiPath para distribuir seus dados sobre pessoas em quarentena. Os bots coletariam dados de planilhas Excel de resposta em todo o estado e atualizariam os registros abrangentes de pessoas em quarentena em um Portal Nacional de Saúde de Pessoas em Quarentena COVID-19. Os parceiros Rise Tech Software Pvt Ltd e Integra Micro Software Services (P) Ltd colaboraram para fornecer essa automação impactante.
Essa automação ajudaria o estado a aliviar as equipes sobrecarregadas envolvidas na realização dessa atividade. E daria ao Departamento Nacional de Saúde melhor visibilidade sobre o número de pessoas em quarentena, mais rapidamente do que antes, para que pudessem planear e reagir de forma mais ágil.
Benefícios
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Dê visibilidade em tempo real aos dados críticos
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Alivie as equipes do trabalho manual
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Erros de processamento final
Os governos locais precisavam de um painel para coordenar esforços para monitorar surtos locais
Durante o auge da pandemia da COVID, uma resposta rápida aos pedidos de ajuda e informação foi vital para os governos locais. Devido à falta de integração entre as câmaras municipais, a capacidade dos governos locais para acompanhar e responder a pedidos urgentes foi difícil, criando confusão e atrasos que afectaram a saúde dos cidadãos.
Solução
Um governo na América do Sul construiu um painel de sala de controle que alimentava dados coletados por UiPath Robots de 65 prefeituras. Os robôs UiPath podiam fazer login em sites públicos, extrair e classificar dados e inseri-los no painel. A transparência dos dados ajudou a priorizar respostas e mobilizar apoio, como a distribuição de equipamentos de proteção individual (EPI) em locais importantes.
Benefícios
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Transparência de desempenho das autoridades locais
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Tempo de resposta mais rápido para necessidades públicas
A Administração de Serviços Gerais (GSA) precisava acelerar a coleta de dados de infecção para gerenciar a contagem de casos
A Administração de Serviços Gerais (GSA) gerencia espaços de escritórios em cerca de 9.600 edifícios nos Estados Unidos (EUA). Para rastrear a propagação da COVID dentro da sua organização, os dados geográficos precisavam de ser correlacionados com o número de infecções em cada condado, a fim de construir um mapa da ameaça da COVID dentro das suas propriedades. Inicialmente isto foi feito pelos funcionários, mas à medida que o vírus se espalhava pelos EUA, as informações precisavam de ser actualizadas mais de uma vez por dia, o que aumentava o trabalho dos funcionários já sobrecarregados.
Solução
Um robô UiPath foi projetado para agregar dados e emitir um relatório várias vezes ao dia. O bot faz login em sistemas de informações geográficas (GIS) e coleta informações sobre os edifícios que a GSA gerencia nos EUA. Em seguida, ao combinar os edifícios com a contagem de infecções do condado, ele aprimora o mapa de propagação da infecção dentro da GSA.
Benefícios
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Coleta mais rápida de dados
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Atualizações fornecidas em tempo real
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Taxa de erro reduzida
Automação para facilitar a autorização francesa de viagens de funcionários para aqueles que não podiam trabalhar em casa
Durante o pico da pandemia, as empresas francesas foram obrigadas a preencher formulários exigidos pelo governo justificando por que todos os funcionários que não podiam trabalhar em casa precisavam ir trabalhar ou viajar a trabalho. As empresas tiveram dificuldade para preencher os formulários em tempo hábil, pois cada formulário exigia até 12 campos de dados, uma assinatura manuscrita e um carimbo da empresa. Os funcionários que viajassem sem formulários certificados enfrentariam multas de 150 euros pela primeira infração e de até 1.500 euros por infrações repetidas.
Solução
A solução é uma automação que pegou um arquivo Excel com os dados dos funcionários e preencheu os formulários exigidos pelo governo, reduzindo o tempo do processo para apenas 10 segundos por funcionário. As empresas poderiam continuar a assinar e carimbar formulários à mão (por motivos legais), ou também poderiam automatizar esse processo, diminuindo ainda mais o tempo necessário para preencher cada formulário.
Benefícios
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Carga de trabalho manual reduzida
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Tarefas aceleradas
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Mais viajantes autorizados na estrada
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Multas eliminadas para viajantes
O aumento nas inscrições do Programa de Assistência Nutricional Suplementar (SNAP) causou atrasos no processamento, afetando os necessitados
O número semanal de inscrições SNAP aumentou em cerca de 6.400 inscrições e continuou a crescer à medida que a crise da COVID se aprofundava. Havia um potencial de atraso na distribuição de benefícios para os mais atingidos por esta crise.
Antes de implementar a automação, o tempo de processamento dos aplicativos era de 30 a 35 minutos. À medida que a demanda continuou a aumentar durante o pico da crise, os estados enfrentaram multas pesadas por erros cometidos durante o processamento manual.
Solução
A automação conseguiu processar aplicativos em pouco mais de cinco minutos (abaixo dos 30 a 35 minutos quando feita manualmente). As taxas de erro humano caíram para zero. Após três semanas de expansão, a automação poderia lidar com até 1.000 inscrições por dia.
Benefícios
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Tempo de processamento reduzido
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Taxas de erro humano reduzidas a zero
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Evitou que estados fossem penalizados com multas pesadas devido a erros de processamento
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Os candidatos receberam benefícios oportunos
Criação de visibilidade para ferramentas de monitoramento seguras para funcionários federais remotos
Durante o bloqueio da COVID, os funcionários federais dos EUA foram obrigados a trabalhar em casa e não puderam acessar ferramentas de monitoramento importantes que estavam bloqueadas pela infraestrutura de segurança. Não era viável conceder acesso a todos os funcionários que trabalhavam em casa, pois deixaria os funcionários sem visibilidade sobre problemas de infraestrutura ou status importantes de aplicativos.
Solução
A organização federal criou um software robô que tirava regularmente capturas de tela de importantes ferramentas de monitoramento e as anexava como uma mensagem no Microsoft Teams. Isso proporcionou aos funcionários remotos a visibilidade necessária sobre as ferramentas de monitoramento que de outra forma não poderiam acessar.
Benefícios
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Deu visibilidade aos funcionários remotos
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Trabalho remoto habilitado
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Manteve os negócios funcionando normalmente
A Agrosuper emitiu passes de transporte para 12 mil funcionários, facilitando seu acesso ao trabalho durante a quarentena
A Agrosuper é uma empresa de alimentos que se dedica a “fazer sempre melhor”. Durante a quarentena, a empresa precisou manter funcionários essenciais trabalhando para manter um suprimento crítico de alimentos. Mas fornecer trânsito seguro e gratuito para ajudar 12.000 funcionários a se deslocarem para as fábricas e escritórios da empresa não foi fácil.
Solução
Foi implementado um robô assistido que pegou um relatório dos trabalhadores atuais do SAP SuccessFactors, classificou-os e inseriu as informações no site do governo para obter passes para cerca de 12 mil trabalhadores. O robô então enviou os passes por e-mail aos trabalhadores e seus chefes.
Sem automação, essa tarefa levaria vários dias para ser concluída por seis pessoas. Mas funcionou com um robô em apenas cinco horas, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes.
Benefícios
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Rápido e seguro
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Continuidade dos negócios
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Melhor experiência dos funcionários
Saúde
O Mater Hospital Dublin automatizou os resultados dos testes de COVID, reduzindo as horas gastas pelos enfermeiros em relatórios para Prevenção e Controle de Infecções (IPC)
Nos locais de teste da COVID durante o auge da pandemia, os resultados dos testes precisavam ser registados em diferentes sistemas e comunicados ao IPC (ou equivalente regional). O trabalho administrativo ocupava até 50% do tempo dos enfermeiros e era um processo especialmente complicado. O processo foi criado em 2003 durante o surto de SARS e exigia que os médicos fizessem login no sistema do laboratório, extraíssem códigos de doenças e, em seguida, usassem uma rede privada virtual (VPN) para fazer login em uma plataforma de dados .NET e inserir manualmente os resultados lá. Em semanas normais, uma enfermeira demorava duas horas para inserir os resultados. No entanto, durante o auge do COVID, os resultados dos testes deveriam ser relatados diariamente. E isso não se aplicava apenas aos casos positivos, mas a todos os testes, e levava três horas por dia.
Solução
Foram criados robôs UiPath que se conectaram ao sistema do laboratório, selecionaram o código da doença apropriado e inseriram o resultado do teste. A informação poderia ser processada numa fração do tempo anterior, poupando ao departamento de controlo de infeções três horas por dia e 18 horas por semana.
Com um robô para cada abordagem de enfermagem, o departamento de controle de infecções economizou três horas por dia, permitindo que a equipe médica passasse mais tempo cuidando dos pacientes em vez de preencher a papelada.
Benefícios
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Economize duas a três horas por dia para um médico
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Dados disponibilizados em tempo real
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Manteve trabalhadores críticos trabalhando
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Melhor experiência dos funcionários
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Eficiência operacional acelerada
Validar o Medicaid para recém-nascidos, garantindo que eles não percam seus benefícios à saúde
Um grande hospital da cidade de Nova Iorque tinha mais de 20 administradores de cuidados de saúde a trabalhar para pesquisar, verificar e alterar o documento de identificação do seguro (ID) dos recém-nascidos para o Medicaid, com sede no estado, para garantir que não houvesse lacunas no atendimento total. Também garantiu que eles, assim como seus recém-nascidos, recebessem todos os benefícios incluídos do Medicaid.
Solução
O hospital decidiu automatizar esse processo com um robô de software. O robô começou encaminhando e-mails de alerta do Medicaid para uma pasta de grupo definida e depois extraiu o PDF acompanhado. Usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e o reconhecimento inteligente de caracteres (ICR), os dados padrão do PDF foram então extraídos e confirmados pela verificação do perfil do paciente do recém-nascido. A identificação do seguro foi então atualizada automaticamente no banco de dados do Medicaid, e todas as notas e fluxos de trabalho de plataforma cruzada foram fechados. Caso houvesse exceção no processo, era criada uma tarefa no fluxo de trabalho para intervenção manual.
Benefícios
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Funcionários realinhados para tarefas de alta prioridade
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Redução nos dias de vendas pendentes (DSO)
Registro automatizado de telessaúde para o grande fluxo de novos pacientes impulsionado pela COVID
Para conter a propagação da COVID, uma empresa de saúde incentivou os pacientes a se inscreverem em serviços de telessaúde e a realizarem autodiagnósticos. Antes de implementar a automação, a integração dos pacientes era feita manualmente pelos funcionários do contact center, enquanto os enfermeiros se concentravam nas interações com os pacientes. Mas, como a empresa esperava um aumento significativo de aplicações, exigiu que essa carga de trabalho fosse abordada de forma mais eficiente.
Solução
A empresa de saúde implantou um robô autônomo para gerenciar um formulário web que registrava automaticamente os pacientes em sua plataforma de telessaúde.
Quando uma solicitação foi enviada, ela foi colocada na fila do Dispatcher. O Performer então registrou os dados, que foram verificados. Depois de concluído, o paciente foi integrado aos serviços de telessaúde.
O processo de gerenciamento de casos foi totalmente automatizado, economizando uma quantidade significativa de tempo dos médicos todos os dias.
Benefícios
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Tempo realocado do médico para se concentrar no atendimento ao paciente
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Processo de gerenciamento de casos automatizado
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Acompanhamentos manuais minimizados sobre o status
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Eficiência aprimorada
Recrutamento acelerado de voluntários e aposentados da área de saúde para ajudar na luta contra a COVID
Quase 50.000 voluntários inscreveram-se para apoiar os esforços nacionais para ajudar a gerir a crise da COVID. Estes voluntários responderam ao pedido de ajuda do governo por parte de profissionais de saúde reformados.
A verificação manual de seus aplicativos exigia recursos significativos e corria o risco de se tornar um gargalo.
A pré-seleção (para verificar credenciais, antecedentes criminais, etc.) era uma parte crucial do processo de inscrição e a integração precisava acontecer rapidamente. Uma resposta rápida era imperativa em tal crise.
Solução
Robôs de software foram criados para ajudar no pesado levantamento de recursos humanos.
Eles foram usados para executar o processo de triagem e verificação de antecedentes, carregar dados de inscrição no sistema de recursos humanos e informar aos departamentos e terceiros que a pessoa estava pronta para ser integrada. Esses departamentos começaram então a fornecer passes de segurança, material de treinamento, etc.
Os robôs também estavam sendo usados para designar voluntários para diferentes funções e até mesmo fornecer relatórios diários às unidades de crise para supervisão.
Benefícios
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O tempo médio para processar voluntários diminuiu de cinco dias para apenas quatro horas
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Entrada manual de dados reduzida em 35%
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Maior precisão das informações de registro e relatório
Acompanhando de perto a saúde dos funcionários médicos durante o pico da COVID
Devido à natureza contagiosa da COVID, foi necessário monitorizar de perto a saúde do pessoal médico no auge da pandemia. Os sistemas de saúde precisavam de monitorizar os sintomas, as fases da doença e outros dados das pessoas infectadas com o vírus, bem como monitorizar os funcionários saudáveis para dar prioridade à sua segurança. O relatório precisava ser atualizado em tempo real, sem aumentar a pressão sobre o pessoal que já trabalhava incansavelmente.
Solução
Um robô UiPath foi montado para monitorar a saúde dos funcionários do hospital. Ele registrou detalhes sobre funcionários que foram infectados com COVID, aqueles que precisaram de quarentena e aqueles que permaneceram com boa saúde.
Este robô permitiu uma distribuição eficiente de recursos e ajuda oportuna tanto para a equipe médica quanto para os pacientes.
Benefícios
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Erros manuais reduzidos
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Atualizações fornecidas em tempo real
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Segurança garantida dos funcionários
Testes de COVID drive-thru acelerados à medida que o volume de testes cresceu imensamente
Os Centros de Controle de Doenças (CDC) supervisionaram a aprovação de organizações para se tornarem locais de testes logo após a propagação do COVID pelos EUA. Isso incluía laboratórios, farmácias, hospitais e outras instalações. A procura nestas instalações foi imensa, resultando em longas filas de pessoas à espera para fazer os testes. O protocolo de teste COVID exigia que o paciente fosse registrado e tivesse kits de teste corretamente rotulados para coleta e notificação.
Com as regulamentações de distanciamento social em vigor, um administrador de registro remoto precisava validar se o paciente era novo ou existente e registrá-lo no Epic Electronic Medical Record (EMR). O administrador de registro também precisava imprimir a etiqueta de teste em uma das 10 impressoras remotas na linha de frente. Esse processo manual, combinado com o roteamento acidental da impressora, aumentou a média de filas de espera de seis horas.
Solução
Um dos maiores hospitais dos EUA montou e implantou um robô assistido em apenas 48 horas. Ele pegou os dados dos pacientes, verificou se eles já eram pacientes no Epic EMR por meio de um ambiente Citrix, registrou os pacientes e selecionou corretamente a impressora certa para a criação de etiquetas. Embora esse processo levasse de dois a três minutos para ser executado, o UiPath Robot o executou em apenas 14 a 16 segundos.
Benefícios
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Testes COVID extremamente necessários acelerados
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Economia de oito a nove minutos por paciente, o que aumenta quando milhares são processados
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Acabaram com erros manuais dispendiosos
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Manteve trabalhadores críticos trabalhando
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Redução de atrasos hospitalares
As seguradoras implementaram automação para lidar com o aumento no volume de chamadas
Durante o auge da pandemia, cerca de 90% das companhias de seguros não tinham capacidade para julgar sinistros de COVID.
Portanto, quando um paciente chegava para fazer um teste ou tratamento de COVID, cerca de 90% de seus pedidos eram negados e o paciente era forçado a pagar adiantado por quaisquer exames de sangue (geralmente custando cerca de US$ 2.000).
Esse problema acabou atingindo os contact centers das seguradoras, que já lidavam com um grande volume de ligações.
Solução
Um sistema de saúde financiado publicamente na Europa está a construir um robô de auditoria para pesquisar dados de sinistros. Isto deve ajudar as pessoas a terem uma visão mais imediata da sua elegibilidade para aceder ao dinheiro do seguro para os seus exames de sangue.
Benefícios
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Lidar com reclamações com mais eficiência
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Menos chamadas relacionadas a sinistros de seguro COVID
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Manter um alto nível de satisfação e experiência do cliente
A aceleração significativa para produzir uma vacina viável contra a COVID foi fundamental
À medida que os ciclos de investigação, desenvolvimento e testes se aceleraram devido a circunstâncias únicas no início da pandemia, as empresas farmacêuticas necessitaram de processar dados de testes em sistemas e equipas com mais rapidez e frequência do que nunca.
Solução
Um dos principais candidatos ao desenvolvimento de uma vacina contra a COVID está em discussões sobre a automatização da entrada de dados de testes clínicos em sistemas e equipes com RPA.
Benefícios
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Ajude a acelerar o trabalho de missão crítica
Os prestadores de serviços de saúde economizaram 138.000 horas em negócios de gerenciamento do ciclo de receita (RCM), reduzindo o atraso
Devido a uma experiência ruim de terceirização de processos de negócios (BPO), o processo de solicitação de dinheiro desse provedor foi retomado internamente e uma equipe foi preparada para gerenciar todos os ajustes de solicitações comerciais e do Medicare. Os picos de volume muitas vezes criavam um atraso, forçando duas a três horas de horas extras semanais e trabalho nos finais de semana. Devido a restrições de interoperabilidade entre o banco e o sistema Epic Electronic Medical Records (EMR), a extração manual de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) foi necessária para um volume significativo de ajustes de caixa.
Solução
Em apenas seis semanas, o profissional de saúde redesenhou o processo para começar com a RPA. Ela usou atividades de EDI para extrair detalhes de dinheiro e, em seguida, orquestrou robôs para atender aos picos de demanda. Em seguida, ela implantou e dimensionou o processo em duas equipes de caixa, resultando em ajustes em tempo real de 98% dos sinistros no Epic EMR. Essa solução resultou em uma melhoria de três dias na terceirização de vendas por dias (DSO) e 138.000 horas economizadas e redistribuídas para recusas e créditos de trabalho.
Benefícios
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Melhoria no DSO
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Processo automatizado para economizar tempo
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Atendeu aos picos de demanda
Uma agência global de saúde centralizou dados de áreas afetadas pela COVID
Esta organização trabalhou 24 horas por dia para centralizar e processar atualizações sobre a pandemia de todo o mundo. Chegaram informações de mais de 50 países e cinco idiomas, e as decisões precisavam ser tomadas com rapidez e precisão.
Solução
Com um sistema de filtragem instalado, os robôs processaram informações provenientes do Oriente Médio, da África e de algumas áreas do Conselho de Cooperação do Golfo (CCG). Os robôs UiPath coletaram dados de cinco sistemas diferentes e centralizaram as informações em uma única fonte.
Benefícios
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Erros manuais reduzidos
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Padronização
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Resultados mais rápidos
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Atualizações em tempo real
Esforço massivo de contratação de profissionais de saúde no início da COVID foi adiado por medidas administrativas
Uma agência governamental embarcou em uma ambiciosa campanha de recrutamento em todas as áreas da saúde devido à crise da COVID. Um apelo nacional à ação foi enviado a todos aqueles com experiência em saúde que estavam disponíveis para trabalhar, e mais de 24.000 pessoas responderam.
Antes de serem contratados, todos os candidatos precisavam primeiro concluir um processo de verificação da polícia, e a instituição precisava confirmar que eles nunca tiveram seu emprego rescindido no passado. Uma vez concluídas essas etapas, eles poderiam passar para a próxima aplicação. As etapas foram realizadas manualmente, o que resultou em atrasos significativos na contratação de potenciais candidatos.
Solução
Uma solução habilitada para bot facilitou os processos de verificação (verificação policial e status de emprego anterior), facilitando assim a validação de candidatos. O bot pode processar candidatos 10 vezes mais rápido que um humano.
Benefícios
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Acelerou o processo de contratação
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Liberação da equipe existente para se concentrar nas próximas etapas do processo de contratação
O acúmulo de pedidos impediu que os suprimentos médicos necessários chegassem aos depósitos do hospital
As cadeias de abastecimento hospitalar compraram uma quantidade significativa de suprimentos médicos para atender à demanda criada pela COVID. O volume era de 10 a 20 vezes maior que o normal, criando pressão sobre a equipe de compras. Isso impediu que os hospitais pudessem comprar estoque suficiente para seus produtos.
Solução
Um grande hospital no Canadá usará a automação para equilibrar pedidos e estoque em tempo real, evitando assim atrasos e atrasos na entrega de produtos no depósito hospitalar correto para uso crítico.
Benefícios
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Reduza o backlog de compras
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Aumente a precisão do gerenciamento de estoque
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Armazene adequadamente os suprimentos necessários
A entrada manual de dados criou longos tempos de ciclo no diagnóstico de pacientes
Este provedor de saúde usa uma pesquisa móvel para concluir os diagnósticos iniciais dos pacientes. As informações da pesquisa precisaram ser inseridas em duas plataformas principais, CareLink e Vivify, por mais de 20 especialistas em entrada de dados. Os especialistas então usaram os dados de atendimento para prever possíveis diagnósticos. Na época, não havia integração API entre as plataformas de saúde.
Solução
Com a ajuda da UiPath, o provedor automatizou o processo para liberar os especialistas em entrada de dados para trabalhar em outras atividades relacionadas, ao mesmo tempo que reduziu significativamente o tempo necessário para prever um possível diagnóstico.
Benefícios
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Diagnósticos de pacientes mais rápidos
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Freed up specialists for other tasks
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Reduced cycle times
Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing
60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.
Solution
The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.
Benefits
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Prevent payment backlogs
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Resume claim processing and cash flow
Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires from concerned customers
This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.
Solution
The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.
Benefits
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Provided timely patient care
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Delivered important health information to members
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Reduced volume of inquiries
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Lessened pressure on call centers
Financial Services
Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels
On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.
As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.
Solution
In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.
This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA.
Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.
Benefits
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Instant capacity expansion
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Ideal for a fragmented technology landscape
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Accuracy in SBA filings
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Helped small business owners
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Sped up back-office operations
Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID
A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.
Solution
Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication.
This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.
Benefits
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Ensured complaints are acknowledged on time
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Kept customers up to date
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Followed United Kingdom regulatory requirements
A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle
Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.
Solution
Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.
Benefits
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Accelerated claims processing
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Alleviated backlog
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Reduced claim response time
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Assisted small businesses
Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID
Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.
Solution
A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.
Benefits
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Guaranteed business continuity during a spike in transactions
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Maintained a high level of customer satisfaction
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Increased capacity
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Improved employee experience
Insurance
Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up
Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.
Solution
The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.
Benefits
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Reduced back office overhead
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Processed claims quickly
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Reinstated eligible employees (return-to-work)
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Reduced backlog
Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company
A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.
The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.
Solution
A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.
Benefits
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Improved customer experience
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Reduced call center wait times
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Reduced steps in the process
An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.
In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.
With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.
Solution
The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). Their teams can now serve their customers remotely.
Benefits
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Ensured business continuity
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Enabled staff to work from home
One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely
At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.
Solution
UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.
Benefits
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Faster setups
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Eased pressure on employees
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Reduced manual errors
Government
Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees
On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.
In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.
At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.
Solution
Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.
Benefits
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A huge backlog of applications was cleared in a matter of days, ensuring that entrepreneurs in need were swiftly supported
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Alleviated manual work for VLAIO employees
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In less than two weeks, all 114,000 registered requests were cleared in a collaboration between VLAIO employees and the UiPath Robot
Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating
Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.
Solution
A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.
The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.
Benefits
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Ensured staff health and safety
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Visibility on staff location (remote vs. office based)
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Reduced overhead cost &workload
Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID
The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.
Solution
When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.
This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.
Benefits
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The customer doesn't need to go to the bank for data updates
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The bank saves time processing the data
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Helps digitize the bank
Manual collection of confirmed COVID cases became too burdensome for this military branch
A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.
Solution
The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.
Benefits
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Reduced operational cost
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More accurate health monitoring
Transportation
Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments
The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.
Solution
To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.
The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.
The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.
Benefits
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Saved more than 3,000 hours of back office work in the first 14 days
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Faster document processing
Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)
The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.
Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.
Solution
To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.
The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.
Benefits
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Saved more than 10,000 hours of back office work in the first 14 days
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Ensured an excellent customer experience
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Cleared back office backlogs
Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests
Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.
Solution
With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.
Benefits
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Faster call triage process
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Faster routing to appropriate agents
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Reduced average call handling time (AHT)
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Improved customer experience
The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees
In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.
Solution
The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.
Benefits
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Guaranteed business continuity
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Maintained a high level of customer satisfaction
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Reduced operating costs
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Operational efficiency
Retail
Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID
One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.
The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.
Solution
The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).
The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.
These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.
Benefits
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Reduced backlogs in processing leave requests
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Allowed HR specialists to focus on their people
Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic
Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.
To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.
Solution
The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.
Benefits
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Faster triage process for applicants
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HR focused on strategic parts of the job
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Increased workforce capacity
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Maintained a high level of customer satisfaction
All Other Industries
Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)
The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.
Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.
In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.
Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. Este é muito longo. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.
In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.
Solution
The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.
To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.
“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria
“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria
Benefits
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Less than 10 minutes to scale up infrastructure (used to take one to three days)
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100% manual work reduction, with zero errors
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~80,000 euro savings (immediate ROI recognized with a simplified solution)
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Retained customer satisfaction and avoided loss of business
Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees
The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.
After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.
Solution
Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.
To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.
Benefits
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Around eight hours per day of work saved
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No extra mundane work added for booking department staff
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Enabled remote work
Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts
After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.
But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.
Solution
RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.
The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).
Benefits
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Cost reduction (from 90,000 Indian Rupees to 4,500 Indian rupees)
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Over 300 data accounts checked once every four hours
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Business continuity
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Improved employee experience
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Customer satisfaction
Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy
The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.
As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.
Solution
A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.
Benefits
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Privacy-compliant
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Reduce email backlogs
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Safe return of citizens to public places
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Employee health safety
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Scalability
UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases
During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.
Solution
UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.
The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.
Benefits
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Accelerated data extraction and reporting
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Reduced email backlogs
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Quick response to the email sender
Processing a 10x increase in sanitizer orders
Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.
Solution
The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.
Benefits
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Companies can now fulfill all requested orders in a timely fashion
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Their product played an important role in stopping the spread of the COVID
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Accelerated operational efficiency
Tracking employee health across a widely distributed workforce
During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.
Solution
Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.
See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.
Benefits
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Kept critical workers working
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Reduced hospital backlogs
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Improved efficiency
UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates
Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.
Solution
UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.
Want your daily report? Fill out this form.
Benefits
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Heightened individual awareness of relevant metrics and information
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Saved personal time
A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely
Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.
Solution
A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.
Benefits
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Ensured business continuity
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Enabled staff to work from home
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Reduced manual work for employees
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Reduced manual errors
Managing the safe return of people back to COVID-free areas
Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.
Solution
The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.
Benefits
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Mitigated risk of infection
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Reduced manual work for employees
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Reduced manual errors
Sistema de controle de automação
- Programar robôs é humano, resolver problemas é divino
- Construindo uma cadeia de suprimentos de manufatura resiliente
- Abrace a automação ou morra
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