Como Gerir Crises Empresariais: Estratégias para Aumentar a Produtividade em Recessões Económicas

Uma crise financeira que derruba a economia pode ser devastadora, especialmente para as empresas. Pode ter efeitos diretos e indiretos no crescimento e desenvolvimento do seu negócio. As empresas podem enfrentar dificuldades durante uma crise financeira, o que afeta o interesse e os investimentos de muitos. Uma crise económica tem efeitos prejudiciais tanto em pequenas como em grandes empresas. Como a recuperação de uma crise económica pode levar bastante tempo, as empresas afetadas no início da queda económica provavelmente suportarão os efeitos negativos por um período mais longo.

O que a empresa deve fazer durante uma crise?

Coisas que a empresa pode fazer

Mesmo com uma crise económica difícil, deve garantir que a sua empresa se destaca da concorrência. Aproveite os clientes existentes e potenciais. Assegure que o serviço ao cliente está no seu melhor e/ou melhore-o, se necessário. Um melhor serviço ao cliente pode atrair mais clientes e fortalecer a lealdade dos atuais. Não há melhor momento para experimentar técnicas novas, inovadoras e eficazes para diferenciar o seu negócio. Pode ser criativo mesmo quando a economia está em baixa. Inspire os seus clientes a permanecerem leais mostrando que está disposto a implementar novos sistemas inovadores para se manter no topo da sua marca.

Aproveite o tempo de inatividade para otimizar processos

A otimização de processos é a disciplina de ajustar processos existentes para maximizar a produção e minimizar custos. A empresa pode começar a planear antecipadamente operações futuras, melhorando processos existentes que ajudem a gerar mais produção quando a crise financeira passar. Para empresas que trabalham na manufatura, existem geralmente três áreas principais de otimização:

1. Equipamentos e Manutenção
2. Procedimentos Operacionais
3. Otimização de Controlo

Otimização de Operações e Manutenção de Equipamentos

O primeiro passo é verificar se o equipamento existente está a ser usado na sua máxima vantagem, examinando dados operacionais para identificar equipamentos com baixo desempenho. Para melhorar a eficiência e rentabilidade da fábrica, o custo total precisa ser reduzido através da otimização de processos operacionais e de manutenção. Isso é feito melhorando continuamente a fiabilidade das máquinas e sendo proativo na manutenção dos equipamentos. Programas de gestão de ativos e sistemas de automação podem melhorar significativamente a eficiência da fábrica, qualidade do produto, rentabilidade, segurança e o ambiente geral do operador. Aqui está uma pequena lista de como abordar a otimização de equipamentos:

• Manutenção otimizada para todo o ciclo de vida da fábrica
  Sistemas de manutenção novos e abrangentes desempenham um papel fundamental na manutenção de equipamentos de processo, automação, fornecimento de energia e redes de informação. Configurar um sistema para monitorizar continuamente as operações da fábrica ajudará a eliminar a deterioração incremental do desempenho e a evitar perturbações no processo.
• Mudança para Manutenção Proativa
  Novas ferramentas finalmente mudam o foco das operações da mera reparação de avarias para uma manutenção sistemática e proativa. O monitoramento de equipamentos mecânicos para medir vibrações pode informar os operadores de que o equipamento de fabrico está a funcionar corretamente durante as operações diárias. Uma manutenção proativa bem-sucedida permite reagir imediatamente a perturbações e planear reparações com base nos dados de medição recolhidos.
• Corrigir Defeitos Antes de Perturbações Graves
  A instalação de equipamentos de monitoramento em processos em várias etapas dos seus ciclos de vida tem bons resultados e tempos de retorno curtos. Identificar a falha de subcomponentes antes que afete todo o processo de fabrico garante que danos maiores ou interrupções na produção não causarão paragens operacionais no futuro. Corrija antes que piore.
• Soluções de Automação
  Soluções de automação para processos e operações permitem velocidades de produção aumentadas, contribuindo para um ambiente de trabalho seguro e ergonómico. A fiabilidade aumenta através de processos automáticos, permitindo que os operadores realizem mais tarefas de "valor acrescentado".

Otimização de Procedimentos Operacionais

Procedimento operacional é um termo sofisticado para fluxo de trabalho. A otimização do fluxo de trabalho é uma forma importante de reduzir custos e fornecer melhores serviços. Com fluxos de trabalho ineficientes, as coisas levam mais tempo e custam mais para serem concluídas. Repensar os procedimentos de fluxo de trabalho é uma parte crítica do processo de incorporação de novas tecnologias futuras na linha de fabrico da empresa. Para otimizar processos típicos, os seguintes elementos precisam ser seguidos:

1. Mapear os processos como eles existem atualmente, incluindo problemas
2. Identificar riscos e barreiras associados a cada processo
3. Mitigar riscos e barreiras associados a cada processo
4. Identificar oportunidades de melhoria
5. Mapear processos otimizados
6. Manter registo/avaliação das melhorias feitas

Tenha em mente que estes elementos podem ser aplicados a qualquer coisa que tenha um fluxo de trabalho. Isso pode ser para otimizar processos de candidatura para trabalho administrativo, fluxo de trabalho para procedimentos de fabrico em linhas de produção, ou operações de expedição e receção de inventário. A otimização de procedimentos operacionais pode melhorar o tempo de desenvolvimento do produto, fluxo de trabalho melhorado, custos de fabrico reduzidos e aumento da produção.

Otimização de Controlo

As instalações de produção funcionam o dia todo e continuamente para produzir a maior quantidade de produtos possível. As instalações de processo são frequentemente monitorizadas por centenas de sensores que transmitem dados em tempo real aos operadores sobre o desempenho da fábrica. Muitas instalações de fabrico usam sistemas de controlo distribuído (DCS) para processos numa instalação de fabrico. DCS são sistemas dedicados usados para controlar processos de fabrico que operam continuamente. DCS estão conectados a sensores e atuadores e usam controlo de ponto de ajuste para controlar o fluxo de materiais através do processo de produção.
Para melhorar o desempenho, muitas vezes é aconselhável que as fábricas comprem software de sistema de supervisão de desempenho (PSS) para a instalação de processo. Isso recolherá todos os dados em tempo real, dentro do software, do sistema de controlo de processo e calculará o desempenho para equipamentos de processo, controlos e operadores. Para que os dados sejam úteis, precisam medir informações significativas, mensuráveis e acionáveis. Na maioria dos sistemas de supervisão de desempenho, o software pode ser usado para diagnosticar e priorizar oportunidades com equipamentos, controlos ou operadores.

Otimize o Inventário

Todas as empresas têm o desafio de igualar o volume de oferta à procura do cliente. A forma como a empresa gere este desafio tem um grande impacto na sua rentabilidade.

Nota: Uma das vantagens de usar o E3.series e personalizar a sua base de dados é que a empresa pode restringir componentes da base de dados a fornecedores preferidos. Se todos os projetos e equipas usarem os mesmos modelos de componentes, as compras ficam mais baratas, o inventário tem menos diversidade de peças. A produção e manutenção tornam-se mais baratas e encomendas em maior quantidade podem receber melhores condições de pagamento.

Existem quatro áreas principais de planeamento da cadeia de abastecimento em que se deve focar ao tentar obter mais do seu inventário:

1. Reduzir o erro de previsão com melhor Planeamento da Procura
2. Estabelecer melhores níveis alvo de inventário com otimização de inventário multi-echelon
3. Sincronizar ainda mais o fluxo de abastecimento com melhor Planeamento de Vendas e Operações
4. Melhorar a gestão diária de inventário

• Reduzir Erro de Previsão com Melhor Planeamento da Procura
  Os dois fatores-chave que impactam a quantidade de inventário necessária numa cadeia de abastecimento são os prazos de entrega e a incerteza da procura. Embora a previsão seja extremamente difícil e sempre errada, há muito que pode ser feito para aumentar a sua precisão com melhorias no processo e tecnologia.
• Estabelecer Melhores Níveis Alvo de Inventário com Otimização Multi-Echelon
  Onde colocar o inventário pode ser difícil de descobrir numa cadeia de abastecimento ponta a ponta com muitos produtos. Existem muitas formas de reequilibrar como os orçamentos de inventário são alocados, o pooling de inventário e estratégias de adiamento de produto podem ser complexas de executar, conforme planeado. Um sistema de Otimização de Inventário Multi-Echelon (MEIO) permitirá que a empresa considere todos estes fatores ao decidir onde na cadeia de abastecimento e quanto inventário ter.
• Sincronizar Ainda Mais o Fluxo de Abastecimento com Melhor Planeamento de Vendas e Operações
  Como parte do processo de Planeamento de Vendas e Operações, uma empresa precisa determinar como atender à procura de inventário que vem da previsão da procura e backlogs. Se uma empresa não tiver um bom processo de Planeamento de Vendas e Operações, não conseguirá tomar boas decisões sobre inventário. Além disso, se o sistema de Planeamento de Vendas e Operações não considerar os efeitos de capacidade finita, materiais e restrições operacionais, o controlo sobre os níveis de inventário não será alcançado.
• Melhorar a Gestão Diária de Inventário
  Mesmo com um plano perfeito, uma empresa não consegue manter o inventário baixo e o serviço ao cliente alto a menos que consiga executar a movimentação do inventário através da cadeia de abastecimento para atender às encomendas dos clientes. Uma melhor gestão de inventário dará maior visibilidade do inventário através da cadeia de abastecimento e criará as ordens para mover o inventário quando necessário.

Padronizar/Homologar Projetos/Produtos/Procedimentos

Todas as empresas querem aumentar a produtividade e eficiência, reduzindo erros e acidentes, mas isso pode ser especialmente benéfico para pequenas empresas que operam com orçamentos mais apertados e menos funcionários. A padronização pode ser uma forma eficaz de aumentar a produtividade e eficiência, formalizando processos e criando responsabilidade. Um dos papéis-chave da padronização no local de trabalho é que ela cria procedimentos de rotina que gestores e funcionários podem seguir para completar tarefas e responsabilidades. Como os funcionários não precisam parar para considerar a melhor forma de completar uma tarefa, isso mantém o fluxo de trabalho para manter a produtividade e eficiência. Também ajuda a garantir uniformidade para que produtos e serviços finais sejam consistentes.

Estabelecer trabalho padronizado baseia-se na recolha e registo de dados em alguns formulários. Estes formulários são usados por engenheiros e supervisores de linha de frente para desenhar o processo e por operadores para fazer melhorias nos seus próprios trabalhos. Estes três formulários são:

1. Tempo de Tarefa: Que é a taxa na qual os produtos devem ser feitos num processo para atender à procura do cliente.
2. Sequência de Trabalho: Que é como um operador executa tarefas dentro dos tempos de tarefa.
3. Inventário Padrão: Que inclui unidades em máquinas, necessárias para manter o processo a funcionar suavemente.

Os benefícios do trabalho padronizado incluem documentação do processo atual para todos os turnos, redução da variabilidade, formação mais fácil de novos operadores, redução de lesões e tensões, e uma linha de base para atividades de melhoria. É fácil padronizar componentes de projeto e pode poupar tempo e dinheiro no desenvolvimento futuro. Por exemplo, engenheiros eletrotécnicos usam subcircuitos constantemente no seu trabalho. Se os engenheiros usam os mesmos subcircuitos repetidamente, e ter de os recriar a cada novo circuito torna-se uma perda de tempo. À medida que constrói circuitos cada vez mais sofisticados, vai querer construir circuitos menores que possa usar várias vezes em circuitos maiores. No Logisim, um circuito menor usado num circuito maior é chamado de subcircuito. Usar o mesmo subcircuito repetidamente sem ter de o recriar poupa tempo valioso para o engenheiro. Em softwares como E3.series, estes subcircuitos podem ser guardados na base de dados e "arrastados" para novos projetos para poupar tempo e manter novos produtos alinhados com os existentes.

Reduzir a Produção de Resíduos

As empresas muitas vezes ignoram a produção de resíduos. Muitas empresas contentam-se simplesmente em estabelecer e gerir um sistema eficiente para remover resíduos. Os tempos mudaram, e a gestão de resíduos também. Muitas empresas veem um aumento dramático na complexidade e custo da gestão dos seus resíduos. Ao mesmo tempo, a preocupação pública com os efeitos dos resíduos cresceu significativamente. Hoje, cada vez mais clientes levam em consideração aspetos ambientais ao comprar produtos e serviços. Além de poupar dinheiro através de custos de remoção de resíduos mais baixos, a redução de resíduos faz sentido empresarial de outras formas. A redução de resíduos pode ajudar a reduzir despesas com matérias-primas, material de escritório, equipamentos e outras compras. Simplificar operações para reduzir resíduos muitas vezes pode melhorar a eficiência e produtividade geral. Além disso, medidas de redução de resíduos podem demonstrar preocupação com o ambiente e aumentar a lealdade do cliente. Para muitas empresas, a redução de resíduos está a tornar-se rapidamente um componente importante do seu planeamento empresarial a longo prazo. Por exemplo, a engenharia elétrica e fabrico requer o uso de grandes quantidades de fio de cobre. Se os projetos não forem desenvolvidos com comunicação adequada entre engenheiros mecânicos e elétricos, os comprimentos dos fios não são precisos e podem resultar em excesso de fios e comprimentos curtos devido a erros de desenho, resultando em desperdício de cobre e custos de produção.

Implementar Novo Software Durante a Crise

Quando o tempo de inatividade da empresa é um resultado direto ou indireto da crise económica atual, não há como evitá-lo. Geralmente, este é o melhor momento para implementar soluções novas e inovadoras. A implementação de software pode ser demorada e desgastante para empresas que tentam configurá-la durante operações de produção de alto volume. Mas tempos de baixa produção são os melhores momentos para implementar. É crucial manter equipas ociosas ocupadas durante o tempo de inatividade e permitir que as equipas permaneçam completas quando a crise terminar. A implementação de software, especialmente em grande escala, requer o apoio total da empresa. Reformular software não é uma tarefa de um dia para o outro.

O atual estado económico afetou a sua empresa? O que fez durante o tempo de inatividade da sua empresa?