Wayfair e COVID-19:O impacto sobre vendedores isentos de impostos

A pandemia COVID-19 teve um impacto econômico generalizado em empresas de todos os tamanhos. Da mesma forma, a pandemia causou estragos nos orçamentos estaduais dos EUA, com alguns especialistas prevendo que os déficits orçamentários até 2022 poderiam chegar a US $ 434 bilhões. Na verdade, o Center on Budget and Policy Priorities está estimando que estados como a Califórnia e Nova York verão um declínio na receita de dezenas de bilhões.

Grande parte dessa queda na receita é atribuída a uma queda na receita tributária de que os estados dependem para encher seus cofres e equilibrar seus orçamentos. De impostos sobre vendas a imposto de renda e impostos específicos do setor, como o imposto de consumo de petróleo e gás, os estados viram uma queda nas despesas que lutaram para superar os níveis pré-pandêmicos. Por exemplo, a queda do turismo na Flórida, Nevada e Havaí teve um impacto direto na arrecadação de impostos sobre vendas e hospedagem nos estados. Em última análise, os estados precisarão encontrar maneiras de recuperar as perdas e estabelecer um orçamento nos próximos anos, o que provavelmente levará a aumentos de impostos, regras de tributação ampliadas e maior aplicação da legislação tributária.

Ecos da recessão de 2008

À medida que as autoridades tributárias lutam com os déficits orçamentários e avaliam suas opções para gerar receita, é provável que muitas empresas ficarão vulneráveis ​​ao risco de conformidade tributária sem nem mesmo saber disso. Felizmente, as empresas podem aprender com o precedente criado durante a recessão econômica de 2008. Depois de 2008, as autoridades fiscais tornaram as regras e a fiscalização mais rígidas em torno da arrecadação de impostos, com uma grande mudança em direção à fiscalização dos certificados de isenção de impostos. Antes da recessão, os critérios para um estado aceitar um certificado de isenção eram muito mais brandos, talvez devido à falta de tecnologia para conduzir uma auditoria abrangente do certificado de isenção.

Desde então, a tecnologia que estados e empresas têm acesso para conformidade tributária evoluiu e tornou mais fácil examinar os certificados de isenção durante as auditorias. Mas o que realmente colocou os certificados de isenção sob revisão mais rígida desde 2008 foi o fato de que um grande número de empresas encerrou permanentemente e tornou impossível para vendedores e governos obterem certificados válidos durante uma auditoria.

Maior risco

Embora muitos dos mesmos riscos estejam presentes em meio à pandemia, a complexidade em torno dos certificados de isenção aumentou exponencialmente desde 2008. A decisão da Suprema Corte em Dakota do Sul v. Wayfair Inc. possibilitou que as autoridades coletassem impostos sobre vendas remotas em seu estado independentemente da localização física do vendedor. Hoje, os vendedores isentos de impostos podem ter a obrigação de se registrar para coletar impostos sobre vendas em 44 estados, mesmo que nenhuma venda seja tributável. O nexo econômico não apenas exacerbou a obrigação de coletar certificados de isenção, mas acrescentou o ônus adicional de se registrar nos estados para coletar impostos.

Da mesma forma, as operações comerciais em meio à pandemia também aumentaram a complexidade da coleta de certificados de isenção. Por exemplo, mais transações business-to-business (B2B) estão acontecendo online em vários canais. Onde, historicamente, um vendedor seria capaz de coletar certificados de isenção facilmente em transações 1:1, muitos agora estão processando transações digitalmente em vários canais online. A combinação de leis de nexo econômico com a expansão das vendas B2B omnicanal criou um ambiente onde as empresas devem saber onde têm a obrigação de se registrar, ao mesmo tempo que processam as transações e coletam certificados on-line quase em tempo real. Para fabricantes e outros vendedores B2B responsáveis ​​por coletar e armazenar certificados de isenção para compras isentas de impostos, colocar a tecnologia e os processos em prática agora para garantir que os certificados de isenção sejam coletados com precisão em todas as transações aplicáveis ​​será fundamental para evitar outro cenário pós-2008.

Tecnologia para obrigações de isenção

O gerenciamento de certificados de isenção em uma sociedade que prioriza o digital requer tecnologias inteligentes de conformidade tributária para acompanhar as mudanças de regras e obrigações. A coleta, o rastreamento e o armazenamento manual de certificados de isenção em todos os canais, bem como o rastreamento manual das obrigações de vínculo econômico e o registro em novos estados, deixam as empresas vulneráveis ​​a erros humanos e, em última instância, ao risco de auditoria. Ao obter o suporte de software de conformidade tributária, as empresas podem agilizar seus processos de gerenciamento de certificados de isenção e reduzir o risco.

As soluções fiscais podem ser facilmente integradas ao comércio eletrônico existente, ao planejamento de recursos empresariais (ERP) ou a outros sistemas de faturamento para gerenciar certificados na finalização da compra. Por exemplo, um fabricante que vende por meio de uma plataforma de comércio eletrônico e um mercado pode incorporar itens de linha no processo de checkout para exigir que as empresas forneçam digitalmente suas informações de isenção antes de processar a transação. Da mesma forma, as empresas podem aproveitar o software tributário para entender de forma mais inteligente quando acionam novas obrigações de nexo econômico para simplificar os requisitos de registro e evitar riscos de auditoria desconhecidos.

À medida que avançamos em meio à pandemia, é inevitável que os estados procurem expandir as regras tributárias, aumentar a fiscalização e ajustar as leis tributárias existentes. Como aprendemos com a recessão de 2008, a aplicação de certificados de isenção provavelmente será o principal alvo das autoridades enquanto buscam receita. Os fabricantes e outros vendedores B2B precisarão entender suas novas obrigações no mundo do nexo econômico e como navegar na coleta de certificados em um ambiente omnicanal para reduzir o risco e manter as operações. Para a maioria, o gerenciamento manual da conformidade tributária, desde o registro até o gerenciamento de certificados, será insustentável e os colocará em risco. Uma abordagem que prioriza a tecnologia para gerenciar certificados de isenção permitirá que as empresas sejam proativas na prevenção de penalidades de auditoria e interrupções em seus negócios.

Silvia Aguirre é vice-presidente de gerenciamento de certificados da Avalara.