Wayfair e COVID-19: Navegando nos Desafios de Vendedores Isentos de Impostos na Economia Pós-Pandemia

A pandemia de COVID-19 teve um impacto econômico generalizado em empresas de todos os tamanhos. Da mesma forma, a pandemia causou estragos nos orçamentos estaduais dos EUA, com alguns especialistas prevendo que os déficits orçamentários até 2022 podem chegar a $434 bilhões. Na verdade, o Center on Budget and Policy Priorities estima que estados como Califórnia e Nova York verão um declínio na receita na casa das dezenas de bilhões.

Grande parte deste declínio na receita é atribuída a uma queda na receita tributária da qual os estados dependem para encher seus cofres e equilibrar seus orçamentos. Do imposto sobre vendas ao imposto de renda até impostos específicos da indústria como imposto especial sobre petróleo e gás, os estados viram uma queda nos gastos que lutaram para superar os níveis pré-pandemia. Por exemplo, quedas no turismo na Flórida, Nevada e Havaí tiveram impacto direto nas coletas de imposto sobre vendas e impostos de hospedagem nos estados. Em última análise, os estados precisarão encontrar maneiras de recuperar perdas e estabelecer um orçamento nos próximos anos, o que provavelmente levará a aumentos de impostos, regras de tributabilidade expandidas e maior aplicação das leis fiscais.

Ecos da Recessão de 2008

À medida que as autoridades fiscais lidam com déficits orçamentários e pesam suas opções para gerar receita, é provável que muitas empresas fiquem vulneráveis a riscos de conformidade fiscal sem nem saber. Felizmente, as empresas podem aprender com o precedente estabelecido durante a recessão econômica de 2008. Após 2008, as autoridades fiscais endureceram regras e aplicação em torno da coleta de impostos, com uma grande mudança em direção à aplicação de certificados de isenção fiscal. Antes da recessão, os critérios para um estado aceitar um certificado de isenção eram muito mais brandos, talvez devido à falta de tecnologia capaz de realizar uma auditoria abrangente de certificados de isenção.

Desde então, a tecnologia que estados e empresas têm acesso para conformidade fiscal evoluiu e tornou mais fácil examinar certificados de isenção durante auditorias. Mas o que realmente colocou os certificados de isenção sob revisão mais rigorosa desde 2008 foi o fato de que um enorme número de empresas fechou permanentemente, tornando impossível para vendedores e governos obterem certificados válidos durante uma auditoria.

Risco Aumentado

Embora muitos dos mesmos riscos estejam presentes em meio à pandemia, a complexidade em torno dos certificados de isenção aumentou exponencialmente desde 2008. A decisão da Suprema Corte em South Dakota v. Wayfair Inc. tornou possível para as autoridades cobrarem imposto sobre vendas remotas em seu estado, independentemente da localização física do vendedor. Hoje, vendedores isentos de impostos podem potencialmente ter a obrigação de se registrar para cobrar imposto sobre vendas em 44 estados, mesmo que nenhuma venda seja tributável. O nexo econômico não apenas exacerbou a obrigação de coletar certificados de isenção, mas adicionou o ônus adicional de se registrar nos estados para cobrar impostos.

Da mesma forma, as operações comerciais em meio à pandemia também aumentaram a complexidade da coleta de certificados de isenção. Por exemplo, mais transações business-to-business (B2B) estão acontecendo online através de vários canais. Historicamente, um vendedor poderia coletar certificados de isenção facilmente em transações 1:1, mas muitos agora processam transações digitalmente através de vários canais online. A combinação de leis de nexo econômico com vendas B2B omnichannel em expansão criou um ambiente onde as empresas devem saber onde têm a obrigação de se registrar, ao mesmo tempo em que processam transações e coletam certificados em tempo real online. Para fabricantes e outros vendedores B2B responsáveis por coletar e armazenar certificados de isenção para compras isentas de impostos, colocar a tecnologia e os processos em vigor agora para garantir que os certificados de isenção sejam coletados com precisão em cada transação aplicável será crítico para evitar outro cenário pós-2008.

Tecnologia para Obrigações de Isenção

Gerenciar certificados de isenção em uma sociedade digital-first requer tecnologias inteligentes de conformidade fiscal para acompanhar regras e obrigações em mudança. Coletar, rastrear e armazenar manualmente certificados de isenção através de canais, bem como rastrear manualmente obrigações de nexo econômico e se registrar em novos estados deixa as empresas vulneráveis a erros humanos e, em última análise, a risco de auditoria. Ao contar com o suporte de software de conformidade fiscal, as empresas podem simplificar seus processos de gerenciamento de certificados de isenção e mitigar riscos.

Soluções fiscais podem se integrar facilmente aos sistemas existentes de e-commerce, planejamento de recursos empresariais (ERP) ou outros sistemas de faturamento de uma empresa para gerenciar certificados no checkout. Por exemplo, um fabricante que vende através de uma plataforma de e-commerce e um marketplace pode incorporar itens de linha no processo de checkout para exigir que as empresas forneçam digitalmente suas informações de isenção antes de processar a transação. Da mesma forma, as empresas podem aproveitar o software fiscal para entender de forma mais inteligente quando acionam novas obrigações de nexo econômico para simplificar requisitos de registro e evitar risco de auditoria desconhecido.

À medida que continuamos a avançar através da pandemia, é inevitável que os estados provavelmente buscarão expandir regras fiscais, aumentar a aplicação e ajustar leis fiscais existentes. Como aprendemos com a recessão de 2008, a aplicação de certificados de isenção provavelmente será um alvo principal para as autoridades enquanto buscam receita. Fabricantes e outros vendedores B2B precisarão entender suas novas obrigações no mundo do nexo econômico e como navegar na coleta de certificados em um ambiente omnichannel para mitigar riscos e manter operações. Para a maioria, o gerenciamento manual de conformidade fiscal, do registro ao gerenciamento de certificados, será insustentável e os colocará em risco. Uma abordagem technology-first para gerenciar certificados de isenção permitirá que as empresas sejam proativas na prevenção de penalidades de auditoria e disrupções em seus negócios.

Silvia Aguirre é vice-presidente de gerenciamento de certificados na Avalara.