Como a Pandemia Reformulou o Procurement: 3 Tendências Principais

Mesmo nos melhores momentos, o processo de procurement pode ser intimidador. Navegar por milhares de contratos de fornecedores, NDAs e negociações, mantendo a conformidade com múltiplas regulamentações do setor e atendendo a diversos stakeholders e tomadores de decisão, não é tarefa simples.

Quando a pandemia de COVID-19 surpreendeu o mundo no início de 2020, essas questões se complicaram ainda mais com mudanças inesperadas, como a transição quase universal e imediata para o trabalho remoto. Ao longo do ano, à medida que empresas ao redor do globo aprenderam a se ajustar às novas dinâmicas, uma coisa ficou clara: a gestão e o procurement de contratos nunca foram tão importantes. Enfrentando desafios universais sem precedentes, esses ativos críticos precisavam ser protegidos e otimizados, agora e para o futuro.

Em resposta à crise, as empresas que se prepararam para serem não apenas mais resilientes e robustas internamente, mas também capazes de antecipar mudanças futuras à medida que modelos operacionais e cadeias de suprimento são redefinidos, sairão muito melhor no longo prazo.

À medida que avançamos para as novas realidades de um mundo pós-COVID-19, três tendências emergentes mostram por que a gestão de contratos e o procurement devem ser prioridade máxima para organizações que buscam sustentabilidade e sucesso a longo prazo.

Mais empresas são consideradas essenciais

Desde o início da pandemia, 16 setores de infraestrutura crítica foram identificados como aqueles cujos ativos, sistemas e redes — físicos ou virtuais — são considerados vitais para os Estados Unidos. Eles incluem saúde, alimentos e agricultura, manufatura crítica, químicos e outros.

Como resultado, praticamente todas as organizações, essenciais ou não, ganharam maior consciência de sua relevância para os clientes que atendem. Essa percepção ajudou as empresas a focar esforços na priorização de bens e serviços conforme as necessidades críticas de negócios de seus clientes. Para fazer isso de forma eficaz, o processo de procurement e gestão de contratos deve ser eficiente e gerido centralmente.

A Granite Construction Inc., que se autodenomina "Empresa de Infraestrutura da América", é um exemplo de negócio essencial. Para a Granite, isso significava que suas operações tinham que continuar apesar do surto de COVID-19. Com equipes em campo, os departamentos de back-office precisaram migrar para o trabalho remoto sem perder o ritmo. Felizmente, a Granite já contava com um sistema automatizado de gestão de contratos. Antes disso, a empresa teria enfrentado sérios desafios, pois administradores de subcontratos gastariam muito tempo gerenciando contratos historicamente armazenados em caixas de entrada, discos locais ou armários. Concluir revisões e aprovações exigia levá-los fisicamente pelo corredor. Por razões óbvias, esses métodos criariam muitos obstáculos em uma situação de trabalho remoto.

A crise de saúde da COVID-19 evidenciou a importância do procurement e da contratação. Embora negócios essenciais tenham sentido a urgência inicial de se preparar para qualquer cenário, todas as empresas reconhecem que estão em risco sem um processo de procurement centralizado e simplificado e um sistema de gestão de contratos.

Acordos mais complexos, necessários mais rapidamente

Empresas modernas operam em um mundo guiado amplamente por contratos. À medida que as companhias amadurecem e fronteiras internacionais se dissolvem graças à internet, os contratos crescem em complexidade, enquanto as equipes que os criam e mantêm lutam com uma enxurrada de novas regulamentações que afetam acordos em escala global.

Por exemplo, uma organização de compras grupais para um grande número de hospitais precisou encontrar novas fontes de suprimentos de proteção localmente, já que suprimentos internacionais foram afetados. Esses hospitais estavam na linha de frente da resposta nacional à pandemia. O procurement precisou avaliar 3.000 fornecedores potenciais em oito semanas, garantindo qualidade e assinando contratos complexos que permitissem a diferentes entidades legais não relacionadas comprar e pagar sob os mesmos contratos guarda-chuva, sem comprometer requisitos de conformidade do setor de saúde. O vice-presidente de procurement mencionou que, com os novos processos automatizados da empresa, conseguiram realizar isso em cerca de 12 semanas. Esse volume anteriormente levaria de nove a 12 meses, mesmo com toda a equipe mobilizada.

Isso fala diretamente sobre por que a gestão de contratos é necessária para navegar em tempos de incerteza. Para alcançar o sucesso pós-pandemia, as organizações devem considerar como lidar com as muitas complexidades associadas aos contratos, incluindo questões críticas como governança, de forma a não se colocarem em risco.

A aceleração da tecnologia em nuvem

Organizações estão migrando seus dados para a nuvem mais rápido do que nunca em resposta aos desafios de negócios levantados pela pandemia de COVID-19. Na verdade, segundo nova pesquisa, a pandemia global acelerou a transformação em nuvem para quase metade das organizações. Plataformas em nuvem permitem manter sistemas disponíveis e em execução sem a necessidade de recursos dedicados ou investimento adicional de capital. Não é surpresa que essa tendência também impacte o procurement e a contratação.

Soluções de gestão do ciclo de vida de contratos baseadas em nuvem oferecem benefícios significativos. O acesso a um repositório de contratos centralizado e automatizado, hospedado em um ambiente seguro na nuvem, proporciona às organizações visibilidade total dos contratos, eliminando horas de trabalho desperdiçadas e melhorando a eficiência. Ao fornecer uma única fonte de verdade para os direitos e compromissos que uma empresa mantém em seus contratos, o software de gestão de contratos reduz drasticamente o risco de prazos perdidos e multas, ou pior, litígios. Além disso, acelera o processo de procurement, garante conformidade contratual e otimiza o desempenho dos acordos, da criação à geração de relatórios.

A aceleração em direção à nuvem abre muitas portas para as organizações e, em termos de gestão de dados contratuais, elas estão encontrando imenso valor ao aplicá-lo a soluções inteligentes de gestão de contratos neste ambiente econômico crítico.

O resultado final é que inovações na gestão do ciclo de vida de contratos estão rompendo o status quo, e a pandemia atual destaca a importância do procurement e da gestão de contratos em um mundo incerto. Abordagens proativas e inteligentes para esses processos-chave permitirão que as empresas tenham visibilidade muito maior e obtenham inteligência acionável que se traduz diretamente em impacto no resultado final.

Vivek Bharti é gerente geral de gestão de produtos na Icertis.