Três tendências que moldam a aquisição em uma pandemia

Na melhor das hipóteses, o processo de aquisição pode ser assustador. Navegar por milhares de contratos de fornecedores, NDAs e negociações, ao mesmo tempo em que se mantém em conformidade com as diversas regulamentações do setor e, ao mesmo tempo, atrai várias partes interessadas e tomadores de decisão, não é uma tarefa simples.

Quando a pandemia COVID-19 pegou o mundo de surpresa no início de 2020, essas questões foram ainda mais complicadas pelas mudanças inesperadas que surgiram, como a mudança quase universal e imediata para o trabalho remoto. Ao longo do ano, à medida que as empresas em todo o mundo aprenderam a se ajustar à nova dinâmica, uma coisa tornou-se bastante clara. A gestão adequada e a obtenção de contratos nunca foram tão importantes. Enfrentando desafios universais sem precedentes, esses ativos críticos tiveram que ser protegidos e otimizados agora e para o futuro.

Em resposta à crise, as empresas que se prepararam para não apenas ser mais resilientes e robustas internamente, mas também capazes de dar conta das mudanças futuras que ocorrerão à medida que os modelos operacionais e as cadeias de suprimentos forem redefinidos, se sairão muito melhor em a longo prazo.

À medida que avançamos em direção às novas realidades de um mundo pós-COVID-19, três tendências emergentes esclarecem por que o gerenciamento de contratos e aquisições devem ser uma prioridade para organizações que buscam sustentabilidade e sucesso de longo prazo.

Mais empresas estão sendo consideradas essenciais. Desde o início da pandemia, 16 setores de infraestrutura crítica foram identificados como aqueles cujos ativos, sistemas e redes, sejam físicas ou virtuais, são considerados vitais para os Estados Unidos. Isso inclui saúde, alimentação e agricultura, manufatura crítica, produtos químicos e muito mais.

Como resultado, virtualmente todas as organizações, essenciais ou não, ganharam maior consciência de sua importância para os clientes que atendem. Essa percepção ajudou as empresas a enfatizar a importância de concentrar esforços na priorização de bens e serviços de acordo com as necessidades críticas de negócios de seus clientes. Para fazer isso de forma eficaz, o processo de gerenciamento de aquisições e contratos deve ser eficiente e gerenciado de forma centralizada.

A Granite Construction Inc., que se autodenomina "America’s Infrastructure Company", é um exemplo de negócio essencial. Para a Granite, isso significava que seus negócios deveriam continuar, apesar do surto de COVID-19. Com suas equipes em campo, os departamentos administrativos tiveram que fazer a transição para trabalhar em casa sem perder uma etapa. Felizmente, a Granite já tinha um sistema de software de gerenciamento de contrato automatizado em vigor. Mas antes disso, Granite teria enfrentado sérios desafios porque os administradores de subcontratos teriam que gastar muito de seu tempo gerenciando contratos que historicamente eram armazenados em caixas de entrada, discos rígidos locais ou arquivos. Concluir revisões e aprovações era uma questão de acompanhá-los fisicamente pelo corredor. Por razões óbvias, esses métodos criariam muitos desafios em uma situação de trabalho em casa.

A crise de saúde do COVID-19 trouxe à luz a importância das aquisições e contratações. Embora as empresas essenciais possam ter experimentado a primeira urgência de se preparar para qualquer situação, todas as empresas estão reconhecendo que estão em risco sem um processo de aquisição centralizado e simplificado e um sistema de gestão de contratos.

Os acordos são mais complexos e necessários mais rapidamente. As empresas de hoje operam em um mundo amplamente guiado por contratos. À medida que as empresas amadurecem e as fronteiras internacionais se dissolvem graças à Internet, os contratos estão crescendo em complexidade, à medida que as equipes que os criam e mantêm lutam com uma enxurrada de novas regulamentações que afetam os acordos em escala global.

Por exemplo, uma organização de compras em grupo para um grande número de hospitais foi solicitada a encontrar novas fontes de suprimentos de proteção localmente quando os suprimentos internacionais foram atingidos. Os hospitais que precisavam disso estavam na vanguarda da resposta nacional à pandemia. O Procurement foi obrigado a selecionar 3.000 fornecedores potenciais em um período de oito semanas, garantindo sua qualidade e assinando contratos complexos que permitiriam que entidades jurídicas diferentes e não relacionadas comprassem e pagassem contra os mesmos contratos guarda-chuva, sem comprometer os requisitos de conformidade do setor de saúde. O vice-presidente de compras mencionou que, com os novos processos automatizados da empresa, eles conseguiram realizar isso em cerca de 12 semanas. Este volume, anteriormente, teria levado de nove a 12 meses, apesar de ter todos os participantes no convés.

Isso explica diretamente por que o gerenciamento de contratos é necessário para navegar em tempos de incerteza. Para alcançar o sucesso pós-pandemia, as organizações devem considerar como lidar com as muitas complexidades associadas aos contratos, incluindo questões críticas como governança, de uma forma que não as coloque em risco.

A aceleração da tecnologia em nuvem. As organizações estão movendo seus dados para a nuvem mais rápido do que nunca em resposta aos desafios de negócios levantados pela pandemia COVID-19. Na verdade, de acordo com uma nova pesquisa, a pandemia global acelerou a transformação da nuvem para quase metade das organizações. As plataformas em nuvem podem tornar possível manter os sistemas disponíveis e funcionando sem a necessidade de recursos dedicados ou investimento de capital adicional. Portanto, não é surpresa que essa tendência esteja impactando as compras e contratações também.

As soluções de gerenciamento do ciclo de vida do contrato baseadas em nuvem oferecem benefícios significativos. O acesso a um repositório de contratos centralizado e automatizado hospedado em um ambiente de nuvem seguro fornece às organizações visibilidade completa do contrato, eliminando horas de trabalho perdidas e melhorando a eficiência. Ao fornecer uma única fonte de verdade para os direitos e compromissos que uma empresa mantém em seus contratos, o software de gerenciamento de contratos reduz muito o risco de prazos e penalidades perdidos ou, pior, de litígios. Além disso, acelera o processo de aquisição, garante a conformidade do contrato e otimiza o desempenho do contrato, desde a criação do contrato até a geração de relatórios.

A aceleração em direção à nuvem abre muitas portas para as organizações e, em termos de gerenciamento de dados de contratos, elas estão encontrando um valor imenso ao aplicá-los a soluções de gerenciamento de contratos inteligentes durante este ambiente econômico crítico.

O resultado final é que as inovações no gerenciamento do ciclo de vida do contrato estão interrompendo a norma, e a atual pandemia está destacando a importância da aquisição e do gerenciamento de contratos em um mundo incerto. Abordagens proativas e inteligentes para esses processos-chave permitirão que as empresas tenham muito mais visibilidade e derivem inteligência acionável que se traduz diretamente no impacto final.

Vivek Bharti é gerente geral de gerenciamento de produtos da Icertis.