Como Conhecimentos de Embarque Eletrônicos Transformam Cadeias de Suprimentos: 4 Vantagens Principais

O conhecimento de embarque é um dos documentos mais importantes na indústria logística. Ele protege as necessidades de três partes principais em uma transação — embarcadores, transportadoras e varejistas — através de todas as etapas do processo. Conhecimentos de embarque físicos, no entanto, aumentam tempo de direção e permanência, e podem levar a imprecisões na entrega.

Embora papelada física tenha sido por muito tempo a forma padrão de comunicação dentro da indústria de cadeia de suprimentos, conhecimentos de embarque eletrônicos (eBOLs) são esperados para se tornar o padrão daqui para frente. Eles criam visibilidade e eficiência entre embarcadores, transportadoras e varejistas, bem como reduzem riscos de saúde e segurança dos motoristas, liberam espaço e reduzem impacto ambiental.

Visibilidade

Perder de vista um pacote no processo de envio pode ser frustrante para consumidores. Fornecedores e varejistas sentem o mesmo quando não conseguem localizar um caminhão carregando uma carga antecipada. Enquanto a cadeia de suprimentos continuar a depender de BOLs físicos para transmitir informações críticas, como localização do motorista e tempo de permanência, a latência dessa informação continuará a existir. eBOLs garantem informação clara e precisa da coleta à entrega. Ao fornecer informação em tempo real, embarcadores, transportadoras e varejistas são capazes de tomar decisões em tempo real sobre roteamento de materiais para plantas de manufatura, planejamento de reposição, tratamento de reclamações de clientes e garantia de pagamento oportuno. Mas para manter visibilidade, a integração de eBOLs deve ser adotada por todo parceiro na cadeia de suprimentos. Sem padronização da indústria, complexidade de sistema, gestão de dados e interoperabilidade se tornarão mais desafiadores.

Eficiência

Muito como um semáforo ou engarrafamento durante uma viagem de carro, BOLs físicos afetam a quantidade de tempo de direção de uma transportadora. Se exigido entrar e sair da cabine para entregar BOLs físicos, motoristas podem sentir que estão gastando mais tempo correndo atrás de papel do que na estrada para sua próxima parada. O uso de eBOLs, por outro lado, permite que um motorista permaneça na cabine enquanto entrega e recebe informação necessária, reduzindo a quantidade de tempo gasto esperando BOLs físicos serem aprovados e assinados. Essas vantagens provam benéficas não apenas para o motorista, mas para a transportadora, embarcador e receptor também.

Além disso, eBOLs geram dados importantes através de indicadores-chave de desempenho (KPIs), incluindo horas na estrada, tempo médio para carregar, e níveis de inventário. Embora muitas empresas rastreiem KPIs para monitorar a experiência geral do cliente, os dados também são importantes para manter operações suaves. Gerentes de envio frequentemente os utilizam para reduzir chances de uma instalação fechar devido a violações de conformidade, ou para evitar que equipes fiquem sem suprimentos no armazém.

Sustentabilidade

A frase "afogando em papelada" certamente vem da indústria de cadeia de suprimentos. Embora BOLs sejam a peça mais importante de papelada, eles frequentemente acabam jogados em uma caixa, em uma prateleira, ou no armazém no final do dia. Como resultado, empresas são forçadas a comprar espaço extra para armazenar as milhares de caixas acumuladas durante o ano. Em contraste, eBOLs podem ser armazenados em um computador, disco rígido externo ou até na nuvem, economizando espaço que pode servir a um propósito maior para a empresa ou comunidade. Além disso, a eliminação de papel resulta em impacto muito reduzido no meio ambiente.

Saúde e Segurança

Na pandemia atual, interações face a face são desaconselhadas. No entanto, o uso de BOLs físicos força motoristas a situações precárias, colocando a si mesmos e outros em risco. Cada parada exige que o motorista encontre múltiplas pessoas, incluindo as na guarita, escritório principal e doca de carregamento. Com o tempo, essas interações crescentes aumentam significativamente o fator de risco para o motorista. Ao utilizar eBOLs, motoristas podem permanecer na cabine enquanto continuam a trocar informação necessária, sem necessidade de interação face a face.

Nos últimos anos, o eBOL tornou-se mais popular, e com boa razão. Com o impacto da COVID-19 na indústria, embarcadores, transportadoras e varejistas estão procurando maneiras de manter seus funcionários seguros, e entregas nos trilhos. eBOLs fornecem maior visibilidade, eficiência, saúde e segurança. Mas apenas o tempo dirá quanto tempo levará antes que se tornem o padrão da indústria.

Will Chu é cofundador e CEO da Vector, uma plataforma de coleta e entrega sem contato.