Dados Móveis: 3 Maneiras Revolucionárias de Transformar Gestão de Construção

Projetos civis são complexos e exigentes, requerendo adaptabilidade, previsão e flexibilidade para permanecer no controle de custos do trabalho. E com tantas tarefas críticas necessárias para manter um canteiro de obras — quanto mais múltiplos canteiros — funcionando suavemente, alguns erros administrativos podem levar a orçamentos inflados, desperdício desanimador e atrasos frustrantes. Felizmente, nova tecnologia de coleta de dados dá aos empreiteiros uma visão de pássaro de seus negócios para que possam ficar por cima de seus números e à frente da curva.

O quão eficiente e precisamente uma empresa gerencia seu negócio depende da qualidade dos dados que coleta. É aqui que as soluções baseadas em nuvem em tempo real de hoje entram. Estas soluções simplificam processos e integram pontos-chave de conexão de operações de campo, como contabilidade, folha de pagamento, custeio de trabalho, rastreamento de tempo, rastreamento de equipamentos e planejamento de recursos empresariais (ERP). Juntos, esses insights dão aos empreiteiros visibilidade cristalina no status e saúde de seus projetos, para que possam tomar decisões mais rápidas e estratégicas para melhorar seu resultado final.

Precisão de Horas-Homem

Rastrear e analisar com precisão o trabalho e produtividade de uma equipe frequentemente depende de cada funcionário manter adequadamente cartões de ponto baseados em papel ou planilha. Frequentemente, cartões de ponto baseados em papel ou planilha são preenchidos dias, até semanas, após o trabalho ter sido concluído, tudo menos garantindo que os dados serão falhos porque eles têm que confiar em sua memória. Supervisores de campo que gerenciam múltiplos canteiros e equipes frequentemente não sabem com certeza onde funcionários estão em seu horário de início. Eles também não podem ter certeza de que sua equipe voltou do almoço no horário ou que alguém não saiu cedo do trabalho. Além disso, isso pode expor outros riscos como membros da equipe alocando horas-homem a projetos ou tarefas inativos ou errados ou estimando imprecisamente tempo gasto no local ou trabalhando em uma tarefa específica. Com tão alta probabilidade de erros humanos, os resultados para qualquer análise de horas totais de trabalho seriam quase inúteis.

A melhor maneira de obter os dados mais precisos de horas-homem por tarefa é coletar dados de campo ao vivo conforme acontecem e remover qualquer necessidade de funcionários confiarem em sua memória para alocar horas à tarefa certa no final do dia, semana ou mês. Apps de força de trabalho móvel baseados em nuvem que otimizam a coleta de horas-homem por tarefa eliminam o potencial de funcionários superestimarem seu tempo.

Primeiro, cada membro da equipe abre um app em seu telefone, autentica com um número PIN, seleciona o projeto, tarefa e equipamento quando aplicável para realizar o trabalho do dia. Em seguida, o app tira uma selfie do funcionário e registra a entrada enquanto também captura sua localização GPS. Apps de Operações de Campo com dados de campo ao vivo facilitam rastrear horas-homem por tarefa em tempo real com recursos para melhorar cálculos de dados precisos. Reconhecimento facial confirma que a pessoa certa está realizando o trabalho comparando sua foto de entrada/saída à sua imagem de perfil e fornece alertas quando há incompatibilidade. A localização GPS na entrada, saída e em cada mudança de tarefa diz aos supervisores que o funcionário está no local certo e não fora do local registrando horas-homem a um projeto sem estar no canteiro. Quando integrado com um sistema ERP, funcionários veem apenas tarefas específicas do projeto baseadas na estrutura de custo do projeto no ERP para tabular corretamente essas horas-homem. A informação é então empurrada para os campos de dados correspondentes no ERP para processamento e relatórios.

Rastreamento de campo ao vivo é eficiente também, quando um trabalhador muda de tarefa para tarefa, como misturar concreto para despejar o concreto. Eles simplesmente escolhem a próxima tarefa em seu telefone ou tablet e continuam trabalhando. Cada mudança de tarefa leva menos de cinco segundos para completar. Funcionários só precisam registrar saída quando terminam de trabalhar pelo dia. Apps de operações de campo de melhor classe para forças de trabalho móveis funcionam mesmo quando a conexão de internet é perdida. As horas-homem por tarefa são capturadas em tempo real no dispositivo móvel e sincronizadas assim que têm conexão de serviço sem qualquer impacto na precisão das horas-homem por tarefa.

Progresso Preciso por Tarefa

Rastrear o progresso que uma tarefa e projeto estão fazendo pode ser demorado e bastante difícil de rastrear. Por causa do tempo que leva e atrasos no compartilhamento de informações coletadas, meios tradicionais de rastreamento dão uma perspectiva imprecisa sobre projetos em quaisquer relatórios. Os relatórios estão vindo de múltiplas fontes com diferentes meios de coleta como papel, email, textos e planilhas adicionando à confusão. Além disso, os dados coletados são apenas tão bons quanto foram registrados. Produção por código de custo pode ser extremamente imprecisa devido a trabalhadores acidentalmente atribuindo trabalho concluído ao código ou projeto errado, fazendo uma tarefa reportar como mais completa e outra como menos completa do que realmente são. Este problema afeta todo o campo de construção mas é especialmente danoso para projetos de infraestrutura onde tarefas devem ser completadas em fases, não em paralelo, então problemas se compostam e podem causar altos custos ao longo da vida do projeto.

Em comparação, um sistema integrado, com controles, permite que todos os dados de progresso sejam automaticamente tabulados, coletados e sincronizados. Quando o ERP é integrado com um app de operações de campo com dados de campo ao vivo, aumenta dramaticamente a precisão dos dados de produção por tarefa. Isso permite que funcionários de campo vejam apenas tarefas específicas do projeto baseadas na estrutura de custo do projeto no ERP. Cada vez que um funcionário de campo muda para uma nova tarefa específica do projeto, eles são solicitados a inserir as quantidades de produção correspondentes de trabalho concluído com a unidade de medida correta para o projeto conforme acontece em tempo real. Esta interconectividade garante que estruturas de dados do app de operações de campo e do ERP correspondam, permitindo que informações fluam seamlessly do escritório para o campo e vice-versa com dados de progresso precisos.

Operações Automatizadas

Mover dados de um lugar para outro em papel, planilhas ou em um programa é incrivelmente demorado e propenso a erros. E todos temem fazer isso. Empresas de todos os tamanhos estão desperdiçando tempo coletando e inserindo dados manualmente.

Mais de 65% dos empreiteiros ainda usam papel e planilhas, segundo relatório de 2020 da plataforma de gestão de recursos WorkMax. O relatório também revelou a correlação entre o tamanho da empresa de construção e sua incapacidade de processar dados eficientemente. Conforme a empresa cresce em tamanho, menos eficaz ela se torna. Essas descobertas do Relatório de Uso de Dados de Campo são encontradas em outros estudos similares também. Em 2019, 26% de todas as empresas de construção declararam que nenhuma de suas soluções de software se comunicavam entre si, segundo relatório da provedora de serviços de TI JBKnowledge.

Em um sistema baseado em nuvem com coleta de dados de campo ao vivo, não importa o tamanho da empresa porque o rastreamento e gerenciamento dos dados são feitos através de um único app que interage com os trabalhadores individuais. Isso elimina a necessidade de especialistas focarem grandes porções de seu tempo em coleta e eles podem gastar mais tempo em análise de dados de campo. Dados de campo ao vivo:

• Eliminam erros de entrada manual de dados em todos os sistemas, especialmente folha de pagamento
• Mantêm o ERP sincronizado com todas as operações de campo
• Eliminam o uso de códigos de projeto e custo desatualizados ou inativos
• Dão adições ou mudanças de funcionário, tarefa e projeto sob demanda do campo a partir de atualizações do ERP
• Oferecem regras automatizadas de horas extras, sindicato e turnos para garantir que folha de pagamento seja processada com precisão
• Fornecem alertas automatizados de incompatibilidade de reconhecimento facial e geofence para rastreamento de trabalho de funcionários, garantindo que funcionários estão no local e gerenciando seu próprio tempo

Todos os dados de campo são digitalizados, automatizados e mais precisos que processos manuais usando sistemas de coleta de dados de campo não integrados. Isso libera trabalhadores de escritório para serem mais eficientes e produtivos e permite que foquem em análise em vez de gastar tempo caçando dados de campo e inserindo manualmente esses dados em sistemas díspares. Dar a todos relatórios criados a partir dos dados mais atualizados revela o status atual de cada tarefa em cada projeto. Ter esta informação dá aos empreiteiros clareza sobre mudanças de status do projeto conforme ocorrem e permite que tomem decisões rápidas quando ajustes precisam ser feitos.

Aqui está um exemplo do mundo real: Funcionários da Nayland Scaffold Ltd gastavam quatro a cinco horas por dia inserindo dados de folha de pagamento manualmente e garantindo que o tempo de seus funcionários fosse codificado para o projeto certo. Eles também tinham que digitalizar e organizar papelada para armazenamento digital. Quando mudaram para um app de rastreamento baseado em nuvem e coletaram seus dados de campo em tempo real, reduziram seus processos manuais para apenas uma hora por dia, o que foi um aumento de 78% na produtividade e ROI de 2.926%.

Projetos de construção civil são muito complexos com muitas partes móveis e muitas pressões externas que podem espalhar a atenção de um supervisor de campo. A capacidade de dados de campo ao vivo de fornecer dados precisos e atuais tudo em um app mantém stakeholders internos e externos do projeto todos na mesma página, o tempo todo. Funcionários de campo e stakeholders internos e externos sabem onde o projeto está e confiam na precisão dos dados de campo ao vivo. Com dados de campo ao vivo, a equipe de operações de campo pode pivotar quando horas-homem e progresso estão abaixo do esperado para colocar o projeto de volta nos trilhos. À medida que mais proprietários buscam visibilidade global no progresso do projeto e exigem mais precisão, isso criará uma diferença clara entre empresas de construção pesada que usam dados de campo ao vivo e aquelas que não usam.

Mike Merrill é co-fundador e evangelista-chefe da WorkMax.