Os sistemas automatizados de coleta de dados são econômicos? Como justificar seu investimento

Os sistemas automatizados de coleta de dados costumam ser um investimento substancial, principalmente para empresas que estão implementando iniciativas em toda a empresa envolvendo milhares de ativos. Os defensores da coleta automatizada de dados nas organizações geralmente estão ansiosos para provar o ROI para justificar tanto o esforço quanto o custo. Felizmente, é viável justificar investimentos em coleta automatizada de dados e, muitas vezes, dentro de prazos razoáveis.
Acompanhar o ritmo da inovação tem recompensas
Os primeiros adeptos em vários setores têm o ônus de provar o valor de abraçar os avanços da tecnologia. É neste momento inicial que a maioria dos investimentos em tecnologia são mais caros, com preços geralmente caindo à medida que as eficiências são obtidas e os avanços evoluem de novos e inovadores para padrão e esperados.
A captura automatizada de dados (ADC) provou ser econômica e mesmo lucrativo em uma infinidade de indústrias. Enquanto alguns setores estão apenas começando a adotar padrões regulatórios que exigem que as empresas usem métodos eficientes de rastreamento de ativos e coleta de dados, outros estão descobrindo primeiro o valor da coleta automatizada de dados para melhorar os processos de negócios.
O fato de o ADC não ser uma novidade inovação, mas também não está totalmente saturada em todos os setores, cria uma oportunidade única para empresas em muitas verticais. Em outras palavras, você obtém a vantagem de custos mais baixos aliados à confiança de adotar uma tecnologia comprovada. Procure histórias de sucesso de empresas não apenas em seu setor, mas em outras verticais com processos e sistemas de negócios comparáveis ​​que se beneficiam da automação de várias formas.
Convencer os líderes de negócios a adotar a coleta automática de dados é o primeiro passo, mas você estará esperado para justificar o investimento que você defendeu após a implementação. Felizmente, justificar os investimentos em ADC é relativamente simples quando você analisa os dados certos.
Identifique métricas facilmente quantificáveis ​​
A justificação de investimentos em coleta automática de dados deve abranger tanto a economia direta e o ROI quanto os benefícios brandos mais específicos, mas às vezes mais difíceis de medir, ou benefícios tangíveis versus intangíveis.
Benefícios concretos e quantificáveis ​​são mais fáceis de medida e, portanto, são o caminho mais fácil para a justificação. Essas métricas facilmente quantificáveis ​​incluem:

• Custos trabalhistas – A ADC reduz a demanda de funcionários, permitindo que as empresas obtenham economias em custos de horas extras, impostos e outros benefícios.
• Custos operacionais – Ao reduzir as demandas de mão de obra e otimizar os processos, as empresas podem obter mais com menos, tanto em termos de tempo (maior produção com os mesmos ou menos recursos aumenta os lucros) quanto de espaço (armazenamento de estoque, ativos compartilhados etc.).
• Investimentos em ativos fixos – Uma das maiores áreas de ganho potencial é na área de investimentos em ativos fixos. O ADC possibilita monitorar e manter melhor equipamentos, maquinários e outros ativos caros, o que, por sua vez, estende a vida útil de muitos ativos. Assim, as empresas podem obter mais dos investimentos e estender o tempo entre reparos e substituições.

Como esses custos normalmente já são medidos de uma forma ou de outra pela maioria das organizações, determinar o ROI de uma iniciativa de ADC recém-implementada é tão simples quanto comparar os números de antes e depois, desde que não haja outras variáveis ​​presentes que possam distorcer os dados.
Estabelecer linhas de base
Ao implementar uma iniciativa de ADC, identifique métricas quantificáveis ​​e mensuráveis ​​no início do projeto focadas em áreas nas quais você esperança de obter ganhos. Por exemplo, a coleta automática de dados pode acelerar o tempo de documentação e reduzir erros. Ambos os objetivos podem ser quantificados.
Determine quanto tempo leva para realizar tarefas de coleta de dados sem sistemas ADC instalados – seja para uma tarefa específica ou durante um período de tempo especificado. Da mesma forma, calcule os erros identificados e/ou corrigidos durante um período de tempo pré-determinado ou em uma determinada tarefa de coleta de dados antes de introduzir o ADC. As comparações antes e depois são simples quando você dedica um tempo para estabelecer uma linha de base antes da implementação.
Não ignore outros benefícios mensuráveis
Muitos dos benefícios da coleta automatizada de dados são leves, ou não tão facilmente quantificáveis ​​ou facilmente vinculados ao ADC como a causa. Sozinhos, esses benefícios às vezes são insuficientes para convencer os líderes orientados a dados e focados no resultado final de que o investimento é justificado. Mas aproveitar as vastas fontes de dados de hoje para oferecer progresso mensurável nessas áreas é particularmente poderoso quando combinado com outros dados que ilustram economias de custos claras em outras áreas, como mão de obra, despesas gerais e custos de ativos fixos. Não ignore benefícios suaves, como:

• Aumento das vendas – As vendas podem aumentar devido à melhor acessibilidade de dados para a equipe de vendas, como representantes de vendas de campo, em fatores como níveis de estoque atuais e informações detalhadas do produto.
• Satisfação do funcionário – Funcionários armados com as ferramentas para fazer seu trabalho com eficiência geralmente são mais felizes e, como resultado, trabalham mais, produzem melhores resultados e são leais a seus empregadores.
• Eficiência – Os ganhos de eficiência em uma área tendem a ter um efeito dominó que é realizado em toda a organização (muito parecido com o efeito cascata na cadeia de suprimentos). Assim, o ADC geralmente resulta em maior eficiência em departamentos diretamente impactados pelo ADC, bem como em outros.
• Experiência do cliente e satisfação – Funcionários felizes têm interações melhores e mais positivas com os clientes. A ADC pode contribuir para uma melhor prestação de serviços, envio e entrega de produtos mais rápidos, informações e comunicação precisas sobre produtos e menos erros de inventário e envio, um grupo de efeitos que juntos têm impactos substanciais na satisfação do cliente.

Uma análise e revisão abrangentes que englobem benefícios tangíveis e intangíveis é a maneira mais eficaz de provar o ROI dos investimentos em ADC – mesmo para os executivos mais críticos. Quando você comprova os ganhos obtidos em praticamente todas as facetas da organização, é impossível negar o valor de um sistema ADC.