Vale a Pena Investir em um Sistema de Coleta Automatizada de Dados? Comprovando ROI e Justificando Custos

Sistemas de coleta automatizada de dados são frequentemente um investimento substancial, particularmente para empresas que implementam iniciativas em toda a empresa envolvendo milhares de ativos. Campeões de coleta automatizada de dados dentro das organizações estão frequentemente ansiosos para provar ROI a fim de justificar tanto o esforço quanto o custo. Felizmente, justificar investimentos em coleta automatizada de dados é viável e, frequentemente, dentro de prazos razoáveis.

Manter o Ritmo com a Inovação Tem Recompensas

Adotantes iniciais em vários setores têm o ônus de provar o valor de abraçar avanços tecnológicos. É neste estágio inicial que a maioria dos investimentos em tecnologia são mais caros, com preços tipicamente caindo à medida que eficiências são ganhas e avanços evoluem de novos e inovadores para padrão e esperado.

A captura automática de dados (ADC) tem sido comprovada como custo-efetiva e até lucrativa em uma multiplicidade de indústrias. Enquanto alguns setores estão apenas começando a adotar padrões regulatórios exigindo que empresas usem métodos eficientes de rastreamento de ativos e coleta de dados, outros estão apenas descobrindo o valor da coleta automatizada de dados na melhoria de processos de negócios.

O fato de ADC não ser uma inovação nova, mas também não estar saturada em todos os setores, cria uma oportunidade única para empresas em muitos verticais. Em outras palavras, você obtém a vantagem de custos mais baixos acoplados com a confiança de adotar uma tecnologia comprovada. Procure histórias de sucesso de empresas não apenas em seu setor, mas em outros verticais com processos e sistemas de negócios comparáveis se beneficiando de automação de várias formas.

Convencer líderes empresariais a adotar coleta automática de dados é o primeiro passo, mas você será esperado para justificar o investimento que defendeu após a implementação. Felizmente, justificar investimentos em ADC é relativamente simples quando você olha para os dados certos.

Identifique Métricas Facilmente Quantificáveis

Justificar investimentos em coleta automática de dados deve abranger tanto economias diretas e ROI quanto benefícios mais específicos, mas às vezes mais difíceis de medir, ou benefícios tangíveis vs. intangíveis.

Benefícios concretos e quantificáveis são os mais fáceis de medir e, portanto, o caminho mais fácil para justificativa. Estas métricas facilmente quantificáveis incluem:

• Custos de Mão de Obra – ADC reduz demandas sobre a equipe, permitindo que empresas realizem economias em custos de horas extras, impostos e outros benefícios.
• Custos Operacionais – Ao reduzir demandas de mão de obra e otimizar processos, empresas conseguem alcançar mais com menos, tanto em termos de tempo (maior produção dos mesmos ou menos recursos aumenta lucros) quanto de espaço (armazenamento de estoque, ativos compartilhados, etc.).
• Investimentos em Ativos Fixos – Uma das maiores áreas para ganho potencial está na área de investimentos em ativos fixos. ADC torna possível monitorar e manter melhor equipamentos caros, máquinas e outros ativos, o que por sua vez estende a vida útil de muitos ativos. Assim, empresas conseguem obter mais de investimentos e estender o tempo entre reparos e substituições.

Como esses custos são tipicamente já medidos de alguma forma pela maioria das organizações, determinar o ROI de uma iniciativa ADC recém-implementada é tão simples quanto comparar números antes e depois, desde que nenhuma outra variável estivesse presente que pudesse distorcer os dados.

Estabeleça Linhas de Base

Ao implementar uma iniciativa ADC, identifique métricas quantificáveis e mensuráveis no início do projeto focadas em áreas nas quais você espera obter ganhos. Por exemplo, a coleta automática de dados pode acelerar o tempo de documentação e reduzir erros. Ambos os objetivos podem ser quantificados.

Determine quanto tempo leva para realizar tarefas de coleta de dados sem sistemas ADC no lugar – seja para uma tarefa específica ou durante uma duração de tempo especificada. Da mesma forma, calcule erros identificados e/ou corrigidos durante um período de tempo pré-determinado ou em uma determinada tarefa de coleta de dados antes de introduzir ADC. Comparações antes e depois são simples quando você reserva tempo para estabelecer uma linha de base antes da implementação.

Não Ignore Outros Benefícios Mensuráveis

Muitos dos benefícios da coleta automatizada de dados são suaves, ou não tão facilmente quantificáveis ou facilmente vinculados de volta à ADC como causa. Sozinhos, esses benefícios às vezes são insuficientes para convencer líderes orientados a dados e focados no resultado final de que o investimento é justificado. Mas aproveitar as vastas fontes de dados de hoje para oferecer progresso mensurável nessas áreas é particularmente poderoso quando combinado com outros dados ilustrando economias claras de custos em áreas como mão de obra, overhead e custos de ativos fixos. Não ignore benefícios suaves como:

• Aumento de Vendas – As vendas podem aumentar devido a melhor acessibilidade de dados para a equipe de vendas, como representantes de campo, em fatores como níveis atuais de estoque e informações detalhadas de produtos.
• Satisfação dos Funcionários – Funcionários armados com as ferramentas para fazer seu trabalho efetivamente são geralmente mais felizes e, como resultado, trabalham mais, produzem melhores resultados e são leais a seus empregadores.
• Eficiência – Ganhos de eficiência em uma área tendem a ter um efeito dominó que é percebido por toda a organização (muito como o efeito cascata na cadeia de suprimentos). Assim, ADC frequentemente resulta em eficiência melhorada em departamentos diretamente impactados por ADC, bem como em outros.
• Experiência e Satisfação do Cliente – Funcionários felizes têm interações melhores e mais positivas com clientes. ADC pode contribuir para melhor prestação de serviços, expedição e entrega de produtos mais rápidas, informações precisas de produtos e comunicação, e menos erros de estoque e expedição, um grupo de efeitos que juntos têm impactos substanciais na satisfação do cliente.

Uma análise e revisão abrangente que abrange tanto benefícios tangíveis quanto intangíveis é a maneira mais eficaz de provar o ROI de investimentos em ADC – mesmo para os executivos mais críticos. Quando você prova os ganhos realizados em praticamente todas as facetas da organização, o valor de um sistema ADC é impossível de negar.