Sistemas de Gestão de Inventário: Definição, Benefícios e Melhores Práticas para Todas as Indústrias

Quando a maioria das pessoas pensa em gestão de inventário, pensa em aplicações de retalho. Embora operações de retalho dependam fortemente de gestão de inventário, sistemas de gestão de inventário são amplamente utilizados numa variedade de indústrias, desde fabrico a utilities, saúde, educação, governo e mais. Sistemas de gestão de inventário simplificam e centralizam o processo para controlar o fluxo e manutenção de inventário para garantir que a quantidade certa de inventário está disponível no momento certo e com a qualidade certa.

Definição de um Sistema de Gestão de Inventário
Um sistema de gestão de inventário é a combinação de tecnologia (hardware e software) e processos e procedimentos que supervisionam a monitorização e manutenção de produtos em stock, sejam esses produtos ativos da empresa, matérias-primas e fornecimentos, ou produtos acabados prontos para serem enviados a vendedores ou consumidores finais. Um sistema completo de gestão de inventário consiste em:

• Um sistema para identificar cada item de inventário e a sua informação associada, como etiquetas de código de barras ou etiquetas de ativos. 
• Ferramentas de hardware para ler etiquetas de código de barras, como scanners de código de barras portáteis ou smartphones com aplicações de digitalização de código de barras.
• Software de gestão de inventário, que fornece uma base de dados central e ponto de referência para todo o inventário, aliado à capacidade de analisar dados, gerar relatórios, prever procura futura e mais.
• Processos e políticas para etiquetagem, documentação e reporte. Isto deve incluir uma técnica de gestão de inventário como Just in Time, Análise ABC, First-In First-Out (FIFO), Revisão de Stock, ou outra metodologia comprovada.
• Pessoas formadas para seguir estas políticas e processos.

A SearchERP define gestão de inventário como "a supervisão de ativos não capitalizados (inventário) e itens de stock." A gestão de inventário é um componente da gestão da cadeia de abastecimento que supervisiona o fluxo de itens (produtos, bens, etc.) à medida que se movem do fabricante para o armazém e depois para o ponto de venda. "Uma função chave da gestão de inventário é manter um registo detalhado de cada produto novo ou devolvido à medida que entra ou sai de um armazém ou ponto de venda", explica a SearchERP, o que aponta para a importância de ter um sistema de gestão de inventário claro e estabelecido para garantir que o processo e documentação são tão simplificados e eficientes quanto possível, bem como para minimizar erro.

Benefícios dos Sistemas de Gestão de Inventário
Sem um sistema de gestão de inventário, os bens e produtos que fluem através de uma organização inevitavelmente estarão em desordem. Um sistema de gestão de inventário permite a uma empresa manter um registo centralizado de cada ativo e item sob o controlo da organização, fornecendo uma única fonte de verdade para a localização de cada item, informação de vendedores e fornecedores, especificações, e o número total de um item particular atualmente em stock.
Como o inventário frequentemente consiste em ativos móveis, sistemas de gestão de inventário são críticos para manter o controlo dos níveis de stock atuais e compreender que itens se movem rapidamente e quais são de movimento mais lento, o que por sua vez permite às organizações determinar quando é hora de reordenar com maior precisão. No geral, um sistema abrangente de gestão de inventário oferece incontáveis benefícios às empresas, incluindo:

• Fluxo de caixa melhorado
• Melhores capacidades de relatórios e previsão
• Redução de custos de armazenamento (overhead)
• Redução de custos de mão de obra
• Redução de stock morto
• Melhor organização
• Transparência melhorada
• Relações melhoradas com fornecedores, vendedores e parceiros

Desafios dos Sistemas de Gestão de Inventário
Sistemas de gestão de inventário podem ter um efeito dramático na produtividade e eficiência quando implementados corretamente. A maioria dos desafios associados com sistemas de gestão de inventário surgem da falha em seguir melhores práticas ou confiar em métodos desatualizados, como documentação manual e layouts e processos de armazenamento inconsistentes. Nestes casos, uma reformulação completa de gestão de inventário pode ser necessária para simplificar a gestão de inventário e adicionar clareza e consistência ao processo em toda a empresa.

Um bom sistema de gestão de inventário reduz erro humano eliminando documentação manual através do uso de etiquetas de código de barras, scanners de código de barras e software de gestão de inventário, reduzindo erros dispendiosos como:

• Ter demasiado inventário de movimento lento em stock, ocupando espaço de armazenamento valioso e a consumir os resultados financeiros da empresa.
• Ficar inesperadamente sem stock de um item de inventário essencial, o que pode atrasar a cadeia de abastecimento devido a backorders.
• Registos imprecisos (números de peça errados, contagens de inventário incorretas) que surgem de erros de documentação manual.
• Horas-homem desperdiçadas a localizar itens que estão armazenados nas localizações erradas. Armazenamento de inventário que não está otimizado para eficiência (devido a layouts de armazém ou sala de stock deficientes) também pode aumentar o tempo de picking de stock, o que também aumenta custos de mão de obra.

Melhores Práticas para Sistemas de Gestão de Inventário
A Cleary Inventory explica que um bom sistema de gestão de inventário pode ajudar a aumentar a produtividade, mas apenas se o configurar com alguns elementos essenciais básicos, incluindo:

• Nomes de localizações
• Etiquetas de localização fáceis de ler
• Números de identificação de item únicos
• Unidades de medida
• Uma contagem inicial
• Uma solução de software que monitorize e rastreie atividade eficazmente
• Políticas e processos claros a nível empresarial
• Pessoas que sabem como apoiar estas políticas e processos

Implementar um sistema abrangente de gestão de inventário pode ser complexo. Não é apenas uma questão de comprar um bom programa de software; um sistema de gestão de inventário deve abordar as pessoas, processos e tecnologias de ponta a ponta. Seguir melhores práticas para configurar um sistema abrangente de gestão de inventário a nível empresarial é um investimento que se pagará a si mesmo vezes sem conta através de maior eficiência e um impulso nos resultados financeiros.