O que é um Sistema de Gestão de Estoque? Definição de Sistemas de Gestão de Estoque, Benefícios, Melhores Práticas e Mais
Quando a maioria das pessoas pensa em gerenciamento de estoque, pensa em aplicativos de varejo. Embora as operações de varejo dependam fortemente do gerenciamento de estoque, os sistemas de gerenciamento de estoque são amplamente utilizados em diversos setores, desde manufatura a serviços públicos, saúde, educação, governo e muito mais. Os sistemas de gestão de estoque agilizam e centralizam o processo de controle do fluxo e manutenção do estoque para garantir que a quantidade certa de estoque esteja disponível no momento certo e com a qualidade certa.
Definição de um Sistema de Gestão de Estoque
Um sistema de gestão de estoque é a combinação de tecnologia (hardware e software) e processos e procedimentos que supervisionam o monitoramento e a manutenção dos produtos estocados, sejam esses produtos ativos da empresa, matérias-primas e suprimentos, ou produtos acabados prontos para serem enviados a fornecedores ou consumidores finais. Um sistema completo de gerenciamento de estoque consiste em:
- Um sistema para identificar cada item de inventário e suas informações associadas, como etiquetas de código de barras ou etiquetas de ativos.
- Ferramentas de hardware para leitura de etiquetas de código de barras, como leitores de código de barras portáteis ou smartphones com aplicativos de leitura de código de barras.
- Software de gerenciamento de estoque, que fornece um banco de dados central e ponto de referência para todo o estoque, juntamente com a capacidade de analisar dados, gerar relatórios, prever demanda futura e muito mais.
- Processos e políticas para rotulagem, documentação e relatórios. Isso deve incluir uma técnica de gerenciamento de estoque, como Just in Time, Análise ABC, First-In First-Out (FIFO), Revisão de Estoque ou outra metodologia comprovada.
- Pessoas treinadas para seguir essas políticas e processos.
SearchERP define gerenciamento de estoque como “a supervisão de ativos não capitalizados (estoque) e itens de estoque”. O gerenciamento de estoque é um componente do gerenciamento da cadeia de suprimentos que supervisiona o fluxo de itens (produtos, mercadorias, etc.) conforme eles se movem do fabricante para o depósito e depois para o ponto de venda. “Uma função-chave da gestão de estoque é manter um registro detalhado de cada produto novo ou devolvido à medida que entra ou sai de um depósito ou ponto de venda”, explica o SearchERP, o que aponta para a importância de ter um sistema de gestão de estoque claro e estabelecido para garantir que o processo e a documentação sejam tão simplificados e eficientes quanto possível, bem como para minimizar erros.
Benefícios dos sistemas de gerenciamento de estoque
Sem um sistema de gerenciamento de estoque, os bens e produtos que fluem por uma organização estarão inevitavelmente em desordem. Um sistema de gerenciamento de estoque permite que uma empresa mantenha um registro centralizado de todos os ativos e itens sob controle da organização, fornecendo uma única fonte de verdade para a localização de cada item, informações de fornecedores e fornecedores, especificações e o número total de um determinado item atualmente em estoque.
Como o estoque geralmente consiste em ativos móveis, os sistemas de gerenciamento de estoque são essenciais para manter o controle dos níveis de estoque atuais e entender quais itens se movem rapidamente e quais itens são mais lentos, o que, por sua vez, permite que as organizações para determinar quando é hora de reordenar com maior precisão. No geral, um sistema abrangente de gerenciamento de estoque oferece inúmeros benefícios para as empresas, incluindo:
- Fluxo de caixa aprimorado
- Melhores recursos de geração de relatórios e previsão
- Redução nos custos de armazenamento (overhead)
- Custos de mão de obra reduzidos
- Redução do estoque morto
- Melhor organização
- Transparência aprimorada
- Melhores relações com fornecedores, fornecedores e parceiros
Desafios dos sistemas de gerenciamento de estoque
Os sistemas de gerenciamento de estoque podem ter um efeito dramático na produtividade e eficiência quando implementados adequadamente. A maioria dos desafios associados aos sistemas de gerenciamento de estoque surgem do não cumprimento das práticas recomendadas ou da dependência de métodos desatualizados, como documentação manual e layouts e processos de armazenamento inconsistentes. Nesses casos, uma revisão completa do gerenciamento de estoque pode ser feita para simplificar o gerenciamento de estoque e adicionar clareza e consistência ao processo em toda a empresa.
Um bom sistema de gestão de estoque reduz o erro humano eliminando a documentação manual através do uso de etiquetas de código de barras, leitores de código de barras e software de gerenciamento de estoque, reduzindo erros dispendiosos, como:
- Ter muito estoque de baixa movimentação em estoque, ocupar espaço de armazenamento valioso e prejudicar os resultados da empresa.
- Esgotamento inesperado do estoque de um item de estoque essencial, o que pode atrasar a cadeia de suprimentos devido a pedidos pendentes.
- Registros imprecisos (números de peça errados, contagens de inventário incorretas) que surgem de erros de documentação manual.
- Horas de trabalho desperdiçadas rastreando itens armazenados em locais errados. O armazenamento de estoque que não é otimizado para eficiência (devido a layouts inadequados de depósito ou sala de estoque) também pode aumentar o tempo de separação de estoque, o que também aumenta os custos de mão de obra.
Práticas recomendadas para sistemas de gerenciamento de estoque
O Clear Inventory explica que um bom sistema de gerenciamento de estoque pode ajudar a aumentar a produtividade, mas somente se você o configurar com alguns fundamentos básicos, incluindo:
- Nomes de locais
- Etiquetas de localização fáceis de ler
- Números exclusivos de identificação do item
- Unidades de medida
- Uma contagem inicial
- Uma solução de software que monitora e rastreia efetivamente a atividade
- Políticas e processos claros para toda a empresa
- Pessoas que sabem como apoiar essas políticas e processos
A implementação de um sistema abrangente de gerenciamento de estoque pode ser complexa. Não é apenas uma questão de comprar um bom programa de software; um sistema de gerenciamento de estoque deve abordar as pessoas, processos e tecnologias de ponta a ponta. Seguir as melhores práticas para configurar um sistema abrangente de gerenciamento de estoque em toda a empresa é um investimento que se pagará repetidamente por meio de maior eficiência e aumento dos resultados.
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