Guia para gerenciamento de instalações:estratégias de operações e gerenciamento, gerenciamento de projetos, liderança e muito mais

O gerenciamento de instalações, ou FM, é uma disciplina ampla que inclui uma variedade de indústrias, de alimentos a tecnologia, manufatura a comércio eletrônico e muito mais. Mas, embora o núcleo de cada negócio possa ser completamente diferente até mesmo de seus concorrentes mais próximos, as práticas bem-sucedidas de gerenciamento de instalações são facilmente intercambiáveis ​​de empresa para empresa. Na verdade, é um dos únicos cargos que podem ser encontrados, basicamente, em qualquer organizações de pequeno a grande porte, incluindo entidades públicas, como escolas e hospitais, a empresas privadas, como aquelas que gerenciam seus estoques em armazéns.

Mas, deixando de lado as tendências recíprocas, os procedimentos e técnicas de gestão de instalações devem ser altamente especializados para o negócio em que estão sendo usados. Como a disciplina abrange especificidades complexas, incluindo planejamento de continuidade de negócios e até segurança contra incêndio, é fundamental que sua organização ofereça uma visão holística dos procedimentos de gerenciamento de instalações.
Neste guia, discutiremos:>

• As competências essenciais do gerenciamento de instalações
• Estratégias de operações e gerenciamento
• Gerenciamento de projetos para instalações simplificadas
• Melhores práticas de liderança para gerentes de instalações
• Recursos adicionais sobre gerenciamento de instalações

As competências essenciais do gerenciamento de instalações

De acordo com a International Facilities Management Association (IFMA), o gerenciamento de instalações é uma prática interdisciplinar que “considera a coordenação de pessoas, local, processo e tecnologia”. Dividido, isso significa que um gerente de instalação é responsável pelo sucesso de todas as facetas da instalação, incluindo organização, segurança e manutenção, juntamente com as principais práticas operacionais diárias.
Pode parecer um trabalho esmagador colocar uma pessoa ou uma equipe pequena – e isso é um trabalho esmagador – mas o que é importante lembrar é o fato de que o gerenciamento de instalações é apenas um aspecto do que torna um negócio saudável. Simplificando, todos os departamentos necessários devem trabalhar com gerentes de instalações para construir o sucesso geral de uma empresa.
Aqui está o que a disciplina de gerenciamento de instalações abrange e por que uma gestão ruim pode facilmente levar ao fim de uma organização:

• Segurança –  É trabalho da equipe de gerenciamento de instalações garantir a segurança de todos os funcionários e clientes que ocupam a propriedade. Esta responsabilidade abrange todas as possíveis questões de saúde e segurança ambiental, particularmente aquelas que dizem respeito ao edifício e seus equipamentos, especificamente. O não cumprimento pode significar negócios sérios na forma de multas, perda de negócios ou mesmo processo judicial se for considerado que a negligência do gerente ou da empresa causou acidentes ou danos ambientais permanentes. O fogo, por exemplo, geralmente está no topo dos radares dos gerentes de instalações porque é uma tragédia evitável que, quando preparada o suficiente, pode salvar vidas e estoques valiosos. Uma equipe de gerenciamento de instalações completa pode proteger melhor sua empresa, garantindo que todas as partes da instalação estejam em conformidade com o código, seus funcionários sejam bem treinados e todas as licenças e certificados sejam completamente válidos. Essa função abrange tudo, desde iluminação segura e eficiente até opções de piso.
• Segurança –  No que diz respeito à importância, depois da segurança está a segurança da instalação, outra peça importante do quebra-cabeça à qual a equipe de gerenciamento da instalação deve responder. Embora empresas maiores ou com estoques ou equipamentos particularmente caros possam fazer a escolha sábia de terceirizar suas necessidades de segurança na forma de uma empresa privada, ainda é papel do gerente da instalação garantir que a empresa tenha um desempenho competente. Avanços tecnológicos como biometria e wearables estão tornando possível manter um controle de acesso estrito para áreas de alta segurança, mas cabe aos gerentes das instalações acompanhar esses desenvolvimentos e fazer investimentos inteligentes em tecnologia de segurança. Além da segurança geral, também é importante que a equipe de gerenciamento de instalações tenha o conhecimento tecnológico para proteger e manter seu hardware mais caro. Esse papel é fundamental, pois afirma duplamente que os ativos são protegidos tão rigorosamente quanto a segurança da comunidade.
• Manutenção e inspeções –  Não importa o foco da organização, uma das coisas mais descuidadas que uma equipe de gerenciamento de instalações pode fazer é afrouxar suas tarefas de manutenção predial. Todas as partes do edifício, incluindo máquinas instaladas, como sistemas HVAC, devem ser mantidas pela equipe de gerenciamento da instalação. Como algumas instalações contêm inúmeros elementos que precisam de manutenção regular, estabelecer e seguir cronogramas de manutenção rigorosos ajuda a garantir que todas as partes móveis e permanentes da instalação permaneçam atualizadas e funcionem bem no futuro. Juntamente com a manutenção geral, as inspeções também são algo para o qual as equipes de gerenciamento de instalações devem estar sempre prontas. Eles podem preparar o negócio realizando inspeções internas, conforme necessário, para as muitas inspeções regulatórias formais que podem ocorrer anualmente. É claro que a equipe também deve levar em consideração sempre que a instalação passar por uma grande mudança em hardware, nível de estoque ou capacidade - e também deve ficar de olho em todas as mudanças nas leis que possam afetar seus procedimentos atuais.
• Planejamento de continuidade de negócios –  Parte de liderar uma equipe de gerenciamento de instalações eficaz significa planejar os “piores cenários”. Isso significa que cada equipe deve se sentar com os poderes para elaborar um plano caso ocorra um desastre e a empresa não possa se dar ao luxo de encerrar as operações. Por exemplo, digamos que uma faculdade comunitária sofra um grande incêndio e as autoridades consideraram todo o edifício principal uma perda total. A faculdade comunitária está atualmente no meio de um semestre que não pode ser interrompido – esta é uma situação em que o planejamento prévio de continuidade de negócios é fundamental. Se isso fosse feito no cenário mencionado, a equipe de gerenciamento de instalações já teria criado locais alternativos para ministrar aulas e operar as tarefas administrativas da organização. Além do novo local, a equipe já teria feito um plano sólido para as necessidades de segurança, manutenção e hardware da instalação temporária.
• Deveres operacionais diários -  Além de servir como ligações de segurança para a instalação, também é importante que as equipes de gerenciamento de instalações sejam organizadas para lidar com os desafios inerentes do dia-a-dia que possam surgir. Dependendo de como a organização está estruturada, isso pode significar qualquer coisa, desde consertar um telhado com vazamento no banheiro feminino até consertar um aparelho de fax emperrado.

Não importa o tamanho da organização, é fundamental que os superiores tragam uma instalação gestor que pode contratar ou terceirizar uma equipe confiável e competente. E, como nem toda empresa está repleta de indivíduos preocupados com a segurança, é função desse gerente atuar como defensor dos trabalhadores e/ou clientes que ocupam suas instalações. Ter esse nível de tenacidade e atenção aos detalhes no espectro de gerenciamento de instalações é necessário – na verdade, pode salvar um negócio ou até mesmo uma vida.

Estratégias de Operações e Gestão

A atual organização global de gestão de instalações que preside, a International Facility Management Association, pede que esses líderes adotem uma abordagem mais tática e perspicaz quando se trata de proteger o futuro das propriedades de seus negócios.
Na Estratégia Estratégica da IFMA Planejamento de instalações white paper, a organização faz um apelo aos gerentes de instalações para realizar SFP (planejamento estratégico de instalações), pois “ajuda a evitar erros, atrasos, decepções e insatisfação do cliente”. Além das responsabilidades de segurança e manutenção acima mencionadas, a IFMA quer que os gerentes comecem a olhar além de suas funções normais para que possam ajudar melhor na eficiência de suas organizações.
Para fazer isso de forma eficaz, os gerentes devem compilar duas coisas :1) um plano estratégico de instalação e 2) um plano mestre para a instalação. Vamos dar uma olhada em como cada um pode fortalecer melhor a produtividade geral do negócio:

• Plano Estratégico de Instalação (SFP) –  A fim de compilar um SFP abrangente, a IFMA exorta os gerentes a se familiarizarem com três coisas muito importantes:os valores centrais ou valores em mudança da organização e como as instalações devem refletir os valores, a compilação de uma análise aprofundada da instalação , incluindo localização, capacidade e condição e, finalmente, uma compreensão fundamental de como as metas da organização podem contribuir para o aumento ou diminuição das instalações. Se o gestor puder confirmar cada um desses benchmarks com os departamentos apropriados e encontrar uma maneira de apoiar as ambições de sua organização ao realizar práticas eficazes no dia-a-dia, estará atuando como um sistema de suporte verdadeiramente “estratégico”. Essa mistura de "atual" e "futuro" permite que todas as partes envolvidas lidem com as mudanças à medida que elas surgem da maneira mais eficaz possível.
• Plano Diretor da Instalação –  Qualquer gerente de instalação já deve estar constantemente refazendo o plano mestre de sua instalação, uma estrutura que analisa os “ambientes físicos que incorporam os edifícios”, mas isso não significa que cada um seja tão abrangente quanto poderia ser. Vamos dar uma olhada em um plano mestre holístico que leva em consideração tanto as tarefas do dia-a-dia quanto as análises de uso futuro do espaço.

Aqui está o que um plano mestre de instalação deve incluir:

1. Zoneamento, regulamentação, avaliações de convênios
2. Descrições de padrões/benchmarks de espaço
3. Programa de uso do espaço
4. Análises de fluxo de trabalho
5. Avaliação e plano de engenharia
6. Bloquear, ajustar ou empilhar planos
7. Plano conceitual do local ou plano do campus
8. Conceitos de imagem arquitetônica
9. Plano de manutenção de longo prazo
10. Estimativas de construção
11. Plano de fases ou sequenciamento (a sequência ou projetos)

Uma vez que um gerente de instalações faça o trabalho adequado para entrar em contato com todos os departamentos que influenciam suas instalações, eles estarão mais bem equipados para apoiar sua organização, pois ela faz movimentos lucrativos no futuro.

Gerenciamento de projetos para instalações simplificadas

Como o nome do jogo para gerentes de instalações é segurança, manutenção e planejamento, certamente não é surpresa para você que o gerente também deva desenvolver e executar uma lista de projetos para garantir que tudo dentro e fora do prédio esteja funcionando sem problemas. .
Aqui estão alguns exemplos de como as táticas de gerenciamento de projetos podem otimizar a eficiência geral de uma instalação:

• O estabelecimento de cronogramas de projetos que incluam o escopo e as necessidades orçamentárias
• Aconselhar todos os funcionários, incluindo funcionários e consultores, sobre desenvolvimento e progresso do trabalho
• Manter bancos de dados transparentes em cada projeto para garantir que os superiores sejam informados sobre quaisquer alterações no cronograma, orçamento ou mão de obra em tempo real
• A compilação de cronogramas de treinamento abrangentes para garantir que todos os funcionários sejam devidamente certificados para quaisquer mudanças regulatórias que possam surgir
• Conduzir estimativas de orçamento para todos os projetos de construção propostos
• Coordenar qualquer atualização de serviço ou manutenção para os sistemas da instalação
• Realize reuniões e obtenha aprovação para alterações de espaço necessárias que possam ser necessárias para a modernização do espaço
• Desenvolver processos de auditoria interna para garantir que todos os padrões regulatórios aplicáveis ​​sejam atendidos, incluindo o novo ISO 41001, Gerenciamento de instalações – Sistemas de gerenciamento – Requisitos com orientação para uso

Captura de tela via ISO

Claro, abordando todos os problemas de infraestrutura primeiro é fundamental para garantir a segurança das instalações.

Melhores práticas de liderança para gerentes de instalações

Como você já deve ter percebido, o gerenciamento de instalações é um trabalho grande, muitas vezes complexo, que exige um trabalho forte, com visão de futuro e, acima de tudo, responsável líder que pensa nas necessidades de suas instalações da maneira mais holística possível. Além de possuir essas qualidades, os gerentes mais informados têm anos de experiência em diversos setores ou obtiveram um diploma de especialização na disciplina. A educação continuada também é comum no campo, e há vários cursos de gerenciamento de instalações que podem ajudar os gerentes de instalações a se manterem atualizados sobre as tendências atuais e as melhores práticas.

Então, agora que temos uma ideia de como um gerente de instalações adepto pode parecer no papel , vamos nos aprofundar nas práticas de liderança mais eficazes que eles podem implementar para garantir a segurança e a eficiência de sua organização:

• Eles estão na mesma página que os superiores em relação ao futuro –  Conforme mencionado ao longo deste guia, ser um gerente de instalações poderoso significa olhar para o futuro. Desde a compilação de planos de continuidade de negócios em caso de desastre até a manutenção de uma linha aberta de comunicação com outros departamentos, o gerente entende que só será um verdadeiro líder se suas instalações e funcionários estiverem prontos para lidar com as mudanças.
• Eles sabem planejar e orçar –  Os gerentes de instalações sabem o valor atual de cada parte da infraestrutura de suas instalações – e quanto será necessário para atualizar. Eles também têm uma compreensão aguda de como suas necessidades orçamentárias podem diminuir e fluir no futuro, para que possam propor com precisão mudanças orçamentárias aos poderes constituídos.
• Eles gostam de desenvolver uma grande equipe –  Dependendo das necessidades específicas da organização, o gerente da instalação pode ser responsável pela contratação e treinamento dos trabalhadores da instalação, empreiteiros ou mesmo consultores. Isso significa que o gerente precisa ter uma compreensão inata dos deveres e restrições de cada cargo e como eles podem trabalhar melhor juntos para tornar a equipe mais capaz possível. Lembre-se de que esses membros da equipe estão, em última análise, no controle da segurança e proteção das instalações, trabalhos muito importantes que podem quebrar uma organização em relação à responsabilidade se algo der errado.
• Eles estão dispostos a ouvir –  É natural que os gerentes das instalações fiquem frustrados com os superiores pedindo grandes turnos que podem estar fisicamente desconectados da instalação, mas isso não significa que eles estejam errados . Líderes dinâmicos colaboram com todos os departamentos ouvindo suas propostas e ideias. Ao fazer isso, eles criam uma linha de comunicação aberta e segura que, independentemente do resultado, fortalecerá as relações interdepartamentais.

O gerenciamento de instalações é um trabalho desafiador e que se torna cada vez mais complexo à medida que os avanços tecnológicos remodelam processos antigos em abordagens mais recentes e simplificadas. Os melhores gerentes de instalações entendem exatamente como equilibrar os investimentos em tecnologia inteligente que aumentam a eficiência e minimizam os riscos (por exemplo, riscos fiscais e de segurança) para uma influência positiva nos resultados. Em resumo, o gerenciamento de instalações é a espinha dorsal das operações em vários setores hoje.

Recursos adicionais sobre gerenciamento de instalações

Para obter mais informações sobre as melhores práticas de gerenciamento de instalações, visite os seguintes recursos:

• Biblioteca de conhecimento da IFMA
• A essência do gerenciamento e liderança de instalações
• Redefinindo a visão executiva do gerenciamento de instalações
• Planejamento de sucessão para gerentes de instalações
• 6 maneiras de impulsionar a liderança de custos no gerenciamento de instalações
• 6 características essenciais dos gerentes de instalações
• Uma breve história do gerenciamento de instalações
• Treinamento de gerenciamento de instalações
• Qual ​​a importância do gerenciamento de instalações?
• Os 10 principais motivos pelos quais sua empresa precisa de um profissional de gerenciamento de instalações como você

Produtos e soluções de rastreamento da Camcode:

• Etiquetas de localização do rack do armazém
• Etiquetas de código de barras
• Etiquetas de localização do armazém
• Tags de UID
• Tags de controle de inventário
• Sinalização do corredor do armazém
• Etiquetas de equipamentos metálicos
• Sinais de armazém
• Etiquetas de folha personalizadas