Domínio da Gestão de Instalações: Estratégias Comprovadas para Operações, Liderança e Excelência em Projetos

A gestão de instalações, ou FM, é uma disciplina ampla que inclui variedade de indústrias, de alimentos a tecnologia, manufatura a e-commerce e além. Mas, embora o núcleo de cada negócio possa ser completamente diferente até de sua concorrência mais próxima, práticas bem-sucedidas de gestão de instalações são facilmente intercambiáveis entre empresas. Na verdade, é um dos poucos cargos encontrados em praticamente qualquer organização de pequeno a grande porte, incluindo entidades públicas como escolas e hospitais, a empresas privadas que gerenciam inventário em armazéns.

Mas, tendências recíprocas à parte, procedimentos e técnicas de gestão de instalações devem ser altamente especializados para o negócio em que são usados. Como a disciplina abrange especificidades complexas, incluindo planejamento de continuidade de negócios e até segurança contra incêndio, é fundamental que sua organização ofereça uma visão holística de seus procedimentos de gestão de instalações.

Neste guia, discutiremos:

• As Competências Centrais da Gestão de Instalações
• Estratégias de Operações e Gestão
• Gestão de Projetos para Instalações Simplificadas
• Melhores Práticas de Liderança para Gestores de Instalações
• Recursos Adicionais sobre Gestão de Instalações

As Competências Centrais da Gestão de Instalações

Segundo a International Facilities Management Association (IFMA), a gestão de instalações é uma prática interdisciplinar que "considera a coordenação de pessoas, lugar, processo e tecnologia". Em termos práticos, isso significa que o gestor de instalações é responsável pelo sucesso de todas as facetas da instalação, incluindo organização, segurança, proteção e manutenção, junto com as práticas operacionais cotidianas.

Parece um trabalho esmagador para uma pessoa ou pequena equipe – e é um trabalho esmagador – mas o importante é lembrar que a gestão de instalações é apenas um aspecto do que torna um negócio saudável. Simplificando, todos os departamentos necessários devem trabalhar com gestores de instalações para construir o sucesso geral do negócio.

Aqui está o que a disciplina abrange – e por que uma gestão ruim pode facilmente levar à ruína de uma organização:

• Segurança – É trabalho da equipe de gestão garantir a segurança de todos funcionários e clientes ocupando a propriedade. Esta responsabilidade abrange todas as questões possíveis de saúde ambiental e segurança, particularmente aquelas concernentes ao prédio e seus equipamentos. Falha nisso pode significar problemas sérios na forma de multas, perda de negócios, ou até processo judicial se negligência causar vítimas ou danos ambientais permanentes. Incêndio, por exemplo, geralmente está no topo dos radares dos gestores porque é tragédia evitável que, quando preparada suficientemente, salva vidas e inventário valioso. Uma equipe completa protege sua empresa garantindo que todas as partes estejam em conformidade com códigos, funcionários bem treinados, e todas as permissões e certificados completamente válidos. Esta função abrange desde iluminação segura e eficiente até escolhas de piso.
• Proteção – Em importância, depois da segurança vem a proteção da instalação, outra peça importante do quebra-cabeça onde a equipe deve responder. Empresas maiores ou com inventário/equipamentos particularmente valiosos podem optar por terceirizar segurança na forma de empresa privada, mas ainda é papel do gestor garantir que a empresa atue competentemente. Avanços tecnológicos como biometria e wearables tornam possível manter controle de acesso rigoroso para áreas de alta segurança, mas cabe aos gestores manter-se atualizados sobre esses desenvolvimentos e fazer investimentos inteligentes em tecnologia de segurança. Além da segurança geral, também é importante que a equipe tenha know-how tecnológico para salvaguardar e manter seu hardware mais caro. Este papel é fundamental pois afirma duplamente que ativos são protegidos tão de perto quanto a segurança da comunidade.
• Manutenção e Inspeções – Não importa o foco da organização, uma das coisas mais negligentes que uma equipe pode fazer é relaxar em seus deveres de manutenção do prédio. Cada parte, incluindo maquinário instalado como sistemas HVAC, deve ser mantida pela equipe. Como algumas instalações contêm inúmeros elementos que precisam de manutenção regular, estabelecer e seguir cronogramas rigorosos ajuda a garantir que todas as partes móveis e permanentes permaneçam atualizadas e funcionando bem no futuro. Junto com manutenção geral, inspeções também são algo que equipes devem sempre estar prontas. Podem preparar o negócio conduzindo inspeções internas, conforme necessário, para as muitas inspeções regulatórias formais que podem incorrer anualmente. Claro, a equipe também deve levar em conta qualquer momento que a instalação passa por grande mudança em hardware, nível de inventário ou capacidade – e manter olhos em mudanças nas leis que afetam procedimentos atuais.
• Planejamento de Continuidade de Negócios – Parte de liderar equipe eficaz significa planejar "piores cenários". Isso significa que cada equipe deve sentar com a liderança para criar plano caso desastre ocorra e o negócio não possa fechar operações. Por exemplo, digamos que uma faculdade comunitária sofra grande incêndio e autoridades considerem o prédio principal perda total. A faculdade está no meio de semestre que não pode encurtar – situação onde planejamento prévio de continuidade é chave. Se feito, a equipe já teria locais alternativos para aulas e operações administrativas. Além do novo local, a equipe já teria plano sólido para segurança, manutenção e necessidades de hardware da instalação temporária.
• Deveres Operacionais Diários – Além de servir como ligação de segurança e proteção, também é importante que equipes estejam organizadas para lidar com desafios inerentes do dia a dia. Dependendo da estrutura da organização, isso pode significar desde consertar telhado com vazamento no banheiro feminino até consertar fax emperrado.

Não importa o tamanho da organização, é fundamental que a liderança contrate gestor que possa contratar ou terceirizar equipe confiável e competente. E, como nem toda empresa é cheia de indivíduos preocupados com segurança, é trabalho deste gestor atuar como defensor dos trabalhadores e/ou clientes que ocupam sua instalação. Ter esse nível de tenacidade e atenção aos detalhes no espectro de gestão de instalações é necessário – na verdade, pode salvar um negócio ou até uma vida.

Estratégias de Operações e Gestão

A atual organização global de gestão de instalações, a International Facility Management Association, pede que esses líderes adotem abordagem mais tática e astuta na proteção do futuro das propriedades de seus negócios.

No white paper Strategic Facility Planning da IFMA, a organização convoca gestores a realizar SFP (planejamento estratégico de instalações) pois "ajuda a evitar erros, atrasos, decepções e insatisfação do cliente". Além das responsabilidades de segurança e manutenção mencionadas, a IFMA quer que gestores olhem além de seus deveres normais para melhor auxiliar na eficiência de suas organizações.

Para fazer isso efetivamente, gestores devem compilar duas coisas: 1) um plano estratégico de instalações e 2) um plano mestre para a instalação. Veja como cada um fortalece a produtividade geral:

• Plano Estratégico de Instalações (SFP) – Para compilar SFP abrangente, a IFMA insta gestores a primeiro familiarizarem-se com três coisas muito importantes: os valores centrais ou valores em mudança da organização e como as instalações devem refletir esses valores, a compilação de análise aprofundada da instalação, incluindo localização, capacidade e condição, e, finalmente, entendimento fundamental de como os objetivos da organização podem exigir aumento ou redução em relação às instalações. Se o gestor confirmar cada um desses marcos com departamentos apropriados e encontrar maneira de apoiar as ambições da organização enquanto realiza práticas diárias eficazes, estará atuando como sistema de apoio verdadeiramente "estratégico". Esta mistura de "atual" e "futuro" permite que todas as partes lidem com mudanças da maneira mais eficaz possível.
• Plano Mestre de Instalações – Qualquer gestor já deveria estar constantemente retrabalhando o plano mestre, um framework que olha para "ambientes físicos que incorporam os prédios", mas isso não significa que cada um seja tão abrangente quanto poderia. Veja o que um plano mestre holístico que considera tanto tarefas diárias quanto análises de uso futuro de espaço deve incluir.

O que um plano mestre de instalações deve incluir:

1. Avaliações de zoneamento, regulamentação, convênios
2. Descrições de padrões/benchmarks de espaço
3. Programa de uso de espaço
4. Análises de fluxo de trabalho
5. Avaliação e plano de engenharia
6. Planos de bloco, ajuste ou empilhamento
7. Plano conceitual de site ou campus
8. Conceitos de imagem arquitetônica
9. Plano de manutenção de longo prazo
10. Estimativas de construção
11. Plano de fases ou sequenciamento (sequência de projetos)

Uma vez que o gestor faça o trabalho adequado para contatar todos departamentos que influenciam sua instalação, estará melhor equipado para apoiar sua organização em movimentos lucrativos no futuro.

Gestão de Projetos para Instalações Simplificadas

Como o nome do jogo para gestores é segurança, manutenção e planejamento, certamente não surpreende que o gestor também deva desenvolver e executar uma lista de projetos para garantir que tudo no e no prédio funcione suavemente.

Aqui estão exemplos de como táticas de gestão de projetos podem simplificar a eficiência geral de uma instalação:

• Estabelecimento de cronogramas de projetos que incluem escopo e necessidades orçamentárias
• Assessorar todos trabalhadores, incluindo funcionários e consultores, sobre desenvolvimento e progresso
• Manter bancos de dados transparentes em cada projeto para garantir que a liderança seja informada de mudanças em cronograma, orçamento ou mão de obra em tempo real
• Compilação de cronogramas de treinamento abrangentes para garantir que todos funcionários estejam devidamente certificados para mudanças regulatórias que possam surgir
• Realização de estimativas orçamentárias para todos projetos de construção propostos
• Coordenação de upgrades de serviço ou manutenção para sistemas da instalação
• Realização de reuniões e obtenção de aprovação para alterações de espaço necessárias para modernização
• Desenvolvimento de processos de auditoria interna para garantir que todos padrões regulatórios aplicáveis sejam atendidos, incluindo o novo ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use

Captura de tela via ISO

Claro, abordar todas questões de infraestrutura primeiro é fundamental para garantir segurança e proteção da instalação.

Melhores Práticas de Liderança para Gestores de Instalações

Como você já deduziu, gestão de instalações é trabalho grande, frequentemente complexo, que exige líder forte, visionário e, acima de tudo, responsável que pense nas necessidades da instalação da maneira mais holística possível. Além de possuir essas qualidades, gestores mais informados ou têm anos de experiência diversificada na indústria ou obtiveram diploma especializado na disciplina. Educação continuada também é comum, e há vários cursos que ajudam gestores a manter-se atualizados sobre tendências atuais e melhores práticas.

Agora que temos ideia de como um gestor adepto parece no papel, vamos nos aprofundar nas práticas de liderança mais eficazes que podem implementar para garantir segurança e eficiência de sua organização:

• Estão na mesma página que a liderança em relação ao futuro – Como mencionado, ser gestor poderoso significa olhar para frente. Desde compilar planos de continuidade em caso de desastre até manter linha de comunicação aberta com outros departamentos, o gestor entende que só será verdadeiro líder se sua instalação e equipe estiverem prontas para acompanhar mudanças.
• Sabem planejar e orçar – Gestores conhecem o valor atual de cada parte da infraestrutura – e quanto custará atualizar. Também têm entendimento agudo de como suas necessidades orçamentárias podem flutuar para que possam propor mudanças orçamentárias com precisão.
• Têm sensibilidade para desenvolver grande equipe – Dependendo das necessidades específicas, o gestor pode ser responsável por contratação e treinamento de trabalhadores, contratados ou consultores. Isso significa que precisa ter entendimento inato dos deveres e restrições de cada posição e como podem trabalhar juntos para criar a equipe mais capaz possível. Lembre-se, estes membros controlam a segurança e proteção da instalação, trabalhos muito importantes que podem quebrar organização em termos de responsabilidade se algo der errado.
• Estão dispostos a ouvir – É natural gestores ficarem frustrados com liderança pedindo grandes mudanças que podem estar fisicamente desconectados da instalação, mas isso não significa que estão errados. Líderes dinâmicos colaboram com todos departamentos ouvindo suas proposições e ideias. Ao fazer isso, criam linha de comunicação aberta e segura que, não importa o resultado, fortalecerá relações interdepartamentais.

A gestão de instalações é trabalho desafiador, que cresce em complexidade à medida que avanços tecnológicos remodelam processos antigos em abordagens mais novas e simplificadas. Os melhores gestores entendem exatamente como equilibrar investimentos inteligentes em tecnologia que aumentam eficiência enquanto minimizam riscos (fiscais e de segurança) para influência positiva no resultado final. Em resumo, gestão de instalações é a espinha dorsal das operações em uma multidão de indústrias hoje.

Recursos Adicionais sobre Gestão de Instalações

Para mais informações sobre melhores práticas, visite:

• IFMA Knowledge Library
• The Essence of Facilities Management and Leadership
• Redefining the Executive View of Facility Management
• Succession Planning for Facilities Managers
• 6 Ways to Drive Cost Leadership in Facility Management
• 6 Essential Characteristics of Facility Managers
• A Brief History of Facilities Management
• Facilities Management Training
• How Important is Facilities Management?
• Top 10 Reasons Your Company Needs a Facilities Management Professional Like You

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