6 práticas recomendadas para um acompanhamento eficaz de ativos de TI

As empresas gastam milhões todos os anos para manter sua equipe equipada com o equipamento técnico necessário para apoiar suas funções organizacionais. Parte desses custos envolve a substituição de tecnologia desgastada ou desatualizada. Alguns surgem devido ao fato de as empresas não fazerem o rastreamento adequado de ativos de TI.
Perder o controle de equipamentos de TI significa que sua organização pode acabar gastando dinheiro em equipamentos ou licenças que você já possui. As coisas ficam erradas quando os funcionários mudam para funções que exigem ferramentas diferentes ou deixam a empresa completamente. Também é fácil perder o controle de itens ao atualizar o equipamento usado por uma área de negócios.

A melhor maneira de evitar que a empresa perca dinheiro com custos desnecessários de equipamentos é seguindo uma TI sólida práticas de rastreamento de ativos. As empresas se beneficiam:

• Redução dos custos de manutenção
• Otimizando o uso da licença
• Ajudando você a criar um orçamento mais preciso
• Permitindo que você tome decisões de compra de equipamentos de som
• Deixando você preparado para auditorias

Não está satisfeito com o atual processo de rastreamento de ativos de TI da sua empresa? Crie uma solução adequada à sua organização usando essas práticas recomendadas.

1. Faça uma auditoria de estoque completa
2. Capturar todas as informações relevantes
3. Mapeie os ciclos de vida dos ativos
4. Estabeleça regras
5. Certifique-se de que está em conformidade
6. Encontre a solução automatizada certa

1. Faça uma auditoria de estoque completa

A ideia de tentar localizar todos os ativos dentro de sua empresa pode ser assustadora. Não estamos falando apenas de computadores desktop. Você precisa localizar todos os telefones de mesa, dispositivos móveis, impressoras pessoais e até mesmo headsets emitidos pela empresa atualmente em uso em sua organização.
Reduza as coisas usando programas já instalados em seu software para localizar ativos de rede. Os métodos para fazer isso incluem:

• Encontrando dispositivos Windows fazendo uma verificação de domínio
• Realizar uma verificação de rede para impressoras, computadores Linux, Macs, máquinas virtuais e impressoras
• Fazer varreduras de agente em sua rede doméstica para software registrado e outros itens
• Como identificar dispositivos móveis registrados

Essas etapas devem ajudá-lo a identificar uma grande parte do seu inventário. Faça o acompanhamento confirmando com os funcionários que eles estão atualmente na posse de ativos específicos.

Ativos de TI para localizar

• Servidores
• Teclados
• Rato
• Software e licenças associadas
• Pacotes de serviços
• Comprimidos
• Smartphones
• Telefones fixos
• Estações de trabalho
• Laptops
• Scanners
• Roteadores
• Projetores
• Comprimidos

Termine com uma varredura de piso a piso para quaisquer ativos que possam estar off-line ou não conectados a um software capaz de rastreá-lo, o que também pode ajudar a identificar o hardware de TI sombra.

2. Capture todas as informações relevantes

Depois de localizar cada um dos ativos da sua empresa, comece a extrair dados de identificação de cada um. As informações mais importantes que você deve coletar incluem:

• Uma descrição do item
• Números de marca e modelo
• Quem é o fabricante
• O custo de compra do item
• O departamento onde está localizado atualmente
• O proprietário designado
• A condição do item

Ter essas informações no local permite que os gerentes e outros executivos avaliem adequadamente as necessidades de equipamentos adicionais. Eles saberão que já possuem o equipamento em casa ou se ele realmente precisa ser comprado.
Marque cada ativo com uma etiqueta contendo um código de barras exclusivo com todas as informações relevantes armazenadas em sua solução de software de rastreamento de ativos. A digitalização deste código deve informar tudo o que você precisa saber sobre o equipamento. (Dica útil:se o roubo ou adulteração for uma preocupação, as etiquetas de segurança podem ajudar a impedir essas atividades.)

3. Mapeie os ciclos de vida dos ativos

Que tipo de desempenho você espera do seu ativo desde o momento da compra até a aposentadoria? Coloque essas expectativas em etapas e atribua um estado específico a cada uma. Use essas classificações para avaliar onde seu ativo se enquadra atualmente nessa metodologia.

Exemplo de mapeamento do ciclo de vida

• Solicitando o recurso
• Aprovando para compra
• Obter o recurso
• Instalação ou implantação do ativo (software, hardware, novo telefone, servidor)
• Uso do recurso
• Armazenar ou reparar o ativo
• Permitir que o recurso seja retirado
• Descarte do recurso

O ciclo de vida de diferentes ativos irá variar. Às vezes, as estações de trabalho podem ser colocadas em uso por alguns meses para um empreiteiro e depois armazenadas até serem necessárias novamente. Certos usuários podem atualizar para uma versão diferente do software, liberando a versão mais antiga para uso por outro funcionário.
Rastreie trocas desse tipo com cuidado. Não deixe as coisas falharem durante os períodos de mudança ou transição.

4. Estabeleça regras

Certifique-se de ter procedimentos claros em vigor quando se trata de verificar, atribuir e descomissionar ativos. Não permita a passagem de um departamento para outro sem impor algum tipo de padrão sobre:

• Quem está assumindo o controle de um recurso
• Decisões para devolver um ativo à TI
• Qualquer pessoa relatando problemas com o recurso
• Quaisquer solicitações para desativar um recurso

Considere estabelecer um departamento específico responsável por esses processos. As empresas menores ainda devem designar funções para rastreamento de ativos de TI para determinados funcionários ou áreas.

5. Verifique se você está em conformidade

Um aspecto negligenciado do rastreamento de ativos de TI é garantir que os itens atendam aos padrões estabelecidos. Quando foi a última vez que sua rede recebeu uma inspeção completa? Você examinou software de terceiros colocado em uso para falhas de segurança? Você tem certeza de que criptografou dispositivos móveis para evitar transferências acidentais ou intencionais de dados da empresa?
Seu processo de rastreamento de ativos de TI pode ser transformado em uma ferramenta valiosa para manter sua organização segura. Inicie inventários periódicos de auditoria e torne a catalogação desse tipo de informação parte de seus procedimentos padrão.

6. Encontre a solução automatizada certa

Iniciar o rastreamento de ativos de TI com processos manuais aumenta o risco de erro humano. Também é mais difícil coordenar o status dos equipamentos entre diferentes departamentos. Empregar um processo automatizado permite integrar seu rastreamento de ativos com outros sistemas da empresa. Marcar ativos valiosos de TI significa que eles são facilmente digitalizados com leitores de código de barras, eliminando erros humanos e acelerando a documentação.
Isso permite que outras áreas recuperem dados facilmente para seus próprios usos, como gerar relatórios ou elaborar orçamentos. Também facilita a colaboração com outros membros da equipe responsáveis ​​por carregar e validar dados de ativos.
Melhore a eficiência de sua organização implementando algum tipo de sistema de rastreamento de ativos de TI. Você economizará o dinheiro da sua empresa e ajudará a organizar e agilizar a utilização de ativos em toda a sua empresa.