6 Estratégias Comprovadas para Gestão Precisa de Ativos de TI

Empresas gastam milhões anualmente mantendo equipes equipadas com tecnologia necessária para suportar suas funções. Parte desses custos envolve substituição de tecnologia desgastada ou desatualizada. Alguns surgem porque empresas não fazem rastreamento adequado de ativos de TI.

Perder rastro de equipamentos de TI significa que sua organização pode gastar dinheiro em equipamentos ou licenças que já possui. Itens são extraviados quando funcionários mudam para funções que exigem ferramentas diferentes ou deixam a empresa. Também é fácil perder itens ao atualizar equipamentos usados por uma área.

A melhor maneira de evitar perdas financeiras em custos desnecessários é seguir práticas sólidas de rastreamento de ativos de TI. Empresas se beneficiam:

• Reduzindo custos de manutenção
• Otimizando uso de licenças
• Ajudando a criar orçamentos mais precisos
• Permitindo decisões de compra de equipamentos mais assertivas
• Deixando você preparado para auditorias

Não está satisfeito com o processo atual de rastreamento de ativos de TI da sua empresa? Crie uma solução adequada à sua organização usando estas melhores práticas.

1. Faça uma Auditoria Completa de Inventário
2. Capture Todas as Informações Relevantes
3. Mapeie Ciclos de Vida dos Ativos
4. Estabeleça Regras
5. Garanta Conformidade
6. Encontre a Solução Automatizada Certa

1. Faça uma Auditoria Completa de Inventário

A ideia de tentar localizar cada ativo na empresa pode ser assustadora. Não estamos falando apenas de computadores desktop. Você precisa localizar cada telefone de mesa, dispositivo móvel, impressora pessoal e até headset emitido pela empresa atualmente em uso.

Reduza o escopo usando programas já instalados no seu software para localizar ativos de rede. Métodos incluem:

• Encontrar dispositivos Windows fazendo varredura de domínio
• Realizar varredura de rede para impressoras, computadores Linux, Macs, máquinas virtuais e impressoras
• Fazer varreduras de agente na rede doméstica para software registrado e outros itens
• Identificar dispositivos móveis registrados

Estes passos devem ajudar a identificar grande parte do seu inventário. Complete confirmando com funcionários que eles estão atualmente na posse de ativos específicos.

Ativos de TI para Localizar

• Servidores
• Teclados
• Mouse
• Software e licenças associadas
• Service packs
• Tablets
• Smartphones
• Telefones de mesa
• Estações de trabalho
• Laptops
• Scanners
• Roteadores
• Projetores
• Tablets

Finalize com varredura andar por andar para ativos que possam estar offline ou não conectados a software capaz de rastreá-los, o que também ajuda a identificar hardware de TI sombra.

2. Capture Todas as Informações Relevantes

Uma vez localizados cada ativo, comece a extrair dados de identificação de cada um. As informações mais importantes incluem:

• Descrição do item
• Números de fabricante e modelo
• Quem é o fabricante
• Custo de compra do item
• Departamento onde está atualmente localizado
• Proprietário designado
• Condição do item

Ter essa informação permite que gestores e executivos avaliem adequadamente necessidades adicionais de equipamentos. Saberão se já têm o equipamento internamente ou se realmente precisa ser comprado.

Etiquete cada ativo com tag contendo código de barras único com todas as informações relevantes armazenadas no software de rastreamento. Escanear este código deve dizer tudo que você precisa saber sobre o equipamento. (Dica útil: Se furto ou adulteração é preocupação, tags de segurança podem ajudar a deter estas atividades.)

3. Mapeie Ciclos de Vida dos Ativos

Que tipo de performance você espera do ativo desde a compra até a aposentadoria? Defina essas expectativas em estágios e atribua um estado específico a cada um. Use esses rankings para avaliar onde seu ativo se encaixa atualmente nessa metodologia.

Exemplo de Mapeamento de Ciclo de Vida

• Solicitação do ativo
• Aprovação para compra
• Obtenção do ativo
• Instalação ou implantação (software, hardware, novo telefone, servidor)
• Uso do ativo
• Armazenamento ou reparo do ativo
• Permitir aposentadoria do ativo
• Descarte do ativo

O ciclo de vida de diferentes ativos varia. Às vezes estações de trabalho podem ser usadas por alguns meses para um contratante, então colocadas em armazenamento até serem necessárias novamente. Certos usuários podem atualizar para versão diferente do software, liberando a versão anterior para outro funcionário.

Rastreie trocas desse tipo cuidadosamente. Não deixe coisas caírem nas frestas durante períodos de mudança ou transição.

4. Estabeleça Regras

Certifique-se de ter procedimentos claros para checkout, atribuição e descomissionamento de ativos. Não permita passagem de um departamento para outro sem impor padrões em:

• Quem assume controle de um ativo
• Decisões de devolver ativo à TI
• Qualquer relato de problemas com o ativo
• Quaisquer solicitações para descomissionar ativo

Considere estabelecer departamento específico responsável por esses processos. Empresas menores ainda devem designar papéis para rastreamento de ativos de TI a certos funcionários ou áreas.

5. Garanta Conformidade

Um aspecto negligenciado do rastreamento de ativos de TI é garantir que itens atendam padrões estabelecidos. Quando sua rede recebeu inspeção completa pela última vez? Examinou software de terceiros em uso por falhas de segurança? Quão certo está de que criptografou dispositivos móveis para evitar transferências acidentais ou propositais de dados da empresa?

Seu processo de rastreamento pode se tornar ferramenta valiosa para manter organização segura. Inicie auditorias periódicas de inventário e torne catalogação desse tipo de informação parte de seus procedimentos padrão.

6. Encontre a Solução Automatizada Certa

Iniciar rastreamento com processos manuais abre maior risco de erro humano. Também é mais difícil coordenar status de equipamentos entre departamentos. Empregar processo automatizado permite integrar rastreamento com outros sistemas da empresa. Etiquetar ativos valiosos de TI significa que são facilmente escaneados com leitores de código de barras, eliminando erro humano e agilizando documentação.

Isso permite que outras áreas recuperem dados facilmente para seus próprios usos, como gerar relatórios ou elaborar orçamentos. Também facilita colaboração com outros membros responsáveis por carregar e validar dados de ativos.

Melhore a eficiência da sua organização implementando algum sistema de rastreamento de ativos de TI. Você economizará dinheiro e ajudará a organizar e simplificar a utilização de ativos em toda a empresa.