7 dicas para selecionar o software de gerenciamento de ativos

O software sofisticado de gerenciamento de ativos empresariais (EAM) é essencial para empresas com modelos de negócios que dependem da maximização da produção de ativos caros e complexos. O software EAM certo irá ajudá-lo não apenas a garantir a disponibilidade dos ativos, vendo que a manutenção necessária é realizada, mas permite que a alta administração gerencie e proteja seu investimento geral, seja em uma plataforma de perfuração offshore, usina nuclear, instalação de manufatura, aviões a jato ou outro ativo.

As sete dicas incluídas neste artigo são de algumas das principais mentes de EAM na IFS North America e IFS AB, e foram projetadas para ajudar a garantir que você obtenha o máximo do software EAM para que possa obter o máximo de seus ativos.

1) Considere o PAS-55 e exige que ele seja colocado no EAM.
PAS-55 é um novo padrão disponível publicamente para gerenciamento de ativos do British Standards Institute e está fazendo incursões rápidas em todo o mundo. O PAS-55 pode ser uma ótima maneira de provar às partes interessadas como clientes, acionistas, reguladores e clientes que você está seguindo as melhores práticas para garantir uma operação confiável, controlar custos e maximizar o retorno sobre ativos de capital. Este padrão trata apenas perifericamente do software EAM, mas coloca um requisito importante nos sistemas de tecnologia da informação usados ​​para gerenciar dados de ativos que devem impactar a seleção do software EAM.

O PAS 55 exige que os sistemas de TI usados ​​para gerenciar dados de ativos permitam o compartilhamento de informações e a retenção de conhecimento em toda a organização, com foco especial nas atividades terceirizadas. Especificamente, o EAM deve abordar todas as fases do ciclo de vida do ativo, incluindo os processos de planejamento e engenharia do ativo, manutenção e operação do ativo e a eventual retirada ou desativação do ativo.

A fim de facilitar a conformidade com PAS-55, EAM e outros softwares usados ​​para gerenciar dados de ativos precisam fornecer uma visão precisa e consistente de todas as informações de ativos - uma versão da verdade - políticas, planos e ações de seguro são baseados em um entendimento preciso do histórico e do status atual de sua infraestrutura de ativos. Para conseguir isso, um produto de software EAM deve realmente abordar todas as fases do ciclo de vida do ativo, e não muitos o fazem. Ele também deve fornecer portais ou outros métodos para terceiros, como empresas de engenharia e empreiteiros de manutenção, para usar o sistema de forma que todos que tocam os dados do ativo estejam interagindo com um único banco de dados em tempo real.

O resultado final: Quer você planeje implementar imediatamente o PAS-55 ou não, o suporte completo ao ciclo de vida do ativo deve ser algo a se procurar em um ciclo de seleção de software EAM. É uma prática recomendada que faz sentido mensurável e prático no gerenciamento do ciclo de vida de ativos de capital. E você nunca sabe quando a conformidade PAS-55 aparecerá na agenda da sua organização, talvez por herança de clientes, investidores e outras partes interessadas.

2) Abra seu sistema para seus contratados com tecnologias simples.
A conformidade PAS-55 não é a única razão para abrir seu aplicativo EAM para fornecedores como firmas de engenharia e contratantes de manutenção. Existem mais dois motivos pelos quais esta é uma boa ideia. Em primeiro lugar, conforme você planeja o trabalho de manutenção para as próximas semanas, se seus contratados tiverem visibilidade de seus planos através de seu sistema EAM, eles podem ser informados sobre os próximos trabalhos, programar seu pessoal e garantir que tenham as ferramentas e materiais corretos disponíveis . Se eles estão vendo essa programação contínua, eles podem responder melhor às suas necessidades. Isso também reduz o tempo necessário para gerenciar os contratados externos por telefone e e-mail.

Além disso, se o contratante puder relatar suas atividades de trabalho diretamente em seu sistema, você receberá atualizações em tempo real do trabalho concluído. Isso elimina o atraso que resulta quando o contratado insere os dados em seu próprio sistema e os dados fluem por meio de mecanismos de relatório dentro desse ambiente do contratado e de volta para a equipe de manutenção de manufatura, que então tem que inserir esse registro de trabalho de volta no EAM, software de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou gerenciamento de manutenção computadorizada (CMMS). Essa entrada repetida é um desperdício e aumenta a probabilidade de erros. Os dados em tempo real também podem permitir uma coordenação mais estreita entre o contratado e a equipe de manutenção interna ou com outros contratados trabalhando naquele ativo. Além disso, esses dados em tempo real poderiam permitir um uso mais eficiente do ativo, como na retomada de um cronograma de produção imediatamente após o término do trabalho de um empreiteiro.

O resultado final: Qualquer pessoa envolvida em um processo de seleção de EAM deve fazer perguntas difíceis sobre como o software pode ser estendido a fornecedores envolvidos nas várias fases do ciclo de vida do ativo. Existem maneiras diferentes de se conseguir isso e funcionar para as várias partes externas que devem ser capazes de acessar seu sistema EAM?

3) Considere a importância do gerenciamento de projetos em um nível macro.
Se você pensar no ciclo de vida de um ativo como um projeto longo - um projeto que pode durar até 20 ou mais anos - torna-se aparente que o que você está realmente olhando é um projeto que começa com o processos de engenharia e construção. O projeto então passa a incluir o custo de manutenção, operação e reforma, e culmina com uma decisão bem informada de descomissionar e substituir o ativo. Na ausência de sistemas EAM e ALM totalmente funcionais, flexíveis e integrados, gerenciar o ciclo de vida do ativo do início ao fim é um desafio.

Embora a tecnologia de gerenciamento de ativos tenha dado um salto enorme nos últimos anos, de certa forma pode ter sido mais fácil gerenciar ativos importantes há 30 anos do que é hoje. Isso ocorre porque, anos atrás, as indústrias tendiam a ter seus próprios departamentos de engenharia internos, que projetavam grandes reformas, bem como novas construções.

O que isso significa para um processo de seleção de software é que a capacidade de um pacote EAM de apoiar o projeto e a engenharia da planta deve ser um fator importante. Mesmo na grande maioria dos casos, quando um grupo de engenharia externo é responsável pelo projeto, suas atividades devem ser englobadas pela plataforma EAM a ser usada durante o ciclo de vida do ativo, de modo que os dados do projeto fluam naturalmente para os sistemas de manutenção e operações que irão sustentar o ativo durante sua vida produtiva.

Também é necessária uma forte integração entre o ALM, o gerenciamento de projetos e a funcionalidade central do EAM. Considere por um momento a situação enfrentada pelo presidente-executivo e diretor de manutenção em uma usina a carvão que tem uma parada por ano para grandes revisões. Há uma necessidade urgente de cumprir o cronograma do projeto porque cada dia de paralisação vale milhões de dólares, e há um grau significativo de complexidade do projeto conforme contratantes externos são contratados, equipamentos são alugados e talvez mudanças de manutenção adicionais sejam adicionadas. A funcionalidade robusta de gerenciamento de projeto que é integrada em um nível muito granular com um aplicativo EAM poderoso pode ajudar a gerenciar os recursos necessários para concluir as tarefas exigidas no tempo alocado. Embora a capacidade de gerenciar para cumprir o prazo seja um forte argumento para o projeto integrado e a funcionalidade EAM, um benefício ainda maior pode ser obtido do projeto e a funcionalidade EAM está ligada a um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de ativos (ALM) abrangente e à contabilidade geral. A capacidade de olhar para o desligamento de uma fábrica de uma perspectiva financeira e de ALM pode ajudar a determinar se faz sentido trazer recursos externos adicionais para reduzir o tempo de paralisação. Até que ponto o custo externo de contratação de empreiteiros e equipamentos aumentará o retorno total do ativo no médio a longo prazo?

Muitas empresas com uso intensivo de ativos não possuem as ferramentas adequadas para otimizar com eficiência as atividades associadas a uma paralisação da planta e certamente não possuem as ferramentas certas para reduzir proativamente o tempo de paralisação planejado.

O resultado final: Os executivos de gerenciamento de ativos que implementam as ferramentas de EAM corretas e as aproveitam em toda a sua extensão, terão menor sobrecarga e maior produtividade, enquanto seus concorrentes se atrapalham para acompanhar. Eles serão capazes de tomar decisões mais inteligentes sobre o ciclo de vida do ativo porque podem gerenciá-lo como um projeto longo.

4) Considere a importância do gerenciamento de projetos no nível micro.
Em um ambiente de projeto de grande escala, como uma indústria com uso intensivo de ativos, um esforço para rastrear o custo de operação e manutenção do ativo depende do rastreamento de custos efetivo em milhares de projetos menores. Nesse nível micro, a funcionalidade integrada de projeto, finanças e EAM é crítica. Ao trabalhar em um aplicativo empresarial devidamente integrado, é muito mais fácil estruturar um projeto de manutenção para coletar todos os custos, incluindo compras e ordens de serviço que são usadas para coletar o tempo dos técnicos. A funcionalidade integrada também permitirá a análise do custo do projeto por diferentes estruturas de divisão, e cada atividade pode ser atribuída a uma linha de financiamento diferente.

Figura 1. Nesta tela do IFS Applications, uma série de funções de gerenciamento de projetos estão totalmente integradas ao resto da empresa.

Além disso, como várias atividades departamentais e funcionais diferentes podem ser rastreadas em um único projeto ou em conjunto, torna-se muito mais fácil identificar a periodicidade das falhas em equipamentos específicos. Essa pode ser uma informação valiosa quando um diretor de manutenção se comunica com a alta administração durante o processo de orçamento de capital. Informações completas sobre os custos de operação de uma parte específica do equipamento de capital podem informar uma decisão de reequipar ou substituir.

Mas essas decisões são muito mais difíceis de tomar quando o verdadeiro custo de manutenção é perdido devido à ineficiência dos sistemas administrativos. Especificamente, quais são essas ineficiências que podem prejudicar seus esforços de gerenciamento de ativos? Considere o desafio enfrentado pelas equipes de manutenção engajadas em um projeto de manutenção mais complexo, como a substituição de um sistema de caldeira, sem EAM integrado, projetos e capacidade de ordem de serviço. Este projeto provavelmente envolve tempo da equipe interna, empreiteiros, peças de estoque e materiais adquiridos especificamente para o projeto.

Se esta equipe estiver usando um sistema de gerenciamento de projeto independente, eles terão, no mínimo, que treinar seus técnicos de manutenção para usar os projetos para capturar materiais e tempo, em vez de usar as ordens de serviço normalmente usadas pelos técnicos para outros trabalhos. Mesmo se você se envolver nesta iniciativa de retreinamento, os recursos de relatório de custos do projeto podem ser prejudicados e a alta administração ainda não terá uma ideia clara do custo do projeto. Além disso, forçar os técnicos de manutenção a abandonar suas ordens de serviço familiares em favor do software de gerenciamento de projetos pode resultar na perda de dados de ativos. A integração da ordem de serviço na linha de frente à funcionalidade do projeto no nível gerencial para a funcionalidade ALM no nível da alta administração reduz custos e ineficiências e deve ser algo a ser procurado durante um processo de seleção de EAM.

O resultado final: Um departamento de manutenção está envolvido em vários projetos todos os dias. Garantir que o software EAM seja capaz de gerenciar e registrar adequadamente os dados do projeto deve ser uma consideração chave na seleção do EAM.

5) Considere o impacto do envelhecimento / encolhimento da força de trabalho. A demografia mundial sugere que os executivos do mundo desenvolvido devem planejar administrar seus negócios com menos pessoas no futuro. Os 78 milhões de baby boomers da força de trabalho dos Estados Unidos estão começando a se aposentar e serão substituídos por uma geração de apenas 50 milhões de pessoas. Isso cria uma lacuna estrutural que não pode ser ignorada. Além disso, essa geração mais jovem tem uma visão de vida, trabalho e tecnologia completamente diferente da dos mais velhos, e suas expectativas de como, onde e com quais ferramentas trabalharão serão muito, muito mais rigorosas. Outro aspecto interessante do desafio do envelhecimento da força de trabalho é que ele realmente só se aplica aos países mais desenvolvidos. O mundo em desenvolvimento ainda é, em média, muito mais jovem do que o mundo desenvolvido, com gerações mais jovens que são maiores do que as mais velhas.

Embora essa mudança geracional exija sistemas EAM e ERP mais eficientes, ela também criará uma necessidade real de software corporativo para registrar o conhecimento tácito e a sabedoria coletiva de uma geração aposentada de executivos, gerentes e trabalhadores. Esse conhecimento informal e tácito é uma espécie de capital corporativo que, de outra forma, desaparecerá das empresas quando essa geração deixar a força de trabalho.

O conhecimento tácito pode consistir em uma série de coisas, incluindo estratégias de trabalho para certas situações como a paralisação que está planejada para meados do verão durante o pico da temporada de férias, o projeto de redesenho complexo que impõe severas demandas a uma equipe de engenharia ou solução de problemas e reparo de equipamentos exclusivos e complexos equipamento. Os trabalhadores mais velhos podem até ser capazes de diagnosticar problemas no equipamento com base no som que a máquina faz enquanto está funcionando. Esse tipo de conhecimento é difícil de conter no aplicativo corporativo, mas é exatamente isso que o software corporativo deve fazer para ajudar as empresas a negociar com sucesso essa mudança de geração.

Obter essas informações da geração mais velha será difícil por vários motivos. Um dos motivos é o fato de que muitas pessoas, independentemente da idade, veem o conhecimento como poder e acreditam que, se compartilharem essas informações livremente, elas se tornarão menos valiosas para a empresa. As informações proprietárias, na verdade, não devem ser compartilhadas em um mercado competitivo, mas a competição real ocorre fora da empresa, e não dentro dela. E quando funcionários bem informados guardam as informações para si mesmos, sua empresa ficará em desvantagem competitiva. Softwares corporativos como o EAM precisarão ajudar a construir um ambiente onde as pessoas estejam dispostas a compartilhar, a ajudar umas às outras e a compartilhar o que sabem.

Muitas empresas com uso intensivo de ativos não possuem as ferramentas adequadas para otimizar com eficiência as atividades associadas a uma paralisação da planta e certamente não possuem as ferramentas certas para reduzir proativamente o tempo de paralisação planejado.

O resultado final: Os executivos de gerenciamento de ativos que implementam as ferramentas de EAM corretas e as aproveitam em toda a sua extensão, terão menor sobrecarga e maior produtividade, enquanto seus concorrentes se atrapalham para acompanhar. Eles serão capazes de tomar decisões mais inteligentes sobre o ciclo de vida do ativo porque podem gerenciá-lo como um projeto longo.

Figura 2. Os recursos da empresa 2.0, como este quadro de discussão encadeado no IFS Applications, podem extrair conhecimento tácito de funcionários seniores e mantê-lo dentro do aplicativo corporativo.

Extrair esse valioso conhecimento tácito de pessoas mais velhas também é difícil porque elas estão naquele estado de competência inconsciente. Eles não sabem que têm algo a compartilhar ou o que sabem que seria valioso para os outros. Se você pedir a alguém que, antes de se aposentar, sente-se com um papel branco e escreva todas as coisas que sabe, simplesmente não funcionaria. No entanto, ao aproveitar tecnologias classificadas como Web 2.0 e Enterprise 2.0, podemos fazer com que as pessoas compartilhem porque estão respondendo a solicitações orgânicas e em tempo real de especialização. Ferramentas como wikis, quadros de mensagens e até mesmo o tradicional grupo de discussão encadeada podem levar funcionários seniores a responder a perguntas de outros funcionários, contribuir com artigos sobre tópicos importantes e capturar dados valiosos no ambiente de aplicativo centralizado, onde pode beneficiar a empresa no futuro. Wikipedia, fóruns de discussão populares e até mesmo o Facebook são exemplos de colaboração e compartilhamento de informações facilitado por plataformas de tecnologia da informação.

O resultado final: Ao avaliar o software EAM, portanto, é claramente importante procurar recursos do tipo Enterprise 2.0 que facilitarão esse tipo de ambiente aberto e comunicativo.

6) Considere a importância da usabilidade.
Só faz sentido que a funcionalidade do software EAM que pode ser entendida intuitivamente, com o mínimo de treinamento e orientação, ofereça menor custo total de propriedade do que o software que é mais confuso e mais difícil de compreender e usar. O software EAM que é simples e oferece uma interface atraente também solicitará que os usuários insiram mais dados e interajam com o sistema com mais frequência, o que melhora a qualidade dos dados corporativos. Os sistemas que fazem sentido do ponto de vista da usabilidade se tornarão mais importantes à medida que a geração mais jovem mencionada exerce mais influência na força de trabalho. Os baby boomers estavam dispostos a se envolver com sistemas de software corporativos que, francamente, deixavam muito a desejar do ponto de vista da usabilidade. Eles presumiram que havia um bom motivo para inserir os mesmos dados em vários campos ou saltar entre várias telas para concluir um único processo. As gerações mais novas percebem que isso é apenas o resultado de um design de software ruim e provavelmente reclamarão ou apenas usarão outros sistemas fora do ambiente EAM, resultando em dados fragmentados e processos ineficientes e descoordenados.

Figura 3. Esta tela do IFS Applications cria uma ilustração visual das paradas de produção.

Isso pode ser dito de todos os softwares corporativos. Mas, no caso do EAM, frequentemente lidamos com enormes quantidades de dados, principalmente quando o EAM está integrado a PLCs para relatórios automatizados de falhas. Esses grandes armazenamentos de dados contêm - em sua maioria - informações sobre equipamentos e processos que estão dentro dos limites aceitáveis. Uma parte cada vez menor desses dados, no entanto, é de importância crítica e interesse porque está relacionada a equipamentos que requerem atenção imediata. Portanto, o software EAM deve permitir que os gerentes separem muitos entediantes dos poucos críticos. Vários formatos gráficos para representar dados - incluindo mapas de árvore - podem realizar exatamente isso.

Figura 4. Neste mapa em árvore do IFS Applications, o número de falhas é representado por tamanho e criticidade por cor. Os usuários podem detalhar os grandes quadrados vermelhos para encontrar as razões por trás dos problemas.

O resultado final: Ao selecionar o software EAM, é, portanto, importante buscar melhorias de usabilidade de ponta que irão agilizar a adoção do software na empresa e oferecer suporte administrativo e de decisão aprimorado ao sugerir quais tarefas de manutenção são mais urgentes em um determinado momento.

7) Realize melhorias de manutenção enxuta integrando EAM com ERP.
Embora muitos pacotes EAM sejam capazes de planejamento de manutenção padrão e funções de gerenciamento de trabalho, o fato é que o sucesso da maioria dos programas de manutenção preventiva depende de garantir o envolvimento e adesão de pessoas além do departamento de manutenção. E é por isso que é de importância crítica para a funcionalidade do EAM ser parte integrante de um sistema de software corporativo usado em outras partes do negócio ou estar totalmente integrado com um pacote ERP usado em toda a empresa.

Uma solução de EAM verdadeiramente flexível pode ser implementada como um aplicativo corporativo completo, incluindo finanças, recursos humanos, manufatura e outras funcionalidades, ou integrada a uma ferramenta ERP existente. A funcionalidade EAM em IFS Applications, por exemplo, inclui interfaces padrão para SAP, aplicativos Oracle e outros produtos. Enquanto isso, o melhor fornecedor de EAM de "nicho" pode oferecer algum grau de integração com um pacote ERP mais amplo, mas o gerenciamento e controle de estoque, recursos humanos, gerenciamento de documentos e funções de compra não estão tão intimamente ligados a outros aplicativos porque o a funcionalidade subjacente na ferramenta EAM não é tão robusta.

Na falta de integração muito estreita com outros aplicativos usados ​​na empresa, um pacote EAM criará trabalho sem valor agregado, pois alguns dados devem ser transferidos manualmente do sistema EAM para um sistema ERP. Além disso, quando o software EAM não se integra a outra funcionalidade, como uma solução ERP, o resultado é um sistema subótimo ou redundante quando se trata de solicitar peças sobressalentes, porque a maioria das funções de compra são realizadas fora do sistema EAM. Manter boas informações sobre peças de reposição no estoque e evitar a compra excessiva de componentes é extremamente difícil, especialmente se alguns itens a serem comprados são usados ​​tanto no processo de manufatura quanto no processo de manutenção. A programação de pessoal também é prejudicada por uma ferramenta EAM autônoma porque as funções de programação em um aplicativo de manutenção de primeira linha não são integradas ao software de Recursos Humanos, onde informações sobre férias, qualificações de funcionários e outros dados são armazenados.

As soluções EAM que fazem parte de aplicativos corporativos mais amplos podem ser muito robustas, em alguns casos rivalizando com as melhores soluções. Eles irão capturar dados de falha, emitir ordens de serviço, programar pessoas e materiais e requisitos de compra. Mas, ao contrário dos sistemas EAM autônomos, esses aplicativos integrados podem, por exemplo, potencializar a funcionalidade de compra já residente no aplicativo ERP. Quando a funcionalidade EAM é integrada à funcionalidade de aplicativos corporativos usados ​​por outros departamentos, quando todos estão trabalhando na mesma plataforma e com os mesmos dados, há uma série de eficiências resultantes. E como todos estão trabalhando nos mesmos dados no mesmo ambiente, é mais fácil se comunicar com outras pessoas de quem depende uma iniciativa de manutenção centrada na confiabilidade (RCM).

O resultado final: O que isso significa para você é que é importante considerar até que ponto o software EAM criará um silo de dados separado do resto da empresa, o que, por sua vez, cria trabalho sem valor agregado. As melhorias na manutenção enxuta são alcançáveis, por outro lado, quando o EAM está integrado com o resto da empresa.

Conclusão
Embora cada negócio seja ligeiramente diferente, nós da IFS acreditamos que as dicas acima serão úteis para a maioria das organizações que usam muitos ativos na maioria das vezes. A ideia subjacente que permeia todas essas dicas é que o EAM deve ser visto como um ativo estratégico que pode impulsionar o valor da empresa quando selecionado, implementado e usado corretamente.

Sobre o autor:
Patrick Zirnhelt é o diretor de vendas para indústrias de ativos intensivos da IFS North America. Ele tem mais de 16 anos de experiência trabalhando com sistemas corporativos, o que inclui desenvolvimento, implementação e vendas de software. Ele é engenheiro profissional registrado em Ontário e possui MBA com especialização em sistemas de informação de gestão pela York University Schulich School of Business em Toronto e é bacharel em engenharia mecânica pela Queens University, Kingston, Ontário.