Principais Recursos de Software de Inventário para Gestão de Manutenção Otimizada

Você conhece aquela sensação de não encontrar as chaves do carro? Uma gestão de inventário deficiente é essa sensação multiplicada por cem, estendendo-se por toda a sua semana de trabalho.

A definição padrão de uma boa gestão de inventário é ter o inventário certo, na quantidade certa, no lugar certo, no momento certo e pelo custo certo.

É um ato de equilíbrio desafiador para um departamento de manutenção, mas perfeitamente alcançável. O software de gestão de inventário — ou, melhor ainda, o módulo de gestão de inventário integrado a um bom sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS) — torna possível atingir cada parte desse objetivo.

Relatórios fáceis garantem o inventário certo

Não importa quantas vezes você trabalhe em um ativo usando materiais e peças inferiores, você não está realmente consertando-o. Está apenas empurrando o problema para a frente, enchendo o calendário do departamento de manutenção com mais ordens de serviço sob demanda sem nem perceber.

O rastreamento de inventário com o software certo torna uma grande quantidade de informações facilmente acessíveis, incluindo:

• Níveis atuais
• Fornecedores
• Datas de entrega
• Preços
• Números de série e lote
• Garantias

Qualquer CMMS completo permite criar relatórios usando praticamente qualquer combinação de pontos de dados. Se você analisar ordens de serviço históricas de um ativo e descobrir que o tempo médio entre falhas começou a diminuir justamente quando você trocou de fornecedor, materiais e peças são provavelmente os culpados. Uma vez identificados os itens que consistentemente apresentam baixo desempenho, você pode rapidamente purgar seu inventário usando números de série e lote e recuperar seu dinheiro através das garantias.

Limites personalizáveis entregam a quantidade certa no momento certo

Agora que você tem o inventário certo, precisa das quantidades certas. Precisa garantir que tem o suficiente, mas não demais — o que pode ser um problema ainda maior.

O inventário custa dinheiro do início ao fim. Você paga por ele antecipadamente e depois paga para mantê-lo. Pense na última vez que comprou sorvete. Você pagou na loja — esse foi o custo inicial — mas, assim que chegou em casa, colocou no freezer, que é a infraestrutura necessária para evitar que o sorvete vire sopa. O custo de manutenção do inventário foi uma porcentagem do preço do freezer mais a eletricidade para mantê-lo funcionando. Até você terminar o sorvete, você estava pagando por ele continuamente. Mantendo em estoque apenas o que provavelmente precisará, você transfere a responsabilidade de volta aos fornecedores, que podem aproveitar economias de escala — de formas que você não consegue — para manter os custos de manutenção baixos.

Pode ser tentador ignorar o problema dos custos de manutenção e focar na sensação de segurança que vem de ter muito inventário. Dizemos a nós mesmos: "Agora que tenho tanto, nunca mais vou me preocupar em ficar sem."

Mas aqui está o outro problema de manter inventário em excesso: quando você guarda algo por muito tempo, ele pode perder seu valor completamente. Lembre-se de que você não está colecionando moedas raras ou vinhos finos. Para o departamento de manutenção de uma instalação industrial, o inventário vai estragar por conta própria ou o ativo correspondente vai chegar ao fim de sua vida útil. Voltando ao exemplo do sorvete: ou você vai atingir a data de validade antes de comer tudo, ou todos em casa vão decidir repentinamente que estão na nova dieta sem sorvete. Seu inventário agora não vale nada.

Quando você tem limites de reabastecimento personalizáveis, assim que o inventário cai abaixo de certo nível, o software envia automaticamente um alerta, faz um pedido ou ambos. Para que isso funcione, basta inserir os níveis atuais, limites preferidos, informações de contato dos fornecedores e prazos médios de entrega. Com um software CMMS completo, materiais e peças são associados a ordens de serviço. Quando um técnico encerra uma, o software considera o inventário usado e atualiza automaticamente o banco de dados.

Rastreamento baseado na nuvem entrega o lugar certo

Níveis atualizados e facilmente acessíveis colocam seu inventário onde você precisa. Ao contrário de sistemas baseados em planilhas ou papel e caneta, o software moderno de gestão de inventário depende de um banco de dados central acessível de qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet. Como todos acessam a mesma informação, ela está sempre atualizada. Você nunca precisa rolar e-mails antigos procurando a versão mais recente de um arquivo.

Inventário devidamente organizado

Se você quer saber como organizar o inventário, pense no seu casaco de inverno. Dependendo da estação, ele está ou bem na frente do armário do hall ou lá no fundo. O inventário pode ser organizado da mesma forma: de acordo com a probabilidade de você precisar dele. Existe um lubrificante usado em uma variedade de MPs ao longo do mês? Mantenha-o em local acessível. E as peças para aquela falha rara, mas que estoura o orçamento, de um ativo chave? Talvez possam ficar mais ao fundo, onde são fáceis de encontrar, mas não atrapalham.

Inventário facilmente compartilhado

Instalações industriais podem ser complexos massivos, rivais de pequenas cidades em termos de infraestrutura e população. Mesmo operações menores frequentemente envolvem vários edifícios dispersos. O software de gestão de inventário baseado na nuvem cria um armazém virtual compartilhado que os técnicos podem consultar de qualquer lugar. A capacidade de compartilhar inventário entre instalações é especialmente útil ao lidar com peças críticas que são caras, mas raramente usadas. Em vez de ter duplicatas espalhadas pelas instalações, o departamento de manutenção pode manter algumas em um local central, com níveis atuais disponíveis para qualquer técnico, de qualquer lugar.

Juntos, os recursos entregam o custo certo

Não é difícil ver como cada recurso economiza dinheiro.

Comprar o inventário certo garante que você não esteja fazendo os mesmos reparos infinitamente. Quando a má sorte atinge e você recebe materiais ou peças ruins, pode purgar rapidamente seu estoque, revisar suas garantias e começar a recuperar seu dinheiro.

Manter automaticamente os níveis de inventário significa que você tem o que precisa, quando precisa. Alertas de limites personalizáveis significam nunca ter que pagar extra por entrega urgente. Prazos de entrega dos fornecedores ficam armazenados no software, então você pode fazer pedidos com antecedência e escolher o frete mais econômico. E como você nunca carrega mais do que precisa, não fica preso ao custo de manter inventário, torcendo para que não se torne inútil, ou se perca ou seja roubado antes que você possa usá-lo.

O rastreamento baseado na nuvem mantém tudo preciso e atualizado, o que significa que você pode armazenar inventário de acordo com o que é mais usado. E como seus dados estão acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, torna-se possível compartilhar inventário entre instalações.

A gestão de inventário é alcançável

Ter o inventário certo, na quantidade certa, no lugar certo, no momento certo e pelo custo certo pode ser feito, mas exige as ferramentas certas e um trabalho de base. Mas uma vez que o software e o banco de dados estão configurados, você pode começar a aproveitar os investimentos iniciais de tempo e energia em economia real de tempo, dinheiro e estresse.

Lembra daquelas chaves perdidas do início do post? Bem, você acabou de encontrá-las!