10 Estratégias Comprovadas para Aprimorar seu Programa de Manutenção Preventiva

Segundo uma pesquisa recente, cerca de 33% das organizações dizem que têm um programa de manutenção preventiva. Mas também dizem que esses programas são ineficazes.

Um bom programa de MP ajuda o departamento de manutenção a rodar suavemente, tornando a organização inteira mais eficiente no geral. Então é fácil ver por que as pessoas querem implementá-los. A pergunta real, então, é "Onde as organizações estão errando?" E o mais importante: Como você pode evitar os mesmos erros?

Mas antes de olhar maneiras de tornar um mais eficaz, vamos ver os sinais reveladores de um programa de MP ineficaz. Temos que ser capazes de reconhecer o problema antes de consertá-lo.

Custos de manutenção estáveis

Uma das maneiras mais fáceis de ver o quão bem seu programa de MP está funcionando é olhar seus custos antes e depois da implementação. Olhe especificamente números pré e pós-implementação para mão de obra e manutenção não programada. Se você não vê uma diminuição geral, pode significar que seu programa de MP não está entregando o que deveria.

Números de tempo de inatividade estáveis

Um plano eficiente de manutenção preventiva deve reduzir a quantidade de trabalho não planejado para menos de 20% do total. Se não há mudança na quantidade de tempo de inatividade não programado, seu plano de manutenção preventiva não está funcionando como deveria. Você também pode olhar outros custos associados com tempo de inatividade não programado. Por exemplo, horas extras para técnicos da empresa e chamadas de emergência para fornecedores terceirizados. Se esses números também não estão diminuindo, seu programa não está funcionando.

Gestão de inventário desorganizada

Gestão adequada de inventário aumenta lucros minimizando custos através de consumo otimizado de recursos. Dito com menos palavras chiques, gestão de inventário significa ter o estoque certo, no momento certo, pelo custo certo. Se você se vê sempre sem as peças e materiais que precisa e isso está custando muito em frete expresso extra, seu programa de MP está te decepcionando.

Agora que sabemos os sintomas de um programa de MP ruim, vamos ver as curas.

Como Corrigir seus Problemas de Manutenção Preventiva

Quais destes vão funcionar para você depende de por que você está tendo problemas em primeiro lugar. Você pode precisar implementar apenas algumas mudanças. Mas mesmo se tiver mais de algumas, ainda vão valer a pena. Um programa de MP eficaz entrega um ROI forte que fica ótimo no relatório anual da empresa. Talvez, mais importante, tira um peso enorme dos ombros coletivos do departamento de manutenção.

Dedique tempo para implementar o programa corretamente

Um programa de MP é só tão eficaz quanto sua implementação. Pense assim: O que você precisa para cultivar a safra perfeita? É só sementes? Essa é uma parte importante, mas você também vai precisar de água e fertilizante — e o tempo, conhecimento e paciência para combiná-los corretamente.

Então, quais são os ingredientes para uma boa implementação? São os mesmos: tempo, conhecimento e paciência.

Primeiro, certifique-se de permitir tempo suficiente. As coisas não vão acontecer da noite para o dia. Você e sua equipe provavelmente vão ter que trabalhar com um CMMS ou Software de Manutenção Preventiva para configurar as coisas no lado do software. Depois tem tempo para treinamento adequado. Ao olhar o investimento de tempo, sempre lembre-se que vai valer a pena a longo prazo.

Segundo, certifique-se de ter o conhecimento certo. Um bom provedor de CMMS vai conseguir te guiar pelos passos necessários para garantir que tudo é feito corretamente. Eles devem ter muita experiência, o que significa que podem te ajudar a evitar todas as armadilhas comuns.

Terceiro, e para algumas pessoas esta é a mais difícil, não tenha pressa e não espere resultados imediatos.

Configure MPs baseadas em criticidade, idade e histórico de ordens de serviço

Todo ativo importa, mas alguns importam muito mais que outros, e você precisa organizar suas MPs de acordo. O que acontece quando o motor da esteira transportadora principal morre? Até você conseguir consertar, suas operações estão paralisadas. Mas e o micro-ondas da sala de descanso?

Para cada ativo, você precisa determinar o nível de criticidade. Quanto mais crítico um ativo, mais MPs ele ganha. Mas criticidade não é a única métrica. Você também precisa olhar coisas como idade e histórico passado. Quanto mais velha uma máquina, mais você tem que cuidar dela. E ativos que te deram problemas no passado, eles também precisam de mais MPs.

Garanta que seu CMMS está recebendo uma dieta constante de dados de alta qualidade

Lembre-se, o poder do programa de MP vem da sua capacidade de alavancar dados. Então, você precisa garantir que está sendo atualizado regularmente e que todos os dados relacionados a manutenção entram no sistema. Você precisa alimentar o programa com muitos dados para que ele produza os cronogramas certos. Por exemplo, como você sabe quando trocar o óleo do seu carro? Você só está chutando a menos que saiba:

• a quilometragem atual e a quilometragem na última troca
• as recomendações do fabricante para quando trocar o óleo
• qualquer trabalho feito no motor que possa afetar o óleo

Durante os estágios iniciais de implementação, enfatize a importância de manter o CMMS atualizado. É um hábito importante que todos na equipe precisam desenvolver. Uma vez que o programa de MP está no lugar, você vai querer continuar checando em intervalos regulares que todos estão alimentando o CMMS com o que ele precisa para crescer e melhorar.

Continue afinando o programa de MP conforme avança

Mesmo se você configurar perfeitamente no começo, as coisas mudam com o tempo então sempre haverá necessidade de afinar o programa às circunstâncias atuais.

Para um exemplo simples, você só precisa checar os pneus da sua bicicleta nova uma vez por mês. Mas seis meses depois, com a mesma bicicleta exata, agora precisa checar os pneus uma vez por semana. Quando a bicicleta era nova, uma vez por mês era perfeito. Mas com o tempo, muda para uma vez por semana.

Mas leva mais que gerentes para fazer um programa de MP bem-sucedido. Técnicos desempenham papel vital no processo também. Vamos explorar seu papel e como como gerente você pode maximizar o input dos técnicos.

Atualize todos os manuais relacionados a ativos e equipamentos

Para manter a metáfora da dieta saudável indo só mais um pouquinho, quando você está configurando o programa de MP pela primeira vez e carregando tudo no CMMS, lembre-se que café da manhã é a refeição mais importante do dia. Certifique-se que todos os manuais de O&M e outro material relacionado a ativos está atualizado.

Todos os manuais relacionados a maquinário devem ser mantidos prontamente disponíveis dentro do CMMS para que assim que houver um problema, possa ser resolvido rapidamente.

Treinamento eficaz da equipe no Programa de Manutenção Preventiva

Nenhuma estratégia ou programa pode ser bem-sucedido sem o apoio das pessoas implementando. A equipe de manutenção precisa de informação completa sobre o programa de MP. Eles devem ser informados sobre o programa e treinamento formal deve ser realizado sobre quais atividades precisam realizar em caso de falhas.

A equipe de manutenção deve ver o fluxo completo do processo de trabalho e como gerenciar informação valiosa para todos os ativos essenciais. Devem ser mostrados como rastrear todas as ordens de serviço anteriores para que possam ver o que deu errado com um ativo no passado e como aquele problema particular foi resolvido.

Desenvolva e priorize uma lista de equipamentos críticos

É fácil se perder se sua empresa tem uma lista muito longa de equipamentos. Torna difícil gerenciar tudo ao mesmo tempo. Então é vital ordenar ativos por criticidade. Todos os equipamentos ou ativos com maior probabilidade de ter problemas devem ser identificados para que ações de mitigação possam ser tomadas de acordo.

Ativos com tempos de inatividade mais longos e frequentes devem ser priorizados e colocados no topo da lista. A lista precisa identificar quais equipamentos têm:

• Maior quantidade de tempo de inatividade
• Maiores perdas de produção
• maiores problemas de qualidade

Identificando esses fatores, você pode priorizar sua lista de ativos.

Monitore a idade dos ativos

A idade do equipamento frequentemente determina quanta manutenção vai precisar. Conforme equipamento envelhece, requer mais manutenção, mais frequentemente. Equipamento novo é muito menos propenso a quebrar.

Para abordar problemas relacionados à idade, você precisa realizar uma restauração programada. Isso deve ser feito para ativos que se desgastaram ao ponto onde a falha é previsível. O objetivo é restaurar o o mais próximo possível de sua condição de novo.

Mantenha simples dividindo grandes máquinas em partes componentes

Uma máquina contém numerosas partes então se torna um processo longo se a ordem de serviço é criada para a máquina em vez de uma parte específica que precisa conserto. Dividir a máquina em componentes simples garante que o técnico não precise perder tempo inspecionando a máquina toda.

Por exemplo, ser pedido para examinar um laminador a frio pode ser avassalador. Você não sabe onde olhar primeiro. Mas dividindo o laminador em seus sistemas componentes, fica mais fácil ver um caminho para o sucesso.

Sempre que fizer mudanças no programa, olhe seu histórico atual. Está vendo os resultados que quer? Seus resultados vão te dizer onde o programa está funcionando e onde precisa de atenção extra. Também olhe o que mudou desde que o programa começou. No nosso exemplo simples com a bicicleta, fomos de bicicleta nova para uma de seis meses, então fez sentido aumentar a frequência das MPs. Outros fatores mudaram? Novo piloto? Acidentes recentes? Esses afetariam não só frequência mas também tipos de MPs.

Próximos passos (AKA Consiga um CMMS que você ame)

Aqui está a dica mais importante: um plano eficaz de manutenção preventiva precisa de software CMMS. Não há jeito melhor de reunir e alavancar todos os dados que vão alimentar seu programa. Se você não tem um, consiga um. Se tem um que não gosta, consiga um novo. Se está insatisfeito, encontre um provedor novo e melhor.