Como combinar dados e narrativa para obter a aprovação de seu projeto de manutenção

Competir por dinheiro e recursos pode ser brutal. Todo mundo quer a mesma fatia do orçamento que acabou de abrir. Isso inclui a equipe de manutenção. Provavelmente, existem milhares de coisas que você pode pensar em fazer com um pouco de dinheiro extra. E você sabe que todos eles fariam a diferença.

Mas você precisa convencer as pessoas com as chaves do orçamento de que esse dinheiro será bem gasto em suas mãos. Isso exige que você se destaque da multidão e faça com que os líderes de negócios aceitem sua visão para o projeto de manutenção.

Se parece que seria mais fácil escalar o Monte Everest do que conseguir esse buy-in, este artigo é para você. Ele fornece uma fórmula para combinar duas forças poderosas na luta pela aprovação do projeto:Dados e narrativa.

Existem seis etapas para construir o campo perfeito para seu projeto de manutenção. Em cada estágio, você descobrirá como usar dados e narrativas para elevar sua pergunta acima de outras, para que possa obter a aprovação para seu projeto e o orçamento correspondente.

Faça download de um modelo completo de apresentação do argumento de venda e preencha-o usando as dicas abaixo

Etapa 1:Apresentar um problema

Por que isso funciona

Seu projeto é uma mudança. E a mudança é dolorosa. É por isso que você precisa mostrar que a dor de não fazer nada (também conhecido como sua situação atual) é pior do que a dor de mudar. Encontre um problema que seu projeto resolva e lidere com ele.

Como contar a história

Existem três etapas para contar a história do seu problema:

1. Descreva o problema
2. Mostre a aparência do problema
3. Explique o impacto do problema

Quais dados usar

Faça o seu melhor para quantificar o seu problema. No exemplo acima, você pode falar sobre:

• O tempo médio para recuperar as peças do depósito
• O número de peças de emergência necessárias a cada mês
• O número de horas de inatividade vinculadas ao depósito desorganizado

Por falar em problemas de estoque, este modelo pode ajudá-lo a consertar um depósito desorganizado

Alguns outros exemplos de quantificação de um problema incluem:

• Custo :Quanto o problema está custando à sua equipe?
• Tempo :Você está gastando mais tempo do que deveria em uma tarefa? O que isso está impedindo você de fazer em vez disso?
• Saúde e segurança :As tarefas de conformidade de auditoria não estão sendo realizadas ou as perdas estão aumentando?
• Retenção de funcionários :É difícil manter bons membros da equipe? (Psst, se isso for um problema para você, verifique este artigo para reduzir a rotatividade)
• Qualidade :Como uma deficiência de sua equipe afeta o produto final? (Não tem certeza? Confira este artigo sobre como a manutenção afeta a produção)

Etapa 2:Descreva sua solução

Por que isso funciona

Agora que você tem um vilão em sua história (o problema), é hora de apresentar o herói (seu projeto). As pessoas gostam de abrir buracos em um projeto porque é um salto para o desconhecido. Mas é menos provável que façam isso quando o projeto é a resposta para um problema com o qual estão preocupados.

Como contar a história

Descrevendo sua solução com uma abordagem de três etapas:

• Descreva sua solução / projeto
• Explique como ele resolve o problema
• Descreva o resultado / benefícios

Quais dados usar

Anexar números às suas reivindicações os ajudará a ter ressonância. Por exemplo, descubra quantas horas de trabalho você poderia economizar se os técnicos não precisassem gastar seu tempo procurando peças. Isso pode parecer um número pequeno. Mas se você multiplicar por semanas, meses ou anos, a soma pode aumentar rapidamente.

Todos esses benefícios não existem no vácuo. Se você gasta cinco horas por mês em reparos em vez de vasculhar o depósito, isso pode significar mais cinco horas de produção, o que pode ser enorme para sua organização.

Existem algumas maneiras de obter esses dados:

• Dados da ordem de serviço :Se você quiser melhorar um processo, divida-o em suas ordens de serviço e faça com que os técnicos registrem quanto tempo ou dinheiro gastam nesse processo (saiba o que mais você encontra nos dados da ordem de serviço)
• Seus colegas :Se você não sabe quanto vale uma hora para a equipe de produção, pergunte a eles ou consulte as diretrizes do OEM para um ativo
• Conduza uma experiência controlada :Teste sua solução em um pequeno ativo ou processo de baixo risco e meça os resultados antes e depois (isso também o ajudará na etapa 4).

Etapa 3:Alinhe sua solução com as metas de negócios

Por que isso funciona

Todos, desde o CEO até um técnico júnior, têm uma meta a atingir. Se seu projeto deixa as pessoas mais perto de atingir suas metas, é mais provável que você obtenha o apoio delas. Transforma seu projeto de algo que o departamento de manutenção deseja fazer para algo que a empresa tem que fazer. Isso cria um investimento emocional na ideia, que pode rapidamente se transformar em um investimento financeiro.

Como contar a história

Esta história é contada em três partes:

1. Determine as metas do negócio :Pode ser qualquer coisa, desde a redução de custos até a abertura de novos sites em todo o mundo
2. Conecte essa meta ao trabalho de manutenção :Destaque o que a equipe de manutenção está fazendo e como isso afeta a meta de nível superior
3. Vincule esse trabalho ao projeto :Explique como seu projeto pode fechar uma lacuna ou melhorar o que você já está fazendo em seu programa de manutenção

Este modelo prático pode ajudá-lo a alinhar o trabalho de manutenção com as metas de negócios

Quais dados usar

Você identificou o impacto do seu projeto de manutenção nas metas de negócios. Agora é hora de responder à pergunta:"Por quanto?" Aqui estão alguns exemplos de vinculação de um projeto de manutenção às iniciativas da empresa com dados:

• Eficiência de custos :A contratação de um especialista nos permitirá reduzir os custos do empreiteiro em $ 100.000 por ano e aumentar o tempo de produção em 8% ao ano
• Expansão :A compra de software de manutenção nos dá o poder de padronizar os processos de manutenção para que possamos configurar novas equipes de manutenção em 30 dias em vez de 60 (este guia tem muito mais dicas para convencer seu chefe a investir em software)
• Redução de risco :Um gerente de estoque dedicado irá rastrear e prever o uso de peças para que possamos nos preparar para interrupções na cadeia de suprimentos e reduzir as compras de emergência em 40%

Etapa 4:provar que o projeto funcionará

Por que isso funciona

As pessoas odeiam o desconhecido. Risco é uma palavra suja, especialmente em discussões sobre orçamento. É por isso que provar que seu projeto funcionará é essencial para que ele e seu orçamento sejam aprovados. Muito ceticismo em torno de seu plano desaparecerá se você puder mostrar que sua ideia pode, e já foi feita, antes.

Como contar a história

Existem alguns ângulos diferentes que você pode adotar para provar que seu projeto é seguro:

1. Encontre exemplos de outras empresas que realizaram o mesmo projeto com bons resultados. Pontos de bônus se for um concorrente ou uma empresa conhecida.
2. Veja se outra equipe ou local em sua empresa passou por um projeto semelhante e quais foram os resultados positivos. Por exemplo, como as equipes de manutenção em outros sites abordaram o problema que você está tentando resolver?
3. Faça um pequeno experimento ou piloto de sua ideia e apresente as descobertas. Se você fizer uma avaliação do software de manutenção gratuita, poderá mostrar como uma versão paga trará retorno sobre o investimento.

Quais dados usar

Coletar dados de estudos de caso ou projetos-piloto é apenas metade da batalha. Os argumentos de venda mais fortes pegam esses resultados e os traduzem para se adequar à sua equipe e à escala do projeto. Por exemplo, outra empresa pode ter visto 30% menos avarias depois de instalar sensores em todas as suas máquinas. Mas e se for apenas realista para você monitorar as leituras do sensor em um punhado de ativos? Terá os mesmos resultados?

Aqui está outro exemplo:digamos que um projeto piloto de um mês ajudou você a economizar 20 horas de trabalho administrativo. Se você colocar esse projeto em prática em tempo integral, vai economizar 240 horas por ano. Em outras palavras, isso liberaria 12% do seu tempo.

Etapa 5:Identifique os riscos

Por que isso funciona

Todo projeto tem seus riscos. Isso não é segredo. Ignorar armadilhas potenciais enviará rapidamente seu projeto para o território "bom demais para ser verdade". Antecipar essas reduções de velocidade mostra que você está preparado para contorná-las sem gastar muito tempo ou dinheiro. E isso deixará seu chefe (e o chefe deles) mais confortável com o projeto.

Como contar a história

O segredo é combinar cada risco que você identificou com um plano para vencê-lo, como estes exemplos:

1. Risco :Os técnicos não usarão o software que estamos apresentando
   Plano :Envolva-os no processo de seleção para que se sintam confortáveis ​​com o sistema (assim como esta organização fez)
2. Risco :Levará mais tempo do que pensamos para contratar uma nova contratação
   Plano :Grave tutoriais curtos para tarefas de rotina para encurtar a curva de aprendizado
3. Risco :Nosso backlog ficará maior enquanto implementamos o projeto
   Plano :Desenvolva um sistema para priorizar e concluir o trabalho acumulado para reduzir o risco (o que você poderá fazer em alguns minutos com este modelo)
4. Risco :Iremos gastar mais no projeto
   Plano :Crie um roteiro de projeto bem definido para evitar aumento do escopo e gastos excessivos (e baixe este modelo de orçamento para controlar todos os seus custos)

Quais dados usar

A prevenção de riscos consiste em detectar bandeiras vermelhas no horizonte. Assim como um alto nível de vibração pode sinalizar um colapso iminente, existem dados que o ajudarão a encontrar uma ameaça ao seu projeto e detê-la. Apresentar esses KPIs durante seu argumento de venda mostrará que você não está avaliando o risco com base em um palpite.

Por exemplo, você pode medir as taxas de adoção se estiver implementando um novo software. Se as taxas de adoção forem baixas, você pode fazer mais treinamento para deixar sua equipe confortável com o sistema.

Outros exemplos de dados de bandeira vermelha incluem:

Etapa 6:Descreva seu plano e requisitos

Por que isso funciona

Esta etapa é para preencher as especificações de seu plano para que todos entendam como isso afetará você, sua equipe e o resto da organização nas próximas semanas ou meses. Também mostra que os recursos e suporte que você está solicitando serão usados ​​de forma rápida e eficaz para produzir resultados confiáveis ​​com mais rapidez.

Como contar a história

Evite uma lista enorme de tudo que você planeja realizar e os recursos de que precisa. Divida seu projeto em marcos. Em seguida, descubra o que você precisa e como medirá o sucesso em cada etapa usando esta estrutura:

1. Linha do tempo :Quanto tempo levará esta etapa do projeto? Dica profissional:se demorar mais do que alguns meses, considere dividir esta etapa em pontos de contato ainda menores.
2. Tarefas :O que você realizará nesta etapa do projeto? Se o objetivo final desta etapa for concluir uma auditoria de todas as manutenções programadas semanais, uma de suas tarefas pode ser revisar todas as listas de tarefas quanto à precisão.
3. Partes interessadas :Determine quem estará envolvido em cada etapa do projeto. Dica profissional:destaque o grau de envolvimento de cada parte interessada. Por exemplo, quem é responsável, responsável, consultado e informado? (Saiba mais sobre o modelo RACI)
4. Recursos e custos :De quais recursos você precisará para realizar cada tarefa e quanto custarão? Isso pode variar de mão de obra e custos de peças a assinaturas de software.
5. KPIs :Como você medirá o sucesso em cada etapa. Isso pode ser qualquer coisa, desde o que você realizou (ou seja, auditar 50% das ordens de serviço) ao seu impacto (ou seja, o tempo necessário nos últimos 90 dias).

Quais dados usar

Muito foco será colocado nos custos nesta etapa. A melhor maneira de amenizar o golpe é comparar o custo do projeto com o que a empresa está gastando (ou perdendo) sem a sua solução.

Por exemplo, a contratação de um gerente de depósito e a criação de um programa de estoque custará cerca de US $ 125.000 por ano. A empresa gasta atualmente cerca de US $ 250.000 por ano com perda de tempo de produção e compras de peças de emergência.

Ao medir as métricas de sucesso, observe as médias contínuas para marcar o progresso. Configure suas métricas assim:

1. Defina suas métricas de sucesso. Ou seja, É hora de recuperar as peças
2. Definir benchmarks. Ou seja, Demora em média 20 minutos para recuperar as peças
3. Acompanhe o progresso de 90 dias. Ou seja, O tempo médio para recuperar as peças caiu 33% (6,5 minutos) nos últimos 90 dias

O argumento de venda perfeito combina dados e narrativa

As pessoas não investem em projetos. Eles investem em problemas, soluções e resultados. E a melhor forma de chamar a atenção deles é por meio de histórias. Espalhar alguns dados lá mostra o tamanho, a escala e o impacto desses problemas, soluções e resultados.

Você não precisa de uma ideia inovadora para usar esta estrutura. Funciona tão bem para uma revisão massiva de seus sistemas de manutenção quanto para conseguir dinheiro extra para um empreiteiro. Portanto, da próxima vez que você precisar justificar seu orçamento, apresentar uma ideia ou apenas desejar um voto de confiança para um novo processo, lembre-se de que contar histórias e dados são seus melhores amigos.