Liberte o poder do seu CMMS

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) configurado e utilizado de maneira adequada é um elemento fundamental de todo programa de manutenção e confiabilidade bem-sucedido. No entanto, a implementação dessa tecnologia por si só não garantirá que os usuários obtenham maior eficiência ou valor máximo de seu investimento. Tentar obter valor apenas com a tecnologia é como tentar ficar de pé em um banquinho de três pernas em que faltam duas pernas. Os outros dois itens críticos (pernas para este banco) são processos de trabalho bem planejados e pessoas engajadas.

Nós, como comunidade de manutenção e confiabilidade, precisamos educar nossa gerência e colegas de trabalho sobre os benefícios e o valor potencial que um CMMS traz para toda a organização, não apenas para o departamento de manutenção. Capacitar e incentivar a equipe da fábrica a aprender como usar essa ferramenta crítica pode gerar grandes dividendos ao melhorar o desempenho da fábrica e aumentar a eficiência dos programas de manutenção e confiabilidade. Por meio de uma melhor análise de falhas de ativos, utilização de recursos e custos de oportunidade perdida, um CMMS ajuda a simplificar o processo de implementação de estratégias de manutenção de valor agregado que se concentram na eliminação de falhas e mitigação de risco em ativos com maior impacto na segurança e disponibilidade da planta.

Também precisamos de processos de trabalho bem projetados que enfoquem a utilização dos recursos de nosso CMMS para documentar as atividades de manutenção em apoio à análise mencionada acima, com forte ênfase na responsabilidade para garantir que a entrada de dados consistente e precisa seja realizada. Embora o gerenciamento de estoque e peças sobressalentes seja um componente integrado importante de um CMMS valioso, este artigo se concentrará no valor que pode ser obtido quando o equipamento e os componentes da ordem de serviço são otimizados.

Um ponto importante a lembrar é que o CMMS é apenas um capacitador para uma força de trabalho engajada que utiliza processos de trabalho bem planejados. Você deve considerar e desenvolver todos esses três elementos - tecnologia, processos e pessoas - se quiser agregar valor ao seu CMMS.

Você não pode gerenciar o que você não mede

Aqueles de nós que usam nosso CMMS como nada mais do que um sistema eletrônico de ordem de serviço, estão realmente perdendo os benefícios de capturar e analisar dados poderosos que podem ser comunicados por toda a organização para impactar as principais decisões de negócios envolvendo as operações e manutenção de uma instalação. Qualquer número de métricas definidas pelo usuário pode ser suportado por dados extraídos de um CMMS e então utilizado por profissionais de manutenção e confiabilidade, bem como liderança de fábrica para gerenciar ativos e recursos (pessoal e capital) com o objetivo comum de excelência operacional.

As métricas podem ser projetadas para revelar coisas como se as estratégias de manutenção atuais agregam valor e são eficazes; o impacto financeiro da confiabilidade dos ativos associada a falhas de equipamentos e custos de oportunidade perdida; dados de mão-de-obra e custos associados a determinadas áreas da fábrica, sistemas ou tipos de ativos; histórico de falha de ativo por tipo de ativo e causa da falha; ou o número de horas de mão de obra de manutenção reativa versus o número de horas de mão de obra de manutenção proativa.

A chave para obter informações significativas de um CMMS é definir seus objetivos, considerar os dados que apoiariam esses objetivos e criar / editar nomes de campo e atributos dentro do CMMS que podem ser usados ​​para fornecer dados de desempenho importantes que refletem o progresso em direção às suas metas estabelecidas . Alguns exemplos comuns de atributos necessários para organizar dados CMMS para análise incluem tipo de trabalho (corretivo, preventivo, preditivo, etc.), prioridade de trabalho (1, 2, 3 ou A, B, C), grupo de ativos (bomba, ventilador, válvula , etc.), tipo de ativo (centrífugo, palheta axial, etc.), códigos de falha (rolamento, impulsor, acoplamento, etc.), bem como outros atributos-chave de trabalho para lidar com controles ambientais, gestão de segurança de processo, etc.

Quando configurado com alguns desses atributos-chave, o CMMS se torna uma ferramenta essencial na documentação e análise de equipamento e histórico de trabalho que pode melhorar nossa capacidade de identificar e compreender falhas de equipamento e características de fluxo de trabalho de manutenção que influenciam significativamente o foco de manutenção e desenvolvimento de estratégia .

Se você está atualmente em um modo de manutenção reativa, a capacidade de minerar dados de um CMMS que oferece suporte a uma análise de Pareto simples para identificar, à primeira vista em um nível macro, onde a maioria das suas horas de trabalho é gasta (Figura 1) ou onde o maior manutenção e / ou custos de oportunidade perdidos existem é um primeiro passo sólido. Em seguida, você pode acompanhar com uma análise mais profunda dos ativos específicos que são os principais contribuintes e detalhar rapidamente as causas subjacentes. No final, você pode tomar decisões baseadas em dados mais informadas que influenciarão positivamente os procedimentos operacionais de ativos, estratégias de manutenção, projetos de engenharia ou requisitos de compra focados na eliminação do mecanismo de falha observado e seu impacto negativo na segurança do pessoal e nos resultados financeiros.

Este processo de análise simples e eficiente é possível porque tomamos o tempo para configurar o CMMS de uma maneira que apoiaria nossos objetivos desejados, definir e implementar o processo de trabalho e os requisitos de entrada de dados para conclusão / encerramento de ordem de trabalho e desenvolver um compromisso força de trabalho por meio de comunicações e treinamento eficazes.



Ter os atributos adequados configurados em um CMMS também é extremamente útil para medir o desempenho de várias áreas dentro do processo de fluxo de trabalho de manutenção. Por exemplo, se você quiser medir a eficácia geral de seu programa de manutenção preventiva, precisará considerar o que pode ser uma meta aceitável e, em seguida, ver como definiria os requisitos de métrica e dados para medir o desempenho com precisão.

Neste exemplo, você deseja considerar o tipo de trabalho e as categorias de prioridade de trabalho para garantir que tenha os atributos corretos para pesquisar ou consultar no histórico de trabalho do CMMS. Um tipo de trabalho de PM (manutenção preventiva) e CM (manutenção corretiva) são necessários para esta métrica. Você deve então considerar uma escala de prioridade de trabalho que diferencie as ordens de serviço emergentes que impedem as atividades de manutenção programada e aquelas que permitem um planejamento e programação ordenados com pelo menos uma semana de antecedência. Você também precisará utilizar o número total de horas de trabalho necessárias para concluir essas tarefas de manutenção, conforme inserido em suas respectivas ordens de serviço quando foram concluídas e encerradas no CMMS. Você pode então selecionar o intervalo de datas da consulta para um mês, um ano, até a data atual, etc.

A eficácia da PM pode ser definida como:



Por exemplo, uma consulta ao histórico de trabalho do CMMS por tipos de ordem de trabalho, prioridade de trabalho e horas de trabalho do mês anterior indicou que havia 1.225 horas associadas a ordens de trabalho PM e 275 horas registradas em relação à prioridade emergente (ou seja, prioridade 1) corretiva ordens de serviço de manutenção. Com essas informações, podemos usar a fórmula acima para calcular a eficácia do PM para o mês.



Esta eficácia mensal de PM pode então ser fatorada em um valor acumulado no ano até a data que comunica o desempenho geral de PM para um determinado período de tempo, ou seja, no ano até a data (Figura 2). Essas informações são fundamentais para medir o impacto das estratégias de manutenção proativa na utilização de recursos reativos. Um indicador de atraso em um nível macro, essa métrica pode ser utilizada para gerenciar esforços de melhoria contínua que visam práticas ineficazes de operação e manutenção que resultaram em falhas de equipamento e custos de oportunidade perdidos.



Em outro exemplo para ilustrar o valor dos dados do CMMS, considere um comitê de segurança que gostaria de relatar aos colegas de trabalho os esforços feitos pelo departamento de manutenção para resolver o acúmulo de ordens de trabalho do CM que são sinalizadas como relacionadas à segurança. Um CMMS configurado corretamente com um campo de atributo pesquisável que designa o trabalho está associado ao programa de saúde e segurança ambiental e fornecerá uma maneira eficiente de capturar as horas de trabalho estimadas para determinar o acúmulo, bem como o número real de horas de trabalho gastas realizando o trabalho nesses trabalhos pedidos. Isso ajudará a comunicar qual porcentagem do total de horas de trabalho de um determinado período de tempo foi gasta em trabalho relacionado à segurança (Figura 3).

Avalie a sua utilização do CMMS

Claro, haverá céticos que veem o CMMS como uma carga administrativa desnecessária que leva muito tempo para a entrada de dados e fornece muito pouco valor quando essas informações já estão armazenadas em sua memória. Ironicamente, são essas mesmas pessoas que gastam recursos de forma ineficiente, às vezes duas ou mais pessoas e em qualquer lugar de uma a três ou mais horas, tentando descobrir o que foi feito, como foi feito, quais peças sobressalentes foram usadas ou o que foi descoberto a última vez que ocorreu uma anomalia em um equipamento específico. Mesmo assim, em alguns casos, ações corretivas menos do que adequadas são iniciadas em informações incompletas ou imprecisas, conforme foram recolhidas da memória por aqueles envolvidos na última atividade de reparo que ocorreu há seis meses, dois anos atrás ou até mais.

Esse método ineficiente pode ser agravado pela prática de erros dispendiosos que resultam em retrabalho, custo adicional de oportunidade perdida e danos colaterais ainda mais graves do que o problema original. Este cenário não apenas reflete um baixo retorno sobre o investimento no CMMS, mas adiciona combustível ao modo de manutenção reativa “fogo” e pode significar a diferença entre a falência e ser o produtor de menor custo em um mercado marginal.

Por outro lado, um CMMS pode ser uma ferramenta de manutenção e confiabilidade extremamente valiosa quando você entende como pode ser utilizado para tornar seus trabalhos mais fáceis e eficientes no dia a dia. É fundamental que a documentação de trabalho adequada e o encerramento sejam definidos no processo de fluxo de trabalho de manutenção e sua importância enfatizada para a equipe da fábrica responsável pela operação e manutenção dos equipamentos da fábrica.

Esteja você tentando investigar uma anomalia em um equipamento específico, medir e analisar sua eficácia de PM ou desejar melhorar as estratégias de manutenção que afetam diretamente a disponibilidade e os custos da planta, todas essas decisões importantes de negócios dependem de informações. A utilização adequada de um CMMS fornece os meios para acessar essas informações como resultado da configuração adequada do CMMS e da entrada de dados precisa, detalhada e consistente.

Dê uma olhada mais de perto em sua configuração e utilização do CMMS. Você pode se surpreender com as capacidades inexploradas e o poder que encontra sob o capô.