Duas perguntas importantes de configuração do CMMS:respondidas

Há duas perguntas que me fazem frequentemente quando converso com novos clientes que estão no processo de configuração de seu primeiro CMMS. Eles perguntam:“quais ativos devo incluir em meu CMMS?” que é rapidamente seguido por "Como devo organizar a árvore de ativos?"

Infelizmente, as circunstâncias individuais são muito importantes ao dar conselhos sobre essas questões e as respostas geralmente começam com "Depende ...". Vejamos o que você deve pensar ao tentar definir quais ativos você deve incluir em seu CMMS.

Quais ativos você deve incluir em seu CMMS?

Existem duas considerações principais que o ajudarão a determinar quais ativos incluir em seu CMMS.

• Primeiro, seu CMMS deve ser funcional:para você, sua equipe e seus solicitantes convidados.
• Em segundo lugar, você deve ser capaz de extrair dados significativos de seu CMMS

Seu CMMS deve estar funcional

A funcionalidade ideal ocorre quando seu CMMS tem ativos suficientes para que seus usuários possam selecionar rapidamente o ativo correto, sem se sobrecarregar com detalhes.

Por exemplo, em uma escola, seria sensato incluir no CMMS um ativo “sistema de iluminação” em cada sala de aula; neste cenário, um usuário poderia facilmente selecionar o sistema de iluminação na Sala de A001 e direcionar um técnico para substituir a lâmpada. Por outro lado, não seria aconselhável incluir todos lâmpada em todas as salas de aula, porque o usuário teria dificuldade em dizer se é a luz número 4 ou 5 da sala de aula A001 que está queimada. Em qualquer caso, o técnico irá à sala de aula e depois procurará a luz avariada para consertar. Muitos detalhes não fazem sentido quando se trata dos aspectos práticos da manutenção.

Escolha um nível de detalhe do ativo que ajude e não atrapalhe as pessoas que usam o CMMS.

Você pode extrair dados significativos de seu CMMS?

Se quiser extrair dados significativos de seu CMMS, você deve ter detalhes suficientes nos ativos que incluir. Sem esse detalhe, você nunca será capaz de identificar os tipos de ativos nos quais está gastando muito.

Voltando ao exemplo da escola, as salas de aula individuais não devem ser o ativo mais detalhado no CMMS. É aconselhável ter o sistema de iluminação de cada sala de aula incluído no CMMS, bem como os sistemas de ar condicionado e aquecimento. Com essa configuração, será fácil diferenciar o dinheiro de manutenção gasto em sistemas de iluminação, ar-condicionado e aquecimento em toda a escola.

Em resumo, você deve tornar os ativos detalhados o suficiente para que possa examinar os custos, mas não tão detalhados que um usuário geralmente inteligente não possa escolher facilmente o ativo correto em uma lista.

Como devo organizar minha árvore de ativos?

Uma árvore de ativos é o sistema pelo qual seus ativos são organizados em seu CMMS. Por exemplo, configurei um CMMS para minha casa. Na árvore de ativos da minha casa, o ‘Geladeira’ é um bem filho da ‘cozinha’ e a ‘cozinha’ é, ela própria, um bem filho da ‘Minha casa’.



Você deve configurar sua árvore de ativos de forma que seja fácil para as pessoas que fazem a manutenção localizarem o ativo. Ao pensar sobre isso, considere como você descreveria onde encontrar o ativo se estivesse falando ao telefone. Você provavelmente diria “A geladeira da cozinha parou de funcionar”. Isso deixa claro que você não está falando sobre a geladeira de cerveja na garagem externa. Se sua instalação tiver mais de um ativo do mesmo tipo, também ajuda ter uma convenção de nomenclatura de ativo para que não haja ambigüidade sobre a qual ativo está sendo referido.

Resumindo, você deve organizar sua árvore de ativos de forma que as coisas possam ser facilmente encontradas.

O sistema descrito acima é adequado para itens que estão estacionários, mas e quanto a ativos como veículos ou carrinhos de soldagem que são móveis e encontrados em locais diferentes em momentos diferentes? Você deve se perguntar novamente "como eu descreveria isso por telefone?" Usando essa abordagem, você provavelmente encontrará uma boa maneira de reunir seus ativos na árvore. Por exemplo, sua árvore de ativos pode agrupar todos os seus veículos como ativos filhos de “Frota móvel” e seu carrinho de soldagem pode ser agrupado em “Ferramentas móveis de oficina”. É importante ressaltar que os usuários do seu sistema devem ser capazes de encontrar o ativo que desejam de forma rápida e lógica.

Quantos ativos devo incluir em minha árvore de ativos?

Fizemos algumas análises do número de ativos incluídos na árvore de ativos de empresas que implementaram com sucesso nosso CMMS. Definimos uma empresa de sucesso como aquela que ainda usa seu CMMS mais de 2 meses após a primeira compra e não parou de usá-lo. Os resultados são mostrados abaixo. É muito claro que uma empresa com mais de 25 ativos por usuário tem mais sucesso com a implementação do CMMS do que uma empresa com 25 ativos por usuário ou menos. Adicionar rapidamente 25 ou mais ativos é uma ótima maneira de garantir que seu CMMS seja iniciado da maneira certa.