Gerenciamento e manutenção do campus:Nunca é um momento de tédio

As equipes de gerenciamento do campus são como as Forças Especiais de manutenção das instalações.

Eles lidam com tudo, desde manutenção do solo e animais vadios até lasers espaciais experimentais. Eles estão de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana e devem responder imediatamente se a situação for terrível (e mesmo se não for).



E, no ensino superior, assim como seus colegas militares, precisam de ferramentas especializadas.

Quer você trabalhe para uma faculdade ou universidade - ou qualquer outro campus - continue lendo. Nesta postagem do blog, mostraremos como um CMMS⁠ torna o gerenciamento de sua manutenção mais fácil e produtivo.

Então, você trabalha no campus?

Isso significa que cada dia traz algo novo. Como gerente de manutenção, você trabalha com as mentes mais brilhantes do país em projetos que fazem história. Você também apoia milhares de alunos enquanto eles descobrem a si mesmos, o mundo e todas as 301 maneiras de acionar o sistema de extinção de incêndios.

É uma coisa boa que você goste do seu trabalho porque tem algumas responsabilidades enormes para assumir.

Suas responsabilidades

Tarefas de manutenção do terreno:

• Gramados:verdes e sem lama, apesar de pesados ​​ uso.
• Paisagismo:flores, arbustos e árvores são saudáveis ​​e bonitos.
• Resíduos:coleta e coleta de lixo.
• Estacionamento:lotes em bom estado de conservação, com sinalização clara e equipamento funcional de entrada / saída.

Tarefas de manutenção de edifícios :

• Elétrica:milhares de tomadas elétricas, lâmpadas e sistemas integrados.
• Encanamentos:centenas de pias, banheiros, bebedouros, aquecedores de água e ralos.
• Interiores:pintura, piso e tudo pendurado na parede ou no teto.
• Exteriores:todo tipo de revestimento conhecido pela humanidade (porque os céus proíbem que dois edifícios sejam iguais).
• Portas e janelas:seguras e funcionais para que abram quando deveriam estar abertas e fecham quando deveriam estar fechadas.
• Acesso:verificação de entrada e saída de chaves, redigitação de bloqueios.
• HVAC:os sistemas de aquecimento e resfriamento são tão enormes que levam meses para aumentar e diminuir.
• Limpeza:aspirar, varrer, esfregar, encerar, limpar, esfregar, esvaziar - a lista continua.
• Gestão de propriedades:variando de alojamentos estudantis a estádios esportivos e de novas construções a registros históricos.

Tarefas de manutenção de equipamentos :

• Tudo, desde refrigeradores de amostra no departamento de biologia até armazenamento com controle de temperatura por US $ 200.000 pianos Steinway no centro de artes cênicas.

Configuração da sala e suporte para eventos:

• Tudo, desde adicionar ou remover quadros brancos em salas de aula até a configuração de mil cadeiras no salão de baile para uma conferência de uma semana.

Tarefas de gerenciamento de frota:

• Carros, caminhões, vans, carrinhos de golfe, ônibus, empilhadeiras, tratores, Zambonis e muito mais.
• Manutenção regular de uso e desgaste.
• Reparando os danos causados ​​pelos operadores estudantis (precisamos dizer mais coisas).

Gerenciamento de correio:

• Envio e recebimento de pacotes de todos os tamanhos de e para todo o mundo.
• Entrega de correspondência em meio a constantes mudanças e movimentos.

O desafio da gestão do campus:tudo é uma emergência

Um banheiro entupido está despejando esgoto. Uma fechadura está bloqueada, deixando um professor e 300 alunos presos do lado de fora da sala de aula. Algo acionou os sprinklers no campo de futebol antes do grande jogo. E tudo isso aconteceu em apenas 5 minutos .

Todos nas instituições de ensino superior estão se esforçando para realizar algo. Quando tudo está em bom estado, ninguém pára para pensar em como a instalação contribui para o sucesso escolar e o sucesso do aluno. Mas quando algo dá errado, as emoções ficam altas.

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Portanto, caso o encanamento, os geradores elétricos e de plasma quântico não sejam suficientes para abrir seu apetite, você também está lidando com expectativas e relacionamentos .

Quando você chega ao trabalho

Vamos ser honestos - você nunca deixou o trabalho em primeiro lugar. Embora sua equipe tenha turnos de plantão em turnos, as emergências geralmente precisam da sua opinião, então você deixa o seu telefone ligado 24 horas por dia, 7 dias por semana .

Provavelmente, a primeira coisa que você faz quando volta para o escritório é fazer um inventário das novas solicitações de trabalho . Você se reúne com sua equipe de supervisores para obter uma atualização sobre os projetos em andamento e fazer atribuições . Os supervisores então se conectam com os líderes da equipe, e as equipes passam o resto do dia executando suas ordens de marcha.

Você, por outro lado, entra em um dia de reuniões . Isso porque nada acontece no campus que não envolva, bem, o campus. Aqui está uma amostra das conversas do seu dia:

1. O Departamento de Astronomia deseja hospedar eventos noturnos no observatório por um mês. O corpo docente não percebe que você tem uma equipe noturna programada para substituir o piso desgastado. Você passa uma hora discutindo as implicações de reprogramar os eventos de astronomia ou a equipe de piso ou criar um caminho (com sinalização) através da área de trabalho (eles apenas terão que lidar com o ruído).
2. O Reitor de Alunos deseja atualizar os filtros de ar como uma prática recomendada COVID superior, mas não sabe que alguns sistemas HVAC mais antigos não conseguem lidar com esse tipo de pressão de ar. Ele quer deixar claro que todas as instalações usam esse nível de filtragem, então você o orienta na análise de custo / benefício.
3. E o seu favorito:resolver queixas com o sindicato e o RH.

Mantendo tudo junto

Então, como você mantém tudo junto? Com um CMMS (sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado) que integra todos os sistemas do seu departamento em um só lugar:

• Gerenciamento de ativos
• Manutenção planejada
• Solicitação de trabalho
• Gestão do trabalho
• Gerenciamento de estoque
• Gestão de compras
• Gestão de fornecedores

Vamos dar uma olhada em cada um com uma comparação lado a lado de um departamento sem CMMS versus um departamento que alavanca seu CMMS - neste caso, Limble - bem.

Gestão de ativos

Rastreamento de ativos sem um CMMS

Em um campus tão vasto - e em um estado de fluxo constante - você não poderia listar todos os ativos pelos quais é responsável, mesmo se quisesse.

No passado, houve algumas tentativas de boa-fé de criar um diretório de ativos. Infelizmente, nenhuma planilha do Excel na Terra pode lidar com esse nível de complexidade, e as informações que a secretária compilou rapidamente se tornaram desatualizadas e inutilizáveis.

Rastreamento de ativos com Limble CMMS

Na primeira vez que sua equipe toca em um ativo - seja consertando um banheiro ou instalando um painel solar - ele é inserido no Limble durante a criação da ordem de serviço.

Com o tempo, isso cria uma lista pesquisável de ativos organizada por localização, edifício, sala, etc.

Exemplo de hierarquia de ativos dentro do Limble CMMS

Cada ordem de serviço associa seu ativo às peças, fornecedores e histórico de trabalho certos . Torna-se um recurso vivo que cresce e se expande à medida que você o usa. Quanto mais você usa, melhor fica.

Histórico de ativos sem CMMS

As informações sobre cada ativo - manuais, ordens de serviço anteriores, números de peças de reposição - se espalham para lugares diferentes:

• em papel no escritório
• em um punhado de contas de e-mail ou mensagens de texto de diferentes funcionários
• em documentos do Microsoft Office em uma dúzia de outros computadores
• na sua cabeça porque nunca há tempo para documentar

Rastrear essas informações é uma parte não trivial de cada atribuição de trabalho.

Histórico de ativos com Limble CMMS

Com apenas um clique no Limble, qualquer funcionário pode ver um ativo:

• histórico de trabalho (todas as tarefas já concluídas nesse ativo)
• manutenção programada
• estoque atual de peças de reposição
• fornecedores preferidos e seu histórico de trabalho

Guia de informações de ativos dentro do Limble CMMS

Você pode escrever notas e anexar arquivos como manuais em PDF para que seus técnicos de manutenção tenham todas as informações em um só lugar, estejam eles no escritório ou no local.

Adicionando um ativo ao banco de dados Limble

Todas as outras informações do ativo são atualizadas automaticamente com base nas tarefas do Limble que sua equipe realiza todos os dias.

Planejamento financeiro sem um CMMS

Se um vice-presidente perguntasse o valor atual dos ativos que você mantém, você diria:“Esse não é o meu trabalho. Pergunte ao Financeiro. ”

Cada vez que você tem essa conversa, você desiste de um pouco mais de poder de decisão para os chefes de outros departamentos.

Planejamento financeiro com Limble CMMS

Você é quem tem as respostas.

Como você tem todos os seus ativos em um só lugar, pode permitir que outros departamentos façam coisas como anexar cronogramas de depreciação.

Limble gera relatórios que mostram à alta administração o valor do capital da empresa e quais equipamentos devem ser substituídos.

Quando você pode mostrar que uma peça de equipamento de $ 100.000 custa $ 80.000 por ano para consertar, o departamento financeiro não pode contestar. Em vez de custar à universidade iniciativas “desnecessárias”, o Financeiro elogia você por economizar US $ 300.000 nos próximos cinco anos, graças à sua gestão experiente.

Indo um passo adiante, você sabe que os centros geradores de lucro da universidade obtêm benefícios fiscais pela depreciação de equipamentos ao longo do tempo. No entanto, esses benefícios terminam quando o equipamento está totalmente depreciado. Você pode substituir o equipamento muito mais cedo, sabendo que o custo de manutenção mais a depreciação estão aumentando.

Observando os gráficos em seu painel Limble, você pode começar a prever quais ativos você precisa substituir ou reconstruir, e quando.

Um exemplo do painel personalizado do Limble

Tudo isso contribui para que Finanças e Instalações construam uma dinâmica mais amigável. Você sabe que tem as costas um do outro. Quando o Financeiro tem perguntas, você tem as respostas e pode explicar como isso afeta os resultados financeiros.

Manutenção planejada (PM)

Implementação de manutenção preventiva sem um CMMS

Devido ao grande volume de solicitações de trabalho, sua equipe está sempre em modo de crise, cuidando do que quebrou ou deve ser configurado hoje.

Claro, você adoraria colocar mais recursos na manutenção planejada, para que o equipamento tenha menos probabilidade de quebrar. Mas isso simplesmente não é uma opção.

Implementando manutenção preventiva com Limble CMMS

Você pode adicionar programações de manutenção preventiva (PM) (completas com listas de verificação de procedimentos operacionais padrão se você se sentir ambicioso) para cada ativo em Limble.

Criando listas de verificação de manutenção no Limble CMMS

O Limble gera e atribui tarefas de PM automaticamente, para que sua equipe comece naturalmente a mudar da manutenção reativa para a manutenção proativa.

Limble rastreia e calcula automaticamente seu trabalho planejado versus não planejado

Isso faz muito pelo moral. Em vez de sentir que está sempre atrás, a equipe age como se estivesse em seu jogo “A”.

Agendamento e atribuição de tarefas sem um CMMS

Quando sua equipe tem largura de banda, eles não têm certeza de quais tarefas de manutenção preventiva fazer. Alguns equipamentos podem passar anos sem serem tocados, enquanto outros equipamentos passam por manutenção excessiva.

Agendamento e atribuição de tarefas com Limble CMMS

O Limble gera tarefas atribuídas automaticamente aos comerciantes certos. As atribuições aparecem na mesma lista de tarefas que suas ordens de serviço regulares.

As tarefas são acionadas por calendário ou uso.

A equipe conserta o equipamento em tempo, como parte do fluxo de trabalho regular. Fale sobre eficiência operacional.

Instantâneo de um calendário de manutenção no Limble CMMS

Registro de PMs concluídos sem um CMMS

A manutenção preventiva que você atribui à equipe não é registrada. Ninguém está 100% certo de quais ativos são totalmente serviços e quais estão vencendo.

Registro de PMs concluídos com Limble CMMS

O Limble mantém o controle de todas as tarefas concluídas para você, incluindo a manutenção preventiva. Ao configurar sua conta, você criou fluxos de trabalho personalizados para atualizar o equipamento / status de propriedade com base em como sua equipe trabalha:

• Você define o equipamento para “Funcionando” por padrão.
• Quando uma solicitação de trabalho chega, Limble muda o status do ativo para “Em revisão”.
• Quando você aprova uma ordem de serviço, o ativo muda para “Pendente”. Se o ativo não estiver funcional, você pode definir manualmente o status para “Inativo”.
• Quando uma ordem de serviço está em andamento, Limble altera o status para “Em reparo”.
  E quando a ordem de serviço é concluída, Limble altera o status de volta para “Em execução” novamente.

Basta uma rápida olhada para ver qual equipamento está operacional, em reparo, fora de serviço, etc.

Verificando o status do equipamento no Limble CMMS

Gerenciamento de peças sobressalentes sem CMMS

Você não sabe quais peças sobressalentes precisa para esta MP ou se há alguma em seu estoque (e não alocada para tarefas mais urgentes).

Gerenciamento de peças sobressalentes com Limble CMMS

Ao configurar sua conta Limble, você fez uma auditoria de estoque de peças sobressalentes e associou cada parte ao ativo correspondente em Limble. Então, ao construir suas listas de verificação de PM, você as vinculou às peças sobressalentes.

Instantâneo da visualização de gerenciamento de peças no Limble CMMS

Quando seu técnico recebe a atribuição de PM, isso diz a eles:

• quais peças trazer
• onde encontrá-los
• quantos estão em estoque
• quanto desse estoque já está alocado para outras tarefas

Mais sobre manutenção de estoque posteriormente.

Solicitações de trabalho

Envio de solicitações de trabalho sem um CMMS

As pessoas que precisam de algo consertado reportam ao coordenador de manutenção. Pelo menos você espera que eles façam.

Mas esperança não é realmente uma estratégia de manutenção, pelo menos não quando se trata de fazer com que as pessoas relatem problemas. Mais frequentemente do que gostaria, você descobre que algo está quebrado por dias (semanas? Meses?) Antes que um membro da equipe o descubra e envie uma solicitação de trabalho.

Enviando solicitações de trabalho por meio do Limble CMMS

Placas em toda a instalação permitem que as pessoas saibam como enviar solicitações à Limble por meio de seu site (direto no portal), e-mail e chamada telefônica (onde seu escritório pode inserir a solicitação manualmente).

Limble permite que você use códigos QR para identificar ativos e acelerar o processo de envio de tíquetes

Qualquer pessoa pode enviar um pedido de trabalho de manutenção e todos os pedidos acabam no mesmo portal e no mesmo formato.

Portal de solicitação de trabalho de Limble

O histórico de uma solicitação de trabalho pode ficar bem obscuro. Quando o problema foi relatado pela primeira vez? Quem o enviou? Como você pode entrar em contato com eles? Na maioria das vezes, você não faz a pergunta porque não há uma resposta.

Limble registra a data e hora de todas as solicitações e captura as informações do solicitante quando eles as enviam. Você pode solicitar mais informações e considerar a idade das tarefas ao priorizar sua carteira de manutenção. Isso ajuda a garantir que o trabalho crítico sempre seja feito primeiro.

Obtenção de solicitações de trabalho detalhadas sem um CMMS

As descrições das solicitações de trabalho são incrivelmente vagas:“O banheiro está quebrado”.

Qual dos 900 banheiros do campus era aquele? A alça está solta ou está jorrando esgoto?

Com centenas de visitantes no campus todos os dias, às vezes o solicitante nem sabe onde está ou que equipamento está procurando, então boa sorte em descobrir isso.

Obtendo solicitações de trabalho detalhadas com Limble CMMS

A maioria das solicitações de trabalho chega ao Limble diretamente pelo portal, graças aos códigos QR fáceis de encaixar do Limble.

Cada código QR é único e associado a um ativo específico. Quando um usuário escaneia o código, Limble anexa aquele ativo exato à solicitação.



Agora, quando os solicitantes relatam que o vaso sanitário está quebrado, você sabe que é o vaso sanitário nº 3 no segundo andar do Hall B do Edifício Johnson, e que este vaso sanitário em particular já teve problemas com a flange duas vezes este ano.

Você também pode exigir que o solicitante faça upload de uma foto da peça quebrada para ver o que está acontecendo antes de chegar lá. Na verdade, você pode solicitar qualquer tipo de informação no formulário de solicitação.

Exemplo de formulário de solicitação de trabalho no Limble CMMS

Gerenciando solicitações de trabalho duplicadas sem um CMMS

Por outro lado, você tem medo de que alguns problemas demorem muito antes que as pessoas os relatem. Por outro lado, alguns problemas são relatados várias vezes. As duplicatas, embora não sejam o fim do mundo, podem resultar em perseguições de ganso selvagem.

Gerenciando solicitações de trabalho duplicadas com Limble CMMS

Se uma solicitação de trabalho for semelhante a alguma já existente no sistema, o Limble mostra a solicitação original e pede ao solicitante para confirmar que se trata de um novo problema. Duplicados raramente chegam.

O algoritmo de Limble pode reconhecer solicitações de trabalho duplicadas

Comunicação com os solicitantes

Quando você não tem como alertar os solicitantes sobre o andamento do trabalho, fica a impressão de que sua equipe não está respondendo.

Com o Limble CMMS, os solicitantes incluem seus endereços de e-mail em seus tíquetes de manutenção, para que a Limble os envie por e-mail automaticamente quando a solicitação se tornar uma ordem de serviço e quando for concluída. Sua equipe ganha a reputação de ser ágil e meticulosa.

Equipes e tarefas de gerenciamento do campus

Atribuição de tarefas sem um CMMS

Você distribui tarefas em reuniões no início de cada dia ou deixando notas, enviando mensagens ou fazendo ligações.

Em suma, para dar uma tarefa, você precisa primeiro falar com eles.

Claro, é uma expectativa razoável - é assim que toda a comunicação funciona - mas requer uma boa quantidade de esforço e causa atrasos regularmente.

Ele também abre brechas na responsabilidade. Como você sabe que realmente foi feito? Ou quando? Ou se há algo mais profundo que precisa ser resolvido antes que o problema original seja corrigido?

Atribuição de tarefas por meio do Limble CMMS

Todas as tarefas ficam no Limble, onde todos os membros da equipe podem ver suas listas de tarefas atualizadas em seus computadores ou smartphones a todo momento. Você não precisa falar com eles para mudar suas prioridades naquele dia; basta arrastar e soltar no Limble, sabendo que eles seguirão as instruções quando chegarem lá.

Instantâneo da carga de trabalho de um técnico

Algumas tarefas são até atribuídas automaticamente por comércio, localização, etc.

Coleta de informações sem CMMS

Solicitações de trabalho vagas tornam-se ordens de serviço vagas. Os funcionários precisam rastrear qual banheiro está com defeito, voltar ao escritório para pegar o manual, ir até o estoque de peças e falar com Stan, porque, dizem os boatos, ele já corrigiu esse problema específico antes.

Às vezes, esse processo de preparação leva mais tempo do que a própria tarefa.

Coletando informações com Limble CMMS

Limble vincula tarefas a um ativo, para que os trabalhadores tenham todos os manuais, históricos de trabalho, procedimentos operacionais padrão e até dados de peças sobressalentes ao seu alcance enquanto trabalham - incluindo números de peça, informações de contato do fornecedor e contagens de estoque.

Lista de OSs concluídos no Limble CMMS

Os técnicos consultam os históricos de trabalho para ver quem corrigiu antes e como o fizeram. Você pode atribuir vários membros da equipe a uma tarefa se for mais de um trabalho de uma pessoa.

Os membros da equipe chegam ao local com todas as peças, ferramentas e conhecimento de que precisam para realizar o trabalho rapidamente.

Um exemplo de WO em Limble CMMS

Comunicação sobre ordens de serviço sem um CMMS

Claro, as equipes sempre se deparam com problemas que não esperavam. No momento, você confia principalmente nos rádios para fornecer instruções em tempo real. É rápido, mas sem nada por escrito, deixa muito espaço para erros.

Isso pressupõe, é claro, que a pessoa com as respostas está de plantão e ouvindo rádio no momento em que você precisa delas. Do contrário, você reinventa a roda ou adia. Espero que não seja urgente.

Comunicação sobre ordens de serviço com Limble CMMS

Como muitas tarefas vêm com listas de verificação, as equipes são muito mais independentes. Eles não precisam do nível de suporte externo que costumavam.

Se algo precisar de esclarecimento, você e a equipe conversam por meio de comentários sobre a tarefa, para que haja um registro completo em papel digital.

Discutir detalhes do trabalho nos comentários de OS no Limble

Rastreamento de histórico de OS e relatórios sem CMMS

Você pode não ter nenhum sistema formal para registrar o que os técnicos fizeram para concluir suas ordens de serviço. Se você fizer isso, o escritório irá arquivá-lo em algum lugar inconveniente, de modo que o conhecimento coletivo não seja explorado.

Para obter uma visão geral das ordens de serviço concluídas, você precisa puxar cada uma individualmente e arquivá-las de volta, o que ninguém faz.

Isso pressupõe, é claro, que o pedaço de papel não se perdeu. Em caso afirmativo, você está de volta à estaca zero, sem nenhum rastreamento de tarefa:não há registro de por que, quando, como ou quem fez o trabalho.

Porque ninguém tem uma visão geral , não há sentido para quando um determinado ativo provavelmente quebrará novamente. A falta de dados o mantém preso em uma estratégia de manutenção cara e exaustiva de corrida até a falha.

Rastreamento de histórico de OS e relatórios com Limble CMMS

O Limble mantém um histórico de todo o trabalho realizado em cada ativo, incluindo cronometrando automaticamente quanto tempo levou para concluir cada ordem de serviço. Isso dá a você uma visão geral do custo total de propriedade.

Relatório de TCO em Limble

Você não apenas pode ver uma lista de todas as ordens de serviço concluídas, mas também pode filtrá-las e pesquisá-las.

Além disso, você pode gerar relatórios com base em quanto tempo eles levaram para consertar ou quaisquer outros dados na lista de verificação da ordem de serviço. As estatísticas da equipe destacam seus melhores desempenhos.

Relatório de desempenho da equipe em Limble

Por outro lado, os de baixo desempenho não têm onde se esconder. As tendências revelam quais ativos estão se desgastando, e você economiza dinheiro e dores de cabeça ao encontrar problemas antes que eles aconteçam. Você pode ver a transição de sua equipe do caos para a execução especializada à medida que mais tarefas são realizadas no prazo.

Relatório de conclusão do status da tarefa no Limble

Usar uma ferramenta digital como o CMMS é uma das maneiras mais fáceis de melhorar a responsabilidade no departamento de manutenção.

Gerenciamento de estoque

Gerenciando estoque de estoque sem um CMMS

A única maneira de verificar o estoque de peças de reposição é dirigindo até o depósito e olhando a prateleira.

Dito isso, se você tiver uma operação grande, talvez nem saiba qual depósito ou prateleira; nesse caso, pode ser mais fácil pedir um novo de qualquer maneira.

Essa (falta de) processo deixa você com muitos itens (orçamento desperdiçado) e poucos outros (tempo de inatividade evitável).

Gerenciando estoque de estoque com Limble CMMS

Qualquer um pode verificar os níveis de inventário em tempo real em seus aplicativos Limble porque os níveis são atualizados automaticamente sempre que um técnico conclui sua ordem de serviço.

Visualização de gerenciamento de peças no Limble CMMS

O registro da peça diz precisamente onde encontrar as peças sobressalentes. Se um trabalhador retirar uma peça fora do contexto de uma ordem de serviço específica, há um código QR na prateleira para ele agarrar que atualiza a contagem.



Obviamente, você ainda deseja ajustar sua contagem de inventário regularmente, então define uma "contagem de ciclo". O Limble agora irá gerar tarefas automaticamente para auditar o inventário com a freqüência que você achar conveniente.

Otimizando o estoque sem um CMMS

Todo mundo sabe que há peças no depósito que permaneceram intactas por anos - talvez décadas - mas sua única maneira de identificar o excesso de estoque é a espessura da poeira não perturbada na caixa.

Às vezes, as peças necessárias para uma próxima tarefa de alta prioridade são usadas em uma tarefa de baixa prioridade imediata.

É normal solicitar peças no dia em que a equipe percebe que precisa delas e não as tem, e é mais comum do que você gostaria que os pedidos fossem duplicados.

Otimizando o estoque com Limble CMMS

Ao configurar seu estoque de MRO inicialmente, você define limites obsoletos para que a Limble notifique o coordenador de manutenção se alguma das peças não for usada por um longo período. Isso leva a conversas oportunas sobre o que manter e o que limpar.

Definir limites de itens de peças sobressalentes no Limble

No Limble, os membros da equipe veem se as peças estão em estoque e quantas já estão alocadas para outras tarefas.

A compra é acionada no dia em que as peças usadas / alocadas caem abaixo de seus limites pré-determinados. As peças vitais estão sempre à mão e os técnicos geralmente concluem os reparos no dia em que são relatados.

Você pode anexar fornecedores preferenciais a peças específicas, para que sempre obtenha a melhor qualidade, independentemente de quem está processando o pedido de compra (PO) em Compras. O Limble anexa pedidos a cada registro de peça sobressalente, para que você possa ver no pedido quando o novo pedido chegará.

Compras para gestão do campus

Acionar e rastrear solicitações de compra sem um CMMS

Você tem um rastro de papel para cada compra, mas é apenas isso - um rastro de papel espalhado entre várias mesas, escritórios e até mesmo locais.

Qualquer pessoa da equipe que precisa criar, aprovar ou fazer referência a um pedido de compra deve ir fisicamente ao escritório ou distrair a equipe de compras com telefonemas e e-mails.

Acionando e rastreando solicitações de compra com Limble CMMS

Limble tem um sistema personalizável para enviar solicitações de compra que se tornam automaticamente ordens de compra, uma vez aprovadas.

Sempre que o estoque de uma peça cai muito, Limble aciona uma solicitação de compra automaticamente. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that. 

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime. 

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself. 

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation. 

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment. 

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features