Os meandros de um contrato de manutenção

A manutenção desempenha um papel crucial no estabelecimento de operações comerciais regulares em todas as instalações. As empresas que não podem (ou não querem) cuidar de seus ativos físicos procurarão terceirizar o trabalho de manutenção. E você não pode fazer isso sem assinar algum tipo de contrato de manutenção.

Para entender o que constitui um bom contrato e como negociá-lo, primeiro precisamos discutir quais são as circunstâncias ideais para terceirizar o trabalho de manutenção. Vamos começar.

O que é um contrato de manutenção de serviço?

Um contrato de manutenção de serviço é um acordo legal entre uma empresa e um provedor de serviços de manutenção . Ele especifica os termos e condições do acordo entre as duas partes. Os empreiteiros de manutenção podem ser contratados para realizar uma variedade de serviços de manutenção diferentes, desde a manutenção geral até reparos especializados.

Quaisquer detalhes negociados entre as duas partes serão especificados no contrato. Isso solidificará o compromisso do provedor de serviços. Mais informações sobre o que incluir em um contrato são explicadas posteriormente neste artigo.

Por que terceirizar a manutenção?

A manutenção de equipamentos e instalações pode ser configurada de quatro maneiras diferentes:

1. trabalho realizado por uma equipe de manutenção interna
2. o trabalho é feito por técnicos OEM (fabricante de equipamento original)
3. todo o trabalho é atribuído a empreiteiros de manutenção terceirizados
4. várias combinações das 3 maneiras acima

A única situação em que uma organização não precisará se preocupar com contratos de manutenção é se todo o trabalho for feito por uma equipe interna. No entanto, isso é bastante raro. De acordo com nossa pesquisa de manutenção de fevereiro de 2021, apenas 10% das instalações não terceirizam nenhum trabalho de manutenção.



Como mostrado na imagem acima, os motivos mais comuns para terceirizar as atividades de manutenção são:

• há muito trabalho para a equipe interna
• não faz sentido manter um funcionário em tempo integral para uma tarefa especializada que precisa ser realizada ocasionalmente (como a contratação de um encanador em tempo integral)
• a organização carece de conhecimento especializado ou ferramentas para realizar certos reparos
• OEMs fornecem serviço de manutenção como parte da venda do equipamento
• em certas situações, os contratados de manutenção podem ser mais econômicos
• a organização acha mais simples terceirizar tudo

Cada empresa terá seus próprios motivos para contratar empreiteiros de manutenção. Nesses casos, um contrato de manutenção confiável existe para garantir um alto nível de serviço a um custo menor.

Tipos de contratos de manutenção de longo prazo (AMC vs CMC)

Existem dois tipos principais de contratos de serviço de manutenção de longo prazo chamados AMC e CMC.

AMC significa um contrato anual de manutenção . CMC é um acrônimo para um contrato de manutenção abrangente . Eles são usados ​​para a contratação de prestadores de serviços independentes para qualquer tipo de trabalho de manutenção - desde paisagismo e manutenção predial até a manutenção de máquinas e equipamentos de TI.

AMC e CMC cobrem as taxas de serviço para manutenção regular contínua e reparos de emergência. Quando um ativo quebra, a contratada de manutenção enviará o pessoal de serviço imediatamente. Eles irão consertá-lo e substituir as peças sobressalentes (se necessário).

Um contrato de manutenção anual é uma ótima maneira de cobrir as necessidades básicas de manutenção, enquanto um contrato de manutenção abrangente cobre quaisquer peças de reposição adicionais, mão de obra ou custos de transporte que surjam enquanto os técnicos realizam a manutenção de rotina. Os serviços de manutenção anual não cobrem despesas adicionais que podem surgir durante o processo de manutenção.

Resumindo, o AMC tem um custo inicial mais baixo, mas pode resultar em cobranças adicionais. O CMC custa mais, mas não há faturas adicionais a pagar.

Duração de um contrato

Geralmente, o prazo de um contrato de manutenção de serviço é de um ano. Isso vale para AMC e CMC. Se a relação cliente-fornecedor estiver forte, eles podem ser mais longos (contratos de manutenção de 3 e 5 anos não são incomuns).

Os contratos de longo prazo beneficiam tanto a empresa quanto o contratante de manutenção. Alguns benefícios para a empresa são:

• Controle de qualidade :O contratante de manutenção manterá ativos em uma base regular. Como o contrato é de longo prazo, o empreiteiro tem o incentivo de manter a máquina funcionando bem. Isso leva a menos avarias e um resultado financeiro melhor.
• Maior vida útil e desempenho :O contrato de longo prazo garante que a máquina receba manutenção regularmente, o que aumentará sua vida útil e melhorará seu desempenho geral.
• Tranquilidade :Gerenciar operações de manutenção é muito trabalhoso. Ter um contratante confiável significa que a organização tem uma coisa a menos com que se preocupar.
• Benefícios de custo :Empreiteiros oferecem um preço com desconto para contratos de longo prazo. Isso pode ajudar a reduzir o custo de manutenção anual sem prejudicar o nível de serviço.

Os fornecedores de manutenção também preferem contratos de manutenção de longo prazo. Se eles puderem construir relacionamentos sólidos com os clientes existentes, eles garantem uma renda regular, o que é sempre bom. Eles têm um incentivo para fornecer um serviço satisfatório para melhorar a reputação de sua marca e obter recomendações valiosas.

Métodos de preços

O preço de um contrato de manutenção depende de vários fatores, como a gama de serviços, a quantidade máxima de avarias que precisam ser reparadas, o número de ativos e a duração do contrato.

Diferentes empreiteiros de manutenção oferecerão diferentes métodos de preços. Eles geralmente são negociados entre o fornecedor e o provedor de serviços para ver o que funciona para ambos. Os mais comuns são:

• Preços com base no tempo :O contrato especifica uma taxa horária fixa e é calculado de acordo com o número total de horas de trabalho que o fornecedor gasta.
• Preço por dispositivo :O fornecedor e a empresa concordam com um preço fixo para a manutenção de um único dispositivo durante a vigência do contrato. Para obter o preço total, o preço por dispositivo é multiplicado pelo número de dispositivos a serem cobertos pelo contrato.
• Preços com base na vida útil do ativo :Conforme uma máquina envelhece, a necessidade de manutenção aumenta. O fornecedor pode aumentar o preço de tais ativos.
• Substituição x reparo :Um fornecedor deve reparar ou substituir certos ativos / componentes quando eles quebram? O preço do contrato pode mudar dependendo de como a organização deseja lidar com isso.

O contrato pode ter outros requisitos específicos do cliente que terão um custo adicional. Os termos, condições e o preço final do contrato dependem muito das negociações entre as duas partes.

Os gerentes de manutenção e gerentes de instalações que estão em contato com os fornecedores devem ter as habilidades e o conhecimento para negociar um bom contrato de manutenção. Aqui estão algumas dicas úteis para negociar melhores termos.

O que está incluído em um contrato de manutenção?

Um contrato de manutenção de serviço geralmente contém os seguintes detalhes:

• Nome e contato: O contrato precisa ter detalhes como nomes de ambas as empresas, seus endereços registrados, detalhes dos signatários e os locais onde o serviço é esperado.
• Detalhes do equipamento :Especificações técnicas, localização, condições de operação e outras informações relevantes sobre a máquina a ser reparada.
• A extensão das responsabilidades para o provedor de serviço deve ser claramente definido para evitar ambigüidade no futuro.
• Expectativas do cliente :O empreiteiro não pode completar as tarefas se a empresa e seus trabalhadores não cooperarem. O contrato também terá detalhes do que o contratante espera do cliente.
• Tempo de resposta :Espera-se que o contratante ofereça o serviço o mais rápido possível. O tempo máximo de resposta, especialmente para ativos críticos, deve ser claramente definido. Qualquer tempo de resposta além desse é uma violação de contrato.
• Tempo de conclusão do serviço :O contratante deve concluir o serviço dentro de um prazo razoável. O contrato deve delinear essas estipulações.
• Remuneração: Caso o vendedor danifique o equipamento ou outro bem. Atraso no serviço também pode justificar compensação se estiver especificado no contrato.
• Preço . O contrato mencionará claramente o preço do contrato, a duração e as condições de pagamento.
• Força maior . Esta é a parte do contrato que liberta ambas as partes de suas obrigações em caso de circunstâncias extraordinárias. É um padrão em todos os contratos legais.

Além disso, tudo o que for negociado pela empresa e pelo contratado pode ser adicionado ao contrato de serviço.

Como redigir contratos de manutenção?

Não existe uma regra rígida e rápida sobre como escrever contratos de manutenção. O mais importante a ter em mente é que o contrato pode ser executado por meios legais. Termos e condições bem pensados ​​devem ser fornecidos.

As especificações do contrato variam de acordo com as circunstâncias, as regras do país e os costumes do local.

Você pode dar uma olhada rápida neste guia que descreve como redigir um contrato de manutenção básico. Para ver como eles ficam na prática, você pode consultar os modelos listados abaixo.

Modelos de contrato de manutenção comum

Uma empresa pode criar um contrato de manutenção para um propósito específico ou agrupar todos os requisitos de manutenção. Você não precisa reinventar a roda para cada novo contrato. Existem muitos recursos e modelos por aí que podem servir como um excelente ponto de partida para a criação de um novo contrato:

• Modelo de contrato de manutenção de equipamento
• contrato de manutenção HVAC
• Modelo de contrato de manutenção de edifícios
• Modelo de contrato de manutenção de TI
• Contato de manutenção preventiva
• Modelo de contrato de manutenção doméstica

Embora os modelos sejam excelentes, as empresas que contratam prestadores de serviços de manutenção independentes devem considerar cuidadosamente suas necessidades específicas e certificar-se de incluí-los no contrato de manutenção final.

Usando Limble CMMS para gerenciar contratos de manutenção e fornecedores

Para encerrar, vamos discutir como as organizações podem lidar de forma eficiente com fornecedores e contratos. Com isso, queremos dizer ter acesso rápido às informações necessárias e a capacidade de rastrear se o trabalho realizado pelo fornecedor está de acordo com o que foi acordado no contrato.

Normalmente, os gerentes de manutenção precisam lidar com dois tipos de fornecedores:

1. aqueles que prestam serviços de manutenção
2. aqueles de quem compram peças sobressalentes e materiais

O software de manutenção moderno como Limble CMMS pode agilizar o rastreamento e gerenciamento de qualquer tipo de fornecedor. Vamos nos concentrar nos empreiteiros, pois é o tema deste artigo.

Além dos próprios contratos de manutenção, os gerentes devem ter acesso rápido e fácil às informações de outros fornecedores, como nomes, endereços, e-mails e números de telefone. Isso pode parecer trivial no início, mas é muito útil quando você tem contratos com vários fornecedores e supervisiona vários locais.

A imagem abaixo mostra como Limble mantém todas as informações do fornecedor em um local centralizado:



Se você olhar a imagem mais de perto, verá que o Limble permite que você associe fornecedores aos ativos que eles mantêm.

Para agilizar a comunicação, as empresas podem dar aos contratantes de manutenção acesso limitado ao software Limble. As ordens de serviço podem ser enviadas diretamente ao fornecedor por meio de nosso software (veja como isso funciona na prática aqui). O fornecedor recebe as WOs e as instruções de trabalho em anexo, executa o trabalho, insere o tempo e as peças sobressalentes gastas e fecha a ordem de serviço.

Dessa forma, os gerentes de manutenção e instalação têm um registro claro do tempo de um fornecedor, peças usadas, faturas do fornecedor e outros dados desejados. Eles podem usar esses dados para gerar relatórios e rastrear quanto dinheiro estão gastando com fornecedores específicos.

Você pode aprenda mais sobre os recursos de gerenciamento de fornecedores da Limble aqui . Para qualquer dúvida adicional, não hesite em iniciar um tópico nos comentários abaixo.