7 recursos essenciais do CMMS que todo gerente de manutenção deve ter

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Métricas essenciais de manutenção que todo planejador precisa saber
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Os recursos do software CMMS podem fazer a diferença

E.I. A DuPont de Nemours Co. (Delaware) informou que “A maior despesa controlável em uma fábrica é a manutenção, e em muitas fábricas o orçamento de manutenção excede o lucro líquido anual”. (1996)

Os planejadores e gerentes de manutenção são responsáveis por garantir que os equipamentos e/ou instalações sejam mantidos adequadamente e funcionem conforme necessário. Acompanhar essa manutenção pode ser uma tarefa árdua quando há muitos equipamentos e/ou instalações para manter. É aqui que o software de gerenciamento de manutenção/software CMMS pode ser realmente útil. Esses pacotes oferecem uma variedade de recursos. Você pode acompanhar a manutenção e identificar possíveis problemas e áreas com espaço para melhorias.

Em nossa experiência de trabalho com clientes, pode ser difícil convencer o gerenciamento do valor do software CMMS e obter um orçamento para ele. Muitas organizações acreditam que um sistema baseado em papel ou planilha continuará funcionando para elas. Ou você pode conseguir um orçamento para comprar software de manutenção, mas alguém seleciona o produto. Infelizmente eles são seduzidos por belos gráficos e relatórios que dão uma grande ilusão de controle. Mas o software CMMS selecionado pode não ter os recursos que o tornam eficaz. Aqui estão alguns dos recursos importantes que você deve procurar e como eles ajudarão você e sua organização.

1. Modelos de tarefas para trabalhos de manutenção frequentes

Você pode criar modelos de tarefas reutilizáveis para criar ordens de serviço para tarefas que ocorrem com frequência. Por exemplo, uma verificação mensal de HVAC, uma inspeção trimestral da bomba e assim por diante.

Como isso é útil?

Isso reduzirá a quantidade de tempo que você gasta reinserindo instruções nas ordens de serviço. Sente-se com seus melhores técnicos. Escreva instruções sobre como o trabalho deve ser realizado usando as melhores práticas. Digamos que você contrate um novo técnico ou diretoria ou alguém não familiarizado com esse tipo de tarefa. Com as instruções corretas, os técnicos têm menos probabilidade de realizar o trabalho incorretamente – reduzindo as quebras do equipamento. Este é um grande benefício! Você está capturando no sistema o conhecimento armazenado nos cérebros de seus melhores técnicos. Agora estará disponível para a organização quando necessário.

2. Programe tarefas de manutenção de diversas maneiras

a) Programe a manutenção por horário (por exemplo, toda semana, todo dia 21 de cada mês, etc.).

b) Crie ordens de serviço de tarefas conforme necessário (por exemplo, para manutenção não planejada).

c) Programar uma ordem de serviço quando outra ordem de serviço for concluída.

d) Programar manutenção devido a uma alteração na leitura do medidor ou devido a uma condição de alarme.

Como isso é útil?

Isso torna mais fácil elaborar um plano de manutenção e programar a manutenção que ocorrerá em meses ou até anos no futuro. Agora é menos provável que sua equipe de manutenção se esqueça de manutenções críticas que resultem em falhas. Em segundo lugar, você pode usar isso para criar um calendário de manutenção futura (também conhecido como Calendário de Manutenção de Equipamentos) e trabalhar com outros departamentos (por exemplo, operações) para garantir que a manutenção programada não afetará seus planos, por exemplo. entregas de clientes, negócios sazonais e assim por diante. Ser capaz de fazer isso é algo que outros departamentos irão apreciar e é um bom motivo para considerar a compra de um software de gerenciamento de manutenção.

3. Maneiras fáceis de enviar ordens de serviço para técnicos de manutenção e coletar feedback

Se você tem muitos técnicos de manutenção e eles se movimentam muito, pode ser muito difícil mantê-los informados sobre as ordens de serviço abertas à medida que chegam. Você pode fazer uma geração diária de ordens de serviço usando o software CMMS e imprimi-las ou enviá-las por e-mail para os técnicos. Um software CMMS mais avançado pode até permitir que os técnicos atualizem ordens de serviço por e-mail ou mensagens de texto SMS.

Como isso é útil?

Bem, para começar, isso economiza seu tempo. Você gastará menos tempo empurrando papéis ou ao telefone tentando obter informações. Ordens de serviço concluídas significam que o equipamento voltou a funcionar. Portanto, menos produção é perdida. Você sabe quais ordens de serviço estão atrasadas e por quê. Concentre-se nessas ordens de serviço e descubra como concluí-las com mais rapidez. Ter uma maneira fácil de atualizar o status economiza o tempo dos técnicos de manutenção. Eles podem dedicar mais tempo ao trabalho de manutenção real. Além disso, os gerentes de manutenção gastam menos tempo perseguindo os técnicos em busca de atualizações!

4. Capacidade de rastrear ordens de serviço pendentes/vencidas (também conhecido como Backlog de Manutenção)

É fácil perder algumas ordens de serviço quando você gera muitas ordens de serviço todos os dias. Eles podem não ser concluídos porque surgiu um trabalho de maior prioridade. Ou atrasam-se porque as peças não estão em stock ou não estavam disponíveis técnicos com as competências necessárias. O software CMMS permitirá que você rastreie esse backlog de trabalho e as ordens de serviço que fazem parte desse backlog. Você pode até enviar lembretes quando as ordens de serviço estiverem atrasadas por um determinado número de dias.

Como isso é útil?

A falta de manutenção pode frequentemente resultar em falha do equipamento – isto significa perda de produção, problemas operacionais e outros custos para a organização. Alternativamente, o equipamento que não funciona corretamente produzirá produtos de baixa qualidade ou uma experiência ruim para o cliente. Portanto, ser capaz de rastrear ordens de serviço vencidas e concluí-las/fechá-las agrega muito valor!

5. Estatísticas para compartilhar com a administração

Sendo a manutenção uma função bastante importante, é algo que a administração gosta de acompanhar. Há uma variedade de estatísticas de manutenção que você pode coletar, mas a maioria não é significativa para o pessoal que não é da manutenção. Estatísticas importantes que podem ser compartilhadas são itens como horas de pendências de ordens de serviço, número de ordens de serviço pendentes, tempo de inatividade da máquina, quebra versus manutenção planejada/preventiva e assim por diante (consulte Principais estatísticas de gerenciamento de manutenção para planejadores de manutenção).

Como isso é útil?

Ser capaz de compartilhar estatísticas fáceis de entender ajudará a administração e outros departamentos a compreender o estado do programa de manutenção e o que ele precisa melhorar. Estatísticas significativas que a alta administração pode compreender são algo sobre as quais podem agir, por exemplo. aumente seu orçamento!

6. Relatórios de avarias de equipamentos/máquinas para identificar equipamentos com problemas

Freqüentemente, um subconjunto de equipamentos é a fonte da maioria dos problemas de manutenção e emergências. O software de manutenção avançado pode oferecer uma variedade de índices e outras estatísticas. No entanto, mesmo um registo histórico de problemas e estatísticas que identifiquem o trabalho e os custos dos equipamentos pode ser útil.

Como isso é útil?

Ser capaz de identificar esses equipamentos e tomar medidas proativas para evitar tais emergências ou substituir esses equipamentos problemáticos ajuda muito a tornar o gerente de manutenção mais eficaz. As avarias nos equipamentos deverão diminuir, resultando em menos interrupções de produção ou problemas operacionais. Será caro se a sua organização não puder entregar produtos ou serviços aos clientes porque a equipe de operações está aguardando o conserto do equipamento. Ter uma ferramenta que ajuda a identificar equipamentos com tendência a quebrar economizará dinheiro para sua organização e reduzirá os problemas dos clientes. Consulte “Dicas de análise de monitoramento de tempo de inatividade de equipamentos/máquinas ”Para mais detalhes.

7. Rastreie o uso de peças sobressalentes e consumíveis

O software CMMS permite associar peças e suprimentos a ordens de serviço e rastrear o uso à medida que são consumidos. Eles também podem oferecer suporte para criar e gerenciar pedidos/solicitações de compra.

Como isso é útil?

Uma das maiores fontes de custos do programa de manutenção são peças de reposição e suprimentos. Poder acompanhá-los e saber quanto você tem em mãos é muito útil para ajudar a reduzir o desperdício. Os especialistas dizem que uma solução informatizada de gestão de manutenção (CMMS) pode ajudar as organizações a poupar entre 5-15% dos seus orçamentos de manutenção.

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Experimente uma demonstração web totalmente funcional do software FastMaint CMMS em seu navegador (ou baixe uma versão de avaliação totalmente funcional de 30 dias). Ele oferece os recursos mencionados acima e muito mais. Isso pode ajudá-lo a planejar e gerenciar com mais eficiência a manutenção de equipamentos e instalações. Você pode usar o recurso de importação de dados para carregar seus equipamentos, peças e trabalhos de manutenção.

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Leitura adicional:

1) “5 armadilhas do backlog de manutenção a serem evitadas” da revista PlantServices aborda questões que podem atrapalhar você ao tentar reduzir o backlog de manutenção.

2) Um exemplo de estudo de caso “Justificativa, benefícios e retorno do investimento (ROI) do CMMS“.

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