Unindo Manutenção, Produção e Finanças:4 Passos Comprovados para Melhorar a Comunicação Interdepartamental

A chave para melhorar a comunicação entre departamentos é bastante simples:compreensão e alinhamento mútuos.

Parece óbvio. Mas, na prática, pode ser um desafio.

Se você trabalha em manutenção, produção ou finanças, então está envolvido no gerenciamento de ativos. E como a gestão de ativos é assunto de todos, isso significa que todos devem estar envolvidos e trabalhar em prol de objetivos comuns. Os requisitos da ISO 55001 afirmam que o que , quando , como e quem de comunicação deve ser determinada. É fácil ver que muitas vezes pode ser difícil entender outros departamentos, então aqui estão quatro etapas simples que sua organização pode seguir para fazer a mágica acontecer.

1. Compartilhe metas.
2. Construa relacionamentos.
3. Forme equipes multifuncionais.
4. Use ferramentas de comunicação.

Mas primeiro, uma palavra rápida sobre rivalidade.

Você provavelmente trabalha em um departamento. Você provavelmente enfrenta rivalidade com outro departamento, certo? Regularmente? Até mesmo conflito interdepartamental? Rodadas cada vez mais tensas de tênis por e-mail. Sujo olha para o bebedouro. Sussurros e zombarias no corredor. Jogar o outro departamento “debaixo do ônibus” na reunião semanal. Isso não é incomum, de acordo com um estudo. Você provavelmente poderia argumentar que é a natureza humana. Você coloca as pessoas em “equipes” e elas naturalmente querem superar os outros – os rivais – mesmo quando trabalham para a mesma empresa.

É uma coisa difícil de eliminar, a rivalidade. Mas, em última análise, é uma perda de tempo e dinheiro.

Mas qual é o problema entre manutenção, produção e finanças? Se você trabalha em indústrias de processo ou de manufatura, provavelmente já ouviu o seguinte:

Finanças: Por que o gerente de manutenção precisa comprar os selos mecânicos mais caros? Existem muitos mais baratos disponíveis? Eles não obtêm lucros e perdas?

Manutenção: É ridículo. Nós planejar e agendar o dia de inatividade da manutenção, então a produção vai e cancela. De novo! Eles não disseram nada na reunião de ontem.

Produção: Por que as finanças insistem em comprar embalagens baratas do exterior? Ele estraga a máquina de embalagem dia sim, dia não. Eles não entendem a pressão que estamos sofrendo. A manutenção tem alguém capaz de consertar isso?

Parece familiar?

É por isso que a gestão organizacional sénior deve promover relações departamentais positivas em torno de objectivos partilhados e comuns. Faça com que as pessoas se comuniquem e coloque-as em equipes multifuncionais em todas as oportunidades.

Vamos dar uma olhada nas quatro etapas simples, mas críticas, para melhorar a comunicação, a compreensão e o alinhamento entre manutenção, produção e finanças.



1. Compartilhe metas

É fundamental vencer as diferenças e alcançar o sucesso. Isso começa com a descoberta de um terreno comum, e um bom lugar para começar é encontrar objetivos comuns. No contexto da gestão de ativos, os objetivos de todos os departamentos devem derivar do plano organizacional global:



Então, o que isto significa é que embora os departamentos tenham as suas próprias metas, objectivos e tarefas, tudo deve ser derivado do plano organizacional, ou seja, do conjunto partilhado de metas sobre as quais todos têm uma “linha de visão”. Isso cria o alinhamento desejado.

Um exemplo de objetivo de manutenção que tradicionalmente “afeta” a produção é o tempo de inatividade planejado para realizar manutenção preventiva (PM). Muitas vezes, isso é um desalinhamento e a causa do atrito entre os dois. A produção está sob pressão para atingir os números . E se estiver atrasado, então vê os PMs como algo que pode ser adiado para outro momento. A manutenção vê os PMs como essenciais para manter o desempenho dos ativos, ou seja, para atingir os números . Manutenção e Produção devem concordar e seguir o plano e ele deve ser derivado do Plano Organizacional.

2. Construir relacionamentos

Dar este passo é fazer com que as pessoas falem e muitas vezes isso significa informalmente. As pessoas precisam se conhecer. De que adianta se a equipe de produção e a equipe de manutenção estão localizadas em prédios diferentes e raramente se veem? E se a equipe financeira atuar 100% remotamente? Aqui estão algumas ideias que sua organização pode implementar:



Almoços de equipe :Peça pizzas e refrigerantes de vez em quando. Pode ajudar a promover um bate-papo informal. Talvez agende-o após o encerramento do projeto ou período de paralisação para manutenção.

Criar clubes/times :Que tal criar um time corporativo de futebol ou basquete? Existem tantas opções para reunir pessoas diferentes.

Retiros trimestrais :Eventos de team building para resolução de problemas em grupo ou simplesmente escapadelas para os líderes seniores da equipe de manutenção, produção e finanças. Isso tem um custo, mas proporcionará relacionamentos mais fortes a longo prazo e cumprimento de metas. E esse é um resultado final mais forte.

3. Forme equipes multifuncionais

O melhor momento para fazer isso é em um projeto de gerenciamento de ativos. Por exemplo, a introdução ou atualização de uma nova linha de processo. Este é um ótimo exemplo de quando as equipes precisam ser formadas por diferentes departamentos:produção, manutenção, finanças, projetos, compras, saúde e segurança, entre outros. Mas a questão é que deve ser executado e gerenciado como um projeto profissional. Aqui estão as etapas críticas para formar uma equipe multifuncional de sucesso:

1. Identifique o conhecimento necessário para um resultado bem-sucedido. Não adianta ter o aprendiz do 1º ano responsável por desenvolver o plano de manutenção.
2. Selecione as personalidades certas – você precisa de jogadores de equipe. Líderes, abelhas operárias e tudo mais. Não é uma equipe cheia de egos.
3. Garanta uma liderança de qualidade - o projeto será uma curva de aprendizado para todos, mas garanta que você tenha líderes de projeto experientes conduzindo-o.
4. Seja claro quanto ao propósito de cada membro da equipe. Custos de confusão.
5. Crie um estatuto de equipe:consenso e acordo sobre os objetivos. Lembra, ‘a linha de visão’?
6. Defina um orçamento específico.
7. Crie cronogramas e planos de projetos e garanta que todos tenham visibilidade o tempo todo.
8. Crie linhas de comunicação e um plano de comunicação.

4. Utilize ferramentas de comunicação

Seja em um projeto ou não, quais são as ferramentas que podemos usar para reunir manutenção, produção e finanças para uma comunicação eficaz? Para sua sorte, há muitos:



Intranet e fóruns – Um repositório aberto de informações onde as finanças poderiam carregar o desempenho financeiro dos negócios; a produção poderia mostrar metas e conformidade, e a manutenção poderia demonstrar KPIs para gerenciamento e disponibilidade do trabalho. Os fóruns são particularmente bons para a transferência de conhecimento entre departamentos.

Boletins informativos digitais – Estes substituem as antigas cópias em papel. Entregue por e-mail, é uma ótima maneira de transmitir informações rapidamente a todos os departamentos de uma organização. Ótimo para apresentar estudos de caso:produção introduzindo novas embalagens recicláveis; atualização de manutenção para um novo EAM ou CMMS; financiar garantindo financiamento para uma nova linha de processo.

Sinalização digital – . Estas placas são programáveis ​​e podem mostrar todo o tipo de atualizações do departamento e são uma ótima alternativa às newsletters para quem não trabalha com computador:técnicos e operadores por exemplo.

Ferramentas de colaboração – Existem muitos por aí, como Google Meet e Docs, Teams e assim por diante. Essas ferramentas permitem que departamentos e equipes colaborem em tempo real por meio do compartilhamento de arquivos, compartilhamento de aplicativos, uso de chamadas de vídeo e voz e até mesmo mensagens instantâneas. Um ótimo lugar para compartilhar informações entre departamentos.

EAM/CMMS – Em vez de serem integradas e as questões que se seguem, estas funções podem ser incorporadas num sistema ERP. Isso permite uma única fonte de informações para finanças e manutenção. Uma maior consciência dos custos é alcançada porque o software não fica isolado do ERP, e a sincronização entre os dois permite maior produtividade e comunicação mais fácil. Além de tudo isso, análises e KPIs são facilmente comunicados a todos – seja disponibilidade de ativos, ordens de serviço abertas ou MTBF.

Portanto, estes são quatro passos simples para ajudar a melhorar a comunicação entre manutenção, produção e finanças e, de facto, qualquer departamento da sua organização no contexto da gestão de activos. A comunicação – assim como a cultura – pode fazer ou quebrar organizações.

Como alguém disse uma vez, “o trabalho em equipe faz o sonho funcionar”.

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