Como as estratégias de gerenciamento de mudanças na Cision e no Morgan Stanley impulsionam a adoção da automação

Susan Steele, diretora global de recursos humanos (RH) da Cision, e Katherine Wetmur, diretora internacional de informações (CIO) do Morgan Stanley, se juntaram a nós no FORWARD III, o maior encontro de especialistas e profissionais de Robotic Process Automation (RPA). Como participantes do painel, eles discutiram as estratégias de gerenciamento de mudanças que ajudaram a tornar a automação bem-sucedida em suas empresas.

Em muitas empresas, o gerenciamento de mudanças é reativo. As novas tecnologias apresentam novos desafios e as empresas reagem, tentando equilibrar as vantagens das novas ferramentas com as mudanças que os funcionários podem considerar desconfortáveis.

A adoção de tecnologias de automação requer uma abordagem diferente

As empresas que desejam permanecer competitivas precisam desenvolver uma mentalidade de “automação em primeiro lugar”. Pensar na automação primeiro, no entanto, também significa desenvolver estratégias proativas de gerenciamento de mudanças.

Capacitando os funcionários mais apreensivos para liderar RPA

A primeira visão da automação é inspiradora, mas pode ser abstrata para o trabalho diário e o estresse do dia a dia. Ao contrário de outras tecnologias, o RPA tem o poder de assumir tarefas inteiras. Isso pode ser intimidante.

Na Cision, Steele superou esse medo com transparência quando “envolveu as pessoas cujas funções são diretamente impactadas por RPA e as tornou parte da equipe que está realmente liderando”.

Construir uma equipe de líderes com pessoas que serão mais afetadas pela automação deu à Cision um grupo de evangelistas poderosos.

"De repente, muitos dos desafios de gerenciamento de mudanças que pensávamos que poderiam ter desaparecido."

Sua equipe transformou a ansiedade em excitação. Eles poderiam então distribuir esse sentimento por toda a organização.

À medida que os funcionários começam a se sentir capacitados por robôs de software, eles começam a identificar casos de uso de automação em seus fluxos de trabalho normais. Com um centro de excelência robótico (CoE) para orientar os funcionários, os robôs podem ser úteis para os funcionários sem serem intimidadores.

Wetmur disse que a responsabilidade de um CoE não deveria ser “implementar tudo”. Em vez disso, “devem ser eles que colocam as proteções em torno da automação”.

Ao supervisionar o gerenciamento de mudanças, gerenciamento de riscos e desafios de políticas, seu CoE pode “facilitar para outras pessoas implementarem o que precisam e permitir que partes mais amplas da organização lidem com a implementação”.

Um fator crítico de sucesso, de acordo com Wetmur, é mostrar aos funcionários “seu caminho a seguir depois de concluir uma automação” e “a próxima coisa que eles podem fazer” por causa disso.

Capacitar os funcionários não é um evento único. O gerenciamento de mudanças eficaz exige que as organizações fechem o ciclo, mostrando aos funcionários por onde começar, a quem pedir ajuda e como se envolver.

Idealmente, alguns desses funcionários capacitados também começam a defender a automação em seus próprios departamentos. Assista ao nosso webinar sob demanda Descobrindo campeões de automação com o Automation Hub para ajudar a identificar os campeões em sua organização.

Conectando a automação a um histórico de mudanças tecnológicas 

No Morgan Stanley, a tecnologia sempre foi essencial para o sucesso dos negócios. “O que realmente está acontecendo no Morgan Stanley”, disse Wetmur, “é que estamos continuamente transformando e aproveitando cada vez mais a tecnologia”. Ela enfatizou que os robôs de software não são tudo; eles fazem parte do “kit de ferramentas de tecnologia”.

A automação, por mais transformadora que seja, deve se alinhar claramente aos seus objetivos de negócios. Como tal, um exame minucioso de seus processos deve preceder a introdução de novas tecnologias. Em vez de tarefas pontuais, como automatizar tarefas individuais, a reengenharia de processos inteiros geralmente se mostra mais benéfica.

Quanto mais você puder simplificar um processo antes de introduzir robôs, melhor será o processo automatizado. “Às vezes, você fica mais lento”, disse Wetmur, “mas o resultado que você obtém é muito melhor”.

Na UiPath, recomendamos uma abordagem em fases em todo o ciclo de vida da automação, começando com uma abordagem científica para planejar automações.

Com ferramentas como o UiPath Task Mining, escolher os melhores processos não precisa depender de um palpite ou de um estudo demorado. Em vez disso, o Task Mining permite que você tome decisões informadas por dados e garanta que seu programa de automação comece em uma base sólida.

Preparando estratégias de gerenciamento de mudanças para a próxima geração de trabalhadores

Com programas como o UiPath Academic Alliance, à medida que a próxima geração se junta à força de trabalho, eles esperam usar robôs de software.

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Seus funcionários atuais merecem esse mesmo privilégio, embora isso exija que eles aprendam uma coisa ou duas. Esse treinamento adicional é frequentemente chamado de requalificação.

Empresas como a Amazon estão investindo centenas de milhões de dólares em qualificação.

Wetmur disse que essa qualificação deve ir além de oferecer aos funcionários uma nova ferramenta sofisticada.

Para tirar o máximo proveito da automação, as empresas devem aprimorar até mesmo os responsáveis ​​pela qualificação.

De acordo com Steele, toda empresa deveria se perguntar:“As funções de RH estão prontas para ajudar a liderar essa mudança e garantir que tudo corra bem?” Principalmente, não. Ainda não.

Uma pesquisa da Willis Tower Watson mostra que 86% das equipes de RH não identificaram maneiras de aprimorar os funcionários cujas funções são afetadas pela automação. Como Steele disse, “ainda há muito trabalho a ser feito para preparar o lado das pessoas”.

Com a RPA, os profissionais de RH têm tempo para fazer esse trabalho.

Os robôs de software podem assumir as tarefas repetitivas que podem distrair os profissionais de RH do trabalho criativo e centrado no ser humano que eles gostariam de fazer. Processar pedidos de licença médica e férias, enviar relatórios de despesas e reembolsos e funcionários de integração e desligamento são casos de uso ideais para robôs de software.

Livres dessas tarefas, os profissionais de RH podem passar mais tempo interagindo com os funcionários, bem como desenvolvendo – e participando – de programas de qualificação que permitem empresas prósperas e automatizadas.

Parcerias internas são a base do gerenciamento de mudanças

As primeiras organizações de automação precisam de estratégias de gerenciamento de mudanças que correspondam à escala de suas estratégias de automação. Isso significa formar parcerias para cima e para baixo em sua organização.

Steele enfatizou que desenvolver sua visão de automação depende principalmente do desenvolvimento de “novas parcerias”. Ao gerenciar mudanças, a única coisa que deve permanecer estável é seu compromisso de trabalhar com seus colegas.

Falando sobre o CIO de sua organização em particular, Steele disse:“Agora somos melhores amigos e nos unimos no quadril. Não vejo isso mudando tão cedo.”

Esses são os tipos de parcerias estreitas que tornam a mudança possível. À medida que você adota o RPA e evolui para uma empresa de automação, seus relacionamentos serão um importante determinante do seu sucesso.

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